Электронный документооборот между организациями

Использование сервиса

С контрагентами, статус подключения которых «Присоединен», уже можно обмениваться электронными документами. На примере обмена с нашей организацией рассмотрим процесс принятия акта об оказании услуг. Для начала нужно перейти в «Текущие дела ЭДО», он доступен из разделов «Покупки» и «Продажи». В открывшемся окне для получения и отправки документов необходимо нажать кнопку «Отправить и получить». Система попросит ввести пароль от сертификата электронной подписи для подписания извещений о получении для отправителя, а также для аутентификации в сервисе «1С-ЭДО».

Текущие дела ЭДО

После ввода пароля в «Текущих делах ЭДО» в папке «Входящие» отобразятся пришедшие от контрагентов документы. Если это первый цикл обмена, то в полученном документе необходимо единично сопоставить номенклатуру продавца и покупателя.

Сопоставление номенклатуры

После сопоставления у пользователя есть выбор: создавать документ учета на основе полученного ЭД (электронного документа) или нет. Все полученные, отправленные, сформированные пакеты электронных документов хранятся в «Архиве ЭДО», в архив можно попасть, нажав по одноименной ссылке, находящейся внизу формы «Текущих дел ЭДО». Здесь можно обратиться к любому документу, распечатать его при необходимости вместе с карточкой документа, в которой отражается информация об электронных подписях. Вся документация, которая участвует в составлении отчетности, автоматически создается в базе и хранится в ней же, что дает гарантию того, что отчеты будут сформированы правильно, и при проверке все необходимые документы будут быстро предоставлены в контролирующие органы.

Архив ЭДО

Используя систему ЭДО, организации сокращают затраты на расходные материалы для бумажного документооборота, снижают риск штрафов за ошибки в отчетах, поскольку документы формируются автоматически, исключая человеческий фактор при ручном вводе, и хранятся в электронном виде, что освобождает место хранения бумажных архивов для других нужд. Сотрудники, используя ЭДО, сокращают время на ввод данных с бумажных документов на 75%, увеличивая количество эффективно затраченного рабочего времени.

Подключение сервиса «1С-ЭДО»

Сервис подключить очень просто, при наличии сертификата электронной подписи у организации и установленного на компьютере пользователя криптопровайдера подключение занимает не более 10 минут.

Настройка электронной подписи

Сертификат электронной подписи

Создание профиля настроек ЭДО

Профиль настроек ЭДО

После создания профиля настроек его необходимо записать, затем провести «Тест профиля настроек», указав при проверке пароль от сертификата электронной подписи. Здесь же, в «Профиле настроек», можно указать возможность использования УПД и УКД. После проведения описанных выше действий можно приступать к «Настройке ЭДО».

Настройки ЭДО

В открывшемся окне нужно выбрать контрагента, записать настройку, выполнить «Тест настроек» и затем отправить приглашение выбранному контрагенту. В приглашении контрагентам, использующим «1С-ЭДО» или работающим с другими операторами ЭДО СФ (см. ниже), автоматически проставляется идентификатор участника ЭДО, для пользователей других операторов ЭДО необходимо указать электронную почту. После заполнения полей формы можно отправить приглашение и записать настройку.

Приглашение к обмену документами по ЭДО

Список настроек ЭДО

В «Настройках ЭДО» отображаются отправленные созданные настройки со статусами подключения, что помогает отследить подключенных контрагентов и тех, кто только подключил себе сервис.

Обмен электронными документами в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2

Для организации обмена юридически значимыми электронными документами между государственным (муниципальным) учреждением и контрагентами (поставщиками, покупателями) из государственного или коммерческого сектора непосредственно при работе с программой «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2 предназначен сервис фирмы «1С» 1С-ЭДО.

В настоящее время в программе реализован электронный документооборот с использованием следующих электронных документов:

  • Акт приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг);
  • Товарная накладная № ТОРГ-12;
  • Счет-фактура;
  • Исправительный счет-фактура;
  • Корректировочный счет-фактура;
  • Универсальный передаточный документ;
  • Универсальный корректировочный документ; *
  • Акт о расхождениях;
  • Счет на оплату;
  • Ответ на заказ (в виде счета на оплату);
  • Извещение (для централизованных поставок НФА).

*Полученный электронный документ вида Универсальный передаточный документ отражается в программе как связка документов Электронный документ поставщика/Счет-фактура полученный или Поступление услуг, работ/Счет-фактура полученный.

Также предусмотрена передача документа вида Произвольный электронный документ, к которому можно прикрепить произвольное количество внешних файлов в любом формате.

Обмен счетами-фактурами и другими юридически значимыми документами с поставщиками, покупателями и прочими контрагентами в электронной форме доступен как в локальной версии программы 1С:БГУ2, так и при работе в режиме сервиса в централизованном облаке на базе технологии 1cFresh.

Программа «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2 позволяет:

  • сформировать, зашифровать, подписать и отправить электронный документ (ЭД);
  • получить, утвердить и отразить в учете входящий ЭД или отклонить полученный ЭД;
  • обработать подтверждение оператора об отправке /получении ЭД;
  • получить извещение покупателя о получении ЭД;
  • сформировать и отправить извещение продавцу о получении ЭД;
  • просмотреть в привычном виде, распечатать и сохранить в архиве ЭД и служебные документы;
  • сформировать Соглашение об обмене электронными документами на основании шаблона;
  • вести список соглашений с контрагентами о прямом обмене электронными документами;
  • вести список контрагентов, участвующих в обмене документами через оператора ЭДО;
  • вести списки номенклатуры поставщиков, устанавливать соответствие номенклатуры поставщиков собственной номенклатуре.

В программе ведется архив электронных документов, включая служебные, формируемые автоматически согласно протоколу обмена. В зависимости от стадии оформления документа ему присваивается соответствующий статус.

В результате существенно сокращаются трудовые и материальные затраты:

  • не нужно распечатывать документ — ЭД является оригиналом;
  • вместо обычной печати и подписи — электронная подпись;
  • вместо почты и/или курьера — оператор электронного документооборота;
  • вместо ручного ввода входящего документа — автоматическое формирование.

Значительно сокращается время обмена документами — электронный документ передается почти мгновенно.

Для обмена данными применяются форматы, утвержденные приказами ФНС России, что позволяет организовать юридически значимый документооборот с контрагентами и налоговыми органами.

Все документы, включая Произвольный электронный документ вместе с вложениями, могут быть зашифрованы и подписаны электронной подписью (ЭП).

Для работы с ЭД можно использовать сертификат любого Удостоверяющего Центра (УЦ), входящего в  доверенных УЦ ФНС России.

Интеграция

В первую очередь для нас было важно, есть ли интеграция с 1С. Выяснилось, что она есть у всех

Вот только почти во всех случаях платная.

Минимальная стоимость интеграции с 1С в год:

Контур.Диадок

Стоимость интеграции с 1С – 11 800 рублей в год. Настройка с типовыми конфигурациями – плюс 2300, с нетиповыми конфигурациями – от 10 000. Всё, что выходит за рамки базового интеграционного решения, оплачивается дополнительно.

Taxcom/1С: ЭДО

Интегрирован в модуль 1С-ЭДО. Обмениваться документами с контрагентами можно, если есть подписка на 1С: ИТС. Цену устанавливает 1С – от 17 000 до 55 000 руб. в год.

Lotus Domino.Doc

Данная СЭД является приложением к известной платформе Notes/Domino, обладающей высокоуровневой системой обеспечения безопасности данных. Также Lotus Domino.Doc имеет продвинутый электронный архив, который позволяет реализовать объемное хранилище корпоративной документации.

Плюсы

  • Наличие уникальных систем репликации, предназначенных для комплексного решения задач по управлению потоками документов в распределенной среде.
  • Возможность поиска документов по отдельным частям хранилища информации.
  • Каталоги LDAP масштабируются вплоть до уровня корпораций.

Минусы

Недостатки данной системы в основном вытекают из ее западного происхождения – имеются определенные вопросы к интерфейсу и реализации некоторых функций.

Сколько стоит?

Стоимость пользовательских и серверных лицензий рассчитывается индивидуально на сайте платформы.

Что такое электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) оператора ЭДО.

Процесс работы похож на обмен письмами по электронной почте:

  1. Адресат получает документ через несколько секунд на своем компьютере, после чего подписывает или отказывает в подписи. Отправитель всегда может видеть актуальный статус документа: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».
  2. После того как получатель подписывает документ или отказывает в подписи, документооборот считается завершенным.


«Чаще всего программы обмена документами похожи на ящики электронной почты. Например, в Диадоке есть папки «Входящие», «Исходящие», «Черновики», «Удаленные». Это помогает пользователям интуитивно понять, как пользоваться программой, куда зайти, чтобы посмотреть документы, которые поступили от контрагентов. Обычно трудностей с пониманием порядка действий не возникает. Бухгалтеры выполняют уже привычные им действия, которые они совершали до этого в своих учетных программах».

  • При передаче документа оператор автоматически проверяет легитимность электронной подписи, которой подписан документ, и соответствие формата документа требованиям законодательства.  
  • Документы подписываются электронной подписью. Электронная подпись устанавливается на компьютер владельца, в ней содержится информация о реквизитах организации и подписанта. Она полностью заменяет рукописную подпись и придает юридическую значимость документам, которые ей подписаны.

Как правильно выбрать СЭД

Как уже отмечалось, выбор СЭД – это сложный процесс, который требует особого внимания. Кроме всего прочего руководству фирмы требуется учесть огромное количество решающих факторов, таких как направление деятельности предприятия, штат сотрудников, и т.д.

Например, для коммерческой организации будет правильно установить СЭД как между сотрудниками, так и между партнерами. Только так предприятие сможет получить необходимую экономическую выгоду.

Для государственного учреждения лучше сделать акцент на специфике его работы, и уделить большее внимание именно созданию электронных архивов. А так же требуется обучить сотрудников для работы с ними

При выборе той или иной СЭД важно учитывать, отвечает ли система заявленным требованиям. К таковым относятся:

Полнота функциональности;
Удобство использования;
С какой скоростью эта система внедрится в рабочий процесс;
Наличие настроек, причем они должны быть гибкими;
Имеется ли в системе возможность расширения функционала;
Возможно, ли подогнать СЭД под существующее программное обеспечение предприятия;
Легкость адаптации;
Наличие технической поддержки

Важно чтобы такая помощь была на высоком уровне;
Репутация производителя и т. д.

Принимая во внимание этот факт, пользователю следует придерживаться следующих действий:

Изучить функционал
Необходимо уделить особое внимание главе «Возможности»

Важно чтобы производитель конкретно указал список выполняемых программой задач
Если конкретики нет, то стоит отказаться от такой системы СЭД;
Наличие тематических презентаций. Важно чтобы программа содержала демонстрационный материал, тем самым объясняла пользователю, как пользоваться функционалом;
Изучить скриншоты

Так руководитель сможет убедиться на самом деле ли, прост функционал, и обладает ли он заявленным требованиям;
Обязательно изучить отзывы реальных пользователей. Самый лучший вариант – это просмотр видеороликов на ютубе;
Многие производители предлагают руководителям бесплатные пробные версии. Так пользователь сможет понять подходит ли выбранный продукт или нет;
Что касается стоимости товара, то очевидно, что этот пункт не может не волновать покупателя. Сложно определить какой должна быть реальная стоимость СЭД, однако стоит изучить, с чего складывается та или иная цифра. Поэтому подробное изучение прейскуранта поможет покупателю избежать непредвиденных расходов и трат.

Стоит помнить, что сделать правильный выбор поможет только специалист

Поэтому выбор и установка СЭД должна проводиться только под пристальным вниманием человека, который владеет специальными навыками

По причине дороговизны, далеко не все организации в нашей стране работают с СЭД. На сегодняшний момент пока только крупные фирмы делают обработку бумаг в электронном виде. Но все меняется, и вполне вероятно, что в ближайшее время по достоинству оценится необходимость работы с помощью СЭД, и многие фирмы смогут позволить себе вести электронный бизнес. А значит, станут наиболее эффективными и успешными!

Риски обмена скан-образами

Закон не запрещает обмениваться скан-копиями документации по электронной почте, но такой обмен не гарантирует безопасность передаваемой информации. Кроме этого, у отправителя нет возможности отследить факт и точную дату получения. В некоторых случаях контрагенты забывают, теряют или не находят нужную бумагу в потоке почты.

Если возникнет необходимость судебного разбирательства, доказать факт получения и ознакомления с письмом практически невозможно. Организации доступны только сведения об отправке. Если оправляете важный документ по электронной почте для ускорения взаимодействия, продублируйте отправку пакета курьерской службой или почтовым отправлением — письмом с описью вложений и уведомлением о доставке.

Как организовать ЭДО поэтапно

Нормативных рекомендаций, как организовать документооборот в организации, какие программы использовать, не существует. На практике процесс перехода состоит из нескольких взаимосвязанных этапов.

Этап 1. Принятие решения о внедрении ЭДО. Следует определить:

  • цели и задачи «перехода в цифру»;
  • существующие проблемы ДО и способы их решения при изменении формата.

Этап 2. Необходимы предпроектное самообследование и ревизия делопроизводственных процессов — перед внедрением изучите и дайте оценку:

  • маршрутам информации между работниками и подразделениями;
  • существующим регламентам движения внешних и внутренних документов;
  • процессам их создания, согласования и утверждения;
  • порядку регистрации и обработки исходящей и входящей корреспонденции;
  • механизму формирования дел, их хранению и передачи в архив;
  • бизнес-процессов, обслуживание которых вы планируете «оцифровать» в первую очередь.

Этап 3. Сделайте выводы:

  • при необходимости измените форматы документов, используемых в электронном документообороте, оптимизируйте процессы их движения;
  • пересмотрите зоны ответственности и инструкции исполнителей;
  • внесите поправки в ЛНА, должностные инструкции;
  • проведите ревизию систем безопасности и разграничения доступа.

ВАЖНО!

По результатам переписывают процессы управления, разрабатывают правила электронного документооборота, меняют маршруты, порядок и очередность, доступы. Создайте, при необходимости, регламенты работы СЭД.

Этап 4. Необходимо проанализировать имеющиеся на рынке СЭД и сформулировать, как учесть специфику вашей организации в конфигурации ЭДО. Это понадобится разработчикам ПО, они учитывают индивидуальные требования заказчиков.

Этап 5. Выберите оператора и определите подходящего. На основе проведенного анализа сформулируйте вместе с ним требования к СЭД. Выбирайте из двух технических решений — документооборот в электронной форме может осуществляться с применением:

  • веб-версии — переход, который не затрагивает информационных систем компании. Подходит организациям с небольшим трафиком и числом контрагентов — порядка 100 исходящих ежемесячно. Оплачиваются только отправленные;
  • интеграции с учетной системой компании — вариант позволяет работать с электронными формами в режиме единого окна, в привычном интерфейсе программы, с которой они обычно имели дело.

Этап 6. При любом выбранном варианте на этом этапе начнется обработка информационного массива. Для ответственных исполнителей получите ЭЦП.

Этап 7. Создавайте цифровой архив — начните оцифровывать ранние бумажные документы, подлежащие хранению.

Этап 8. Начните подготовку системы к запуску и интеграции с действующими системами учета и безопасности — кадровой, бухгалтерской, финансовой, производственной, охраны коммерческой тайны и личных данных.

Этап 9

Важной является разработка руководств пользователей и обучение сотрудников с учетом особенностей каждого рабочего места

Этап 10. Подготовьте приказ и оформите запуск СЭД.

Этап 11. Внедрите систему контроля за соблюдением регламентов работы, назначьте ответственных.

Этап 12. При подключении внешнего контура своевременно оповестите и подключите контрагентов, например об организации документооборота посредством электронной почты, используйте для этого:

  • ваш сайт;
  • уведомления по e-mail и корпоративную SRM;
  • сайт оператора ЭДО;
  • обзвон;
  • «посадочные страницы».

Какими средствами обеспечивается юридическая значимость ЭДО?

Итак, перед предприятием стоит задача — обеспечить юридическую значимость договоров, заключаемых с контрагентами в электронной форме. То есть — сделать так, чтобы подписанные сторонами договоры были равнозначными бумажным с точки зрения механизма появления прописанных в них прав и обязанностей сторон.

В этих целях предприятию — как и его контрагентам, которые желают обеспечить электронный документооборот договоров, необходимо произвести действия:

  1. Организационного характера.

То есть — подготовиться к электронному документообороту в части распределения компетенций по его осуществлению между конкретными работниками, а также регламентации их действий в рамках осуществления ЭДО. Также полезно проинформировать о таком распределении (и регламентах) и контрагента — чтобы он знал, кто именно на предприятии будет отправлять или принимать электронные документы (разумеется, то же информирование ожидается и с его стороны).

Предприятие и контрагент также должны договориться о том, какие технологические решения будут применены в целях обеспечения юридически значимого документооборота. Только по факту согласования таких решений партнеры смогут переходить к осуществлению второй группы действий.

  1. Технологического характера.

Для того, чтобы электронная подпись, проставленная на документе, делала его юридически значимым, необходимо ее соответствие законодательным требованиям — а именно, тем, что прописаны в Законе «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ (). Данный нормативный акт выделяет 3 типа ЭЦП:

  • обычную;
  • неквалифицированную;
  • квалифицированную.

Принятие судом подобного решения — о правомерности непризнания той или иной стороной ЭДО факта заверения документа электронной подписью, будет минимальным в случае, если стороны используют квалифицированные ЭЦП. Дело в том, что их компрометация без получения физического доступа к ключу ЭЦП (который находится в непосредственном распоряжении ее владельца) практически невозможна. В свою очередь, владельцу ЭЦП — и это по умолчанию признается судами, по силам не допустить передачи ключа третьим лицам. Квалифицированная ЭЦП признается в достаточной степени защищенной, чтобы ее законный владелец не дал неустановленным лицам возможности подписаться за себя.

Таким образом, в самом общем случае технологические действия двух предприятий — решивших обмениваться подписанными документами в электронном виде, будут сведены к приобретению программ, с помощью которых электронный документооборот с использованием квалифицированной ЭЦП будет осуществлен.

Подобрать необходимую для решения своих задач ЭЦП можно .

На практике такие программы могут быть представлены в разных вариантах. К числу общераспространенных можно отнести специализированные системы электронного документооборота — поставляемые операторами ЭДО. Такой оператор выступает по существу посредником между контрагентами — обеспечивая при этом юридическую значимость их переписки, «прикрепляя» в установленном порядке к каждому из отправляемых или передаваемых документов в рамках системы ЭДО, квалифицированную электронную подпись отправителя или получателя.

С помощью программных интерфейсов системы ЭДО каждая из сторон может осуществлять эффективный учет принимаемой или отправляемой документации, решать различные организационные задачи — связанные с изменением полномочий лиц, ответственных за обеспечение ЭДО, или с повышением эффективности их работы.

Примеры таких систем электронного документооборота: Диадок и СБИС.

Предполагается, что оба предприятия будут подключены к одному оператору ЭДО. Но все более распространенными становятся правоотношения, при которых возможен оборот электронных документов посредством их обмена между системами, принадлежащими разным операторам. В этом случае осуществляется роуминг систем ЭДО. О порядке документооборота в случае использования такого роуминга стороны также договариваются уже на этапе осуществления организационных действий в рамках подготовки к ЭДО.

На практике многие российские предприятия сталкиваются с рядом типичных проблем, характеризующих применение юридически значимого ЭДО — ознакомимся с некоторыми из них подробнее.

CompanyMedia

CompanyMedia – это целый набор программных решений, предназначенных для автоматизации бизнес-процессов, документооборота и делопроизводства. От конкурентов данная СЭД отличается непревзойденной гибкостью настроек и наличием независимых модулей, которые можно устанавливать по отдельности.

Плюсы

  • Возможность успешной работы системы на предприятиях со сложной корпоративной структурой и территориальным устройством.
  • Беспрецедентная надежность системы, которая позволяет ей активно функционировать круглые сутки, 365 дней в году.
  • Автоматизированная поддержка работы с несколькими типами рабочих мест.
  • Разграничение прав доступа, согласно иерархической структуре организации.

Минусы

  • В веб-интерфейсе ограничена поддержка некоторых браузеров, в частности FireFox.
  • Ориентированность системы преимущественно на средний и крупный бизнес.

Сколько стоит?

Конечная цена данного софта складывается из множества составляющих, включая обучение персонала, установку дополнительных модулей и передачу прав пользования системой. Верхний предел итоговой суммы – 99 000 рублей. Самый дешевый тематический модуль обойдется в 4000 рублей.

Выводы

Безусловно для внедрения ЭДО в компанию потребуется время. Без затрат также не обойтись. Но выгоды от этого настолько очевидны, что сомнений не вызывают. Уже через пару месяцев вы сможете ощутить экономию на расходах бумаги и других расходных материалов для печати документов. При этом юридически электронные документы имеют такую же силу, как и бумажные.

Кроме этого ускорится процесс работы с оплатами контрагентов. Это избавит вас от кассовых разрывов в вашей деятельности.

Также грамотная работа с внутренним и внешним документооборотом даст вам следующие выгоды:

  • Стоимость процессов по согласованию и подписанию документов снизится и потребует меньше времени от сотрудников.
  • Издержки на хранение, уничтожение или печать документов заметно сократятся.
  • Издержки на доставку документов клиентам сократятся.
  • Увеличится скорость оплаты от контрагентов.

Если посчитать все эти выгоды в цифрах, то получится вот такая сравнительная таблица:

Переход на ЭДО как правило происходит постепенно. Часто компании при переходи пользуются смешанным документооборотом. Часть документов остается в бумажном виде, а другая в электронном.

Таким образом, сравнивая электронный и бумажный документооборот в компании мы можем сделать один вывод – важны оба. Полностью отказываться от бумаг не стоит, но и отказываться от возможности использовать электронный формат не нужно.

Важно правильно настроить алгоритм работы, который будет основан на эффективной работе электронного документооборота в купе с бережным хранением бумажных архивов.

Ну и напоследок, главный совет. Внедрение ЭДО лучше всего доверить профессионалам! Специалисты компании «Первый Бит» внедрят ЭДО в вашу компанию и ответят на любые вопросы по работе с электронным документооборотом. Звоните!

Как рассчитать срок дебиторской задолженности
Как провести конвертацию валюты в 1С?