Расходный кассовый ордер: для чего он нужен и как правильно его заполнить

Содержание

Содержание

Что такое расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер (РКО) – это документ, который применяется для оформления выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия.

Оформление расходного кассового ордера

РКО заполняется на компьютере либо выписывается от руки сотрудником бухгалтерии в одном экземпляре. Помарки и любые исправления не допускаются. Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации расходных и приходных кассовых документов (форма № КО-3), подписывается главным бухгалтером либо уполномоченным лицом, а также руководителем организации (подпись руководителя не является обязательной в случае, если его резолюция, разрешающая выдачу денег из кассы, есть на приложениях к РКО). Заполненный бланк расходного кассового ордера проверяется кассиром на правильность составления. Приложения к РКО погашаются кассиром надписью «Оплачено» либо штампом с проставлением даты на них. Расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия.

Как заполнять расходный кассовый ордер

Бланк расходного кассового ордера имеет унифицированную форму № КО-2. Приведем инструкцию по заполнению расходного кассового ордера:

  • в поле «Организация» пишется наименование организации, выдавшей РКО;
  • в графе «Структурное подразделение» указывается название структурного подразделения организации, выдавшего РКО (при его отсутствии ставится прочерк);
  • в строке «Номер документа» указывается порядковый номер РКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов (нумерация РКО должна быть непрерывной);
  • в поле «Дата составления» проставляется дата выдачи денег из кассы организации арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ.;
  • в графе «Дебет» указывается код структурного подразделения, в котором производится выдача денег (при его отсутствии ставится прочерк); номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отражается выбытие наличных денежных средств из кассы; код аналитического учета по корреспондирующему счету (если применение таких кодов не предусмотрено в организации, ставится прочерк);
  • в строке «Кредит» ставится номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денежных средств из кассы (как правило, это счет 50 «Касса»);
  • в графе «Сумма, руб. коп.» указывается выдаваемая из кассы денежная сумма цифрами;
  • в поле «Код целевого назначения» заносится код назначения использования выбывших из кассы денежных средств (если применение таких кодов не предусмотрено в организации, ставится прочерк);
  • в строке «Выдать» указывается ФИО лица в дательном падеже, кому будут выданы деньги из кассы организации;
  • в графе «Основание» пишется содержание хозяйственной операции (например: аванс на командировочные расходы, для сдачи в банк, выдача материальной помощи и т.п.);
  • в строке «Сумма», так же, как и в приходном кассовом ордере, указывается прописью с заглавной буквы сумма (в рублях) выдаваемых денежных средств из кассы предприятия, копейки пишутся цифрами. Следует отметить, если после указания суммы в рублях осталось свободное место в строке, оно прочеркивается;
  • в поле «Приложение» пишутся реквизиты прилагаемых первичных документов, на основании которых выдаются деньги из кассы предприятия (доверенность на получение денег – если деньги выдаются работнику сторонней организации, квитанция, приказ, заявление и пр.).

Ниже идут подписи и расшифровки подписей руководителя организации и главного бухгалтера.

Затем следуют строки, которые заполняет лицо, получающее деньги из кассы:

  • в строке «Получил» указывается прописью с заглавной буквы сумма (в рублях) получивших денежных средств из кассы предприятия, копейки пишутся цифрами. Следует отметить, если после указания суммы в рублях осталось свободное место в строке, оно прочеркивается;
  • ниже лицо, получившее деньги из кассы, указывает дату получения денежных средств и ставит свою подпись.

Следующие строки заполняются кассиром после выдачи денег по РКО: в них он указывает наименование, номер, дату и место выдачи документа, удостоверяющего личность человека, которому выдаются денежные средства из кассы предприятия, ниже ставит свою подпись и расшифровку подписи (фамилия и инициалы).

Скачать расходный кассовый ордер бесплатно

Скачать бланк расходного кассового ордера (форма № КО-2) в формате xls

Скачать образец заполнения расходного кассового ордера в формате xls

Бланк и пример заполнения расходного кассового ордера проверены на актуальность 18.05.2013 г.

Как заполняется РКО?

Бланк РКО определен законодательством РФ, а именно формой КО-2 2017 года. Правилами ведения бухгалтерской документации установлено, что документ действителен при отсутствии помарок, каких-либо исправлений, как в образце. Это требует того, чтобы все поля бланка были заполнены правильно.

Образец заполнения РКО в 2019 году предполагает такие требования в соответствующих полях:

  • организация – название юридического лица согласно регистрационным документам, то есть указание ;
  • подразделение –в случае работающего отдельного филиала, отдела у юридического лица, а также, если оно имеет полномочия на выдачу и проводит операцию данного типа, то указывается его полное название ;
  • номер – обязательно необходимо проставить порядковый номер РКО, который определяется каждым последующим документом данного типа;
  • дата – вписывается число, месяц и год оформления документа;
  • дебет – счет, с которого будут списаны средства для оплаты РКО;
  • кредит — корреспондентский счет, куда будут переведены средства;
  • сумма – это та сумма, которая определяет количество денежных средств, необходимых оплаты документа, она указывается в цифровом виде с копейками;
  • код целевого назначения – используется не всегда, лишь в том случае, когда ИП, как пример, самостоятельно определил такую необходимость, то есть имеет классификацию операций, согласно которой и проводится выдача средств;
  • получил – данные того, кто имеет право по предъявлению документов получить деньги, где вносятся полные ФИО, паспортные данные;
  • основание – причина выдачи, которая подтверждается финансовым документом, то есть указанием его номера и даты;
  • ПО – здесь могут быть указаны полные паспортные реквизиты;
  • выдал – указываются данные кассира, его ФИО, который оформил документ и выдал наличные деньги, как в образце.

Чтобы правильно оформить РКО в 2019, как требует образец, также необходимо зарегистрировать его в специальной Книге реестра.

Образец заполнения 2019 года имеет примерные данные, которые необходимо внести в бланк.

Какие требования предъявляются к расходному кассовому ордеру

Для правильного оформления расходника используется форма КО-2. Этот документ используется во многих ситуациях:

  • при переводе средств на банковский счет. Его номер обязательно указывается в расходнике;
  • когда сотрудник берет подотчетную сумму. Здесь указывается не только сумма, но и срок, по истечению которого получатель должен за нее отчитаться;
  • при получении мат.помощи, на командировку, в других целях;
  • когда деньги получает работник, который будет использовать их в интересах компании, например, приобретать товар, оплачивать услуги и др.

После оформления РКО документ подписывается директором фирмы и кассиром. К расходнику могут прилагаться дополнительные документы, например, заявление на выдачу средств. Стоит отметить, если заявление подписано руководителем организации, его подпись на расходнике не является обязательной.

Заполняя форму, необходимо позаботиться о том, чтобы здесь не было допущено ошибок. Также недопустимы и исправления. Если это и произошло, бланк считается недействительным и подлежит уничтожению. Оформляя РКО, обязательно нужно указать определенные данные:

  • название компании;
  • код налогоплательщика, который присвоен организации;
  • дата оформления расходника;
  • порядковый номер;
  • сумма, выдаваемая кассиром;
  • ФИО лица, получающего деньги;
  • получатель повторно должен прописать сумму своей рукой;
  • подпись получателя;
  • данные документов, с помощью которых кассир убедился, что дает деньги тому человеку;
  • подписи кассира предприятия или других уполномоченных лиц.

Бумажный носитель − это не единственный вариант оформления расходника. Для этого разрешается использовать и более современные средства для быстрой обработки данных и заполнения бланков. Если в этих целях был использован персональный компьютер, после оформления ордер распечатывается на принтере. Оформляется данный документ именно в тот день, когда были выданы наличные средства.

Понятие и суть расходного кассового ордера

РКО – это документ, который должен быть оформлен при каждой выдаче наличных из кассы компании. Бумага оформляется единожды и заполняется бухгалтером. Если на ней отсутствует подпись начальника предприятия, бухгалтера или лица, на чей счет переводятся средства, ордер считается недействительным.

Если в РКО отсутствует подпись ответственных лиц, ордер считается недействительным.

В этом документе фиксируется расход наличных средств, когда осуществляются следующие операции:

  • Выплаты поставщикам.
  • Возврат денег покупателям.
  • Перечисления по кредитным задолженностям.
  • Выплаты подотчетным лицам.
  • Пополнение ККМ.
  • Наличные взносы в банк.
  • Иное расходование наличных средств.

Что такое расходный кассовый ордер (форма КО-2)?

Заполнение формы КО-2

Форма КО-2 или РКО представляет собой важнейший документ в области кассовой дисциплины. В отличие от ПКО, обязанность её заполнения возникает не при поступлении денег на кассу, а при их выдаче. Но как и в случае с ПКО, РКО оформляется за подписью главного бухгалтера или лица его замещающего. Помимо него бумаги визирует кассир, как ответственное за выдачу лицо и сам получатель наличных.

В 2015 г. и последующие годы оформлять бланк РКО обязаны только юридические лица-предприниматели, поскольку с июня 2014 г. такая обязанность была законодательно снята с индивидуальных предпринимателей.

Последним больше не нужно вообще оформлять какие-либо документы, относящиеся к категории кассовой дисциплины, включая кассовые книги.

Как выглядит бланк РКО?

Бланк РКО, носящие название форма КО-2, в 2015 и 2016 гг. остался таким же, как и до того. В этом можно убедиться, если скачать его.

Приходный кассовый ордер

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

8 (800) 302-92-80 — Звонки из всех регионов бесплатно!

При чём, скачать документ можно совершенно бесплатно в различных форматах.

Что такое расходный кассовый ордер?

Расходный кассовый ордер — это, согласно действующей классификации, первичный документ, оформляемый при выдаче денег из кассы предприятия.

Расходный кассовый ордер может быть оформлен от руки или на компьютере

Основаниями для заполнения документа могут быть:

  • выдача заработной платы сотрудникам;
  • предоставление работнику средств в индивидуальном порядке (командировочные расходы или материальная помощь);
  • личное распоряжение руководителя;
  • передача денег в подотчёт.

Расходный кассовый ордер, в отличие от акта инвентаризации кассы, согласно действующим нормам заполняется любым уполномоченным сотрудником:

  • «собственным» или приглашённым (сторонним) бухгалтером;
  • главным бухгалтером организации;
  • другим назначенным лицом;
  • при отсутствии отдела бухучёта (например, в случае ИП) — непосредственно руководителем.

На заполненном бланке расходного кассового ордера (форма КО-2), бесплатно скачать который в форматах Word или Excel можно по приведённым ниже ссылкам, обязательно должны содержаться подписи получателя средств, составителя документа (лица из приведённого выше списка) и выдавшего деньги кассира.

Хотя ничто не мешает должностному лицу заполнить документ от руки (главное при этом — оставить в неприкосновенности форму бланка), значительно логичнее и проще будет воспользоваться достижениями современной вычислительной техники и внести сведения в расходный кассовый ордер прямо на компьютере. Электронное оформление позволит при необходимости вносить коррективы в документ, распечатав уже заключительную, полностью выверенную версию. Кроме того, бланк, оформленный на ПК, выглядит значительно аккуратнее и читается легче.

Согласно пункту 6.1 Указания Центробанка перед выдачей денежных средств кассир обязан:

  1. Удостовериться, что расходный кассовый ордер заверен подписью ответственного лица: сотрудника бухгалтерии, главного бухгалтера или руководителя отдела (предприятия).
  2. Сличить суммы, указанные цифрами и прописью: они должны полностью совпадать. При обнаружении даже минимальной разницы кассиру следует отказать в проведении операции до исправления проблемы и предоставления получателем скорректированного документа.
  3. Попросить получателя предоставить подходящий для идентификации личности документ (обычно паспорт или загранпаспорт; при получении денег третьим лицом оно должно предъявить нотариально заверенную доверенность) и внести его данные (серию, номер, место и дату выдачи паспорта, опционально — код подразделения и другие сведения) в соответствующее поле.
  4. Передать документ для подписи получателю средств, после чего расписаться в нижней графе бланка.

Лицо, которому выдаются деньги (в подотчёт или на невозвратной основе), должно до того, как поставить свою подпись, пересчитать наличные и удостовериться в соответствии их сумме, заявленной в расходном кассовом ордере.

Инструкция по заполнению

Изучить и скачать приходный кассовый ордер (бланк) бесплатно вы смогли в начале статьи. Теперь разберемся, как правильно заполнить его.

Рассмотрим эту процедуру по шагам.

Шаг 1. Заполняем шапку

Указываем полное наименование организации. Если есть касса в структурном подразделении — вписываем его название, а если нет — ставим прочерк.

Здесь же указываются коды ОКУД и ОКПО, присвоенные органом статистики.

Шаг 2. Заполняем разделы «Дебет» и «Кредит»

Номер документа соответствует порядковому номеру по журналу регистрации (форма № КО-3) с начала календарного года. Дата должна совпадать с днем передачи денег.

Строки «Дебет» и «Кредит» заполняются согласно утвержденному плану счетов учета.

Шаг 3. Указываем, кто и зачем внес средства

В строке «Принято» вписываем Ф.И.О. человека, от которого были приняты наличные деньги.

В строке «Основание» требуется уточнить хозяйственную операцию. К примеру, оплата за платные образовательные услуги.

Шаг 4. Вписываем сумму

Сумму указываем прописью.

ВАЖНО!

Помните, что сумма наличных расчетов в рамках одного договора может составлять не более 100 000 рублей. Принятие нескольких ПКО на общую сумму больше разрешенной также будет нарушением!

В строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, или запись «Без налога (НДС)».

Шаг 5. Заполняем квитанцию

Квитанция к ПКО заполняется аналогично.

Ставим печать только на квитанции. Левая часть ПКО оформляется без печати.

В завершение рекомендуем проверить наличие подтверждающих документов и соответствие указанной суммы фактической, и только затем распечатать ПКО.

Требования порядку оформления расходного кассового ордера

Фамилия, имя, отчество получателя должно совпадать с данными, указанными в документе КО-2.

Сумма к выдаче наличными средствами не должна превышать 100 тысяч рублей, иначе деньги оформляются только по безналичному расчету.

Получатель лично прописывает буквами сумму к получению, ставит дату и подпись.

Данные, указанные на получателя в доверенности, должны совпадать с информацией в форме КО-2.

Доверенность необходимо в обязательном порядке прилагать к бланку ордера, но если одна доверенность оформлена на несколько разных финансовых операций, к ордеру подкладывается ее копия.

Выдача денег под отчет для нужд предприятия сотруднику происходит только при наличии заявления получателя, в документе должна быть надпись руководителя собственной рукой о сумме к выдаче и его сроке, заверенная подписью с указанием даты подписания заявления, при этом подотчетное лицо должно отчитаться в кассу в установленном порядке в течение трех дней после окончания срока выдачи.

Выдача денежных средств подотчет производится только после полного погашения задолженности по ранее полученной сумме под отчет.

Особенности заполнения

  • Название компании и ее подразделения, а также их коды по общероссийскому классификатору.
  • Номер регистрации и дату выписки ордера.
  • Корреспондирующий и субсчет.

Расходный ордер готовится по принятому образцу № КО-2.

Когда деньги выдаются по РКО или бланку, заменяющему ордер, бухгалтер должен потребовать от получателя документ, удостоверяющий личность, и расписку. Последнюю получатель должен оформить лично, указав выдаваемую сумму.

Когда деньги выдаются по РКО или бланку, заменяющему ордер, бухгалтер должен потребовать от получателя документ, удостоверяющий личность.

Если личное присутствие получателя невозможно, деньги могут быть выданы на руки доверенному лицу. В подобной ситуации в ордере необходимо указать ФИО последнего. Причем доверенность остается в документах в качестве приложения к расходному ордеру.

С учетом данных об утвержденных РКО готовятся следующие отчеты:

Правила заполнения документа

Форма КО-2 может быть заполнена как от руки, так и с помощью специальных программ, помогающих автоматизировать внесение информации в отведенные поля документа. В заголовке обязательно прописывается название (полное или краткое), согласно уставными документам. Если отсутствуют структурные подразделения, то в соответствующем поле ставится прочерк.

В соответствующие графы прописываем следующую информацию:

  • Номер документа. Нумерация делается «сквозной», согласно порядковым номерам из журнала учета и ведется таким образом до конца года.
  • Код ОКПО. Он берется из документа, выданного статистическими органами во время регистрации предприятия.
  • Дата. Текущая дата выдачи средств в восьмизначном формате, где первыми идут две цифры числа, потом порядковый номер месяца двумя цифрами, затем четыре знака года.
  • Дебет/Кредит. Вносятся счета по бухгалтерскому учету. Юридические лица на УСН не заполняют.
  • Сумма руб., коп. Пишем разборчиво цифрами, отделяя копейки запятой.
  • Выдать. Графа заполняется в дательном падеже (кому?) с указанием ФИО получателя (Иванову Ивану Ивановичу).
  • Код целевого назначения. Требуется заполнять, если в организации применяется кодировка расходных/приходных операций.
  • Основание. Указывается тип расходных операций.
  • Сумма. Указываем значение прописью (буквами) в рублях, а копейки цифрами.
  • Приложение. Вносятся данные, если есть первичная документация, подтверждающая основание выдачи. Обязательно вносятся номера документов и даты их составления.
  • Получил. Это поле в документе должен заполнять получатель средств самостоятельно. Вносится информация о средствах прописью, копейки указывают цифрами. Ставится подпись получателя, текущая дата и указывается место. Допускается заполнение данных кассиром.
  • Выдал кассир. Информация вносится самим кассиром после выдачи наличных. Должна стоять фамилия с инициалами, а также подтверждающая подпись.

Если документ формируется с помощью программных средств, например, онлайн сервисов или установленного программного обеспечения, то это ускоряет процедуру. Номера могут присваиваться документам по порядку автоматически, также ставится дата. Незаполненными останутся графы, в которые вносится информация обязательно от руки. После распечатывания необходимо заверить все подписями.

Предлагаем скачать бланк РКО в формате WORD.

Предлагаем скачать бланк РКО в формате EXEL.

Предлагаем скачать журнал учета бланков РКО по форме КО-3.

Когда применяется

РКО требуется заполнять всегда, когда должна осуществляться выдача наличности на руки. Это могут быть такие случаи:

  • во время сдачи выручки, которая переводится на р/с банковского учреждения. В этом случае, в разделе «Основание» должна ставиться надпись: «Наличная выручка, предназначенная для перевода на р/с компании»;
  • когда происходит выдача подотчетному лицу. Пример — использование средств для ведения деятельности работником в интересах указанной компании. Наличные деньги выдаются согласно заявления в письменном виде от подотчетного лица. Заполнять документ можно в произвольной форме, необходимо обязательно отобразить выдаваемую сумму и длительность, на протяжении которой можно распоряжаться ею;
  • когда происходит выдача денег работнику предприятия для самостоятельного применения. Это могут быть расходы на командировку, материальная помощь и прочие выплаты. Тогда следует вписать обозначение «Для собственных потребностей» в строке назначения;
  • при потребности компании в наличных деньгах для выполнения необходимых работ. Обязательным условием является отображение конкретного целевого назначения выдаваемых средств. Назначение выплаты может иметь формулировку: «Наличные деньги для покупки продукции» или «Для расчета с поставщиками».

Обратите внимание! Все действия с РКО подтверждаются печатью кассы. Стандартный вид печати


Стандартный вид печати

Порядок оформления

Представленный документ оформляется коллективно. В процессе берут участие следующие сотрудники:

  • главный бухгалтер предприятия;
  • назначенный руководителем сотрудник кассир или бухгалтер, который выполняет работу согласно выпуску распорядительного листа и по согласованию с главным бухгалтером;
  • если отсутствуют назначенные работники, то все действия с РКО может производить лично руководитель.

Порядок оформления образца должен включать подписи всех ответственных работников — директора компании, главного бухгалтера или бухгалтера подчинении, кассира, если последние отсутствуют. Если все операции кассы ведутся лично руководителем, например, в случае с индивидуальным предпринимателем, то он сам обязан подписывать все кассовые документы.

Порядок оформления РКО включает возможность выполнения его в бумажном виде или с применением электронных методов, которые используются для обработки данных (программное обеспечение и компьютерная техника). В последнем случае, РКО, созданный на ПК, требуется распечатать в бумажном виде. Подразумевается, что конечный документ в любом случае будет оформлен на бумаге.

РКО должен иметь проставленную дату, которая соответствует той, когда деньги выдаются. В конечном варианте не должны иметь место исправления и редактирования исходного текста.

Правильный пример заполнения

Чем грозят нарушения кассовой дисциплины

Поскольку обязанности по составлению расходно-кассовых документов у предпринимателей нет, о привлечении к ответственности речи не идет. Коммерсант вправе сослаться на пункт 4.1 Инструкции № 3210-У. Соответствующий раздел освобождает ИП от необходимости ведения журналов, пользования РКО и ПКО. Условием является надлежащий учет объектов налогообложения.

Санкции грозят предпринимателям только за отдельные виды нарушений. Так, негативные последствия могут наступить при превышении лимита наличных расчетов по сделке. Сейчас максимальная планка находится на уровне 100 000 рублей. Проступком признано несоблюдение норматива по договорам с коммерческими субъектами. Расчетов с физическими лицами ограничение не касается.

Нарушителей привлекают к ответственности по статье 15.1 КоАП РФ. Санкции назначают в пределах 4 000 – 5 000 рублей. Кроме того, с виновника могут взыскать штраф по статье 120 НК РФ. В зависимости от последствий проступка размер варьирует от 10 000 до 40 000 рублей.

Правила выдачи наличности

Если иное не подтверждено документально, все поступления в пользу предпринимателя признают доходом. Средства поступают в распоряжение бизнесмена и могут тратиться на личные нужды. Соблюдать какие-либо лимиты не нужно.

В большинстве случаев выручка идет на решение следующих задач:

  • закупка расходных материалов;
  • предоставление средств подотчетным лицам;
  • выдача зарплаты;
  • покрытие транспортных издержек;
  • расчеты с контрагентами и др.

Ограничить направления и ввести целевой режим предприниматель вправе по собственному усмотрению. Нормативные акты запретов не содержат.

Сотрудник, ответственный за ведение операций, обязан следовать утвержденному алгоритму.

  1. Проверка поручения. Выдать заявленную сумму работник вправе лишь при предъявлении действительного требования. Перечень таких документов утверждают приказом. В список могут входить завизированные заявления, распоряжения, счета, квитанции или служебные записки.
  2. Составление расходного кассового ордера. Специалист должен использовать бланки с учетом сути хозяйственной операции. При выплате заработной платы придется заполнить расчетно-платежную ведомость. Штатные затраты оформляют ордером.
  3. Регистрация РКО. Расход бланков фиксируют в журнале. Форма книги утверждена Госкомстатом РФ (КО-3). Стандартные формы регистрируют до передачи в кассу. Если речь идет о расчетно-платежных ведомостях, внести запись необходимо сразу после составления.
  4. Передача наличности. Денежные средства выдают по предъявлении расходного ордера со всеми подписями. Получатель обязан продемонстрировать кассиру удостоверение личности. Операционист проверяет верность заполнения всех граф, отсчитывает необходимую сумму. Получатель подтверждает факт вручения денег личной подписью. В завершении РКО удостоверяют штампом с реквизитами ИП. Дополнительно используется ККТ во избежание расхождений в фискальных данных.
  5. Внесение записи в кассовую книгу. Завершается процедура регистрацией платежной операции в журнале КО-4. Листы регистра прошивают, нумеруют и опечатывают подписью предпринимателя и главного бухгалтера (при наличии). Каждую страницу книги составляют в двух экземплярах. Отрывной лист выступает в роли отчета за смену.

Если расходный ордер оформляют в цифровом виде, получателю придется использовать квалифицированную электронную подпись. Иным способом подтвердить получение наличности нельзя.

Определенные особенности имеет выдача денег сотрудникам под отчет. Закрыть задолженность или представить документы о расходовании сумм работник должен в течение 3 суток. Судебная практика складывается в пользу налогоплательщиков. Текущая задолженность не препятствует повторной выдаче денег под отчет. Нарушением такие действия служители Фемиды не считают.

При выдаче заработной платы необходимо оформлять единую ведомость. Срок действия документа ограничен 5 сутками. В заключительный день кассир подводит итог. Суммы, которые не были получены сотрудниками, депонируют.

Заявление на выдачу в подотчет

Образец заявления на выдачу подотчетных сумм

Подотчетные на карту сотрудника с расчетного счета. Чтобы перевести подотчетные суммы на зарплатную карту работника, необходимо получить от него специальное письменное заявление. Такой вывод следует из недавнего письма Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.

Раньше Минфин разрешал перечислять деньги под отчет на карту сотрудника с расчетного счета, но не говорил, что работники должны писать заявление (письмо Минфина России № 02-03-10/37209, Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013). Ведь строго по правилам заявление нужно, только если деньги выдают наличными (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Но в комментируемом письме Минфин уточнил, что от сотрудника надо взять письменное заявление, даже если он получает деньги на карту. В заявлении сотрудник должен написать реквизиты карты.

Компания может разработать типовую форму заявления на перечисление денег под отчет на карту сотрудника с расчетного счета и включить в нее другие сведения, которые обязательны в заявлении на выдачу денег под отчет из кассы – срок, сумму и т. п.

Образец заявления о выдаче в подотчет (на карту)

Образец заявления на выдачу подотчетных сумм (на карту)

Если заявления не будет, налоговики могут посчитать, что компания выдала не подотчетные средства, а иные доходы. А с них надо удержать НДФЛ.

Для выдачи подотчетных сумм по безналу надо выполнить еще несколько условий:

В назначении платежа необходимо написать, что это подотчетные средства. Тогда не будет путаницы, какие суммы компания выдавала – под отчет, зарплату, дивиденды и т. п. Вместе с авансовым отчетом у сотрудника надо запросить документ, который подтвердит оплату картой. Например, чек терминала или выписку с карты. Эти документы удостоверят, что с перечисленных средств не надо удерживать НДФЛ.

Кроме того, при выдаче денег под отчет на карты Минфин рекомендует прописать в учетной политике порядок выдачи средств. Компания может это сделать в любое время.

В заявлении сотрудник должен написать, на какой срок он берет деньги. По умолчанию срок составляет три рабочих дня.

Новые подотчетные средства нельзя выдавать, если сотрудник не отчитался за суммы, полученные ранее (абз. 3 п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). При нарушении этого порядка не исключен штраф по статье 15.1 КоАП РФ.

Если работник уехал в командировку, получив перед отъездом наличными суточные, деньги на билеты и гостиницу, а позднее командировка была продлена, можно перевести на его карту дополнительную сумму. Таким образом, работник получит средства под отчет повторно. Поскольку деньги перечисляются по одной и той же командировке, отчитаться за них он должен будет в один день, а составить авансовый отчет нужно в течение трех дней с даты выхода на работу.

Требование о том, что перед выдачей денег под отчет надо отчитаться за предыдущий аванс, есть только в Указании ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Этот документ регулирует порядок расчетов наличными. Так как перечисление денег работнику на карту – это уже безналичные расчеты, требования данного указания здесь не применяются.

Компания вправе установить порядок расчетов и определить сроки, когда сотрудники должны отчитаться за суммы, перечисленные на карту. Этот порядок стоит прописать во внутреннем положении.