Спор о документах, подтверждающих расходы на приобретение гсм и материалов

Обязательное тестирование.

Содержание

В соответствии с п. 3.1 МР 3.1.0170-20 Методические рекомендации «Профилактика инфекционных болезней. Эпидемиология и профилактика COVID-19» (утверждены Главным государственным санитарным врачом РФ 30.03.2020) в обязательном порядке лабораторное обследование на COVID-19 осуществляется контактным лицам при наличии соответствующих симптомов.

Кроме того, в некоторых регионах для работодателей установлена обязанность проводить исследования на COVID-19 определенному числу работников. Например, в Москве тестирование ежемесячно должны проходить 20 % сотрудников организаций (подробнее об этом читайте комментарий к Указу Мэра Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ).

Обычные тесты на наличие вируса работодатели-москвичи оплачивают сами. А тесты на антитела проводятся в формате партнерства: организовать и оплатить забор крови у сотрудника должен работодатель, а последующее тестирование проводится за счет средств города в городских лабораториях.

Тестирование контактных лиц осуществляется в основном за счет бюджета.

Нюансы оформления электронных проездных документов Перевод на русский язык

Если маршрут/квитанция электронного билета выписана на иностранном языке, то необходим перевод на русский (Письмо Минфина России от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202). По разъяснениям финансового ведомства, перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации без привлечения первого (Письма Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-07/4, от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168).

Специалисты налоговой службы отмечают, что электронный авиабилет — это унифицированная международная форма документа, поэтому большинство реквизитов билета заполняется в соответствии с Единым международным кодификатором. Фамилия и имя пассажира указываются транслитерацией — замещением кириллических символов на латинские. Сами же наименования реквизитов, указанные на английском языке, как правило, соответствуют наименованиям, которые содержатся в Форме пассажирского билета и багажной квитанции покупонного автоматизированного оформления в гражданской авиации, утвержденной Приказом Минтранса России от 29.01.2008 N 15. Следовательно, при таком заполнении билета его не нужно переводить на русский язык для подтверждения расходов (Письмо ФНС России от 26.04.2010 N ШС-37-3/656@).

Миллионы рублей перечислены на личные счета работников и выданы под отчет без подтверждающих документов

В проверяемом периоде организация (помимо выплаты заработной платы) перечисляла денежные средства с расчетного счета на личные счета работников. Кроме того, значительные суммы систематически выдавались из кассы под отчет. По этим суммам сотрудники предприятия не отчитались (отсутствуют оправдательные документы, свидетельствующие о приобретении товарно-материальных ценностей на спорные суммы) и не вернули их в кассу либо на расчетный счет организации.

Контролеры признали указанные денежные средства доходом сотрудников и начислили НДФЛ.

Организация возражала:

  • часть спорных сумм израсходована на приобретение ТМЦ, что подтверждают карточки счетов 10, 50, 76, где имеется информация об оприходовании имущества от сотрудников;

  • выплаченные гендиректору и главному инженеру денежные средства являются возвратом ранее полученных от них займов.

Судьи решили:

  • сами по себе карточки бухгалтерских счетов не являются первичными документами, не могут служить основанием и доказательством целевого расходования подотчетных средств;

  • денежные средства не признаются возвратом займов, поскольку общество не доказало получения (выдачи) таких займов.

В принятых по делу судебных актах указано следующее.

Согласно позиции Президиума ВАС (Постановление от 03.02.2009 № 11714/08) не являются объектом обложения НДФЛ денежные суммы, выданные работникам организации под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей, при условии, что работники документально подтвердили понесенные расходы, а имущество принято организацией на учет. Работник организации, получивший денежные средства под отчет, после приобретения товарно-материальных ценностей, необходимых для нужд организации, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет, приложив к нему все оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы. На оборотной стороне формы авансового отчета подотчетное лицо отражает перечень документов (в частности, чеки ККТ, товарные чеки и др.), а также указывает суммы затрат по ним.

В силу того, что в материалах дела отсутствуют доказательства, подтверждающие расходование подотчетных денежных средств, а также оприходование обществом товарно-материальных ценностей в установленном порядке, спорные указанные денежные средства являются доходом подотчетного лица и облагаются НДФЛ.

Данный вывод согласуется с позицией Президиума ВАС, изложенной в Постановлении от 05.03.2013 № 14376/12.

Согласно имеющимся у общества приказам (о возврате и отчетности по полученным под отчет денежным средствам) работники, получившие денежные средства под отчет, обязаны представить авансовую отчетность в срок до 31 декабря года, в котором получены денежные средства. Таким образом, общество по состоянию на конец каждого проверяемого года должно было располагать всеми авансовыми отчетами с приложенными к ним первичными документами или документами, свидетельствующими о возврате неиспользованных денежных средств в кассу (поступлении на расчетный счет). Довод о том, что выданные под отчет и не возвращенные работниками денежные средства являются задолженностью этих лиц, не может быть принят, поскольку со стороны организации отсутствовали какие-либо попытки взыскания подотчетных сумм.

Какие документы косвенно подтверждают расходы?

С 1 января 2006 г. ст. 252 Налогового кодекса РФ позволяет организациям уменьшать налогооблагаемую прибыль на основании документов, подтверждающих произведенный расход косвенно. Увы, недолгая практика применения данного новшества показала, что у инспекторов и налогоплательщиков абсолютно разное представление о том, какие именно «косвенные» бумаги приемлемы для налогового учета.

Примечание. Изменения в ст. 252 Налогового кодекса РФ внесены Федеральным законом от 6 июня 2005 г. N 58-ФЗ.

Мы решили выяснить у представителей Минфина России и налоговых органов, что они понимают под документами, косвенно подтверждающими расходы. Кроме того, мы смоделировали три конкретные хозяйственные ситуации и предложили чиновникам, юристам и аудиторам оценить, удовлетворяют ли упомянутые в них документы требованиям Налогового кодекса РФ.

Результаты нашего исследования вы найдете в данном материале.

Утеря электронного проездного документа

В случае утери посадочного талона у авиаперевозчика или его представителя можно взять справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию (Письма Минфина России от 27.02.2012 N 03-03-07/6, от 07.06.2013 N 03-03-07/21187).

Минфин России и УФНС России по г. Москве в своих разъяснениях указывали, что если посадочный талон утерян, то стоимость полета определяется по маршрут/квитанции на бумажном носителе, а факт перелета косвенно подтверждается приказом о направлении работника в командировку, счетами гостиницы, отметками таможенного органа о пересечении границы РФ (Письмо Минфина России от 07.09.2007 N 03-03-06/1/649, Письмо УФНС России по г. Москве от 20.06.2011 N 16-15/059203@).

При отсутствии оригинала проездного документа (посадочного талона) основанием для признания расходов по его оплате служит накладная (счет, счет-фактура), которая должна содержать сведения о номере бланка проездного документа, стоимости билета, Ф.И.О. пассажира, маршруте (рейсе), датах отправления из конечных пунктов. При этом обязательно наличие приказа на командировку, служебного задания и копий страниц загранпаспорта со штампами о пересечении государственных границ (при загранкомандировках) — таковы разъяснения УФНС России по г. Москве в Письмах от 15.07.2008 N 20-12/066864, от 31.08.2007 N 20-12/083337 и Минфина России в Письме от 05.02.2010 N 03-03-05/18.

Равным образом затраты можно подтвердить дубликатом проездного документа или копией экземпляра, оставшегося у транспортной организации (по разъяснениям в Письме Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-05/18).

Е.Голикова

Аудитор,

к. э. н.,

доцент

НИЯУ МИФИ

Как действовать, если документы, подтверждающие затраты компании, были утрачены в результате чрезвычайной ситуации?

От ситуации, когда первичные документы утрачены по не зависящим от компании причинам, не застрахована ни одна бухгалтерия. Так, бумаги могут сгореть при пожаре или их могут украсть. Однако отсутствие документов, даже если они пропали по объективным причинам, может грозить компании серьезными неприятностями – когда чиновники хотят взыскать штрафы за утрату документов, их, как правило, не интересуют причины, по которым компания не представила запрашиваемые бумаги. Поэтому руководство компании допускает серьезную ошибку, если не предпринимает никаких мер, чтобы документально подтвердить факт чрезвычайной ситуации, в результате которой были утрачены бумаги, подтверждающие затраты.

Однако, если действовать правильно, штрафов можно избежать. Во-первых, нужно обязательно собрать оправдательные документы, которые подтвердят, что в утрате первички не было вины компании и ее должностных лиц.

Ниже приведена таблица, где мы перечислили оправдательные документы, которые помогут избежать наказания в случае утраты бухгалтерских бумаг.

Какие документы помогут избежать штрафа в случае утраты первички

Причина утраты первичных документов

Оправдательные документы, которые надо собрать, чтобы избежать ответственности

Пожар

Справка органа противопожарной службы

Затопление

Справка ДЕЗ или управляющей компании, обслуживающей вашу организацию

Стихийное бедствие

Справка территориального управления Министерства по чрезвычайным ситуациям, публикация в средстве массовой информации (например, газете)

Кража

Справка местного органа внутренних дел МВД России, приговор суда по уголовному делу

Документы утрачены по вине налогового органа

Протокол о выемке документов, опись документов

Документы утрачены по вине третьих лиц (например, переданы аудиторам на проверку)

Перечень документов, акт передачи документов

Кроме того, при утрате бухгалтерских бумаг можно обратиться к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Министерством финансов СССР 29 июля 1983 г. № 105. Там прописано, как действовать компании в такой ситуации.

Так, согласно пункту 6.8 этого Положения, в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия назначает своим приказом соответствующую комиссию. В нее следует включить работников бухгалтерии и специалистов, которые могут выявить причины утраты документов: главного энергетика, главного инженера, начальника службы безопасности и т. п. Комиссия в некоторых случаях должна привлечь представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора, а также независимых экспертов – аудиторов и оценщиков.

Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель компании. В акте необходимо подробнейшим образом описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты документов. Кроме того, в акте необходимо указать лиц, ответственных за сохранность документов (это может быть главный бухгалтер, делопроизводитель и т. п.), и получить от них письменные объяснения. Нелишним будет приложить к акту опись пострадавших документов.

Алгоритм действий при утрате документов определили и налоговики (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 13 сентября 2002 г. № 26-12/43411). В нем сказано, что помимо создания комиссии необходимо провести инвентаризацию. Кроме того, по мнению чиновников, документы, срок хранения которых не истек, придется восстанавливать. Например, копии выписок и платежных поручений можно запросить в банках; договоров, актов, накладных – у контрагентов.

Разумеется, восстанавливать в первую очередь нужно те документы, которые подтверждают понесенные компанией расходы. Как известно, отсутствие таких бумаг чревато для организации неблагоприятными последствиями в виде доначисленных к уплате сумм налога на прибыль и штрафов по статье 122 Налогового кодекса РФ.

Но даже если документы пропали после того, как компания отчиталась в инспекции и уплатила налог, эти документы могут оказаться необходимыми, например, при выездной налоговой проверке. И, если документов не будет, налоговики доначислят налоги в соответствии с подпунктом 7 пункта 1 статьи 31 Налогового кодекса РФ (расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике или данных об аналогичных налогоплательщиках).

Как правильно уничтожить первичные документы налогового учета, срок хранения которых истек, чтобы избежать претензий проверяющих?

Последовательность действий должна быть такой. Сначала руководитель компании своим приказом должен утвердить состав экспертной комиссии, которая будет решать, какие бумаги подлежат уничтожению

В комиссию, как правило, включают наиболее квалифицированных специалистов, которые способны оценить важность тех или иных документов

Затем комиссия составляет акт, где фиксирует перечень документов, которые необходимо уничтожить.

Акт утверждает руководитель компании. Затем все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том или папку собранных дел. После этого документы можно уничтожить любым способом: разорвать, отправить в шредер, сжечь. Бумаги можно также сдать как макулатуру в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать факт физического уничтожения отобранных документов.

Обратите внимание: если первичные документы были сданы на хранение в архив, уничтожить их можно лишь по согласованию с архивом. На акте об уничтожении обязательно должна быть подпись архивного служащего

Как подтвердить расходы в командировке

Согласно законодательству, командировочные затраты подлежат возмещению и отражаются в составе расходов на основании авансового отчета и документов, подтверждающих такие расходы.

Авансовый отчет подается сотрудником в течение 3-х рабочих дней, следующих за последним днем командировки (на основании приказа). К примеру, сотрудник, который вернулся из командировки 09.04.2020, должен подать в бухгалтерию авансовый отчет не позже 12.04.2020 года.

Ниже рассмотрим, какие документы необходимы для подтверждения командировочных расходов

Как подтвердить суточные

Сумма суточных подлежит возмещению на основании следующих документов:

  • приказ;
  • авансовый отчет.

Суточные начисляются за каждый день пребывания сотрудника в командировке согласно приказу (как рабочие, так и выходные). Таким образом, работодатель выплачивает сотруднику суточные не только за дни пребывания в другом населенном пункте, но и за дни в дороге.

Размер суточных определяется в соответствие с внутренними положениями компании. При этом сумма суточных, включаемая в налогооблагаемую базу, не должна превышать 700 руб. (для РФ) и 2.500 руб. (для загранкомандировок) за каждый день пребывания сотрудника в командировке. Если локальным нормативным актом компании предусмотрены суточные свыше установленного лимита, то разница между фактической выплатой и предельной величиной суточных:

  • не учитывается при расчете налога на прибыль;
  • облагается НДФЛ по установленной ставке (13% для резидентов РФ, 15% для сотрудников-нерезидентов).

Подтверждение расходов на проезд

Расходы на проезд в командировке подтверждаются оригиналами проездных документов.

Если для того, чтобы добраться до места назначения, сотрудник использовал ж/д транспорт, то подтверждающим документом является оригинал ж/д билета, в котором указана следующая информация:

  • ФИО сотрудника;
  • населенный пункт отбытия/прибытия (место работы/место командировки);
  • дата отъезда/приезда (в соответствие с приказом о командировке).

Работодатель возмещает сотруднику стоимость билета в соответствие с суммой, указанной на проездном документе, с учетом дополнительных расходов (постель, страхование, налоги, сборы, т.п.).

Рассмотрим пример. Сотрудник ООО «Эверест» (г. Краснодар) Никаноров направлен в служебную командировку в г. Ростов-на-Дону. Период командировки согласно приказу – с 8 по 12 апреля 2020 года.

Для проезда в Ростов-на-Дону и обратно Никаноров приобрел 2 ж/д билета:

  • билет Краснодар – Ростов, отъезд 08.04.2020 в 08:22 прибытие 08.04.2020 в 13:01;
  • билет Ростов – Краснодар, отъезд 11.04.2020 в 23:14 прибытие 12.04.2020 в 04:54.

Так как даты приезда и отъезда, а также направление движения соответствует приказу о командировке, данные билеты являются подтверждением расходов на проезд.

Аналогичным образом возмещаются расходы на проезд водным и автотранспортом. В случае приобретения авиабилета, его стоимость подлежит возмещению при наличии посадочного талона.

Документы о расходах на проживание

В общем порядке подтверждение расходов на проживание в командировке осуществляется на основании квитанции об оплате услуг проживания. В квитанции должна быть указана следующая обязательная информация:

  • ФИО проживающего (сотрудник);
  • период проживания (с «_» ____ __г. по «_» ____ __г.) с указанием количества суток («_» сут.);
  • цена проживания за сутки и общая сумма к оплате.

Период проживания, указанный в квитанции, должен соответствовать периоду командировки по приказу, а также дате приезда и отъезда, отраженных в проездных документах.

Действующие нормы НК РФ не содержат ограничений относительно размера расходов на проживание, подлежащих возмещению в связи с командировкой. В связи с этим цена проживания контролируется работодателем на основании лимитов, установленных локальными нормативными актами компании.

Следует помнить о наличии на квитанции обязательных реквизитов:

  • информации о юрлице/ИП, предоставляющем услуги проживания (полное наименование, адрес регистрации, ИНН, контактные телефоны);
  • печать организации (гостиницы, отеля), подпись ответственного должностного лица.

Во избежание возможных споров с налоговыми органами, для подтверждения расходов, помимо квитанции, также необходимо иметь счет на оплату услуг проживания, договор с гостиницей, а также копии выписки из ЕГРИП (если на время командировки жилье арендовано у ИП). Указанные документы не являются обязательными, но они с большой вероятностью застрахуют работодателя от возможных претензий со стороны налоговиков.

Затраты по электронным билетам

Основной документ, подтверждающий расход подотчетной суммы, называется авансовый отчет. Но только лишь его одного недостаточно. К нему должны прилагаться подтверждающие траты подотчетника чеки, квитанции, счета и т.п.

Электронный билет — удобная штука. Но, как оказывается, не для бухгалтера. Для учета расходов ему нужна не только распечатка билета (авиа- или ж/д), но и документ, подтверждающий факт поездки. Например, посадочный талон, причем в идеале со штампом о досмотре. При отсутствии такового бухгалтеру приходится озадачиваться добычей справки от перевозчика или хоть какой-то бумаги, подтверждающей перелет или проезд. Благо Минфин это разрешает.

Раньше подобные хлопоты в основном случались из-за того, что посадочный работник потерял. Сейчас же в этом виноваты не так давно обновленные правила регистрации на рейс, которые позволяют пройти на борт без бумажного талона. Правила-то позволяют. Но возможность распечатать талон сохранена. Дайте работникам четкое указание: «Всегда печатать талон». Пропишите эту обязанность в ЛНА по командировкам, ознакомьте подотчетников с этим требованием. В конце концов пригрозите, что при отсутствии талона со штампом проезд возмещать не будете. Воплощать эту угрозу в жизнь конечно же нельзя. Рассчитывайте только на силу слова.

См. также: «Расходы на электронный билет: нужна ли для подтверждения выписка банка?».

Как регистрировать для целей НДС в книге покупок электронные билеты на самолет или поезд, приобретенные командированным работникам: кого указывать продавцом, как отражать наименование перевозчика на иностранном языке? Разъяснения эксперта по данному вопросу смотрите в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить онлайн бесплатно.

См. также: «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

Какие документы косвенно подтверждают расходы?

С 1 января 2006 г. ст. 252 Налогового кодекса РФ позволяет организациям уменьшать налогооблагаемую прибыль на основании документов, подтверждающих произведенный расход косвенно. Увы, недолгая практика применения данного новшества показала, что у инспекторов и налогоплательщиков абсолютно разное представление о том, какие именно «косвенные» бумаги приемлемы для налогового учета.

Примечание. Изменения в ст. 252 Налогового кодекса РФ внесены Федеральным законом от 6 июня 2005 г. N 58-ФЗ.

Мы решили выяснить у представителей Минфина России и налоговых органов, что они понимают под документами, косвенно подтверждающими расходы. Кроме того, мы смоделировали три конкретные хозяйственные ситуации и предложили чиновникам, юристам и аудиторам оценить, удовлетворяют ли упомянутые в них документы требованиям Налогового кодекса РФ.

Результаты нашего исследования вы найдете в данном материале.

Налог на доходы физических лиц

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

Каков порядок документального подтверждения расходов работника на проезд до места командирования и обратно для возмещения их работодателем в целях уплаты НДФЛ?

Абзацем 10 п. 3 ст. 217 НК РФпредусмотрено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределами в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

В Письме от 08.05.2015 № 03-03-06/1/26918 Минфин уточнил, что с учетом изменений, внесенных Постановлением Правительства РФ № 1595 в некоторые акты Правительства РФ, обязанность оформления работодателем командировочного удостоверения для командированного работника отсутствует. При этом чиновники ведомства напомнили, что ранее командировочное удостоверение с отметками принимающей организации о прибытии в место командирования и убытии из него подтверждало факт нахождения работника в месте командирования, но не определяло факт несения им расходов на проезд и размер таких расходов.

Вывод, к которому пришел Минфин в письме, таков: при отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудника организации на проезд до места командирования и обратно, суммы возмещения организацией-работодателем таких расходов подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке.

Обложение НДФЛ зарплаты и суточных при загранкомандировках.

При направлении работника в служебную командировку, в том числе за границу, ему гарантируются сохранение среднего заработка по месту работы, а также возмещение связанных со служебной командировкой расходов на проезд, наем жилого помещения (ст. 167, ТК РФ). Кроме того, возмещению подлежат дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), производимые в целях обеспечения питания и бытового обслуживания командированного работника.

Вопрос об обложении НДФЛ зарплаты и суточных, выплачиваемых при загранкомандировках в страны ЕАЭС, был рассмотрен ФНС в Письме от 25.02.2015 № ОА-3-17/702@

В ответе контролеры обратили внимание на тот факт, что налоговый агент – работодатель должен определять ежемесячно статус физического лица с учетом положений, предусмотренных п. 2 ст

207 НК РФ. То есть налоговый агент устанавливает, находилось ли физическое лицо на территории РФ 183 календарных дня в течение последних 12 месяцев, предшествующих дате получения дохода.

Таким образом, средняя заработная плата, ежемесячно выплачиваемая работнику за время исполнения им трудовых обязанностей за границей, может облагаться налогом в РФ по ставке 13 или 30% в зависимости от продолжительности такой командировки.

В то же время согласно положениям п. 3 ст. 217 НК РФ суточные в иностранной валюте в пределах сумм, эквивалентных 2 500 руб. за каждый день пребывания в загранкомандировке, не подлежат налогообложению независимо от налогового статуса их получа­теля.

01.01.2015 вступил в силу Договор о Евразийском экономическом союзе. Из положений ст. 73 этого договора следует, что с указанной даты доходы, выплачиваемые российскими работодателями гражданам Белоруссии, Казахстана и Армении по трудовым договорам, облагаются в РФ налогом по ставке 13% независимо от налогового статуса получателей этих доходов, если работа выполняется ими на территории РФ. Однако данная статья не затрагивает порядок налогообложения доходов, выплачиваемых российским работодателем гражданину РФ.

Если по итогам налогового периода (календарного года) физическое лицо признается налоговым резидентом РФ, оно имеет право на перерасчет сумм налога, удержанного российским налоговым агентом по ставке 30% с доходов, полученных в таком налоговом периоде. Порядок возврата излишне уплаченного налога в подобной ситуации установлен положениями п. 1.1 ст. 231 НК РФ.

Критерии налоговых расходов.

Согласно НК РФ в целях налогообложения прибыли расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные налогоплательщиком в рамках осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Документально подтвержденными расходами признаются затраты, подтвержденные:

  • документами, оформленными согласно законодательству РФ или в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы;

  • документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходы, не соответствующие указанным требованиям, согласно НК РФ в целях налогообложения прибыли организаций не учитываются.

Документальное подтверждение расходов, произведенных через подотчетное лицо

Ценности, приобретенные сотрудником для организации, а также расходы, произведенные им по поручению организации, принимают к налоговому учету на основании утвержденного авансового отчета, накладных (других документов), а также документов, подтверждающих факт оплаты, в частности кассовых чеков.

На основании ч. 2, 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, и должен содержать следующие обязательные реквизиты:

  • наименование документа;

  • дату его составления;

  • наименование экономического субъекта, составившего документ;

  • содержание факта хозяйственной жизни;

  • величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

  • наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события. Таких лиц может быть несколько;

  • подписи этих лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации данных лиц.

При этом если действующим законодательством РФ для оформления конкретных операций установлены обязательные формы документов, применяться должны только такие формы.

Из статьи 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ следует, что кассовым чеком является первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением ККТ в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства РФ о применении ККТ. Перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать кассовый чек, приведен в п. 1 ст. 4.7 указанного закона.

Таким образом, кассовый чек подтверждает факт расчетов и не является документом, обосновывающим экономическую целесообразность факта хозяйственной деятельности. Экономическая обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности, а не наличием первичного документа (письма Минфина РФ от 26.11.2019 № 03-03-06/1/91715, от 30.09.2019 № 03-03-07/74934, от 30.04.2019 № 03-03-06/1/32212). В то же время если кассовый чек содержит дополнительные реквизиты, позволяющие идентифицировать факт хозяйственной деятельности организации, то при выполнении условий ст. 252 НК РФ такой чек может быть документом, подтверждающим экономическую обоснованность понесенных расходов (Письмо Минфина РФ от 18.02.2019 № 03-03-06/1/10344).

Если приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы оформлены с нарушением законодательства РФ, расходы по такому авансовому отчету не учитываются для целей налогообложения прибыли организации как не имеющие надлежащего документального подтверждения (письма Минфина РФ от 22.01.2020 № 03-03-06/1/3300, от 14.10.2019 № 03-03-06/1/78500).