Использование служебного транспорта в личных целях ответственность

Аренда

Рассмотрим следующий вариант, с помощью которого можно оформить машину – заключить с сотрудником договор аренды.

Есть два вида договора аренды транспорта: с экипажем и без него. Договор аренды с экипажем предполагает, что сотрудник передает не только автомобиль, но и оказывает своими силами услуги по управлению и техническому обслуживанию. По договору аренды без экипажа работник только предоставляет машину без каких-либо услуг.

Но заключить с сотрудником компании можно только договор аренды без экипажа. Объясню почему. Арендодатель заключает договор аренды с экипажем, только если у него есть работники-водители (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ). А когда арендодателем выступает сотрудник-физлицо, это условие не выполняется.

О размере арендной платы сотрудник должен договориться с работодателем. Как правило, сумма зависит от технических характеристик машины, степени износа и т. д. Ориентироваться можно на средний уровень стоимости аренды в регионе.

Арендную плату могут полностью учесть в налоговых расходах как компании на общей системе, так и упрощенщики (подп. 10 п. 1 ст. 264, подп. 4 НК РФ).

По договору аренды без экипажа компания несет все расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля: бензин, ТО, ремонт, страховка, мойка, парковка (ст. и ГК РФ). Если, конечно, в договоре стороны не предусмотрели иное.

ГСМ, ремонт и другие расходы на содержание арендованного ТС Минфин разрешает учесть при расчете прибыли : письмо от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81. Правда, ведомство в письме напоминает, что затраты должны быть обоснованны и подтверждены документами. Чтобы доказать, что топливо, которым заправили арендованное авто, потратили на служебные цели, используйте путевые листы с прописанным маршрутом. А покупку бензина подтвердите чеками.

Ровно то же касается и компаний на УСН. Упрощенщики вправе учесть расходы, связанные с использованием машины, на основании подпункта 5 НК РФ.

И все же у договора аренды есть один минус. С арендной платы придется удержать НДФЛ. О том, что компания, которая арендует имущество у физлица, становится налоговым агентом, Минфин напоминает регулярно. Вот одно из таких писем – от 16 августа 2013 г. № 03-04-06/33598.

Если вы заключили договор аренды без экипажа, то страховые взносы платить не нужно. В письме от 12 марта 2010 г. № 550-19 специалисты Минздравсоцразвития объяснили, что суть договора аренды – передача имущества. А выплаты по таким договорам освобождает от взносов часть 3 статьи 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Взносами на травматизм арендная плата также не облагается. Освобождение предусмотрено частью 1 статьи 5 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Рекомендую установить в договоре арендную плату не в виде фиксированного платежа, а привязать ее ко времени работы, пробегу или количеству выездов. Ведь сотрудник может уйти в отпуск или заболеть. Если автомобиль использует только он, то машина будет простаивать.

Приостанавливать договор на время отпуска или болезни сотрудника, чтобы скорректировать арендную плату, рискованно. Гражданским кодексом РФ такой порядок не предусмотрен.

Для подтверждения расходов на арендные платежи оформите акт приема-передачи автомобиля. Бланк можно составить самостоятельно или взять унифицированную форму № ОС-1. В акте подробно опишите характеристики машины: марку, цвет, государственный номер, год выпуска, номера двигателя и кузова. Укажите в акте примерную стоимость автомобиля. Она нужна для того, чтобы отразить машину на забалансовом счете 001 как арендованное ОС. К акту приложите копии ПТС, ОСАГО и свидетельства о государственной регистрации.

Составлять каждый месяц акты на аренду не обязательно. Для подтверждения расходов будет достаточно договора и акта приема-передачи (письмо Минфина России от 13 октября 2011 г. № 03-03-06/4/118).

Когда сотрудник управляет машиной по доверенности, то заключить договор аренды можно. Но есть важные детали. Сотрудник вправе подписать договор аренды только при условии, что собственник дал ему разрешение. Поэтому проверьте доверенность. Там должно быть указано, что владелец передал представителю право заключать договор аренды. Когда будете составлять договор, то оформляйте его на собственника (права и обязательства возникают у него), а подпишет соглашение сотрудник.

Арендная плата будет доходом собственника, а не сотрудника. А значит, плательщиком НДФЛ будет владелец ТС. Поэтому при расчете налога вам нужно ориентироваться на налоговый статус собственника и справку 2-НДФЛ оформлять на него.

Вариант первый — аренда автомобиля у работника

Транспортное средство можно арендовать как с экипажем, так и без него. В первом случае сотрудник, предоставивший работодателю свой автомобиль в аренду, сам управляет им и следит за его техническим состоянием (ст. 632 ГК РФ). Именно арендодатель в течение всего срока действия договора аренды обязан поддерживать машину в надлежащем состоянии, осуществлять ее текущий и капитальный ремонт и предоставлять необходимые принадлежности (ст. 634 ГК РФ).

При передаче автомобиля в аренду без экипажа управлением и его технической эксплуатацией занимается арендатор, то есть работодатель (ст. 642 ГК РФ). Он же должен проводить текущий и капитальный ремонт и поддерживать автомобиль в надлежащем состоянии (ст. 644 ГК РФ).

По умолчанию затраты на покупку топлива, смазочных и других расходных материалов несет арендатор. Это правило действует при аренде автомобиля как с экипажем, так и без него (ст. ст. 636 и 646 ГК РФ).

Вместе с тем расходы на приобретение горюче-смазочных материалов могут быть возложены и на арендодателя. Такое условие необходимо отдельно предусмотреть в договоре аренды.

Стороны вправе также самостоятельно определить и зафиксировать в договоре, кто из них обязан застраховать транспортное средство и автогражданскую ответственность, то есть приобрести страховой полис ОСАГО. Если такое распределение не предусмотрено, то при аренде автомобиля с экипажем расходы на страхование несет арендодатель, без экипажа — арендатор (ст. ст. 637 и 646 ГК РФ).

Порядок распределения между сторонами расходов по эксплуатации арендованного автомобиля представлен в таблице ниже. Независимо от срока аренды и от вида договора — с экипажем или без него договор должен быть заключен в письменной форме (ст. ст. 633 и 643 ГК РФ).

Налог на доходы физических лиц

Нормы законодательства и позиция Минфина. В соответствии со ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены им как в денежной, так и в натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды.

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, определенных в соответствии с законодательством РФ), связанных в том числе с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. То есть в отношении таких доходов, как компенсация работникам за использование их личного транспорта в служебных целях, предусматривается законодательное установление соответствующих норм.

Так как такое установление специальных норм компенсации для целей обложения НДФЛ НК РФ не предусмотрено, применение в этих целях норм расходов на выплату компенсаций не будет противоречить положениям п. 3 ст. 217 НК РФ.

При этом сами такие выплаты могут производиться в размерах, определенных соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме, как это указано в ст. 188 ТК РФ.

Таким образом, на основании п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежит обложению НДФЛ сумма компенсации за использование личного транспорта, выплачиваемая работнику в пределах норм расходов на выплату компенсаций. Сумма такой компенсации, превышающая указанные нормы, подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке.

Такая позиция Минфина и налоговых органов приведена в следующих Письмах:

  • Письмо Минфина России от 01.06.2007 N 03-04-06-01/171;
  • Письмо Минфина России от 13.04.2007 N 14-05-07/6;
  • Письмо УФНС по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115.

Согласно пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ дата фактического получения дохода определяется как день его выплаты, в том числе его перечисления на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц — при получении доходов в денежной форме. В силу ст. 226 НК РФ организация, выплачивающая компенсацию своему работнику, обязана исчислить и удержать НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате. Также налоговые агенты обязаны перечислить суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода, а также дня его перечисления со счетов налоговых агентов в банке на счета налогоплательщика либо по его поручению на счета третьих лиц в банках.

Арбитражная практика. Позиция арбитражного суда по данному вопросу представлена в Постановлении ВАС РФ от 30.01.2007 N 10627/06. Она противоположна мнению Минфина.

В рассматриваемом случае выплата компенсаций осуществлялась организацией на основании трудовых договоров, заявлений работников и свидетельств о регистрации транспортных средств установленного образца, приказов генерального директора общества, расчетов компенсаций.

Расчеты (калькуляции) данных компенсаций свидетельствуют о том, что их размер определялся применительно к каждому работнику исходя из марки и цены топлива за литр, расхода топлива на 100 км, количества рабочих дней в месяц, пробега автомобиля.

Налоговой инспекцией ни при проведении выездной налоговой проверки, ни в дальнейшем не доказан факт возникновения у работников общества подлежащего обложению НДФЛ дохода в виде налоговой выгоды в размере полученных от работодателя компенсаций и не опровергнуты сведения, содержащиеся в расчетах, как недостоверные или противоречивые. Следовательно, в целях применения п. 3 ст. 217 НК РФ подлежат освобождению от налогообложения доходы физических лиц в виде выплачиваемых им обществом компенсаций за использование личного транспорта и расходов, связанных с его применением в интересах работодателя, в размере, определенном соглашением сторон трудового договора.

Предельные нормы расходов организаций на выплату таких компенсаций, предусмотренные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92, установлены в соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ в целях формирования расходов налогоплательщиков-организаций при исчислении налога на прибыль и не могут быть применены для исчисления другого налога иной категории налогоплательщиков — физических лиц.

К сожалению, данную точку зрения придется отстаивать в суде.

Использование служебного автомобиля в личных целях

В случае, если использование автомобиля в выходные дни возможно подтвердить производственной необходимостью, то объекта НДФЛ не возникает, использование автомобиля оформляется приказом, ГСМ можно учесть в налоговом учете при наличии путевых листов.
Если же доказать производственную необходимость не удастся, то использование автомобиля уже в ЛИЧНЫХ целях директора следует оформить договором безвозмездного пользования, ГСМ в налоговом учете учесть нельзя, при компенсации ГСМ директору возникает НДФЛ.

Директор организации, с одной стороны, является руководителем — единоличным исполнительным органом, который решает все хозяйственные, управленческие и финансовые вопросы, а с другой — он работник организации, который работает по трудовому договору и соблюдает правила трудового распорядка. Отношения между обществом (работодателем) и директором как работником регулируются нормами трудового права в их совокупности (ст. ст. 16, 20, 56, 273 Трудового кодекса РФ, ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

В данном случае в рамках существующих правоотношений работник, даже обладая статусом генерального директора, является работником, обязанным соблюдать нормы действующего трудового законодательства, в том числе касающиеся использования служебного автотранспорта.
Если трудовым договором не предусмотрено иное, использование директором служебного автомобиля в выходные дни в личных целях следует квалифицировать как бытовую услугу, не связанную как со служебной необходимостью, так и с исполнением им своих трудовых обязанностей.
Правоотношения, при которых одна сторона предоставляет имущество или услугу без материальной выгоды для себя, называются безвозмездными.
В соответствии с п. 2 ст. 423 Гражданского кодекса РФ безвозмездным признается договор, по которому одна сторона обязуется предоставить что-либо другой стороне без получения от нее платы или иного встречного предоставления. Стороны заключают между собой безвозмездный договор, в котором прописываются все условия сделки, а также права и обязанности сторон. Объектом договора может выступать различное имущество, вещь, услуга и т.д. Стороны договора — это участники безвозмездной сделки.
Поскольку работник плату за пользование автомобилем в выходные дни в личных целях не производит, следовательно, бесплатное предоставление служебного автомобиля является безвозмездной передачей.
При этом п. 3 ст. 423 ГК РФ предусмотрено, что договор предполагается возмездным, если из закона, иных правовых актов, содержания или существа договора не вытекает иное.
Гражданское законодательство не содержит запрета на заключение договоров безвозмездного пользования служебным автомобилем между физическими лицами и организациями. Согласно п. 1 ст. 421 ГК РФ граждане и юридические лица свободны в заключении договора. В соответствии с гражданским законодательством РФ договор между организацией и физическим лицом должен быть заключен в письменной форме (ст. 161 ГК РФ).
ГК РФ предусматривает разные правила определения возмездности либо безвозмездности договора между сторонами. Так, в соответствии со ст. ст. 572, 689 ГК РФ безвозмездными признаются договоры дарения, ссуды.
Таким образом, использование работником (директором) служебного автомобиля в личных целях в выходные дни без внесения платы приравнивается к безвозмездному пользованию. В данном случае возможно заключить договор безвозмездного пользования.

Документальное оформление компенсации за ГСМ сотруднику при использовании личного автомобиля

Работник, согласившийся эксплуатировать свой личный транспорт по поручению работодателя, может быть уверен в том, что компенсация будет ему выплачена, если наниматель позаботился о формировании пакета документов, включающего в себя:

№ п/п.
Документ
Подробные сведения
1
Копия свидетельства о регистрации транспортного средства
Данный документ обязан присутствовать, поскольку у работодателя будут проблемы с контролирующими органами, если окажется, что автомобиль не принадлежит сотруднику.
2
Соглашение между сотрудником и нанимателем об эксплуатации личного авто работника в служебных целях
●     Если условия об использовании своего ТС были оговорены в момент приема на работу, можно включить текст соглашения в трудовой договор.
●     Если необходимость в эксплуатации личного транспорта сотрудника возникла уже в период работы, соглашение оформляется как приложение или дополнение к трудовому соглашению.

3
Документы учета служебных поездок

(если работодатель использует собственные бланки для оформления документов учета служебных поездок, формы должны быть утверждены в составе учетной политики, а на таких формах должны присутствовать все реквизиты первичного документа)

●     Маршрутные листы, журнал учета служебных поездок и любые иные документы – если компенсация выплачивается в фиксированном размере, без принятия во внимание “пробега в служебных целях”.
●     Путевой лист – если расходы возмещаются исходя из “служебного” пробега (показания можно снимать с одометра, с GPS-навигатора).

4
Платежные документы

(накладные, квитанции, чеки об оплате ГСМ, автостоянки, техобслуживания, автомойки и т.д.)

Расходы на ГСМ могут компенсироваться на основании:
●     норм Минтранса;
●     норма расхода горюче-смазочных материалов в тех. документации ТС;
●     фактического расхода ГСМ на 100 километров пробега “по служебным нуждам”.

5
Расчет суммы компенсации
Правила исчисления суммы возмещения могут указываться в:
●     методике, составленной работодателем;
●     тексте соглашения об эксплуатации личного транспорта сотрудника.

Величина возмещения может быть прописана в:
●     трудовом договоре, дополнении к договору, дополнительном соглашении (если размер компенсации фиксированный);
●     расчетном листке (калькуляции, расчете);
●     приказе.

Как взыскать ущерб

При обнаружении нарушения составляется акт или докладная, сотрудник должен предоставить объяснительную. На основании этой документации руководитель издает приказ со ссылкой на ст.248 ТК. Срок – месяц (отсчитывается со дня, в который произведен расчет ущерба). Работник может обжаловать решение, если пропущен срок издания распоряжения или объем убытков больше среднемесячного заработка.

Сотрудник может возместить издержки добровольно, предоставив письменное обязательство. При несогласии работодатель подает иск в суд и предоставляет документы, подтверждающие нарушение:

  • копию правил распорядка;
  • копию трудового договора;
  • детализации по датам.

Если суд принимает решение, что трудовая дисциплина нарушена, приказ руководителя признается правомерным. Взысканием долга занимаются приставы.

Может ли сотрудник использовать для работы личное имущество, расскажет видео ниже:

Налог на прибыль

Расходы на выплату компенсации за использование личных автомобилей в служебных поездках могут относиться к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (далее — Постановление N 92) (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма ФНС России от 21.05.2010 N ШС-37-3/2199, Минфина России от 15.10.2008 N 03-03-07/24, от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406, от 19.08.2016 N 03-03-06/1/48789). При этом сверхнормативные расходы на выплату компенсации для целей исчисления налога на прибыль не учитываются (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Действующий норматив компенсации составляет для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см — 1200 руб. в месяц, свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц.

Для возможности включения организацией сумм компенсации за использование личных автомобилей в служебных поездках в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, порядок выплаты и размеры компенсации должны быть определены в трудовом договоре, заключенном с работником, или утверждены локальным нормативным актом организации.

Также необходимо учитывать, что расходы могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль только при условии их экономической обоснованности и документального подтверждения (требования ст. 252 НК РФ). В связи с этим выплата работнику компенсации в фиксированном размере не снимает с работодателя и работника обязанности по оформлению и сбору документов, подтверждающих использование транспортного средства в служебных целях и фактическое осуществление соответствующих расходов. При этом необходимо учитывать, что за время, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается (письма УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776, от 31.03.2006 N 18-11/3/25186).

Подтверждением производственного (служебного) характера поездок могут являться:

Документальным подтверждением расходов могут быть чеки за ГСМ и техническое обслуживание и иные платежные документы. Кроме того, необходимо иметь в наличии копию паспорта транспортного средства (письма Минфина России от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, от 16.11.2006 N 03-03-02/275, МНС РФ от 02.06.2004 N 04-2-06/419@).

Таким образом только при соблюдении всех вышеперечисленных условий затраты организации на выплату работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных поездках будут уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль в пределах норм, установленных Постановлением N 92.

В Вашем случае трудовым договором с руководителем предусмотрена выплата компенсации за использование в служебных целях личного автотранспорта в фиксированном размере 50 000 рублей в месяц, которая выплачивается ежемесячно и не зависит от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался в служебных целях. Учитывая приведенные выше нормы и разъяснения, такая компенсация в целях налогообложения прибыли будет учтена лишь частично, исходя из норм, указанных в Постановлении N 92, причем суммы, указанные в документе, предполагают, что автомобиль используется полный месяц. Если он используется с меньшей интенсивностью, расходы признаются пропорционально дням использования. Так, если директор отсутствует на работе (отпуск, командировка, болезнь и т.п.), то, невзирая на установленное трудовым договором условие, в целях исчисления прибыли компенсацию (в размерах, определенных Постановлением N 92) следует скорректировать с учетом отработанных дней.

Есть ли разница, для каких целей используется?


Если юридически правильно оформить документы. то не будет разницы в каких целях использовать рабочую машину

В современных условиях ведения бизнеса, работодатели используют различные системы и способы мотивации своих сотрудников. Одним из них является предоставление корпоративного автомобиля для облегчения выполнения должностных обязанностей.

Для дополнительного поощрения хорошей службы некоторые работодатели регламентируют возможность использования машины не только для служебных задач, но и для личных целей.

Таким образом, сотрудникам предоставляют законное право осуществлять на машине не только рабочие поездки, но и частные в нерабочее время и на выходных. При правильном юридическом оформлении документов, нет никакой разницы, для каких целей используется автомобиль, если частная эксплуатация регулируется актами приема-передачи.

Нормативные документы, регламентирующие использования служебных авто в личных целях

В законодательном порядке проблема использования сотрудниками для личных нужд автотранспортных средств, принадлежащих предприятию, нигде не рассмотрен. при этом во многих случаях, особенно когда сотрудник уже долгое время работает в компании и заслужил определенный лимит доверия, руководство допускает такую возможность.

Следовательно, возникает вопрос законного оформления такого разрешения, чтобы не создавались проблемы ни у самого работника, ни у его нанимателя.

Так как точной инструкции для оформления этих взаимоотношений закон не предусматривает, на практике применяются несколько видов договорного оформления. К ним относятся:

  • Устное соглашение между руководством и сотрудником. Пользование автомобильным транспортом для нужд предприятия требует фиксации расходов на его обслуживание и соответствующего их оформления для обложения налогами. Поэтому каждая поездка сопровождается путевыми листами, а также фиксируются показания счетчика пробега. При этом, когда сотрудник пользуется машиной после работы в личных целях, заправка осуществляется за его собственный счет, следовательно, расходы несет сам работник, а не компания. Также может быть принято решение о перемотке счетчика для обнуления фактического пробега, накрученного во внерабочее время, но оно не является правовым. Кроме того, оформленное лишь устным соглашением использование машины во внерабочее время может стать причиной больших проблем для обеих сторон при попадании в ДТП и в ряде других ситуаций.
  • Оформление пользования служебным авто в нерабочее время для личных нужд через приказ по предприятию. Издавая приказ о возможности сотрудника пользоваться служебной машиной после работы в собственных целях, нанимателю следует сопроводить это решение рядом внутренних нормативных документов, регламентирующих данное право. Также стоит учитывать множество дополнительных условий, без выполнения которых обе стороны будут привлечены к ответственности.
  • Составление арендного соглашения между сотрудником компании и компанией. Этот метод оформления можно назвать оптимальным благодаря его простоте реализации, а также снижению бумажной нагрузки на легализацию каждого эпизода пользования автомобилем. При этом аренда авто должна учитываться как доход компании, что может повлечь дополнительные налоговые расходы со стороны нанимателя. Также арендное соглашение должно учитывать малейшие детали, относящиеся непосредственно к эксплуатации машины, в том числе время и условия, заправку топливом и т. д.
  • Оформление пользования автомобилем с помощью доверенности. Второй достаточно простой метод оформления, требующий от руководителя трезвой и объективной оценки ситуации. Дело в том, что привлечение к ответственности сотрудника в случае ДТП, а также повреждений автомобиля, станет почти невозможным, поэтому при оформлении доверенности должен присутствовать определенный уровень уверенности в честности и ответственности работника.

Налоговый учет

Компенсации не облагаются НДФЛ. Об этом говорится в письме № 03-04-06/22274 Минфина, Приказе Роструда № 17-3/В-291.

При расчете налога на прибыль сумма компенсации учитывается частично. Расчет ведется с использованием установленных нормативов и «привязывается» к объему двигателя:

  • 1200 руб. норматив для легковых автомобилей с двигателем до 2000 куб. м.;
  • 1500 руб. норматив для двигателя более 200 куб. м.

Расчет одинаков для организаций с обычной и упрощенной системой налогообложения.

Может вызвать нарекания у налоговой службы отражение в расходах фиксированной ежемесячной выплаты и сверх того, выплата расходов на ГСМ. Служба считает затраты на бензин уже заложенными в ежемесячную фиксированную выплату.

Отражение компенсации в статье расходов происходит после ее выплаты.

Использовать автомобиль работника в рабочих целях, можно, заключив договор на аренду. При таком договоре передается в пользование только транспорт, услуги по обслуживанию автомобиля собственник не оказывает. К договору прилагается акт передачи с описанием характеристик и стоимости машины. На балансе предприятия она отражается в качестве арендованного средства. Плата за пользование устанавливается по соглашению сторон. Разумнее выбирать оплату не фиксированную, а почасовую. Так собственнику не придется платить за часы простоя, например, если сотрудник будет на больничном или в отпуске.

При пользовании на условиях аренды в расходы организации попадут траты на бензин и обслуживание машины, на ее ремонт, мойку и стоянку. Все эти затраты списываются в расходы предприятия. С платы за аренду удерживается НДФЛ, компания-арендатор является налоговым агентом. Эта позиция отражена в письме Минфина № 03-04-06/33598. Зато страховые взносы в этом случае платить не придется. Ведь договоры по передаче имущества в пользование не облагаются взносами на травматизм и страхование.

Важно! Если сотрудник пользуется автомобилем по доверенности, то он может предоставить его в аренду по договору с разрешения собственника. Для этого в доверенности должна иметься строка о праве лица заключать от имени собственника договор аренды

Доход от аренды получит собственник.

Сравнительная таблица о преимуществах и недостатках аренды или компенсации

Сравнение По договору аренды С компенсацией
С точки зрения налогов Выплаты по договору аренды организация отражает в виде статьи расходов. Это актуально и для упрощенной системы налогообложения, и для общей Законодательством предусмотрены нормативы в зависимости от объема двигателя. Легковые машины нормируются организациями как с общей, так и с упрощенной системами налогообложения. Для грузовых машин: при ОСНО выплата списывается в расход полностью, при упрощенной системе списать в расходы нельзя
Включение в выплаты расходов на ГСМ и бензин Арендуя машину, организация берет на себя расходы по обслуживанию и покупке бензина и ГСМ. Поэтому такие траты могут быть учтены в расходах Согласно письму Минфина, в сумму компенсации уже включены затраты на бензин и ГСМ. Включение таких выплат в расходы сверх фиксированной нормы, может повлечь вопросы от налоговой
Наличие или отсутствие НДФЛ и страховых взносов С арендных выплат НДФЛ высчитывать нужно. От страховых взносов данный вид выплат освобожден НДФЛ и страховые взносы не предусмотрены. Выплачиваемая компенсация должна соответствовать указанной в соглашении сумме
Если работник не является собственником транспортного средства и пользуется машиной по доверенности Для оформления договора аренды необходимо согласие владельца машины. Если его личное присутствие невозможно, в доверенности пользователя должно быть указано право на заключение договора аренды В этом случае компенсацию не получится внести в расходы. Страховые взносы и НДФЛ в этом случае придется рассчитать

Чиновникам запретили использовать служебный транспорт в личных целях

Фото: Итар-Тасс Сергей Собянин подписал указ, который ограничивает использование служебных автомобилей в личных целях.

Изменяется процедура получения служебного автомобиля и порядок его использования, в частности запрещено ездить на машине с госномерами в личных целях. Чтобы стимулировать чиновников мэрии передвигаться на личных машинах, Сергей Собянин ввел компенсацию за использование личного транспорта. Ее размер не уточняется. 1167

О государственной и гражданской службе» в статье 17, пункт 18.

Так что Собянин не сделал ничего нового, — считает Петр Шкуматов, координатор движения «Синие ведерки».

, — полагает он.

Какие нужны документы сотруднику чтобы использовать служебный автомобиль в личных целях

  1. Вопрос №2501346

г. Москва • Вопросов: 05.07.2013 в 16:19 Имеется служебный автомобиль (оформленный на организацию), который используется для поездок по работе и Директор компании не имеет ничего против того, чтобы автомобиль использовался в личных целях (поездка на дачу, в магазин).

Какие нужны документы для сотрудников ГАИ при использовании служебного автомобиля? Как я понимаю нужен путевой лист с обязательными реквизитами, некоторые из них не понятно как заполнять, например, сведения о водителе, в том числе его фамилию, имя, отчество, дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Компания не транспортная и соответственно нет сотрудника, который мог бы проводить предрейсовый и послерейсовый медицинский осмотр.

На какой срок может быть выдан путевой лист? Или его нужно заполнять каждый раз перед поездкой.

Заявление на компенсацию гсм образец

Особенно если должность работника подразумевает длительные и частые разъезды (риелторы, менеджеры-продажники, представители торговых фирм, специалисты по вызову и пр.).

Оборот фирмы зависит от того, как быстро работник попадает к клиенту. Не у всех предприятий достаточно большой автопарк, поэтому многие работодатели предпочитают принимать на работу людей, имеющих личный автотранспорт. Таким работникам положена компенсация ГСМ и других затрат по содержанию автомобиля, так как эти статьи расходов должна нести организация.

Ст. 188 ТК РФ предусматривает компенсации за эксплуатацию работодателем частной собственности сотрудников:

  1. Выплаты за амортизацию автомобиля.
  2. Выплаты, покрывающие все денежные затраты на содержание авто.

Что же такое компенсация ГСМ? Расшифровка проста – это возмещение денежных затрат на приобретение горюче-смазочных материалов, использованных в процессе эксплуатации автомобиля.

Компенсация расходов ГСМ и на амортизацию транспортного средства не облагается НДФЛ, с нее не берутся взносы по страхованию при условии, что она не больше суммы, предусмотренной в договоре между работником и работодателем (ст. 217 НК РФ). Но для освобождения этих денежных выплат от налогов нужно документально доказать, что это не полученные работником доходы, а именно компенсации.

Документы для подтверждения статуса компенсаций для денежных средств:

  1. Финансовые документы о затратах на приобретение ГСМ (чеки, накладные).
  2. Путевые листы или записи в «Журнале поездок по служебной необходимости» (если в договоре нет фиксированной суммы ежемесячной компенсации). В таких документах всегда указываются реквизиты компании, как и в любом первичном документе.
  3. Свидетельство о регистрации автомобиля (копия).
  4. Трудовой договор (или приложение к нему) с соглашением о привлечении транспортного средства работника к использованию в интересах предприятия.

Компенсация сотрудникам, использующим личный транспорт, может быть произведена только после заключения соглашения, в котором работодатель и работник письменно оговаривают, что личное авто работника будут задействовать для выполнения служебных обязанностей. Есть два варианта, как оформить компенсацию ГСМ:

  • Соглашение об использовании автотранспорта оформляют отдельным документом.
  • Соглашение входит в трудовой договор.

Второй вариант более приемлем.

Если условия соглашения перестают устраивать одну из сторон (подорожал бензин, изменилась марка автомобиля и пр.), договор компенсации ГСМ легче перезаключить. При заключении данного договора указываются такие пункты:

  1. Регистрационные номера и объем двигателя.
  2. Размер компенсации ГСМ владельцу.
  3. Перечень других расходов по техническому обслуживанию транспорта.
  4. Марка автомобиля и год выпуска.
  5. Каким образом и в какие сроки будет происходить компенсация затрат на ГСМ и др.