Готовимся к переходу на электронные трудовые книжки

Источник пособий

Содержание

Гарантии частичного или полного сохранения денежного содержания при нетрудоспособности – признанное преимущество официальной занятости. Исчисление размера выплаты напрямую зависит от стажа. Но общий трудовой стаж для больничного листа не актуален. В него входят любые виды занятости на возмездной основе, в том числе по гражданско-правовым договорам.

Страховой стаж (сокращённо СС) складывается из отрезков времени, когда работодатель выполнял функцию налогового агента и перечислял за подопечных взносы в Пенсионный фонд и Фонд социального страхования. Те, кто получал средства по договорам подряда, сами должны были отчитываться о своих доходах, «подрядные» времена при начислении пособия не  учитывается.

Нестраховой стаж

У бухгалтеров есть понятие «нестраховой стаж». Это время, когда взносы не платились, однако в зачёт оно идёт:

  • отпуск по беременности и родам (БиР);
  • отпуск по уходу за ребёнком до полутора лет;
  • уход за родственником-инвалидом или за престарелым членом семьи старше 80 лет;
  • военная служба по призыву;
  • альтернативная гражданская служба.

ИП и самозанятые

Можно ли зачесть время, в течение которого нынешний наёмный работник был (или остаётся) индивидуальным предпринимателем или приравненным к нему экономическим субъектом (фермер, нотариус, арбитражный управляющий)? Инспекторы нередко отказываются зачесть деятельность ИП. Однако статья 16 закона № 255-ФЗ от 29.12.2006 г и ряд более ранних актов недвусмысленно подтверждают право ИП на включение своего предпринимательства в суммарный страховой стаж для оплаты больничного листа.

Предприниматели, вне зависимости от полученного дохода, ежегодно перечисляют в бюджет фиксированный взнос, куда входят отчисления ФСС.

Иное дело – появившиеся в 2019 году самозанятые, плательщики налога на профессиональный доход (НПД). Они обязаны платить только налог (4 или 6%), альтернативу НДФЛ. От платежей в фонды самозанятые освобождены. Поэтому время пребывания «на вольных хлебах» в СС не входит. Но возможны исключения:

  1. Если гражданин совмещал «самозанятость» и труд по найму.
  2. Если он заключил с ФСС договор на добровольной основе подобно ИП (такая привилегия самозанятым предоставлена).

Поскольку практика уплаты НПД скудна, нормативная база пока находится в стадии наработки.

Вернёмся к ситуациям, которые встречаются чаще всего – нужно рассчитать стаж для больничного листа сотрудника, оформленного по срочному контракту.

В 2020 году нормы не поменялись, процент больничного от стажа исчисляется по тем же правилам, что и годом раньше. Они сведены в таблицу.

Процент оплаты в среднем за 1 день в зависимости от СС.
Категория нетрудоспособности. Менее 5 лет. От 5 до 8 лет. Более 8 лет.
1. Заболевание застрахованного лица, уход за престарелым или инвалидом, а также за ребёнком в стационаре. 60% 80% 100%
2. Травма на производстве. 100% 100% 100%
3. Уход за заболевшим ребёнком на дому. 60% в течение первых 10 дней болезни, затем -50%. 80% и 50% 100% и 50%
4. Отпуск по беременности и родам. 100% 100% 100%
5. Уход за ребёнком до полутора лет 40% 40% 40%
6. Болезнь в течение 30 дней после увольнения (об этой форме пособия все забывают). 60% 60% 60%

Подавляющее большинство бухгалтеров использует при исчислениях специальные программы, в которые просто заводятся даты начала и окончания страхового периода, а если он прерывался – то все «активные» трудовые интервалы. Но если вдруг вам придётся обсчитывать бюллетень  вручную, следует знать все нюансы. Перечислим принципиальные правила

Это важно, поскольку даже незначительная ошибка в расчёте – формальный повод для ФСС отказать в выплате страхового возмещения. Итак:

  1. Подсчёт ведётся в хронологическом порядке.
  2. Неполные месяцы переводятся в полные лишь в том случае, если отработано 30 календарных дней.
  3. Если гражданин трудился по совместительству, он вправе выбрать конкретного работодателя, написав личное заявление. Такое право требуется редко, но прецеденты случаются, когда речь идёт о фиксации непрерывного периода в 5 или 8 лет.
  4. Если в результате перерыва работник устраивается на работу не с первого числа, то такой месяц считается неполным и в СС не идёт. Вот почему рекомендуется приступать к работе первого числа (точнее, с первого рабочего дня – ведь из-за новогодних каникул январь испортил бы статистику многим). Идеальный вариант –оформляться на новую работу переводом, это исключает разрывы.

Оповещение сотрудников о переходе на ЭТК

Сначала нужно довести до сведения работников, что с 2020 года трудовые книжки будут вестись в электронном формате. Помимо этого, они должны знать, что имеют право оставить и обычную, бумажную трудовую.

Для оповещения сотрудников должен быть издан документ, к примеру, информационное сообщение, после чего требуется проследить, что до всех были доведены сведения из него. Для этого подходит общий порядок ознакомления с локальными документами.

Соответственно, используется и обычная процедура подтверждения ознакомления – каждый сотрудник, до которого была доведена эта информация, ставит свою подпись. Как установлено в законодательстве (ФЗ № 439, статья 2, часть 1, пункт 4), уведомление должно быть сделано не позже 31 октября 2020 года.

Выдержки из нормативной базы

В ТК РФ в 2020 году добавлена новая статья 66.1, которая регламентирует введение в оборот электронных трудовых книжек. Согласно закону «О персонифицированном учете» от 01.04.1996 №27-ФЗ (изменения от 16.12.2019 года) работодатели теперь обязаны сдавать с начала календарного года в Пенсионный фонд обновленный отчет. В нем должны быть указаны данные о стаже сотрудника и его трудовой деятельности в компании: прием, увольнение или перевод на другую должность. А с 2021 года в КоАП РФ будут зафиксированы штрафные санкции на работодателя за нарушение сроков и недостоверность информации при подаче сведений в ПФР.

Что такое ЭТК

Это полноценный аналог бумажной трудовой книжки, но в цифровом формате. Вся информация о трудовой деятельности работника хранится в базах данных Пенсионного Фонда. Посмотреть свои данные можно тремя способами:

  1. в личном кабинете сайта ПФР
  2. в личном кабинете портала Госуслуг
  3. в официальных мобильных приложениях этих сайтов.

Также вы можете обратиться с письменным заявлением в отделение ПФР, в МФЦ или к своему работодателю (текущему или бывшему), чтобы получить распечатанную выписку из ЭТК.

Все данные, которые вы видите в бумажной версии документа, отображаются и в электронном формате:

  • личные данные работника;
  • даты устройства на работу, увольнения или перевода;
  • текущее место работы;
  • тип операции (увольнение, прием или перевод);
  • профессия;
  • должность;
  • специальность;
  • квалификация;
  • структурное подразделение;
  • тип выполняемой работы;
  • номера и даты приказов, на основании которых осуществляются кадровые операции;
  • указание причины расторжения трудового договора с сотрудником.

Переход на ЭТК – внесение изменений в документацию

Работодатели должны просмотреть ряд документов и, если потребуется, внести в них изменения, чтобы впредь трудовые можно было вести в электронном формате. Среди них все те документы, при помощи которых регулируется работа с трудовыми книжками.

Могут понадобиться правки:

  1. В Книгу учёта движения трудовых. Если сотрудник отказался от бумажной трудовой, значит и её учёт более вести не нужно. После того, как она будет ему выдана, в Книгу учёта записывается дата, когда это произошло, и вносится расписка работника, подтверждающая получение. После этого предприятие не несёт никакой ответственности за бумажную трудовую.
  2. Есть компании, в которых порядок заполнения, ведения и хранения трудовых оформляется как отдельный нормативный акт. Это необязательно, а называться такой документ может по-разному, но если он заведён, и в нём указано, что трудовые могут вестись исключительно на бумаге, потребуется это положение изменить, так чтобы были разрешены также ЭТК,
  3. В трудовой и коллективный договор. Обычно в трудовом договоре нет указаний на то, каким должен быть порядок ведения трудовой книжки. Всё-таки иногда оно есть. Поэтому стоит проверить документ и, если там отмечено, что трудовые могут вестись только на бумаге, изменить это положение, чтобы оно соответствовало новому законодательству. Аналогично и с коллективным договором. О том, как правильно вносить изменения в тот и другой, можно в деталях узнать в «1С:ИТС».
  4. Указания об оформлении трудовых могут содержаться также в других локальных актах. Их также следует проверить и, если они противоречат новому законодательству, это несоответствие устранить.

Как работнику получить сведения о его трудовой деятельности?

Работник может обратиться к вам с заявлением с просьбой о предоставлении сведений о его трудовой деятельности. Вы должны их предоставить в течение 3 рабочих дней способом, указанным в заявлении работника: на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии).

Если сотрудник просит предоставить СТД при увольнении, сделать это нужно в день расторжения трудового договора. Сведения предоставляются по форме СЗИ-ТД.

Сведения вы должны предоставить и в случае обращения уже уволенного работника. На это у вас также есть 3 рабочих дня.

Объясните работникам, что сведения о работе в других организациях они могут получить:

  • в МФЦ;

  • в ПФ РФ;

  • на портале госуслуг.

Эти сведения также предоставляются на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Главные моменты по электронным трудовым книжкам

ЭТК будут реализованы как документы, оформленные в цифровом формате, то есть они не будут иметь конкретного физического носителя (флешки, CD-карты и пр.). Информацию в них можно будет посмотреть в личном кабинете на сайте ПФР или через сервис Госуслуг.

Преимущества использования ЭТК заключаются в следующих моментах:

  • удобное, простое и быстрое получение сотрудниками данных о периодах их трудовой деятельности;
  • минимальное количество ошибок, неточностей, неверных данных;
  • дополнительная возможность физлица устроиться на работу на дистанционной основе;
  • снижение расходов и трудозатрат компании на покупку, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
  • возможность удаленного оформления пенсии по информации лицевого счета без необходимости дополнительного документального подтверждения;
  • использование информации из ЭТК для оформления государственных услуг;
  • возможность проведения компаниями и госорганами аналитической обработки информации о профдеятельности физлиц;
  • высокий уровень конфиденциальности и безопасности сохраняемых данных.

ЭТК будет содержать сведения, аналогичные как и при ведении документа в бумажном виде:

  • информацию о работнике;
  • даты приема, увольнения, перевода;
  • место трудовой деятельности;
  • вид кадрового перемещения (прием, увольнение, перевод);
  • должность, профессию, специальность, квалификацию;
  • документ-основание (дата, номер и вид документа);
  • причину расторжения трудового договора.

Пример того, как рассчитать страховой стаж для больничного листа

Расчет страхового стажа производится за все календарные дни исходя из полных месяцев и полных лет. Это значит, что учитываются каждые 30 дней и 12 месяцев. Данные правила указаны в вышеприведенном приказе Минздрава №91.

В случае наложения одного периода стажа на другой, в расчет принимается только один из них. Данное желание подтверждается заявлением самого сотрудника. Для понимания методики расчета страхового стажа стоит рассмотреть пример.

Работодателю был предъявлен больничный лист с правом освобождения от трудовой деятельности на срок 7 дней (с 1 по 7 марта 2020 года). Для расчета суммы пособия необходимо установить размер страхового стажа сотрудника.

Ниже приведены данные из трудовой книжки работника:

С 1 февраля 2013 года по 19 мая 2013 года 1 место трудоустройства
С 1 июня 2013 года по 30 ноября 2015 года 2 место работы
С 1 декабря 2015 года по 2 марта 2016 года 3 место работы
С 15 марта 2016 года по сей день Настоящее место работы

Стаж рассчитывается на день, который предшествует дню болезни, то есть на 1 марта. Таким образом, можно выразить следующие цифры:

Первый период 3 месяца и 9 дней
Второй период 2 года и 6 месяцев
Третий период 3 месяца и 2 дня
Последний период 1 год, 11 месяцев и 22 дня
Итог 5 лет и 3 дня. В учет берется полное количество лет, так при стаже более пяти лет пособие по болезни будет умножаться на коэффициент 0,8 (80% от зарплаты)

Можно ли произвести вычисления онлайн

В необходимые ячейки нужно ввести требуемую информацию о периодах работы сотрудника:

  • дата, на которую необходимо рассчитать стаж (день, предшествующий открытию больничного листа);
  • все периоды ведения официальной трудовой деятельности по трудовой книжке;
  • дополнительные периоды;
  • указание о прохождении военной службы;
  • пометка об отпуске по уходу за ребенком.

Данный калькулятор помогает людям сами определить период стажа для определения размера пособия, а бухгалтерам организаций упрощают задачу вычисления.

Какие периоды считаются нестраховыми

Существует ряд предусмотренных периодов, которые законодательством признаются нестраховыми и зачисляются в общий стаж. Впоследствии они переводятся в пенсионные баллы и влияют на будущую пенсию граждан.

К таковым относятся:

  1. Уход за болеющим ребенком до достижения им 1,5 лет (не более 6 лет в общем);
  2. Военная служба по призыву в армию.
  3. Уход за инвалидом первой группы, в том числе и ребенком, а также за гражданином в возрасте более 80 лет.
  4. Проживание супруги военнослужащего при прохождении службы по контракту на территории, где отсутствуют места трудоустройства (не более 5 лет в общем).
  5. Временное отстранение от должности при привлечении сотрудника к уголовной ответственности.

Полный перечень данных нестраховых периодов устанавливается в Пенсионном Фонде РФ.

Перечень документов для подтверждения

Основной и достаточный документ для установления страхового стажа сотрудника — это трудовая книжка. В ней ведутся все записи об официальной трудовой деятельности человека. Однако в некоторых случаях сведения в документе могут быть неточными или неполными.

В таком случае для подтверждения страхового периода можно предоставить следующую документацию:

  • трудовые договоры с разных мест работы в письменном виде, оформленные согласно действующему законодательству;
  • справки по месту работы от работодателей;
  • выписки из приказов;
  • лицевые счета гражданина;
  • ведомости о выдаче заработной платы сотруднику.

Полный перечень документов, которые можно предоставить для подтверждения страхового стажа представлен во втором разделе приказа Министерства здравоохранения и социального развития №91

Таким образом, вычисление страхового стажа сотрудника — обязательная процедура при расчете суммы пособия по временной нетрудоспособности.

Данное действие осуществляется бухгалтерами предприятий, на который трудоустроены работники. В стаж включаются все периоды перечисления взносов в Фонд социального страхования. Выплату могут производить работодатели и сами граждане при индивидуальном бизнесе.

Облегчают расчет страхового стажа специальные калькуляторы. В них можно при введении всей требуемой информации о трудовой деятельности получить итоговый размер стажа.

В некоторых случаях учитываются и нестраховые периоды, перечень которых закрепляется Пенсионным Фондом Российской Федерации.

Переход на электронные трудовые книжки: что делать работодателю

Итак, как перейти на электронные трудовые книжки работодателю.

Во-первых, до 31.10.2020 нужно письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и их праве сохранить бумажную трудовую книжку (об этом праве мы расскажем чуть ниже).

Образец уведомления работников скачайте здесь.

ВАЖНО! Уведомление о переходе на электронные трудовые должно быть персональным. Делать общий документ, в котором предусмотрено проставление всеми работниками подписи об ознакомлении, чиновники не разрешают

И самое главное, нужно зафиксировать факт согласия каждого работника на отказ от бумажной трудовой или наоборот его желание сохранить документ в привычном виде. Для этого с персонала нужно будет собрать соответствующие заявления. Форма — произвольная. Проще подготовить бланки и дать работникам их заполнить.

ВАЖНО! Взять заявление необходимо в любом случае: и если работник соглашается на электронную трудовую, и если он хочет сохранить бумажную. Бланки этих заявлений вы найдете здесь

Собрать такие заявления нужно до 31.12.2020. Если работник не подал заявление до 2021 года по уважительной причине, например, был в отпуске, болел (другие основания см. в п. 6 ст. 2 закона № 439-ФЗ), он может сделать это позже, а работодатель должен продолжить вести его трудовую в традиционном бумажном виде.

Во-вторых, надо сдавать в ПФР новый отчет СЗВ-ТД.

В 2020 году отчитываться нужно только за те месяцы, в которых имели место движения по кадрам или подача работниками заявлений о выборе между электронной и бумажной книжками.

Изначально на 2020 год был установлен общий для всех кадровых событий срок сдачи отчета — до 15-го числа следующего месяца. Однако эпидемия коронавируса внесла свои коррективы. Срок сдачи отчета на работников, принятых и уволенных с 1 по 27 апреля, назначили на 28.04.2020. Дальше по этим двум кадровым событиям надо отчитываться не позднее рабочего дня, следующего за изданием соответствующего приказа. По остальным событиям (переводы, повышения, пр.) срок сдачи формы не изменился (15-е число следующего месяца).

Такой порядок сохранится и в последующие годы. Собственно, его и предусматривали с 01.01.2021. Просто из-за вируса ввели в действие раньше.

Помимо отчетности для фонда предусмотрена и форма для выдачи работникам. С какой периодичностью и в какие сроки ее нужно составлять и выдавать сотрудникам, узнайте из Путеводителя от КонсультантПлюс «Сведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)».

Запасаться бланками для сдачи СЗВ-ТД не обязательно. Формировать отчеты можно автоматически с помощью соответствующего ПО, например, от 1С или других производителей программ для бухгалтерии и кадров. Также можно воспользоваться бесплатной программой от ПФР.

В-третьих, в течение 2020 года потребуется провести работу по изменению локальных нормативных актов, внести изменения в соглашения и коллективные договоры, чтобы привести их в соответствие с обновленным законодательством. Вероятно, потребуется какой-то регламент про сам алгоритм перехода на электронные трудовые, ЛНА о том, как вы будете вести электронные трудовые книжки.

Составить приказ о переходе на электронные трудовые книжки вам поможет эта статья.

Первоначальное наполнение базы

Для корректной работы системы персонального учета, которая станет заменой бумажным электронным книжкам, по каждому работнику должны быть занесена информация обо всех кадровых действиях (приеме, переводе, увольнении) между работодателями, а также информация о специальности работника и его квалификации.

Согласно данным Росстата в 2018 году зарегистрировано 72,3 млн официально трудоустроенных россиян. Среднее количество записей в трудовой книжке никто не считал, но в некоторых отраслях с большой текучестью кадров, у работников уже в 30 лет появляется вкладыш в трудовую книжку. Но, даже если взять среднюю оптимистичную цифру в 20 записей на трудовую книжку, то суммарно по всем работникам –это уже около 1,5 млрд записей, которые нужно внести в систему ПФР, чтобы проект корректно заработал.

Сколько времени на это уйдет, каких трудозатрат это потребует, в какой срок необходимо будет внести все данные, какие будут санкции для тех, кто откажется вносить информацию – все эти вопросы пока остаются открытыми.

Так же есть вопрос в контроле корректности первоначального наполнения. Ввиду такого массового и аврального внесения информации вполне возможны ошибки в занесении стажа, должностей, наименования работодателей и прочей информации. Кто будет это контролировать – ПФР, работодатель или сам работник должен будет сверить свою трудовую с теми данными, которые внесли в систему перс.учета, на ком будет лежать ответственность за достоверность внесенной информации и как будет восстанавливаться информация, если вдруг выяснится лет через 15-20 что была допущена ошибка в стаже или наименовании работодателя, на данный момент не понятно.

2

Доступ к информации о стаже кандидата во время отбора кандидатов

В плане доступа к информации, для работников переход на «цифру» несет только плюсы. Планируется, что они смогут получать информацию о своей трудовой деятельности на сайте госуслуг, МФЦ или ПФР, а также у работодателя.

Однако с точки зрения работодателя сейчас непонятно, как на этапе подбора персонала и до момента заключения трудового договора с конкретным кандидатом можно будет проверить его трудовой стаж, и понять соответствует ли указанный в резюме профессиональный опыт действительному. В связи с этим может возникнуть интересная ситуация. Напомню, что сегодня, в соответствии со , работник при заключении трудового договора должен среди прочих документов предоставить трудовую книжку (за исключением случаев, когда он впервые трудоустраивается на работу) – так у работодателя появляется возможность проверить, соответствует ли заявленный стаж работы фактическому. В случае отсутствия трудовой книжки проверить это самостоятельно можно будет только после трудоустройства работника. Но если выясниться, что работник в ходе трудоустройства предоставил ложные данные, то уволить его на этом основании не получится.

Решить этот вопрос можно будет через согласие работника на ознакомление со сведениями о его трудовой деятельности на официальном сайте ПФР либо через предъявление им выписки о своем стаже. Но так как на законодательном уровне это пока не закреплено, то работник может и отказать в доступе.

4

Общая информация

У работника есть право выбора: работодатель может продолжать вести его книжку на бумаге (и одновременно в электронном формате) или только в электронном, а бумажный выдать. Срок перевода работников на новый вид — конец 2020 года. Те, кто устроился работать в 2021 году в первый раз, уже не будут иметь выбора. Их трудовые книжки сразу будут формироваться в электронном виде.

Информация, которая будет содержаться в новых трудовых книжках, аналогична той, что включалась в прежние: это ФИО сотрудника, место и период работы, должность, разряд (или иной признак квалификации), основание для увольнения. Если работникам нужно будет получить какие-либо данные из трудовой в электронном виде, то ему нужно будет просто обратиться в ПФ или к последнему нанимателю. Также данные можно получить в личном кабинете на портале Госуслуг или сайте Пенсионного фонда.

Изменение ст. 84.1 ТК РФ

Чиновники внесли изменения в ст. 84.1 ТК РФ, которая касается порядка оформления расторжения трудового соглашения. Согласно внесенным поправкам, в день расторжения отношений работодатель должен не только выдать окончательный расчет, но и передать сотруднику его трудовую книжку или же сведения о трудовой деятельности (именно в этой компании).

При расторжении трудового договора записи в документы (трудовую книжку и сведения) о причинах и основании вносятся в точном соответствии с трудовым законодательством. При этом также указывается ссылка на норму закона, на основании которой произведено расторжение договора.

ЭЛЕКТРОННЫЕ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ В 1С ЗУП

Непосредственно сама ЭТК в программе 1С не создается, однако программное обеспечение необходимо для формирования определенных сведений.
Во-первых, это касается информации, которая должна передаваться не позднее 15-го числа. Во-вторых, это связано с представлением отчетности по формам СЗИ-ТД и СЗВ-ТД, которые можно сделать с помощью сервиса 1С-Отчётность.

Подключить 1С Отчетность

Переход на ЭТК

Каждый работодатель должен уведомить своих сотрудников о переходе на ЭТК и о необходимости подать заявление на выбор формата ведения трудовой книжки. Сделать это нужно в письменной форме под подпись работника о получении уведомления.

Изначально срок передачи работодателем уведомлений был установлен до 30 июня 2020 г. Однако в связи с распространением коронавирусной инфекции и фактической приостановкой деятельности многих хозяйствующих субъектов срок был перенесен на 31 октября 2020 г.

Важно! Работодателю нужно в локальной документации отразить способы уведомления своих сотрудников. При этом необходимо учитывать мнение профсоюза или представительного органа работников (при его наличии в компании).. Работодатель указывает в уведомлении, что работник должен выбрать формат ведения трудовой книжки и подать соответствующее заявление не позже 31 декабря 2020 г

Рекомендуется также в таком уведомлении указать, как именно работник подает заявление и какому сотруднику (например, секретарю, начальнику, или кадровому специалисту).

Работодатель указывает в уведомлении, что работник должен выбрать формат ведения трудовой книжки и подать соответствующее заявление не позже 31 декабря 2020 г. Рекомендуется также в таком уведомлении указать, как именно работник подает заявление и какому сотруднику (например, секретарю, начальнику, или кадровому специалисту).

Если до 31 декабря 2020 г. сотрудник не передаст работодателю заявление о выборе ведения трудовой книжки, этот документ нужно продолжить заполнять в бумажном виде. Если сотрудник выберет электронный формат, то бумажный документ нужно ему выдать. При этом в нем нужно сделать запись о том, что сотрудник передал заявление на ведение ЭТК (на представление СТД). Также сотрудник должен расписаться в журнале учета движения трудовых книжек, что документ передан ему лично в руки.

Лишь после окончательной выдачи бумажной трудовой на руки сотруднику работодатель освобождается от обязанности заполнять и сохранять документ.

Внимание! При устройстве с 1 января 2021 г. нового сотрудника, не имевшего ранее бумажной трудовой, на него не нужно заполнять этот документ

При устройстве нового сотрудника, имеющего бумажную трудовую, регистрация и заполнение документа происходит в обычном порядке.

Остались вопросы по переходу на электронные трудовые книжки? Закажите консультацию наших специалистов!

Безопасность при работе в облачной 1С
Как будут продавать лекарства с 27 сентября?

Достоверность информации

Вопрос достоверности и контроля вносимой информации остается пока открытым, и вопросов тут в любом случае пока больше, чем ответов. Как будет контролироваться и предупреждаться некорректное или неполное внесение информации? Кто вообще сможет проверить реальность заносимого стажа и опыта работы, когда одновременно вносится миллионы записей? Возможно ли задвоение информации в случае ошибочного внесения записи? Как работнику исправить ошибочную запись, если ошибка выявится через 15-20 лет, и как работник сможет подтвердить правоту своих слов? Если для этого нужно будет хранить выписки, выданные при увольнении, то какой смысл в цифровизации?

5

Недостатки электронных трудовых книжек

Несмотря на очевидные преимущества трудовая книжка в электронном виде имеет и минусы. В первую очередь, встает вопрос о защите баз данных. ПФР заявил, что их информационные системы соответствуют всем требованиям законодательства в сфере защиты персональных данных. 

Утечка или кража сведений

Тем не менее, от утечки данных или взлома не застрахована ни одна система. Электронное пространство также несовершенно для длительного хранения сведений.

Если часть сотрудников предпочтет сохранить бумажные аналоги, работодателю придется подавать отчетность в ПФР для электронных и параллельно вести бумажные. Это удвоит нагрузку на кадровый отдел.

Полная утрата записей

Кроме кражи данных, возможна их полная утрата. Восстановление сведений займет длительное время. На серверах может возникнуть ошибка или атака вируса и сведения о трудовом стаже человека пропадут, что повлияет на размер пенсии или в целом на ее выплату.

Нет переноса данных с бумажной в электронную учетную запись

При переходе на ЭТК работодатель возвращает сотруднику бумажную трудовую и больше не несет ответственности за ее заполнение и сохранность уже имеющихся записей. Таким образом, человеку нужно сохранить два документа.

Как перейти на электронные трудовые — процедура по шагам

Как уже было сказано выше, процедура перехода на электронные трудовые книжки является добровольной, но если работник пожелает получить такой документ, необходимо будет придерживаться определённого алгоритма для перехода на ЭТК.

За проведение процедуры перехода новый документооборот ответственность возлагается на руководителя организации, который обязательно должен разобраться во всех тонкостях нового закона (ст. 2 закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс…» от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Рекомендуется изучить особенности перехода на электронный документооборот пошагово, чтобы иметь представление о том, какие действия необходимо выполнить в первую очередь.

Уведомление работников о переходе

Если возможностью перехода на  ЭТК работник может воспользоваться по своему усмотрению, то для работодателя некоторые положения нового закона являются обязательными к выполнению. Например, до 30 июня 2020 года каждый руководитель организации должен проинформировать сотрудников предприятия о переходе на электронный учёт стажа работы.

Внимание! Вне зависимости от согласия или несогласия гражданина на получение нового типа документа, информация всё равно будет сохраняться на серверах ПФР в цифровом виде.

Кроме временных ограничений на уведомление работника о возможности получения электронной трудовой книжки, руководителю организации необходимо знать о том, что эта процедура может быть выполнена только в письменном виде.

Что касается содержания документа, то можно отметить, что законодательно утверждённого бланка об информировании сотрудника о переходе на ЭТК не существует. Кроме того, руководителю потребуется самостоятельно решить вопрос о том, будут ли граждане оповещены об изменении законодательства лично или для этой цели будет составлено одно уведомления для всех работников.

Написание работниками заявления о переходе

Если переходить на новый документ учёта стажа, никто не имеет права принудить, то о своём решении работник всё равно обязан уведомить руководство. Ничего сложного в этой процедуре нет. Работодатель может раздать сотрудникам бланки, с помощью которых можно будет оформить свой отказ от бумажного документа или указать о необходимости оставить прежний вариант учёта стажа.

Если такая возможность не будет предоставлена, то следует написать заявление в свободной форме на имя директора.

В документе следует указать:

  • Наименование должностного лица, на имя которого оформляется заявление.
  • ФИО заявителя и его должность.
  • Текст заявления.
  • Подпись и дата.

Справка! Если в заявлении указывается о желании перейти на электронный документооборот, то необходимо также отметить необходимость выдачи бумажного документа на руки сотруднику.

Ревизия бумажных бланков трудовых книжек

После получения заявления от всех работников, руководитель организации должен провести ревизию оставшихся бумажных бланков трудовых книжек. Это необходимо сделать, чтобы убедиться в том, что все люди, изъявившие желание перейти на ЭТК, получили бумажный вариант документа на руки. Невыдача работнику трудовой книжки по его запросу является серьёзным нарушением ТК РФ.

Для того чтобы получить наиболее точную информацию о наличии бумажных бланков этого типа на предприятии, ревизию рекомендуется провести в конце года. Кроме того, подсчитывать количество книжек старого образца придётся регулярно, ведь работник имеет право в любой момент обратиться с заявлением на имя директора с просьбой о переходе на цифровой вариант документа.

Изменение внутренней кадровой документации

Если все работники предприятия или фирмы перейдут на электронный документооборот, то изменения внутренней кадровой документации позволят значительно уменьшить нагрузку на бухгалтерию. Благодаря отсутствию необходимости вносить важные отметки в бумажный документ, существенно сократится время оформления подобных изменений.

Дело не только в том, что ввод данных посредством клавиатуры осуществляется значительно быстрее, но и в том, что документ не требуется искать среди большого количества других бланков. Достаточно одного-двух кликов мышкой, чтобы необходимая информация была отображена на экране компьютера.

Важно! При использовании электронного способа учёта стажа, не возникает необходимость использовать печать, что особенно важно для ИП, у которых числятся всего несколько сотрудников.

Как посмотреть записи в электронной книжке?

Те работники, которые выберут для себя цифровой формат трудовой книжки, смогут ознакомиться со сведениями о своей трудовой деятельности онлайн. Законодатели предлагают несколько вариантов получения таких сведений.

Способ получения сведений

Формат предоставления сведений

У работодателя по последнему месту работы (за период работы у него)

На бумажном носителе или в форме электронного документа

В многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ)

На бумажном носителе, заверенные надлежащим образом

В Пенсионном фонде

На бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа

С использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) (на сайте госуслуг)

В форме электронного документа