Как самостоятельно заполнить гроссбух на предприятии: 12 правил

Принцип работы программы

Содержание

С загрузкой и установкой приложения справится каждый. Когда программа будет запущена, вы увидите форму, разбитую на несколько зон:

  • Навигационная панель;
  • Блок с месяцами;
  • Основной блок ведения счетов (дебит и кредит);
  • Столбец, расположенный справа, отображает итог и сальдо.

После создания отчета, сначала заполняется год и выбирается месяц. Также необходимо выбрать субсчет, для ввода информации. Теперь требуется заполнить счет. Для дебита указывается месяц, сумма и с какого кредит счета будет произведено списание. Чтобы запись сохранилась, необходимо нажать кнопку «Записать».

Не стоит забывать о сальдо на начало года. Сначала необходимо нажать на соответствующую кнопку, а затем указать:

  • Год;
  • Счет;
  • Сальдо.

При необходимости устанавливаются галки напротив дебита и кредита. Когда все поля будут заполнены, необходимо кликнуть по кнопке «Сохранить». Следует учесть, что подобная процедура делается только один раз в начале каждого года.

Помимо ведения бухгалтерской отчетности, имеется возможность настройки программы. Вы можете изменить:

  • Цвет заголовка;
  • Указать основной цвет;
  • Изменить шрифт.

При желании можно изменить настройки таблиц экселя. После внесения изменений, остается только нажать «OK». Следует отметить, что на навигационной панели имеется кнопка экспорта в excel, а также отправка на печать.

Счет 62

Перечень документов, номенклатура деятельности производства и правильность расчетов имеет значение. От этого зависит дальнейшее развитие предприятия

В бухгалтерии наибольшее внимание стоит уделять счету 62. Расчеты, согласно 62 счету кредитуются, с учетом денежных средств и суммы поступивших платежей

Записи по дебету делают относительно счетов 51, 52 и 62. Учет аналитики, согласно 62 счету осуществляется, исходя из каждого счета, что предъявляет заказчик. Посредством аналитического учета можно получить нужные данные по покупателям и заказчикам предприятий. За основу, конечно же, берется счет 62.

По данному документу можно косвенно увидеть хозяйственную жизнь продавца, согласно которого и происходит счет 62. Счет 62 показывает задолженность при оплате авансом или векселями. Дебет 62 выписывается наряду с кредитом 90.1, 90.2.

Бонусы новым подписчикам

Доступ к видеосеминару Алексея Куликова

25.09.2020

Ваша выгода: 3 500 ₽

Изменения налогового законодательства. Новое в бухгалтерском учете и отчетности за 9 месяцев 2020 года.

Подготовьтесь к сдаче отчетности.

На семинаре будут рассмотрены актуальные вопросы налогообложения и бухгалтерского учёта.

Последние изменения законодательства. Судебная практика.

ИЛИ

Доступ к видеосеминару Ирины Морозовой

11.11.2020

Ваша выгода: 3 500 ₽

Заработная плата в 2020 году. Бухгалтерские, правовые и налоговые вопросы с учетом последних изменений в законодательстве.

На вебинаре будут разобраны важные изменения в расчетах с персоналом:

  • Новое в расчете зарплаты;
  • Изменения в уплате страховых взносов;
  • Особенности удержания НДФЛ;
  • Расчет пособий и многие другие сложные вопросы.

И

Доступ к закрытой онлайн-конференции

30.09.2020

Спикеры КАДИС и Главной книги: Ольга Гнетова и Антон Дыбов

Закрытая конференция для подписчиков издания «Главная книга» на тему «COVID-19».

Почему стоит быть участником конференции:

  • Экспертное мнение и разбор кейсов от авторитетных лекторов;
  • Знакомство с КонсультантПлюс и Главной Книгой;
  • Максимум полезной информации по различным актуальным темам в один день.

Бонус
Подписка на 3 месяца 2020 на «Электронную Версию» в подарок, при оплате подписки на 6 или 12 месяцев 2021 года.

Какая еще информация в Главной книге?

В Главной книге должно выводиться сальдо на конец месяца и года, в том числе обороты по кредитно-дебетовым операциям. Здесь есть информация обо всех финансовых транзакциях организации, восстановление по затратам. Это своего рода финансовая номенклатура, большой участок работы.

А баланс по сальдо пишут, согласно информации Главной книги, исходя из учетных регистров и формы ведения документа.

В Главную бухгалтерскую книгу заносят информацию с других документов по балансу организации, первичных документов, где есть данные о финансовых результатах дел компании. Причем данные в Главной книге должны быть идентичны с иными документами финансовой отчетности, учитывая формы ее заполнения и отдел в строке. Вместе с книгой утверждаются формы первичных документов, их восстановление, в случае потери информации.

Бухгалтерский учет: журнал-ордер, главная книга

В первую очередь информация вносится в первичные учетные документы. Их них ее переносят в регистры, элементы организации бухучета, которые решают задачу систематизации и накопления данных, содержащихся в первичных документах.

Бухгалтерские регистры

Регистры и формы бухгалтерского учета могут вестись традиционно на бумаге и электронных носителях. Формы регистров разрабатывает и определяет Министерство финансов России, а также органы, которые имеют право регулировать учетный процесс бухгалтерии, федеральные органы исполнительной власти, предприятия при условии соблюдения норм и правил.

Внимание
Все хозяйственные операции в регистрах отражаются последовательно с временной точки зрения и объединяются в группы по счетам бухучета. Регистры подписываются составляющими их лицами

Они несут ответственность за объективность и достоверность внесенных данных. Бывает так, что нужно исправить запись в регистре, это можно сделать, главное, чтобы причина исправления была обоснованной. Поправка должна быть заверена подписью того, кто внес исправления и указана дата.

Закон о бухучете говорит о том, что наполнение регистров и отчетности внутри организации не подлежит разглашению и является коммерческой тайной, а в особых случаях государственной.

Регистры могут быть двух видов: хронологические и систематические.

Преимущества

Программа Главная книга бухгалтера имеет несколько преимуществ по сравнению с конкурентами и ведением отчетности в таблицах эксель. Как всем известно, самым сложным и трудоемким процессом является заполнение плана счетов. Чтобы облегчить участь бухгалтера, разработчик добавил образец заполнения. Конечно, это не полный отчет, но по нему можно составить правильную главную книгу.

Для удобства в программе журнал разбит на дебит и кредит. Таким образом, бухгалтеру будет проще вести отчетность. Также возможно посмотреть итоги и сальдо.

Заполнение главной книги можно осуществлять по отдельным счетам. Для этого достаточно в навигационной панели выбрать интересующий вас счет, а затем внести корректные данные

Важно отметить, что счета можно добавлять и редактировать. Это очень удобно, потому что могут быть внесены корректировки по счетам

Иногда бывают случаи, когда бухгалтерская форма уже заполнена, но появляются новые сведения. Не стоит расстраиваться, так как программа «Главная книга» позволяет произвести редактирование документов. При этом все корректировки сразу отражаются в итогах.

Зачем нужна подписка

«Бухгалтерскиесеминары

Электронное приложение к журналу «Главная книга». Накануне каждой отчетной кампании подписчикам ГК доступны материалы семинара, посвященного текущей отчетности. А в промежутке между отчетными датами — лекции на другие актуальные бухгалтерские темы.

Для чтения семинаров нужно ввести код доступа с карты, которая направляется подписчикам журнала с первым номером каждого полугодия.

В год выходит 9 семинаров, из них 5 по отчетности — все важные изменения и разъяснения точно в срок. В каждом семинаре — наглядные примеры, схемы, таблицы и ссылки на нормативную базу.

«Типовые ситуации

Сервис «Типовые ситуации» — это шпаргалка для бухгалтера. Ответы на практические вопросы, с которыми сталкивается большинство бухгалтеров, изложены доступным языком, нужный ответ можно легко и быстро найти. В «Типовых ситуациях» приведены бухгалтерские проводки, формулы для расчетов, конкретные практические примеры.

Просто, кратко, наглядно.

«Календарь бухгалтера

Календарь бухгалтера — уникальный сервис (у других такого точно нет). Это список текущих и предстоящих дел. Календарь можно настроить на свой режим налогообложения + указать свои индивидуальные особенности. Можно составить индивидуальный план работы на ближайшее время, отмечая, какие налоги уже уплачены, какие организация/предприниматель не платит, какие отчеты предстоит сдать

Для чего нужна главная книга

Первоначально главная бухгалтерская книга служит специалисту бухгалтеру для  проверки собственной работы. В процессе занесения операций в книгу все совершенные хозяйственные операции отслеживаются повторно.  Таким образом, все хозяйственные операции, произошедшие в течение года:

Внимательно отрабатываются;
Информация из них проверяется и заносится  в журналы операций (первый этап);
После та же самая информация записывается в главную книгу (завершающий этап).
Сложно переоценить важность такого журнала для специалиста бухгалтерии, безусловно, ведение главной бухгалтерской книги это своего рода подведение итогов работы и оценка профессионального уровня бухгалтера.

Предприятию же главная бухгалтерская книга необходима для того, чтобы получать из нее сведения для бухгалтерского баланса. Безусловно, что баланс для организации один из важнейших индикаторов хозяйственно-финансовой деятельности, и тот факт, что сведения до отправления в этот отчет прошли несколько ступеней проверки, крайне важен при подведении итогов деятельности за отчетный период.

Как правильно сшить главную книгу в бухгалтерии, образец какзаполнять

С помощью главной книги Вы сможете увидеть обороты выбранного Вами счета(ов) и его аналитик за отчетный период с заданной детализацией. Бумажныйпереплет рекомендуется сшить. Также она позволяет разворачивать обороты по корреспондирующим счетам и выводить остатки по указанной детализации.

В зависимости от настроек отчета и присутствия оборотов некоторые колонки могут отсутствовать.

Внимание
Обороты рассчитываются за интервал времени (детализации) указанный в настройках главной книги. Сальдо считается на конец этого интервала

Если в периоде было движение (а если Пустые периоды = Нет, то движение есть во всех показанных периодах), слева будет отображаться кнопка, щелкнув на которую можно просмотреть выбранный период с более точной детализацией.

Например, если отчет сделан по годам, зайдя в год можно получить обороты по кварталам этого года, зайдя в квартал — по месяцам этого квартала, зайдя в месяц — по дням этого месяца. Если в параметрах отчета переключатель Способ раскрытия групп установлен в значение Раскрытие на том же уровне, то вместо кнопкислева от счета будет кнопка. Щелкнув не нее можно увидеть и выбранный период с более точной детализацией, и остальные строки отчета.

В зависимости от параметра Развернуть план счетов корреспондирующие счета и аналитики могут быть свернуты. Тогда для просмотра их оборотов надо будет нажимать на, или, с клавиатуры, <Ctrl>+<+> (плюс). В случае аналитик, будет предложено указать порядок детализации аналитик в отчете. Cчета и аналитики могут быть развернуты до определенного уровня. Колонка развернутого счета будет содержатьи подколонки с его субсчетами или аналитиками. А если включена опция Итоги по коррсчетам то и колонку Итого. Вариант Без групп отключает группировку корреспондирующих счетов и все они будут отображены в «плоском» виде.

Для аналитик с суммовым учетом и счетов показываются суммовые обороты и сальдо. Для аналитик с количественно-суммовым учетом обороты и сальдо показываются: в суммовом выражении, в единицах измерения (например, в штуках), отображается средняя цена за единицу. Если включена опция Только суммовая форма, то по всем аналитикам будут отражаться только суммы.

Первая строка таблицы всегда содержит сальдо начало отчетного периода, а последняя показывает итоговую сумму оборотов по каждому из корреспондирующих счетов и аналитик и в целом, а также остаток на конец периода по счету (сумме остатков счетов).

Совет
При просмотре главной книги можно получить карточку движения средств по каждой интересующей сумме или счету. Это можно сделать либо при помощи клавиши <Enter> (а для счетов спри помощи комбинации <Ctrl>+<Enter>), либо щелкнув левой кнопкой мыши по выбранной клетке.

В главной книге есть возможность быстрого суммирования чисел в ячейках таблицы. Для этого просто выделите нужные ячейки, и слева внизу появится их сумма.

По материалам: http://www.infop.ru/help/buchgalteria/hc_acc_zofk.htm

Главная книга в бухгалтерии: как правильно заполнять

Ведение документации в бухгалтерии — строго упорядоченная система операций, в которой не допускается неточностей, разночтений, недооформления. Естественно, что для удобства работы вся эта система должна быть единой, и результатом работы организации в финансовом плане, и бухгалтерии в частности, является главная книга.

Ведение и назначение

Главная книга — это сводный документ (своеобразный журнал), который заполняется в течение одного календарного года. Не допускается ведение документа более длительное время, например, на протяжении нескольких лет. Скачать главную книгу в формате xls

Все записи ведутся в строгом хронологическом порядке, начиная с января и заканчивая декабрем отчетного года. Главная книга должна содержать всю информацию по всем имеющимся на предприятии (причем любой формы собственности) синтетическим счетам. То есть главная книга — это отражение всей хозяйственной деятельности организации.

Зачем нужна главная книга для бухгалтера?

Прежде всего для работника бухгалтерии этот документ необходим для перепроверки собственной работы, так как при занесении информации все уже отработанные операции просматриваются еще раз.

Важная информация
То есть все текущие операции в течение одного календарного года тщательно прорабатываются, сведения по ним разносятся в различные контрольные журналы (начальный этап проверки), и далее все те же сведения заносятся и в этот документ (итоговый этап проверки).

Для бухгалтерии значение такого рода журнала переоценить трудно — ведь его ведение является итогом и оценкой профессиональной деятельности работников финансового отдела.

https://youtube.com/watch?v=LpHR8Q9g-iE

Зачем нужен этот документ для предприятия?

Основным его предназначением служит получение информации для составления сальдового баланса. Он включает в себя сведения по вступительным и исходящим сальдо, а также текущим оборотам по каждому отдельному синтетическому счету. Естественно, баланс предприятия — это важнейший показатель его производственно-финансовой деятельности, и то, что он проходит несколько этапов проверки является неоценимой помощью при анализе годовой работы.

Выверка информации

Перед тем, как начинать оформление записей, следует выверить первоисточники. То есть сведения в журналах-ордерах должны быть верными. В случае обнаружения в них ошибок допускается внесение исправлений (методом зачеркивания и подписывания верного значения). Только после этого можно приступать к оформлению.

Внимание
Как уже было отмечено, в этом журнале собирается информация только по синтетическим счетам, то есть по текущим (в отчетном периоде) оборотам средств или имущества информации. Записи оформляются следующим образом

Все кредитный обороты отражаются по каждому отдельному синтетическому счету одной записью. Обороты по дебету отражаются только в корреспонденции с соответствующими кредитуемыми счетами.

После записи посредством итогового суммирования выполняется выверка внесенных сведений. В первую очередь суммируются обороты (их итоги), во вторую — сальдо по всем записям. В итоге должны соблюдаться два равенства: суммы сальдо по кредитам и дебетам, а также суммы оборотов по кредитам и дебетам. Если хотя бы одно равенство не верно, то следует перепроверить всю информацию.

Перепроверку начинают с подсчета кредитных оборотов, оформленных в журналах-ордерах, и если полученная сумма совпадает с тем, чем завершается главная книга, то очевидно, что ошибка допущена в записях дебетов.

В результате щепетильной работы бухгалтерии итоговые цифры документа будут составлять оборотный баланс предприятия.

Даже при отлаженной на предприятии работы автоматизированной бухгалтерской программы ведение такого рода журнала обязательно, так он является сводным итогом, касающимся оформления хозяйственной деятельности организации.

Совет
Заполнять журнал можно и программно-вычислительным методом, так как существуют программы, позволяющие путем простого ввода информации получать итог. Причем редактура данных в программе намного проще, чем на бумажном носителе, и имеется возможность «с лету» оценить все необходимые равенства.

Стоит помнить, что основной документ, которым интересуются контролирующие органы во время проведения плановых и внеплановых проверок, это главная книга. Поэтому ее грамотное, четкое и соответствующее действительности ведение оградит руководство организации, главного бухгалтера и собственников от всевозможных проблем.

По материалам: http://cleverbuh.ru/buxgalterskij-i-nalogovij-uchet/glavnaya-kniga-v-buxgalterii/

Бухгалтерский отдел и информация по документам

Бухгалтерский учет на производстве должен вестись надлежащим образом.

Вместе с тем опытный бухгалтер, должен знать: какая главная номенклатура для осуществления своей деятельности, унифицированные документы форм и актов проверок для контролирующих органов, которые ими же и составляются. Унифицированные документы обычно обнародуют на официальных web-ресурсах соответствующих компаний.

Принцип составления данных положений такой: после проведения плановых событий государственного надзора утверждаются унифицированные документы, обязательные к исполнению. Унифицированные формы утверждаются постановлением Государственного Комитета России.

Закупка горючего

Особое внимание следует уделить закупке гсм, его учету и выводу сальдо. Причем гсм приобретается наличными либо по безналичному расчету

При первом варианте гсм покупают подотчетные лица, к примеру, водители или транспортный отдел. Для этого бухгалтерам нужна номенклатура, то есть перечень лиц, имеющих право получать наличные деньги, иметь кассу под отчет, на покупку гсм. При покупке гсм водителям нужно показать первичные документы.

Такое положение обязывает к тому, что в документах должно быть четко прописано название бензина, расценки, количество литров, расчетный счет, через который были проведены операции. Транзакции являются важными при ведении Главной книги, особенно при выведении сальдо. Размер выдачи денег, касса водителям на покупку гсм, оговаривается с руководителем предприятия. При заполнении документов главное получить авансовый отчет от бухгалтера, с учетом гсм.

А при безналичной оплате, когда выставляется счет компанией, вести бухгалтерию несложно.

Поэтому многие компании не одобряют кеш и просят выставить счет при заказе топлива, который рассматривает, к примеру, транспортный отдел.

Что и как вносится в регистр «Главной книги»

Информация о финансовом положении организации отражена в Гроссбухе. Хозяйственные операции и денежные суммы по ним, перед заполнением аналитических ведомостей, вносятся в «Книгу» только если все операции проведены правильно в первичных документах.

Листы Гроссбуха подшиваются, пронумеровываются. Количество листов заверяется печатью и подписями руководителя и главбуха организации. Так поступают со всеми книгами и журналами строгой отчетности.

Особенностью «Главной книги» является шахматный порядок расположения счетов, который позволяет в каждой графе отражать один корреспондирующий счет. Это позволяет контролировать правильность корреспондирующих счетов.

В Гроссбухе операции записываются и в дебете и в кредите, но сальдо не выводится. Оборотная ведомость составляется на основе данных «Главной книги».

Две ведомости – по кассе и по заработной плате (расчетно-платежная ведомость) служат источником основных данных контрольной ведомости. Обязательное заполнение по кассе в крупных организациях проводится каждый день, в более мелких – один раз в три – пять дней. После этого обобщенные данные вносятся в Гроссбух.

Операции, регистрируемые в «главной книге» имеют свой порядковый номер, который записывается на первичном документе. Это позволяет быстро и легко найти необходимую информацию.

Заполняет Гроссбух главный бухгалтер или утвержденный сотрудник. Руководитель визирует. Ответственность за целостность и состояние «Главной книги» несет главный бухгалтер, ответственный бухгалтер и руководитель организации.

«Главная книга» хранится, согласно Приказу Минкультуры России от 25.08.2010 №558 зарегистрированном в Минюсте России 08.09.2010 №18380, в течение 5 лет. Сроки утверждены Росархивом 06.09.2000.

Понятие и признаки Главной книги.

Правила ведения «Главной книги»

Книга открывается на один год. Первыми данными должны быть записи остатков средств на начало отчетного периода. Если компания только основалась, то Гроссбух начинается с отражения начальных средств по операциям.

Каждый пронумерованный и прошитый лист содержит записи операций по одному счету. Порядок записи счетов ведется по порядку, указанному в «Плане счетов».

Титульный лист содержит название, количество страниц, дату создания, визирование руководителя, печать, подписи руководителя, главбуха и лица, ответственного за ведение контрольной ведомости.

Образец заполнения Главной книги.

Так как «Главная книга» содержит информацию о движении всех хозяйственных операций – приход и расход, все, что покупает и продает организация, на какие суммы получает кредит и отдает и т. д., то по данным можно определить финансовое состояние компании.

Какая информация содержится в документе

Лист «Главной книги» выглядит следующим образом:

  • вверху страницы надпись «Главная книга»;
  • ниже отчетный период – месяц, год (к примеру, сентябрь 2017 г.);
  • далее – название компании, его подразделения, бюджета, а так же валюта, в которой ведутся записи;
  • слева от вышеуказанных данных табличка с датой, формами по ОКУД, ОКПО, ОКЕИ;
  • ниже, по всей ширине листа, таблица с 13-ю столбцами, разлинованными в строки. Количество строк ограничено только шириной листа;
  • в первом столбике порядковый номер операции;
  • во втором – номер счета, далее, 3-4 –дебет и кредит на начало года;
  • 5-6 столбцы – дебет, кредит на начало периода (в данном случае на сентябрь), 7-8 столбцы – оборот за период (дебет, кредит в течение сентября);
  • 9-10 – оборот с начала года (дебет, кредит) – вносятся суммарные данные за прошедшие 8 месяцев;
  • 11-12 столбцы – остаток на конец периода (дебет, кредит);
  • последний, 13-й столбец отражает номер журнала хозяйственных операций;
  • под таблицей ставятся подписи и расшифровки подписей главного бухгалтера и ответственного за ведение контрольной ведомости, а так же дата.

По итогам подсчетов дебета и кредита каждого отчетного периода суммы должны быть идентичными. Например, сумма столбца 3 = сумме столбца 4, а сумма столбца 7 = сумме столбца 8 и так далее.

Бланк Гроссбуха для заполнения.

Образец заполнения Главной книги.

Заключение

Для скачивания программы не нужно обладать особыми навыками, чего нельзя скачать о работе с программой. Чтобы корректно заполнить счета, необходимо знать бухгалтерскую работу. В целом программа неплохая, самому вводить формулы для расчетов не нужно. Для небольших организаций, в которых не установлена 1С, без подобной программки будет сложно обойтись.

Благодаря приложению, любой желающий (руководитель или проверяющий) сможет ознакомиться с деятельностью организации и правдивости отчетов. Раскрыв отчет, можно увидеть доходы и расходы. Для отчетности, возможно, произвести выгрузку любого документа за интересующий год.