Принципы remote: как организовать удалённую работу

Как оформить удаленный режим труда?

Содержание

Алгоритм действий работодателя по переводу сотрудника на дистанционную работу будет следующим:

  1. предложение работнику перевода на удаленную работу;
  2. заключение дополнительного соглашения к трудовому договору;
  3. оформление приказа о переводе;
  4. фиксация рабочего времени в табеле учета.

Чтобы перевод был оформлен законно, после подписания сторонами дополнительного соглашения работодателю необходимо издать приказ о переводе, содержащий следующие сведения:

  • наименование организации-работодателя;
  • дату и номер документа;
  • обоснование (например, , ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения», заявление работника, дополнительное соглашение);
  • период, в течение которого сотрудник будет исполнять свои обязанности в дистанционном режиме.

Важно! Каждый работник, переводимый на дистанционную работу, должен лично ознакомиться с приказом, подтвердив факт ознакомления личной подписью.

Скачать образец приказа о переводе сотрудника на дистанционную работуМы не рекомендуем самостоятельно оформлять документы. Экономьте время – обращайтесь к нашим юристам по телефонам:
8 (800) 350-29-87

Обязаны ли работодатели переводить сотрудников на удаленку

Если коротко, то — нет. Сейчас в Москве и некоторых других регионах (например, в Липецкой области) действительно приняты и реализуются меры профилактики распространения коронавирусной инфекции, предусматривающие для работодателей и работников дополнительные обязанности. В частности, в соответствии с указом мэрии Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ организации и ИП на время распространения коронавирусной инфекции обязываются:

  • обеспечивать измерение температуры тела сотрудников на рабочих местах;
  • отстранять от работы сотрудников с повышенной температурой;
  • оказывать работникам содействие в обеспечении соблюдения режима самоизоляции на дому.
  • незамедлительно представлять по требованию Роспотребнадзора информацию обо всех контактах заболевшего новой коронавирусной инфекцией (2019-nCoV);
  • обеспечивать проведение дезинфекции помещений, где находился заболевший;
  • не допускать к работе сотрудников, которые должны соблюдать режим самоизоляции на дому.

Вместе с тем об обязательном переводе сотрудников, в том числе и тех, кто находится в зоне риска, на дистанционную работу в указе ничего не говорится. Региональные власти принимают указы и распоряжения строго в рамках своих полномочий и компетенции. При этом они могут регулировать трудовые отношения, но только в части, не противоречащей ТК РФ. В противном случае региональные акты не будут иметь никакой юридической силы, и будет применяться ТК РФ (ст. 5 ТК РФ). 

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

1. Работодатели не обязаны переводить сотрудников на удаленку, они делают это добровольно.

2. Принудительно перевести сотрудника на удаленку нельзя, он должен согласиться. Введение на региональном уровне профилактических мер по борьбе с распространением коронавирусной инфекции не позволяет работодателям переводить сотрудников на дистанционную работу на основании односторонних распоряжений.

3. Чтобы перевести работника на удаленку, не обязательно расторгать уже существующий трудовой договор и заключать новый договор о дистанционной работе. Достаточно внести в действующий договор соответствующие изменения или подписать дополнительное соглашение.

4. Режим работы и отдыха дистанционный работник устанавливает по своему усмотрению. Но если в соглашении будет указан конкретный график удаленной работы, сотрудник обязан его придерживаться.

5. На удаленных сотрудников распространяются все права и гарантии соблюдения этих прав, что и на всех прочих работников, согласно ТК РФ.

Именно поэтому никто не может обязать работодателей и их сотрудников менять сложившиеся трудовые отношения и переходить на дистанционную работу. При этом, региональные власти, безусловно, могут рекомендовать работодателям перевод на удаленную работу как меру борьбы с распространением инфекции. Так, мэр Москвы Сергей Собянин призвал столичных работодателей перевести работников на дистанционную работу на период пандемии коронавируса. Глава города отметил, что к настоящему времени десятки предприятий и организаций уже добровольно перевели своих сотрудников на работу дистанционным способом.

«В сложившихся обстоятельствах обращаюсь с просьбой ко всем работодателям города Москвы последовать их примеру и, по возможности, перевести часть ваших работников на работу из дома. Особенно это касается женщин, дети которых в ближайшие недели не будут ходить в школу. Тем самым вы внесете огромный вклад в борьбу с коронавирусной инфекцией», — отмечается в сообщении мэра. 

Понятие дистанционного труда

С развитием информационных технологий иногда для выполнения какой-либо работы не обязательно присутствовать на рабочем месте. Уже сейчас получает распространение работа on-line, когда работодатели и работники с помощью специальных технических средств поддерживают рабочие контакты, находясь в различных местах.

Для начала давайте разберемся, какая работа носит удаленный характер. В первую очередь, это работа вне офиса. Неотъемлемыми атрибутами дистанционного труда являются современные виды телекоммуникации (электронная почта, веб-интерфейсы, программные продукты для взаимодействия on-line). Исполнители в этом случае находятся на расстоянии от места, где востребованы результаты их трудовой деятельности.

Такая работа может существовать в различных формах. Например, надомный труд осуществляется по месту жительства работника, при этом работа может выполняться как из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем, так и приобретаемых надомником за свой счет (ст. 310 ТК РФ).

Так называемый фриланс — это тоже разновидность удаленной работы. В данном случае физические лица, не связанные трудовыми отношениями с какими-либо работодателями, оказывают различные услуги как предприятиям и организациям, так и физическим лицам. Обычно фрилансеры оформляют свои трудовые отношения гражданско-правовым договором.

Следующей разновидностью удаленного труда является дистанционная работа: офис работодателя расположен не в том регионе или городе, где трудится работник.

Отметим, что удаленная работа может осуществляться:

  • на дому (рабочее место оборудовано дома, работнику не нужно присутствовать в офисе);
  • в командировках или на объектах заказчиков (например, в строительных компаниях, когда необходимо контролировать деятельность строительных бригад, используются e-mail, ICQ, мобильная связь);
  • с условием обязательного появления в офисе с определенной периодичностью, например раз в две недели (такой режим удаленной работы подойдет руководителям интернет-проектов: для выполнения своих обязанностей им достаточно компьютера с выходом в Интернет и мобильной связи, однако иногда им необходимо присутствовать на планерках с руководством компании, посещать семинары, конференции, тренинги);
  • на территории работодателя, находящейся далеко от места, где базируется работодатель (например, работодатель находится в одном городе, а работник выполняет работы в другом городе).

Как видим, определенная работа может выполняться в рамках как гражданско-правовых, так и трудовых отношений. На первый взгляд, гражданско-правовые отношения более приемлемы для осуществления дистанционного труда. Однако при этом у работника возникают некоторые дополнительные обязанности: он самостоятельно должен заботиться о поиске клиентов, изучении рынка, обеспечении себя ресурсами и повышении профессионального уровня. Более того, в соответствии с действующим законодательством ему придется зарегистрироваться в качестве индивидуального предпринимателя. Не все работники этого желают, и поэтому большинство из них отдает предпочтение все-таки трудовым отношениям.

Особенности договора о дистанционной работе

У договора о дистанционной работе есть несколько особенностей.

1. Интернет

Этот договор предназначен для случаев, когда сотрудник использует интернет для выполнения трудовых функций (то есть сама работа связана с интернетом) и для обратной связи с работодателем (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ). Но это не значит, что заключить его можно только с представителями интернет-профессий.

2. Фраза про дистанционность

По словам Анны Ивановой, главный признак договора о дистанционной работе — то, что у работника нет рабочего места, находящегося под контролем работодателя.

В договоре обязательно нужно указать, что работа выполняется дистанционно. Туманной фразы о том, что сотрудник может работать удаленно, недостаточно. Написать можно, например, так:

Обычно еще дополнительно пишут, что местом выполнения работы является местонахождение работника, но это необязательно.

3. Отчетность работника

Нужно продумать и прописать в договоре порядок и сроки предоставления сотрудником отчетов о проделанной работе (ч. 8 ст. 312.2 ТК РФ).

4. Средства труда

Обязательно надо написать про оборудование, программное обеспечение, средства защиты информации (поскольку работа и взаимодействие по рабочим вопросам связаны с использованием интернета) и другие средства, которые использует работник. Потому что по закону всем необходимым для работы сотрудника должен обеспечить работодатель.

Возможны два варианта:

  • Всем этим его обеспечивает работодатель. Тогда нужно написать, что и в каком порядке, в какие сроки.
  • Сотрудник обеспечивает себя всем этим сам, но тогда нужно установить размеры, порядок и сроки выплаты работнику компенсации за использование его средств (ч. 8 ст. 312.2 ТК РФ).

Кстати, во втором случае можно указать в договоре, что сотрудник обязан использовать оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, рекомендованные работодателем.

Например, вам нужно, чтобы человек работал в конкретных профессиональных программах и использовал определенные средства связи (конкретные мессенджеры и так далее). Вы можете его обязать это делать. Но если эти программы и другие средства платные, то вы должны ему компенсировать их приобретение либо организовать удаленный доступ к программе, которая установлена у вас во внутренней сети.

Если оборудования и средства предоставляете вы или хотя бы рекомендуете сотруднику, что ему применять, то нужно под роспись ознакомить его с требованиями охраны труда при работе с этим оборудованием и средствами.

5. Режим работы

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работник устанавливает себе по своему усмотрению (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ). Но в договоре можно установить «иное». Что это значит? Стандартное условие о режиме работы, например, с 9:00 до 19:00 с перерывом на обед кажется комичным, учитывая, что его выполнение на «дистанционке» очень трудно будет проконтролировать.

На практике пишут просто общее количество рабочих часов в неделю, а подробности — в зависимости от характера работы (надо ли вам, чтобы сотрудник всегда был на связи в ваши обычные рабочие часы или это не обязательно). Например, так:

Режим рабочего времени и времени отдыха работник устанавливает самостоятельно.

Или:

Работник должен быть доступен для связи с ним со стороны работодателя с использованием таких-то средств связи по будним дням в такой-то период (например, с 10:00 до 19:00).

Или:

Режим рабочего времени и времени отдыха работник устанавливает самостоятельно, но с учетом того, что он должен быть доступен для связи с ним со стороны работодателя с использованием таких-то средств связи в такой-то промежуток времени в будние дни.

Только не забудьте указать, по какому часовому поясу будет определяться время, если вы с сотрудником находитесь в разных часовых поясах.

6. Трудовая книжка

Можно обойтись без нее. То есть сотрудник может не передавать вам трудовую книжку для записи о работе и хранения, а если у этого сотрудника еще нет трудовой книжки, вы не обязаны ее ему заводить. Только про это нужно написать в договоре, если такого условия не будет, то трудовая книжка нужна, как обычно.

Порядок заключения трудового договора с дистанционным работником

Установленных законодательством особенностей порядка заключения трудового договора с (надомниками) нет. Это означает, что является общим и регулируется статьями 63 – 71 Трудового кодекса РФ.

6 апреля 2013 года Президентом РФ подписан Федеральный закон от 05.04.2013 № 60-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» (далее — Закон № 60-ФЗ), которым Трудовой кодекс РФ дополнен новой главой 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников», которым (в том числе) разделены понятия «надомник» и «»

Напомню, что заключение трудового договора с любым (в том числе — дистанционным) работником состоит из следующих этапов:

  • ;

  • ;

  • ;

На практике особенности заключения трудового договора с дистанционным (удаленным) работником есть и связаны они в большинстве случаев с тем, что работодатель и дистанционный работник находятся в разных регионах (т.е. на большом расстоянии), поэтому реализовать требования статей 63 – 71 Трудового кодекса РФ фактически не могут.

Практически эта проблема решается только одним способом – указанием в оформляемых документах даты их оформления, которая (как правило) отличается от даты совершения сторонами трудовых отношений фактических действий по заключению трудового договора. Таким образом, можно лишь констатировать, что установленные трудовым законодательством правила оформления трудовых отношений для надомников, мягко говоря, не актуальны.

Теперь эта проблема решается с помощью специально введенной в Трудовой кодекс РФ , регулирующей порядок заключения с дистанционным работником, которой урегулирован пробел ТК, связанный с порядком подписания трудового договора с дистанционным работником и необходимостью ознакомить такого работника под роспись с , непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника. Согласно указанной норме трудовой договор о дистанционной работе можно заключить путем обмена бумажными (по почте) или .

При заключении трудового договора путем обмена электронными документами необходимо обратить внимание на следующее:

  • не позднее 3 со дня заключения трудового договора обязан направить дистанционному работнику оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ);

  • для подписания трудового договора работник и работодатель должны использовать усиленные квалифицированные электронные подписи (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ).

Примечание: для оформления усиленной квалифицированной электронной подписи нужно обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр и представить необходимые документы (ст. ст. 15, 17, ч. 2 ст. 18 Закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ).

если работник заключает трудовой договор впервые, то страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования он должен получить самостоятельно (ч. 4 ст. 312.2 ТК);

документы, которые работник обязан предъявить работодателю при приеме на работу согласно ст. 65 ТК РФ (паспорт, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, документы воинского учета, документ об образовании и квалификации и др.), могут быть направлены работодателю в форме электронного документа. Однако по требованию работодателя работник обязан направить ему по почте заказным письмом с уведомлением о вручении нотариально заверенные копии данных документов на бумажном носителе (ч. 3 ст. 312.2 ТК).

Трудовая книжка должна быть предоставлена работодателю дистанционным работником лично либо путем направления ее по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 7 ст. 312.2 ТК);

ознакомление принимаемого на работу дистанционного работника с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, иными , непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника (ч. 3 ст. 68 ТК), может осуществляться путем обмена электронными документами (ч. 5 ст. 312.2 ТК). В аналогичном порядке (путем обмена электронными документами) работник может быть ознакомлен с иными принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами (ч. 5 ст. 312.1 ТК).

Как обеспечить работника ресурсами: два варианта

Организационно удаленная работа может быть устроена по-разному. Первый подход предполагает, что для работы из дома сотрудники используют собственную технику, программное обеспечение и расходные материалы, а также самостоятельно оплачивают интернет и сотовую связь.

При «удаленке» необходимо обмениваться электронными документами с сотрудниками и контрагентами

При втором подходе работодатель полностью обеспечивает сотрудников на «удаленке» всем необходимым для работы. Другими словами, всю материальную базу (ноутбуки, роутеры, телефоны, принтеры и другую технику; расходные материалы), а также программное обеспечение организация закупает за свой счет и на свое имя. А затем по мере необходимости выдает соответствующие ценности работникам.

Советы для работодателей

  • Прежде чем «удалять» сотрудников, побеседуйте и уточните их жизненные обстоятельства. Случай из практики: женщина написала заявление о переходе на удаленную работу на время эпидемии, обязуясь работать на домашнем компьютере. Затем выяснилось, что на «дистанционку» вывели ее мужа и детей.
  • По возможности делайте переход поэтапным либо давайте несколько часов – день на обустройство рабочего места, наладку ПО и т.д.
  • «Напрягите» службу техподдержки (если есть): далеко не все сотрудники разбираются в том, что «потянет» их компьютер, какие на нем программы. Через программу TeamViewer можно удаленно помочь им наладить ПО.
  • Выдайте при необходимости нужное оборудование. Для этого достаточно оформить акт или простую расписку о получении.
  • В абсолютном большинстве случаев для командной работы, электронного документооборота и эффективного взаимодействия достаточно простых и бесплатных средств: общая папка в облаке, документы на ГуглДиске, Skype, WhatsApp и тому подобные программы. Также можно использовать полезные программы для совместной работы и CRM-системы.
  • Определите рациональный способ быстрой связи: часто удобнее не сразу набирать телефон сотрудника, а сбросить ему в мессенджере условный знак, подразумевающий, что ждете звонка от него в течение 10 минут.
  • Контролируйте результаты (промежуточные и итоговые), а не процессы и условия их получения.
  • Помните – поддержку корпоративной культуры, командного духа, нематериальную мотивацию труда никто не отменял! Общение, поощрение, вдохновение, «фирменный» юмор, обратная связь уместны (и очень нужны!) на удаленке!

В этой статье мы разобрались, как можно перевести сотрудника на удаленную работу, какие документы при этом необходимо оформить

Как видите, в законодательстве есть нюансы, которые важно учитывать. Данная статья поможет правильно подготовить все документы и адаптировать процессы в компании

Рекомендуем

Как взять кредит без официальной работы?

Фрилансеры часто официально не трудоустроены и при необходимости получить кредит у них возникают сложности. Особенно если кредит крупный, на …

Как правильно выбрать вклад в банке и заработать на процентах?

В этой статье я подробно расскажу, как выбрать вклад в банке и на какие уловки банкиров не стоит попадаться, если вы решили вложить деньги под …

Меры – правильные, штрафы – большие

Если говорить о правилах для удаленщиков, то подобные меры напоминают нарушение прав человека. Власти могут увидеть человека по камерам, которой уехал на машине по делам, но как они определят, поехал ли он на работу.

Что касается требований для работодателей, тут возникает логичный вопрос – зачем такие большие штрафы. Коронакризис и так вынудил многие организации обанкротиться, а тут еще и штрафы до 1 млн рублей.

Сергей Собянин правильно делает, что начинает бороться с распространением коронавирусной инфекции в московском регионе. Ограничительные меры действительно улучшают эпидемиологическую обстановку, но штрафы за нарушения только усугубляют финансовое положение как граждан, так и работодателей.

Как контролировать удалённого сотрудника?

У нас нет оснований не доверять авторитетному изданию Gallop, но в данном исследовании принимали участие только те сотрудники, которые перевелись на удаленку, сознательно, по своей воле, точно зная, что найдут в себе силы самоорганизоваться.

Исследований же по продуктивности тех сотрудников, которые перешли на работу из дома вынужденно (например, в условиях глобальной эпидемии), нет, но по нашему опыту, продуктивность таких работников будет заметно ниже.

У сотрудника, который привык работать в офисе, дом, прежде всего, ассоциируется с отдыхом, поэтому даже самые мотивированные сотрудники, работая из дома, могут расслабиться и снизить продуктивность. Поэтому будьте готовы к тому, что с переходом на home office у вас вырастет нагрузка на менеджмент.

Если ваш персонал работает на компьютерах, предоставленных организацией – или через удалённый доступ к собственной рабочей станции – вы имеете полное право поставить на эти машины систему учета рабочего времени Kickidler. Где бы принадлежащий компании компьютер ни находился, он остаётся собственностью компании, предназначенной строго для выполнения работы. И вы, конечно, имеете право следить за использованием своего оборудования.

Что касается случая, в котором сотрудник работает за домашним компьютером, рекомендуем предложить персоналу следующую схему:

  1. Человек создаёт новую учётную запись пользователя, предназначенную именно для работы;
  2. Далее сотрудник устанавливает на неё все необходимые программы и модуль Kickidler, отслеживающий рабочую активность – такой же, как на офисном компьютере;
  3. Работает персонал под «рабочими» учётками, отдыхает – под личными.

В этом случае наша программа будет отслеживать только действия сотрудника во время работы, никак не взаимодействуя с его личными данными – нарушения неприкосновенности частной жизни не происходит.

Дистанционный работник: можно ли брать в штат лиц, проживающих за границей ?

Минтруд РФ в своих письмах № 14-2/В-125 от 17 февраля 2016 года и № 17-3/ООГ-578 от 15 апреля 2016 года исключил возможность для работодателей принимать в штат на дистанционную работу сотрудников, проживающих за границей

Причем не важно, является ли это лицо иностранным гражданином или россиянином, трудящимся за пределами РФ

Потому что положения статьи 312.3 ТК РФ обязывают работодателя обеспечить безопасные условия и охрану труда дистанционных работников. А российские трудовые нормы действуют только на территории России. Следовательно, работодатель не сможет обеспечить безопасными условиями дистанционных работников, трудящихся за пределами РФ.

Кого можно переводить на удаленную работу?

Представителей далеко не всех профессий можно «удалить». Но глобальный «исход из офиса» уже начался в проектировании, продажах, финансах, дизайне, журналистике, программировании, дополнительном образовании, управлении логистикой и других сферах. Если 3/4 функционала сотрудника не требуют его физического присутствия, можно думать о новых форматах работы.

Перевод сотрудников на удаленку нужно сделать рационально и законно.

Прежде всего, необходимо отличать три ситуации:

  • Фриланс (свободное предложение специалистом своих услуг на рынке многим заказчикам). Как правило, не оформляется трудовым договором. Оказываются разовые услуги. Можно использовать форматы гражданско-правового договора (ГПХ), ИП или самозанятости.
  • Полностью удаленный сотрудник, изначально не берущий на себя обязательств находиться на территории работодателя (их труд регулируется Статьей 312 ТК РФ).
  • Временный или частичный перевод на удаленную работу ранее нанятых сотрудников.

Временный перевод пока не регулируется законом, что создает почву для взаимного недоверия работника и работодателя. Но в свете актуальных событий марта 2020 года депутаты ускорили рассмотрение поправок в ТК. Предполагается введение понятий «режим неполной дистанционной занятости» и «временная удаленная работа». Безусловно, для таких вариантов время уже пришло!

В первом случае подразумевается гибкое сочетание «очной» и «заочной» занятости в формате, устраивающем работника и работодателя. Допустим, ценный для компании специалист переезжает жить в пригород. Для него может быть установлен режим 4 дня удаленка + 1 в офисе (или любой другой вариант, устраивающий обе стороны трудовых отношений).

Во втором случае предусмотрен временный перевод сотрудников на удаленную работу, если этого требуют какие-либо обстоятельства (от эпидемии до покраски стен).

Пока изменения в трудовой кодекс не внесли, работодатель может опираться на положения Статьи 312, а дополнительно учитывать Рекомендации Роструда в форме вопросов и ответов от 23 марта 2020 года как прецедент в условиях подготовки законодательного закрепления норм https://rosmintrud.ru.

Нужно ли согласие работника для перевода на удаленную работу?

Безусловно, переход на удаленную работу возможен только при наличии добровольного информированного согласия сотрудника:

  • Если сотрудник переводится на удаленку временно или частично, нужно его письменное заявление об этом.

Принуждать официально нанятого для «очного» труда человека изменить место выполнения трудовой функции чревато. Это может трактоваться как ухудшение условий трудового договора. В случае жалоб сотрудников суд и трудовая инспекция встанут на сторону работника.

Также нельзя уменьшать оплату труда сотруднику на удаленке по сравнению с тем, что написано в ТД и/или положении об оплате труда.

Почему выгодна удаленка

Преимущества дистанционной работы очевидны для обеих сторон. Для работодателя они как минимум в следующем:

  • можно арендовать меньше площадей под офис, а в некоторых случаях обойтись и вовсе без него;
  • можно привлечь работников из иных регионов с более низким уровнем зарплат в своей сфере, сэкономив тем самым на расходах и не поступившись качеством работы;
  • при удаленной работе не создаются рабочие места на территории компании, а значит, не нужно проводить обязательную для всех специальную оценку условий, обеспечивать охрану труда.

Для сотрудника на удаленке также есть свои плюсы – он не тратит время на сборы и дорогу, находится в привычной домашней обстановке, зачастую сам формирует распорядок дня. Хотя в первое время это может расслаблять, поэтому важна самодисциплина и контроль со стороны нанимателя. В итоге и это обернется в плюс компании, ведь работник будет более эффективен.

В настоящее время нельзя не упомянуть еще об одном плюсе работы на удалении от коллектива. Это отсутствие контактов и снижение риска получить инфекцию COVID-19 либо самому стать причиной заболевания коллег.

Бесплатное бухгалтерское обслуживание от 1С

Как оформить удаленную работу при коронавирусе

При введении удаленного режима работы кадровику необходимо проделать большой объем работы, внося изменения в трудовые соглашения с сотрудниками. Для этого нужно выполнить несколько шагов.

Шаг 1. Определить, каких именно работников можно перевести на удаленную работу

Вместе с руководителями подразделений необходимо определить, кто из сотрудников сможет работать в домашних условиях без потери качества работы.

Для этого необходимо обеспечить их на рабочих местах необходимыми программами, открыть внешний доступ к сетевым ресурсам фирмы.

Желательно оформить в виде распоряжения список, кого из работников поименно, либо сотрудников каких должностей можно временно перевести на удаленную работу.

Шаг 2. Обговорить с работником перевод на удаленную работу

Необходимо обсудить с сотрудниками их возможность трудиться удаленно, уточнить — у кого есть для этого необходимая компьютерная и оргтехника.

Если работник не согласен с таким переводом, то сделать это принудительно только на основании распоряжения руководителя нельзя.

Все дело в том, что изменение места работы — это существенное условие трудового соглашения, а оно в свою очередь должно быть осуществлено только путем подписания допсоглашения.

Даже введение региональных профилактических мер не изменяет данный порядок, и не может являться основанием для одностороннего внесения изменений.

Внимание! В такой ситуации перевод на дистанционную работу может быть осуществим только в рамках ТК, а это предполагает уведомление сотрудника за 2 месяца до изменений, что в условиях распространения коронавируса не приемлемо.

Шаг 3. Оформить дополнительное соглашение

При получении от работника согласия на удаленную работу, необходимо подготовить дополнительное соглашение.

Необходимо помнить, что такой переход на удаленную работу — это только изменение места работы сотрудника. Он остается у того же работодателя и будет выполнять все те же трудовые функции. Таким образом, это не является переводом на другую работу.

В дополнительное соглашение необходимо внести следующие условия:

  • Указать, что работа будет выполняться дистанционно — это главный пункт изменений;
  • В качестве места работы необходимо указать наименование работодателя. Списывать адрес проживания на период удаленной работы сюда не нужно;
  • Необходимо указать порядок обеспечения безопасных условий труда сотрудника;
  • Определить порядок обмена информацией между работником и офисом, либо между работниками. Отдельно необходимо оговорить правила обмена данными, которые составляют государственную либо корпоративную тайну;
  • Определить порядок обеспечения работника имуществом, необходимым для исполнения обязанностей;
  • Определить условия контроля за трудом сотрудника — например, как он должен отчитываться о проделанной работе, как часто это должно происходить и т.д.

Внимание! Если сотрудник будет для исполнения обязанностей использовать личную технику (планшет, компьютер, принтер и т. д.), необходимо описать порядок начисления и выплаты компенсации за это.

Шаг 4. Оформить приказ

На основании заключенного трудового соглашения издается приказ, который закрепляет перевод сотрудника на удаленную работу на определенный срок. Текст приказа оформляется в произвольной форме.