Как написать письмо контрагенту в сбисе

Правила получения документов в системе СБИС

Содержание

Ежедневно компании получают документы в программе, как от контрагентов, так и от госучреждений. При получении, входящие документы автоматически обрабатываются программой и сортируются, впоследствии переходя к сотрудникам.

В СБИС определен регламент проведения операции, её тип и правила, в соответствии с которыми поступивший документ будет обработан и принят компанией.

Также настроена автоматическая передача ответственному сотруднику или подразделению.

Правила получения документов и их регистрации и последующей обработки заданы по умолчанию. В соответствии с требованиями Вашей компании, можно изменить установленные правила или настроить свои.

Как изменить правила получения документов по умолчанию

Если вы не стали менять настройки получения документов, то все входящий регистрируются автоматически в соответствии с правилами по умолчанию.

При заданных таким образом правилах получения документов можно настроить вручную следующие параметры в личном кабинете:

  • «Ограничить круг отправителей» — с помощью которого Вы сможете определять от кого получать документы;
  • «Включить ручное распределение»;
  • «Настроить передачу ответственному» — в соответствии с которым документы на выполнение будут передаваться назначенному лицу.

Чтобы изменить эти параметры, Вам нужно будет осуществить следующие действия:

  • Перейти в раздел «Документы»;
  • Зайти в папку «Входящие»;
  • Нажать на значок, обозначающий настройки;
  • Изменить соответствующий параметр;
  • Сохранить изменения.

Как изменить настройку «Ограничить круг отправителей»

Если по какой-то причине Вы не хотите получать документы с помощью электронного документооборота СБИС от всех пользователей, либо хотите исключить конкретных, то понадобится:

  • Следуя инструкции выше перейти в раздел «От кого получать документы?»;
  • Добавить контакты, с которыми Вы планируете осуществлять электронный документооборот в «Избранные»;
  • Выбрать параметр получения документов «Только от внесенных в Избранные».

Таким образом, Вы будете получать документы только от тех контрагентов, кого сами внесли в список. Другие контрагенты не смогут осуществлять с вами ЭДО.

Как изменить настройку «Включить ручное распределение»

Для того чтобы входящие документы не обрабатывались и регистрировались автоматически, можно изменить функцию регистрации документов на ручную, для этого:

  • Следуя инструкции выше, переходим в раздел «Правила регистрации»;
  • Далее нажимаем на слово «автоматически» в настройках, заданных по умолчанию;
  • Меняем автоматическую регистрацию на регистрацию вручную.

Как изменить настройку  «Настроить передачу ответственному»

Для того чтобы изменить ответственное лицо, и порядок его определения нужно:

  • Перейти в раздел «Правила регистрации», аналогично с предыдущей настройкой;
  • Выбрать подходящий способ регистрации ответственного лица.
  • Измените порядок определения ответственного, если правило вам не подходит.

Особенности работы ЭДО в отраслях

В сервисе организованы индивидуальные разработки для всех отраслей.

Таблица 1: СБИС в отраслях

Вид бизнеса Функционал
Производство Ø  Согласование заказов, стоимости, контрактов, условий поставки;

Ø  Контроль остатков сырья, поставок поставщиков;

Ø  Создание облачного каталога продукции;

Ø  Подтверждение сертификатов на соответствие международным стандартам качества продукции;

Общественное питание Ø  Статистика работы сетевых предприятий и каждой точки отдельно;

Ø  Кадровый учет сотрудников;

Ø  Создавать отчет ОФД онлайн кассы;

Логистика и транспорт Ø  Получение электронных заказов;

Ø  Отслеживание процесса доставки;

Ø  Складская логистика;

Ø  Закрывающие документы.

Рис 6: СБИС в общепите

Как пригласить контрагента в ЭДО 1С

Пригласить своих контрагентов к обмену электронными документами можно с помощью «1С-Такском» и «Такском-Файлер».

Пользователи 1С могут отправить приглашение из своей конфигурации. Обязательно наличие активной ИТС подписки у пользователя для подключения и использования сервиса.

1. Для этого нужно перейти в раздел «Администрирование» — «Обмен электронными документами».

2. Затем раскрыть список опций в пункте аккордеона «Обмен с контрагентами» и выбрать «Настройки ЭДО».

3. В открывшемся окне нажать кнопку «Создать».

4. Далее следует заполнить данные о новой настройке ЭДО:

  • в пункте «Профиль настроек ЭДО» нужно выбрать профиль настроек, по которому необходимо настроить обмен с контрагентом;
  • в пункте «Контрагент» нужно выбрать контрагента из справочника «Контрагенты», которому планируется отправка приглашения;
  • при необходимости выбрать договор в пункте «Договор контрагента»;
  • во вкладках «Исходящие» и «Входящие электронные документы» необходимо выбрать, какими документами планируется обмен с контрагентами, применяемые форматы и регламенты документооборота.

5. После заполнения данных в окне «Настройка ЭДО» нужно нажать кнопку «Отправить приглашение» и в открывшемся окне указать адрес электронной почты получателя приглашения (в поле «Электронная почта»). При необходимости следует заполнить поля «Идентификатор участника ЭДО» и «Текст приглашения», после чего нажать «Отправить».

6. В списке «Настройки ЭДО» появится отправленное приглашение в статусе «Ожидается согласование». После принятия приглашения контрагентом статус «Настройки ЭДО» изменится. Запросить актуальные статусы «Настроек ЭДО» можно, нажав кнопку «Обновить статусы подключения».

Обратите внимание!

Если вы хотите настроить обмен с контрагентом, который пользуется услугами другого оператора, через роуминг, то одному из контрагентов нужно будет оформить заявку своему оператору.

Чтобы принять приглашение от контрагента в программе «1С» нужно сделать следующее:

1. Если контрагент, отправивший вам приглашение, уже есть в справочнике «Контрагенты», то перейдите к пункту 2. Если контрагент, отправивший приглашение, отсутствует в справочнике, то нужно:

  • зайти в меню «Все функции» — «Справочники» — «Контрагенты»;
  • в появившемся окне нужно нажать «Создать» и заполнить информацию о контрагенте.
  • 2. Открыть справочник «Настройки ЭДО» (в «Бухгалтерии 3.0» — «Администрирование» — «Обмен электронными документами»).

2. Нажать «Обновить статусы подключения».

3. Затем нужно открыть приглашение со статусом «Требуется согласие».

4. Чтобы принять приглашение, выберите «Принять приглашение», при отказе — «Отклонить приглашение» в меню «Ещё».

Оператор электронного документооборота СБИС

СБИС выступает в качестве оператора ЭДО. При этом платформа СБИС — во многом специфичный, и в то же время уникальный продукт на российском рынке. Главная его особенность — «сверхцентрализация» пользовательского инструментария. Она заключается в том, что:

  1. В системе СБИС есть базовый модуль — открываемый по умолчанию для любого Аккаунта пользователя, который зарегистрирован в системе.

На уровне базового модуля бесплатно (или за небольшую плату — 500 рублей в год) доступно несколько востребованных инструментов (приспособленных, в основном, для самых элементарных операций в области электронного документооборота и сдачи отчетности в электронном виде — в ФНС, в государственные фонды).

  1. К базовому модулю подключаются (при последующем использовании в режиме «одного окна», а именно — одного окна браузера и загруженного в нем интерфейса) различные дополнительные инструменты — за который пользователь заплатил в соответствии с установленными тарифами.

Соответствующие инструменты могут быть представлены в разных комбинациях (и исходя из их совокупности можно условно определить назначение используемой инфраструктуры на базе системы СБИС). Либо — выбраны (и оплачены) «точечно» под конкретные задачи.

Таким образом, отмеченная «сверхцентрализация» примечательным образом сочетается с гибкостью подстройки системы СБИС под определенные потребности пользователя. И зависимости от «комбинации», система СБИС может, к примеру, выполнять роль:

  • кассовой платформы в магазине (при подключении соответствующего инструментария — );
  • инструмента для продвижения продаж ();
  • системы документооборота ().

Безусловно, возможно подключение сразу всех трех типов инструментов (и не только). Как результат — платформа СБИС может быть универсальной «суперсистемой», приспособленной к решению широкого круга задач.

Таким образом, применение СБИС в качестве системы электронного документооборота — это лишь частный случай ее комплектования инструментарием, дополняющим базовый модуль (который, к слову, сам по себе, как мы уже отметили выше, наделен функционалом для организации ЭДО).

На практике предприятие может в принципе не использовать систему как отдельный функционал СЭД — либо использовать ее как «суперсистему» — сочетающую в себе как функции электронного документооборота, как и те, которые характеризуют бухгалтерские и прочие инструменты, которые можно подключить по установленным тарифам.

Видео — как работает электронный документооборот СБИС:

Условимся, что мы планируем задействовать продукт СБИС как систему электронного документооборота «в чистом виде». Ознакомимся со спецификой ее комплектования необходимым инструментарием в этих целях, а также с возможностями такого инструментария подробнее.

Как получать документы в СБИС: поэтапная инструкция

Поступающие документы с помощью функционала СБИС определяются в раздел «Документы» — «Входящие». Обработка входящих документов включает в себя три этапа: получение, изучение и подписание.

После прохождения всех этапов, документы сохраняются в системе, и нет необходимости в подписании их на бумажном носителе, так как они носят равную юридическую силу.

Этап 1. Получение документов

Когда Вам поступит входящий документ, система СБИС автоматически уведомит Вас о поступлении с помощи оповещения. В случае если Вы настраивали дополнительные способы получения уведомлений, Вам также может быть направлено соответствующее письмо на электронную почту.

  • Для того чтобы ознакомиться с документом, необходимо нажать на кнопку «Обработать».
  • Если Вы хотите обработать документ позднее, то  выберите кнопку «Отложить».

Таким образом, входящий документ останется непрочитанным, а Вы будете периодически получать уведомления, чтобы не забыть о нем. Также Вы можете назначить конкретное время для напоминания о документе.

Этап 2. Ознакомление с документами

Когда Вы приступите к обработке документа, Вам необходимо будет перейти во входящие и открыть полученный файл.

Во вкладке «Документы» будет отображено имя отправителя и приложенные к письму файлы. Необходимо проверить данные документов на корректность на данном этапе.

Этап 3. Утверждение документов

После проверки документа на корректность, при обнаружении замечаний нажмите «Отклонить» и укажите причину. В случае если предоставленный документ корректен, нажмите «Утвердить», тем самым подписав его.

Для того чтобы пользоваться функцией обмена документов необходимо приобрети тариф «Обмен с контрагентами» сервиса «Документооборот и EDI».

После того как Вы утвердите полученный документ, для Вас и отправителя документ становится юридически значимым и содержит подписи обеих сторон.

Структура xls-файла со списком получателей

Лист1 – список получателей

  1. Первая строка является заголовком таблицы, которая должна содержать следующие заголовки: «ИНН», «КПП», «Название». Порядок следования столбцов не важен.
  2. Начиная со второй строки должны содержаться данные о получателях.

В xls-файле со списком получателей нельзя устанавливать какие-либо фильтры. Иначе при отправке такого файла возникнет ошибка «Объект не найден ядром базы данных Microsoft Jet».

Лист2 – параметры отправки

  1. Ячейка B1 — ИНН отправителя.
  2. Ячейка B2 — КПП отправителя.
  3. Ячейка B3 — тип отправляемого пакета документов («ДокОтгрИсх» — документы реализации; «ДоговорИсх» — договоры; «КоррИсх» — корреспонденция).
  4. Ячейка B4 — название регламента: «Договор» или «Корреспонденция». Если поле не заполнено, то документы будут отправлены по стандартному регламенту. Рекомендуется оставить данную ячейку пустой.
  5. Пятая строка — пустая.
  6. Ячейка A6 — название шапки таблицы — «Файлы». Заполненные значения ячеек ниже (А7, А8, . ) будут восприниматься СБИС Коннектом, как ячейки с именем отправляемого файла.
  7. Ячейки А7, А8. — полное имя отправляемого файла, включающее абсолютный путь. Отправляемый файл должен быть расположен вне рабочей папки СБИС Коннекта.

После того, как xls-файл готов, его необходимо положить в каталог «Отправляемые».

Источник статьи: http://sbis.ru/help/integration/catalog/agent_send/delivery

Функциональные возможности СБИС

На замену бумажным носителям пришел электронный документооборот. Через СБИС можно работать:

  1. Штатным сотрудникам организации.

Организовать внутренний обмен письмами, заявлениями. Проводить совещания, видео конференции. Загружать со сканера, жесткого диска, из 1С или SAP акты, ТОРГ-12, счет-фактуры и выдавать их не распечатывая на принтере.

Рис 3: торги

  1. Руководящим работникам.

Начальникам отделов, директорам, менеджерам доступна функция планирования: календарь задач. Участвовать в торгах, организованных на основании закона № 325-ФЗ от 21.11.2011 года, имея специальный цифровой ключ подписи. Финансистам и главным бухгалтерам: передавать в соответствующие структуры отчетность, отвечать на требования ИФНС, направлять документы для камеральной проверки.

  1. Сторонним представителям бизнеса.

Клиенты обмениваются сообщениями, передают на согласование и подпись контракты и отгрузочные документы. Передача происходит конфиденциально. Прочие пользователи ознакомиться с перепиской смогут после того, как им откроют доступ участники диалога.

Пользователям сервиса доступны возможности:

  • Поиска, проверки надежности и платежеспособности клиента по ИНН;
  • Приглашение контрагентов к электронной передаче документов;
  • Хранение неограниченного количества информации;
  • Входить в сервис без сложных настроек компьютера.

Справка! Квалификационный ключ ЭЦП обеспечивает защиту, заверяет декларации и отчеты по работе онлайн кассы в ИФНС. Конфиденциальность создают специализированные программы криптозащиты.

Что представляет собой сервис

Сбис электронный документооборот ЭДО – это система, позволяющая вести с партнерами: юридическими лицами, государственными и муниципальными службами, частными лицами, сотрудниками:

  • обмен первичными документами;
  • согласование договоров, спецификаций, дополнительных соглашений;
  • внутреннюю переписку с отделами по финансовым или административным вопросам.

Рис 2: документооборот

Единая электронная сеть является защищенным каналом связи, не только формирующей документооборот. Использование системы дает возможность быть в курсе событий организации в режиме 24/7. Позволяет управлять бизнесом из любой точки, где есть интернет.

Пошаговая инструкция по приглашению контрагента в ЭДО в 1C версии 8.3

В рассматриваемом примере приглашение контрагента выполнялось через 1C:Бухгалтерию конфигурации 3.0 версии КОРП.

Стоит отметить, если документооборот был настроен по заявлению, то есть был произведен «ручной» роуминг, то выставление настроек и отправка приглашения через 1C не нужна. Они будут созданы в системе в автоматическом порядке.

Для создания приглашения необходимо произвести следующие действия:

В разделе «Администрирование» в пункте «Настройки программы» выбираем пункт «Обмен ЭД».

В открывшемся окне необходимо развернуть пункт «Обмен с контрагентами». В этом случае будет открыто поле с несколькими ссылками и флажками. Среди них находим ссылку «Настройки ЭДО» и кликаем на нее.

В закладке «Настройки отправок» появится список приглашений. В верхнем меню кликаем на кнопку «Создать».

Жмем на кнопку «Статус приглашения». Всплывет диалоговое окно, где будет отображено предупреждение о необходимости записи документа. Выбираем пункт «Да».

В окне отправки пользователь должен проверить корректность отображаемых данных. При необходимости текст можно поменять. Если все верно, нажимаем на кнопку «Отправить».

Приходит оповещение об отправке приглашения. Если возникла ошибка, появятся данные о ней, а также рекомендации по ее устранению.

В отправленном приглашении содержатся ссылки на инструкции по правильной настройке. После того как принимающая сторона завершит настройку работы системы, электронные документы, подлежащие обороту, будут отправлены в автоматическом режиме. Статус отправленных приглашений пользователем может отслеживаться в папке «Текущие дела». Наименования подразделов соответствуют текущему состоянию приглашения: «Ждем согласие», «Требуется согласие» и так далее.

Отзыв отправленного приглашения

В системе предусмотрена возможность отозвать принятого или ожидающего подтверждения приглашения к электронному документообороту. Для этого необходимо следовать следующей инструкции:

  • В разделе «Текущие дела», выбираем подкаталог «Приглашения». Здесь жмем на папку с отправленным или принятым сообщением, которое должно быть отозвано.
  • Для этого открываем его форму.
  • В нижней ее части нажимаем на кнопку «Отозвать».

Процедура по приглашению к электронному документообороту в общем случае не должна вызвать особых затруднений. Отдельно стоит упомянуть, что для предприятий торговли предусмотрена возможность обмена с контрагентами УПД данными по маркировке продукции. В этом случае потребуется проведение дополнительных настроек для сопряжения с системой маркировки.

Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!

Сверка счетов-фактур с контрагентами в 1С
Как настроить список элементов справочников и документов в 1С

Отправка приглашения контрагенту через СБИС

Чтобы отправить приглашение контрагенту в рамках системы СБИС, понадобится:

  • Выбрать нужного человека в разделе «Компания» и совершить переход на его карточку;
  • Откроется форма приглашения, в которой нужно заполнить поля;
  • Если в кабинете пользователя указано несколько организаций, нужно выбрать отправителя;
  • Нужно указать электронную почту контрагента — при наличии ящика он будет автоматически указан системой;
  • В комментарии можно оставить краткое сопроводительное замечание.

После того, как все поля заполнены корректным образом, останется только отправить письмо, приглашая нужного человека зарегистрироваться в СБИС.

Следует обратить внимание на то, что отправка электронных документов доступна для любой компании, даже если та не подключена к СБИС. Контрагент, который не зарегистрирован в сервисе, на электронную почту придёт письмо, в котором будет указана ссылка для загрузки документов

Также такое письмо будет содержать приглашение присоединиться к СБИС

Контрагент, который не зарегистрирован в сервисе, на электронную почту придёт письмо, в котором будет указана ссылка для загрузки документов. Также такое письмо будет содержать приглашение присоединиться к СБИС.