Процедура возложения на сотрудника дополнительных обязанностей: особенности документального оформления и расчетов

Правила регламентирования

Необходимые условия:

  1. Составление трудового договора и должностной инструкции, в которых должны стоять подписи обеих сторон – работодателя и работника.
  2. Ознакомление специалиста с нормами и правилами регламентов обязан провести работодатель, заверив этот факт датой и подписью сотрудника.
  3. Определение ответственности за нарушения исполнения трудовых функций.

Правильное составление должностного документа, который регламентирует обязанности работника, регулируется профстандартами Минтруда РФ. Инструкция специалиста должна быть краткой и доступной для понимания. Есть перечень требований к составлению документа.

Структура по профстандарту:

  1. Общие положения.
  2. Трудовые функции и обязанности работника.
  3. Права исполнителя.
  4. Ответственность.
  5. Заключение.

Это стандартная структура. Сюда можно внести дополнительные главы и сведения.

К общему разделу относятся:

  • вид и цель профдеятельности;
  • наименование должности по стандарту; квалификация;
  • установленные условия для допуска к работе по специальности (вид образования, уровень знаний, навыки, профстаж);
  • правила и нормы выполнения обязанностей; непосредственный руководитель (кому подчиняется сотрудник).

Это стандартный набор сведений, которые прописываются в общих положениях.

Права исполнителя – в этом пункте должны содержаться права, относящиеся к профессиональной деятельности. Структура раздела составляется индивидуально в зависимости от особенностей и специфики предприятия, задач развития.

Например: «Психолог имеет право запрашивать информацию у руководителей отделов, у линейных сотрудников в рамках своей деятельности». Не нужно в пункте «права исполнителей» прописывать информацию о праве на ежегодный оплачиваемый отпуск или больничный (это прописывается в трудовом договоре).

В разделе «Ответственность» указывается перечень нарушений (в общих формулировках), за которые предусмотрены санкции. Следует указать сведения о штрафах, видах дисциплинарного взыскания. Обычно при составлении данного пункта информация предоставляется из стандартных правовых документов (ссылки на закон, кодекс).

Заключительные положения – раздел важный, здесь указывается правовые нюансы, которые индивидуальны для разных предприятий.

Обязательно прописать:

  1. Основание для составления документа (номер акта, наименование профстандарта).
  2. Каким образом вносятся поправки в документ (сроки, условия).
  3. Место хранения акта.
  4. Условия ознакомления с документом (срок, даты, кто подписывает, в каком месте и др.).

Профстандарт регламентирует чёткие требования к профессиональным навыкам сотрудника в рамках узкого спектра, относящегося к должности. Разница с должностной инструкцией в том, что во втором случае работодатель свободен в расширении списка обязанностей, если условия согласуются с законодательством РФ.

Финансовые вопросы

Обязательным элементом, отраженным в приказе должен быть финансовый аспект. Работник, выполняющий обязанности отсутствующего товарища должен заранее знать о сумме вознаграждения, которая ему полагается в конечном итоге. В бухгалтерских расчетах обычно принимается за основу заработная плата отсутствующего лица, которая и является источником доплаты для замещающего сотрудника.

Не стоит забывать, что выполнение некоторых работ требует обязательных разрешений со стороны проверяющих органов в сфере охраны труда, пожарной и гражданской безопасности, гигиены и санитарии. По этой причине, на предприятии всегда нужно заранее предусматривать, кто будет заменять какого работника, чтобы в экстренных ситуациях не срывать планы производства и не навлекать к себе гнев контролирующих органов.

При замещении сотрудников рабочей специальности, приступившему к дополнительным обязанностям работнику нужно провести соответствующие инструктажи и выдать специальную одежду и обувь, которые также должны быть предусмотрены на балансе предприятия, поскольку элементы одежды, обуви и средств защиты относятся к категории индивидуального пользования.

I. Общие положения

1. На должность специалиста по
персоналу назначается лицо, имеющее высшее образование и дополнительное
профессиональное образование по программе повышения квалификации, программе
профессиональной переподготовки.

2. Опыт практической работы не требуется.

3. Назначение на должность специалиста
по персоналу, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.

4. Специалист по персоналу должен
знать:

4.1. Порядок оформления, ведения
и хранения документов по персоналу

4.2. Порядок
учета движения кадров и составления установленной отчетности

4.3. Основы
документооборота и документационного обеспечения

4.4. Технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов
и информации

4.5. Порядок
расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам

4.6. Структуру
организации и вакантные должности (профессии, специальности)

4.7. Трудовое
законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права

4.8. Основы
архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации, в
части ведения документации по персоналу

4.9. Законодательство
Российской Федерации о персональных данных

4.10.
Локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления
распорядительных и организационных документов по персоналу

4.11.
Нормы этики и делового общения

4.12.
Базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и
особенности работы с ними

4.13.
Порядок определения перспективной и текущей потребности в кадрах

4.14.
Источники обеспечения организации кадрами

4.15.
Общие тенденции на рынке труда и в отдельной отрасли, конкретной профессии
(должности, специальности)

4.16.
Основы экономики, организации труда и управления

4.17.
Технологии и методики поиска, привлечения, подбора и отбора персонала

4.18.
Порядок формирования, ведения банка данных о персонале организации и
предоставления отчетности

4.19.
Порядок проведения конкурсов и оформления конкурсной документации

4.20.
Порядок заключения договоров (контрактов)

4.21.
Системы, методы и формы материального и нематериального стимулирования труда
персонала

4.22.
Технологии и методы формирования и контроля бюджетов

4.23.
Порядок проведения закупочных процедур и оформления сопутствующей документации

4.24.
Систему, способы, методы, инструменты построения профессиональной карьеры

4.25.
Методы определения и оценки личностных и профессиональных компетенций

4.26.
Основы профессиональной ориентации

4.27.
Методологию обучения

4.28.
Порядок разработки планов подготовки, переподготовки и повышения квалификации
кадров, учебных планов и программ

4.29.
Порядок ведения учета и отчетности по подготовке и повышению квалификации
персонала

4.30.
Основы налогового законодательства Российской Федерации

4.31.
Основы законодательства об образовании Российской Федерации

4.32.
Методы адаптации и стажировок

4.33.
Методы учета и анализа показателей по труду и оплате труда

4.34.
Методы определения, оценки и сравнения производственной интенсивности и
напряженности труда

4.35.
Методы нормирования труда

4.36.
Межотраслевые и отраслевые нормативы трудовых затрат

4.37.
Современные формы, системы оплаты и учета производительности труда персонала

4.38.
Порядок тарификации работ и рабочих, установления должностных окладов, доплат,
надбавок и коэффициентов к заработной плате, расчета стимулирующих выплат

4.39.
Тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих и
квалификационные характеристики должностей служащих

4.40.
Методы определения численности работников

4.41.
Порядок и методы разработки планов и программ социального развития организации

4.42.
Методы анализа выполнения социальных программ и определения их экономической
эффективности

4.43.  _____________________________________________________________________

5. Специалист по персоналу подчиняется
непосредственно ___________________.

6. На время отсутствия специалиста
по персоналу (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное
в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет
ответственность за надлежащее их исполнение.

7.
________________________________________________________________

Как главбуху без проблем уйти в отпуск

Но такое лицо указывается в ЕГР не вместо директора (данные о директоре остаются неизменными), а дополнительно как лицо, которое может действовать без доверенности. Что касается главбуха, то тут ситуация иная. Данные о главном бухгалтере в принципе не вносятся в ЕГР, поэтому нет необходимости информировать госрегистратора о его временной замене. Подавать информацию в ЕГР не нужно, даже если главбух уволился и назначен новый (правда, надо уведомить орган ГФС, см.

об этом ниже).

Инфо

Однако юрлицо вправе внести в ЕГР данные о главбухе и лице, которое его заменяет. В таком случае главбух (его временный заместитель) вносится в ЕГР тоже как лицо, которое вправе действовать от имени юрлица без доверенности (п. 13 ч. 1 ст. 9 Закона № 755). Нужно ли уведомлять орган ГФС по форме № 1-ОПП о временном заместителе директора/главного бухгалтера? Нет, не нужно.

По трудовому кодексу

Современный Трудовой Кодекс в ст. 21 и 22 четко отражает позицию закона по отношению к правам и обязанностям сторон трудовых договоров. В этих статьях приведен открытый перечень конкретных прав и обязанностей каждой стороны, который может дополняться в рамках трудовых контрактов, если эти дополнения не противоречат действующему законодательству РФ.

Такая законодательная позиция значительно облегчает практику по правовой охране труда: в случае возникновения трудовых споров, связанных с этими вопросами, можно однозначно прояснить проблему с точки зрения закона, поскольку все основные полномочия сторон представлены в тексте ТК РФ.

Специфика уведомления

Согласно положениям 56, 57 статей ТК, предмет контракта составляют:

  • Описание функции работника.
  • Условия осуществления сотрудником трудовой деятельности.

В связи с тем, что содержание инструкции не регламентировано законом, в ней может присутствовать информация, относящаяся к предмету контракта. Изменение условий договора, в свою очередь, производится:

  • По соглашению участников правоотношений. Это общее правило, закрепленное 72-й статьей ТК. Именно поэтому изменения инструкции, являющейся частью договора, оформляются дополнительным соглашением.
  • По инициативе нанимателя. В этом случае корректировка обуславливается организационно-технологическими изменениями на предприятии. Причем, трудовая функция работника остается прежней. В этой ситуации за 2 месяца до введения в действие изменений сотрудник уведомляется о них.

Передача по доверенности

Одним из способов передачи обязанностей на время отпуска руководителя является оформление доверенности. Доверенность дает полное право должностному лицу, замещающему главу организации, осуществлять общее руководство ее текущей деятельностью, подписывать различные документы, касающиеся функционирования, включая трудовые договоры с новыми сотрудниками, партнерами по бизнесу, налоговую и бухгалтерскую отчетность. Доверенность обеспечивает также право представления интересов организации или учреждения во взаимодействиях с другими субъектами гражданских и хозяйственных правоотношений, судебных инстанциях и госорганах.

Доверенность оформляется от имени юрлица и подписывается руководителем, который передает свои полномочия. В соответствии со ст. 185.1 ГК РФ, в таком документе не предусматривается обязательное проставление печати организации.

Если же планируется, что замещение должности будет сопряжено с представлением интересов компании в судебных органах, то печать на доверенности необходимо ставить (ст. 53 ГПК РФ).

Доверенность должна оформляться на фирменном бланке организации и содержать следующие позиции:

  • Дата выдачи.
  • Время действия документа.
  • Наименование должности лица, выдавшего документ.
  • Наименование должности лица, на которое возлагается исполнение полномочий и которому данная доверенность выдана.
  • Фамилии и инициалы лиц, передающих полномочия.
  • Подпись доверителя.

При передаче полномочий по доверенности рекомендуется точно и конкретно указывать те учреждения и организации, в которых принимающее обязанности лицо будет иметь право представлять интересы компании.

Образец доверенности вы можете посмотреть здесь.

Как оформить возложение обязанностей временно отсутствующего работника

На практике очень часто возникает необходимость возложить обязанности временно отсутствующего работника на другого работника. При этом нередко применяется издание приказов с формулировками: «возложить обязанности» или «назначить исполняющим обязанности», а к замещаемой должности делается приписка «и. о.». Такую практику нельзя признать соответствующей законодательству

Трудовое законодательство предусматривает три формы исполнения трудовой функции по другой должности при необходимости замещения временно отсутствующего работника.

1. Временный перевод на другую работу для замещения отсутствующего работника. Если такой перевод осуществляется по соглашению сторон трудового договора (ч. 1 ст. 722 ТК РФ), то стороны заключают дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указывается трудовая функция, срок временного перевода, другие условия (см. приложение 1). Временный перевод на другую работу по соглашению сторон оформляется приказом работодателя по унифицированной форме Т-5 (см. приложение 2). По окончании срока перевода работнику должна быть предоставлена прежняя работа. Во избежание споров работодателю целесообразно издать приказ (в произвольной форме) об окончании срока временного перевода и о предоставлении прежней работы (см. приложение 3).

Работник может быть переведен без его согласия на срок до одного месяца для замещения временно отсутствующего работника, если необходимость такого замещения возникла в связи с обстоятельствами, перечисленными в случаях, указанных в ч. 2 ст. 722 ТК РФ. Такой перевод оформляется приказом работодателя по унифицированной форме Т-5.

2. Если стороны решают вопрос об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы и за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, то должен оформляться трудовой договор по совместительству на определенный срок (см. приложение 4). На основании заключенного трудового договора работодатель издает приказ о приеме на работу по совместительству по унифицированной форме Т-1 (см. приложение 5).

3. Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, в пределах нормальной продолжительности рабочего времени, работнику может быть поручена дополнительная работа (ст. 602 ТК РФ). Вопрос о размере доплаты за выполнение дополнительной работы решается по соглашению сторон трудового договора (см. приложение 6). Выполнение дополнительной работы устанавливается работодателем с согласия работника путем издания приказа в произвольной форме (см. приложение 7).

Пример оформления дополнительного соглашения к трудовому договору о временном переводе работника на другую работу по соглашению сторон

Пример оформления приказа (распоряжения) о временном переводе работника на другую работу по соглашению сторон (форма № Т-5)

Пример оформления приказа о предоставлении работнику прежней работы по истечении срока перевода.

Пример оформления трудового договора о работе по совместительству (фрагмент)

Пример оформления приказа (распоряжения) о приеме на работу по совместительству

Пример оформления дополнительного соглашения к трудовому договору об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, предусмотренной трудовым договором

Пример оформления приказа об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, предусмотренной трудовым договором

Разбираемся в особенностях и различиях между совмещением и совместительством

Когда идет речь о дополнительном объеме работы часто встречаются термины совмещение должностей и совместительство, в чем разница между ними следует определить, чтобы правильно организовать работу сотрудника.

Определения соотносятся с разными пунктами ТК РФ, а порядок организации работы совмещения и совместительства, основные различия в таблице помогут правильно организовать рабочий процесс:

Отличие Совместительство Совмещение
Определение Ст. 60.1 ТК РФВ свободное от основной работы время. Ст.60.2 ТК РФДополнительная нагрузка в часы работы по основному месту.
Место В разных компаниях или в пределах 1 организации. У 1 работодателя.
Документ для оформления Трудовой договор (в том числе бессрочный) с возможностью внести запись в трудовую. Допсоглашение,с точным указанием объема и срока выполнения, без внесения записи в трудовую.
Период испытания Определяется по согласованию. Не предусмотрен.
Применение коэффициентов, доплат При наличии – включаются в обязательном порядке. Дополнительно не предусмотрены.
Оплачиваемый отпуск Положен по закону. Определяется только по основному месту.

За кажущейся одинаковостью работы совместителя, от правильного выбора разновидности зависит правильное применение норм закона и реализация прав трудящегося.

Когда происходит совмещение

Можно провести различие работы по совмещению от совместительства как сугубо внутреннее возложение дополнительных обязанностей в пределах одной организации. Однако не стоит забывать, что за данными формулировками скрываются разные условия труда, права, порядок исполнения.

Если внешний совместитель – это работник другой компании, решивший повысить нагрузку за счет выполнения дополнительного объема работы в другой организации, то внутренний – уже трудоустроен в той же компании и надлежит лишь правильно распределить собственные ресурсы для качественного совмещения.

При совмещении профессий и функций необходимо убедиться, что обе работы могут выполняться одновременно и не в ущерб одна другой. Ко внутреннему совмещению должностей часто прибегают, когда требуется срочно решить кадровый вопрос и есть готовый обученный претендент среди действующего персонала. Иногда работник сам заявляет о готовности принять на себя допобязательства, но чаще происходит оформление на дополнительную работу по инициативе работодателя, уверенного в способностях человека.

Совмещение часто ограничено в сроках. Например, при уходе в отпуск или на длительный больничный другого сотрудника, его обязанности передаются на замещение. Если полностью переложить весь объем на 1 человека невозможно, допускается частичное переложение функций, с распределением обязанностей на 2 и более лиц.

Для законопослушной организации не должен стоять вопрос по совместителю, официальное трудоустройство или нет. Любые проблемы или ЧП, произошедшие в процессе исполнения работы по совмещению грозят большими неприятностями и последствиями.

Другое дело, когда при совместительстве рассматривается возможность полной или частичной занятости. Это может быть работа на полставки, либо определяется иной объем обязанностей с неполным рабочим временем. Главное, чтобы в штате предприятия существовала должность, на которую устраивается совместитель.

Оформление в пределах одной компании при внутреннем совместительстве происходит по упрощенному порядку, поскольку основные документы уже имеются в кадровой службе организации. Остается лишь решить вопросы с подписанием документов.

Что собой представляют дополнительные обязанности

Дополнительные обязанности – это те обязанности, которые не зафиксированы в трудовом договоре. Выполняются они наравне с основными профессиональными функциями. Их определение зафиксировано в статье 60.2 ТК. Руководитель может возложить допобязанности на любого сотрудника в зависимости от существующей потребности. Однако некоторые ограничения все-таки существуют. В частности, возложение обязанностей возможно только при выполнении этих условий:

  • Наличие письменного согласия сотрудника.
  • Документальное оформление, составление распоряжения на возложение дополнительных функций.
  • Наличие оснований для увеличения объема работы (к примеру, один из сотрудников временно отсутствует).

Как правило, работа перераспределяется между сотрудниками при отсутствии одного из специалистов по уважительной причине (болезнь, отпуск). Процедура актуальна и в том случае, если работу может исполнить только человек с определенной специальностью, но данной должности в штатном расписании нет. Работа может перераспределяться также в рамках одной профессии. К примеру, в компании работало 2 инженера. Один из них был уволен. Функции уволенного специалиста перешли к действующему специалисту.

При перераспределении функций нужно учитывать загруженность специалиста, его профессиональные качества. Руководитель должен быть уверен в том, что сотрудник справится с возложенными на него обязанностями.

Временный перевод и совмещение: особенности

Такой перевод – один из самых удобных вариантов оформления в таких ситуациях. Сроки временных переводов зависят обычно от того, какой была причина.

Например, можно установить, что исполнение новых обязанностей заканчивается, когда основной сотрудник выходит из отпуска. В некоторых случаях для этого не требуется даже согласия от сотрудника. Например, когда назрела общая производственная необходимость.

Предполагается, что совместитель выполняет как свою основную работу, так и дополнительную. Данный период обычно также связан со следующими понятиями и явлениями:

  1. Перерасчет заработной платы, в большую сторону.
  2. Значительное расширение по зоне обслуживания.
  3. Увеличение непосредственного объёма работы.

В каких случаях необходимо составлять приказ

Приказ нужен только тогда, когда увеличение объема должностных обязанностей возлагается на работника, если:

  • Он самостоятельно принял решение. Сотрудник, желая получить дополнительный заработок, может написать заявление начальнику о возложении на него исполнение должностных обязанностей работника, который отсутствует на рабочем месте по каким-либо причинам. Если начальник не против, то он дает поручение специалисту отдела кадров, чтобы тот подготовил соответствующий пакет документов.
  • Инициатива исходит от работодателя. Если в организации появляется вакансия или начальник планирует расширить зону обслуживания, то перед ним обязательно возникнет дилемма, принять на работу нового человека или разделить обязанности между своими работниками в штате. Если он принял решение о расширении, то здесь начальник обязан издать соответствующий документ.

Комментарий к статье 60.2 ТК РФ

1. Статья 60.2 закрепляет правила привлечения работника наряду с работой, определенной трудовым договором, к выполнению дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены).

2. Согласно ч. 1 комментируемой статьи работодатель может поручить работнику выполнение такой дополнительной работы только с его письменного согласия и за дополнительную плату. Размер дополнительной оплаты в соответствии со ст. 151 ТК устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы (см. коммент. к ст. 151).

3. В соответствии с ч. 2 ст. 60.2 дополнительная работа, поручаемая работнику наряду с работой, определенной трудовым договором, может выполняться им в порядке совмещения профессий (должностей), путем расширения зон обслуживания, увеличения объема работ или в связи с возложением на него обязанностей временно отсутствующего работника.

Совмещение профессий (должностей) — это выполнение работником наряду со своей основной работой по профессии (должности), определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой профессии (должности) у того же работодателя в течение установленной для него продолжительности рабочего дня (смены). Как правило, работнику поручается совмещение вакантной должности или профессии.

В отличие от совмещения профессий (должностей), при расширении зон обслуживания или увеличении объема работ работник выполняет работу по той же профессии или должности, которая обусловлена трудовым договором, но в большем объеме по сравнению с тем, который он выполнял в соответствии с трудовым договором.

Исполнение работником обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения его от работы по профессии (должности), обусловленной трудовым договором, допускается как по такой же профессии (должности), которую работник выполняет в соответствии с трудовым договором, так и по другой профессии (должности).

Следует иметь в виду, что в тех случаях, когда для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника работник освобождается от работы, обусловленной трудовым договором, то в таком случае имеет место временный перевод на другую работу для замещения временно отсутствующего работника. Такой перевод осуществляется в порядке, предусмотренном ст. 72.2 (см. коммент. к ней).

4. Закон не устанавливает ни минимального, ни максимального срока, на который работодатель может поручить работнику выполнение дополнительной работы наряду со своей основной работой. В каждом конкретном случае срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу в порядке совмещения профессий (должностей), расширения зон обслуживания, увеличения объема работ или в связи с возложением на него обязанностей временно отсутствующего работника, определяется работодателем с письменного согласия работника (ч. 3 ст. 60.2). В том случае, если работник не согласен со сроком, определенным работодателем, этот срок может быть определен соглашением сторон. Если стороны не смогут договориться о сроке, в течение которого должна выполняться дополнительная работа, работник вправе отказаться от ее выполнения.

Срок, в течение которого работник без освобождения от работы, определенной трудовым договором, будет выполнять обязанности временно отсутствующего работника, ограничен сроком отсутствия этого работника.

5. Согласно ч. 4 комментируемой статьи определенный сторонами срок выполнения дополнительной работы не является для них обязательным. Работник вправе досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель — досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.

При этом, как вытекает из содержания этой нормы, ни работник, ни работодатель не обязаны указывать причину, по которой они досрочного отказываются от соглашения о выполнении дополнительной работы.