Как правильно оплатить командировку сотруднику

Загранкомандировки

У зарубежных служебных поездок есть свои особенности.

Суточные, выданные в валюте, нужно пересчитать в рубли по курсу, который действовал на день их выдачи. Размер суточных, освобожденных от НДФЛ, за день, когда сотрудник пересек границу,  равен: при отъезде в командировку 2 500 руб., при возвращении из командировки 700 руб. Это следует из пункта 18 Положения о командировках.

Средний заработок, выплаченный работнику за время загранкомандировки, считается его доходом, полученным от источника в РФ. Если сотрудник находился в зарубежной поездке недолго и сохранил статус налогового резидента, то НДФЛ с его среднего заработка считается по ставке 13%. Если же статус резидента утрачен, то применяется ставка 30%. Об этом говорится в письме Минфина России от 28.03.12 № 03-04-06/6-82 (см. «Минфин напомнил порядок налогообложения НДФЛ доходов работника, отправленного в зарубежную командировку»).

Таблица 2
 
Спорные вопросы, связанные с командировочными расходами (мнение чиновников и позиция судей)

Вопрос Ответ Реквизиты документа
Оплата проезда
Освобождается ли от НДФЛ и страховых сзносов (в т.ч. «на травматизм») возмещение расходов на такси? Освобождается

Письмо Минфина России от 27.06.12 № 03-04-06/6-180 

Освобождается ли от НДФЛ возмещение расходов на проезд до места стажировки? Освобождается

Письмо Минфина России от 12.04.13 № 03-04-06/12417

Можно ли списать в налоговом учете стоимость проезда работника-надомника? Можно

Письмо Минфина России от 20.03.12 № 03-03-06/1/135

Можно ли списать в налоговом учете затраты на проезд в общественном транспорте в черте города? Можно

Письмо Минфина России от 21.07.11 № 03-03-06/4/80

Можно ли списать в налоговом учете стоимость авиа перелета, если в билете не указана его цена? Нельзя

Письмо Минфина России от 26.09.12 № 03-07-11/398

 

Можно ли списать в налоговом учете штрафы за возврат билета? Можно

Письмо Минфина России от 29.11.11 № 03-03-06/1/786

Можно ли списать в налоговом учете стоимость электронного авиабилета, если он оплачен с карты не командированного работника, а другого лица? Можно

Письмо Минфина России от 23.09.11 № 03-03-07/34

Можно ли принять к вычету НДС со стоимости авиабилета на основании счета-фактуры, выставленного турфирмой Можно Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.11.12 № А19-5831/2012
Можно ли списать в налоговом учете затраты на перелет чартерным, а не регулярным рейсом? Можно Постановление ФАС Московского округа от 19.06.12 № А40-110493/11-99-474
Нужно ли удержать НДФЛ со стоимости билетов, если работник по своей инициативе задержался в командировке на праздники и выходные? Не нужно

Письмо Минфина России от 10.08.12 № 03-04-06/6-234

Нужно ли удержать НДФЛ и начислить взносы на стоимость обратного билета, если работник остался в месте командировки для проведения ежегодного оплачиваемого отпуска? Нужно
Нужно ли удержать НДФЛ со стоимости обратного билета, если работник по окончании командировки направился в отпуск? Нужно
Нужно ли удержать НДФЛ со стоимости  билета, если работник направился из места проведения отпуска в командировку, а затем вернулся на работу? Не нужно
Можно ли списать в налоговом учете стоимость авиабилета, если сотрудник опоздал на вылет из места пересадки? Можно списать стоимость перелета до места пересадки

Письмо Минфина России от 09.04.12 № 03-03-07/20

Стоимость проживания и дополнительные услуги
Можно ли списать в налоговом учете затраты на услуги химчистки? Нужно ли удержать НДФЛ? Можно. НДФЛ не удерживается

Письмо Минфина России от 23.05.13 № 03-03-06/1/18308

Можно ли списать в налоговом учете расходы на бронирование отелей? Можно

Письмо Минфина России от 10.03.11 № 03-03-06/1/131

 

Загранкомандировки
Может ли сотрудник самостоятельно перевести документы по загранкомандировке на русский язык? Может

Письмо Минфина России от 20.04.12 № 03-03-06/1/202

Можно ли списать в налоговом учете расходы на курьерскую доставку визы? Можно

Письмо ФНС России от 25.11.11 № ЕД-4-3/19756@

Можно ли списать в налоговом учете «иностранный» НДС, выделенные в гостиничном счете? Можно

Письмо Минфина России от 31.01.12 № 03-03-06/1/37

В каком размере можно учесть расходы на аренду жилья и обучение детей работника, направленного в длительную загранкомандировку? В пределах 20% от зарплаты

Письмо Минфина России от 17.01.13 № 03-03-06/1/15

 
* Все унифицированные формы, которые упоминаются в данной статье, утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1.
 
** Полное наименование документа: «Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники».

Командировка и налоги 2020 года

Страховые взносы и НДФЛ с суточных не начисляются, если их размер не превышает официально утвержденные лимиты. При заполнении отчетности сумма выплаченных суточных, если они не превышали лимит, указывается дважды. Сначала в составе сумм выплат и вознаграждений, начисленных физическому лицу, а второй раз в составе сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами. Как правило, никаких дополнительных документов для подтверждения не требуется, но для полной ясности можно обосновать суммы бухгалтерской справкой.

Обратите внимание, что при однодневных командировках выплаты суточных таковыми не признаются, поэтому налогом облагается вся сумма. Относительно заграничной командировки, если сотруднику была возмещена стоимость оформления загранпаспорта и визовый сбор, то эти траты принимаются в зачет для уменьшения базы налога на прибыль (конечно, если поездка состоялась)

Относительно заграничной командировки, если сотруднику была возмещена стоимость оформления загранпаспорта и визовый сбор, то эти траты принимаются в зачет для уменьшения базы налога на прибыль (конечно, если поездка состоялась).

Приведем пример основных бухгалтерских проводок, используемых при оформлении командировок:

Дт

Кт

Описание операции, проводки

Документ-обоснование

Выдача аванса

71

50

Выдача аванса наличными

Расходный кассовый ордер

71

51

Выдача аванса переводом на расчетный счет работника

Банковская выписка

Учет расходов

20

71

Оплата проезда и найма жилья, без учета НДС

Билеты, посадочные талоны внутреннего сообщения, квитанции

44 (26)

71

Списание представительских расходов, связанных с торговой и производственной деятельностью компании

Оправдательные документы авансового отчета после одобрения руководством

НДС

19

71

Учет входного НДС

Билеты, посадочные талоны внутреннего сообщения, квитанции

68.НДС

19

Принятие НДС к вычету

Бухгалтерская справка

Возврат неизрасходованного аванса

50

71

Возврат неизрасходованной части аванса наличными в кассу

Приходный кассовый ордер

51

71

Возврат неизрасходованной части аванса списанием с расчетного счета сотрудника на счет организации

Банковская выписка

Компенсация перерасхода

71

50

Компенсация перерасхода сотрудника наличными из кассы

Расходный кассовый ордер

71

51

Компенсация перерасхода сотрудника переводом на расчетный счет

Банковская выписка

Списание неподтвержденных или неутвержденных расходов

94

71

Списание расходов с недостачи предприятия

Бухгалтерская справка

70

94

Списание расходов за счет вычета из заработной платы сотрудника

Бухгалтерская справка, банковская выписка

Ситуации бывают разные, и случается, что командированный не может по какой-либо причине предоставить подтверждающие расходы документы. В такой ситуации прежде всего стоит попробовать запросить копии бумаг у продавца или поставщика услуг. Если это сделать невозможно, то компания вправе не возмещать командировочные траты, а требовать с сотрудника полного возврата аванса. Если руководство пойдет навстречу, то выданная подотчет и неподтвержденная сумма будет считаться доходом сотрудника. С нее необходимо будет удержать НДФЛ и сделать страховые отчисления.

Примеры документального оформления командировки

Командирование сотрудников сопровождается оформлением целого списка документов начиная от приказа о направлении, который, кстати, хранится 75 лет, до авансового отчёта. Покажем примеры заполнения некоторых наиболее важных документов.

Журнал регистрации командировок позволяет систематизировать информацию обо всех поездках. Стандартной формы для него нет, в качестве примера можно использовать документ, форма которого приведена ниже.

В журнале фиксируются фамилии сотрудников, дата поездки, организация и город назначения

Если организация регулярно отправляет своих сотрудников выполнять трудовые задачи в иные рабочие места, то имеет смысл формировать график командировок.

План командировок заполняется при частых командировках, позволяет вести учёт цели командировок

На предприятиях с частыми командировками актуальна разработка положения о командировках. В нём имеет смысл прописать все нюансы отправки сотрудников в командировки, а также указать, при каких обстоятельствах можно отказаться от поездки, какие дополнительные расходы компенсируются и в каком виде следует готовить отчёт.

Как оформить командировку

Итак, отправляя сотрудника в командировку нужно сначала убедиться, что его можно туда отправить: проверяем наличие ограничений и запретов, если необходимо, получаем согласие на командировку. Далее рассчитываем срок командировки, тут чётких рекомендаций нет, зато есть здравый смысл у начальников, им и пользуемся.

Следующим этапом оформляется приказ о направлении в командировку, потом задание, которое предстоит выполнить командируемому, а также командировочное удостоверение. По окончании поездки работник должен представить отчёт.

Указание работодателя об отправке сотрудника в командировку

Нормативные документы не ограничивают работодателя в формулировках его письменного распоряжения, стало быть, приказ может писаться в свободной форме

Важно, чтобы в тексте приказа были явно записаны:

  • наименование работодателя,
  • фамилия имя и отчество командируемого,
  • цель, место, сроки командировки.

Подписывает приказ руководитель организации или лицо, уполномоченное отправлять в командировки. Если отправляется работник на своём личном или другом определённом транспорте, это следует отразить в приказе. После подписания и издания приказа командируемого необходимо ознакомить с ним под расписку.

Приказ о направлении в командировку подписывается уполномоченным отправлять в командировки

Служебное задание оформляется, если это необходимо. В задании прописывается, что конкретно нужно сделать (изучить станок, обучить персонал) и содержание отчёта. С заданием сотрудник также знакомится под подпись.

В служебном задании прописывается, кто направляется, куда направляется, на какой срок и с какой целью

Выдача денежных средств

Отправляемому сотруднику компенсируется поездка в пункт назначения, наём жилья и проживание на весь срок.

Расходы на проживание во время командировки называются суточными. Их величина зависит от длительности поездки и фактических трат. НК РФ определяет предельный размер суточных для командировок по России в 700 рублей, за рубеж — 2500 рублей. Расчёт суточных может сделать бухгалтер или командируемый сотрудник. Смету подписывает главный бухгалтер и руководитель, после чего работнику выплачивается аванс.

Оплачиваются траты на поездку к месту командирования, на перемещение между населёнными пунктами, если это является целью поездки, на выписку проездных документов. И также оплачиваются траты на жильё, если бесплатно оно не предоставляется. Компенсируется оплата жилья и в случае вынужденной задержки в пути.

Если командировка однодневная, то жильё не требуется и деньги на это не выделяются, а вот если пришлось задержаться по уважительным причинам, тогда эти затраты компенсируются.

Возможны и другие траты, например, на услуги связи, получение заграничного паспорта и визы. Подтверждаются траты документально — билетами, квитанциями об оплате.

Учёт рабочего времени командируемого

Рабочее время сотрудника учитывается в табеле по форме Т-13: отработанные часы в дни командировки не проставляются, а отмечается код К. Заполняется форма на основании приказа о командировании работника.

Табель учёта рабочего времени отражает трудозатраты командируемых работников

Авансовый отчёт как окончание командировки

После возвращения (в ближайшие три дня) сотрудник сдаёт в бухгалтерию авансовый отчёт о расходах. Можно использовать форму АО-1, если только речь идёт не о государственном учреждении. К отчёту прикладываются:

  • проездные билеты;
  • квитанции об оплате услуг по найму жилья;
  • кассовые чеки и прочее.

Если жильё принимающая сторона не предоставляла и работник сам решал этот вопрос, то в качестве подтверждения затрат может быть приложен также договор аренды жилья и расписки о получении платы за проживание.

Возврат неиспользованных средств в кассу или компенсация перерасхода

По авансовому отчёту станет ясно, требуется работнику доплатить невыплаченную в виде аванса и истраченную сумму или работник должен вернуть неизрасходованный аванс. Если выданная сумма не полностью потрачена, то в течение определённого времени работник возвращает деньги. Если через месяц после окончания этого срока сумма не будет возвращена, то руководитель имеет право высчитать её из зарплаты работника.

Расчёт командировочных

Денежные средства, выдаваемые под отчёт работнику при загранкомандировках, могут быть как в российских рублях, так и в валюте страны, куда отправляется сотрудник. После прибытия делается перерасчёт по курсу Национального банка. Имеется также ряд нюансов при поездках на различные сроки.

Однодневная командировка

Поскольку минимальный срок командировки законодательством не установлен, то работодатель имеет право отправить сотрудника в иной населённый пункт на один день. При подтверждении связи с хозяйственной деятельностью такая поездка признаётся командировкой с оплатой проезда.

Нюансы по сравнению с обычной заключаются в том, что при однодневной командировке суточные внутри России не предусмотрены, при заграничной поездке – не более 50 % от сумм, установленных локальными документами.

Формально получается, что предприятие не может выплатить возмещение без обложения НДФЛ и социальными взносами. Рекомендация – во внутренних документах создать пункт, объясняющий отсутствие у работника экономической выгоды, благодаря чему не происходит обложение НДФЛ. Косвенным подтверждением в защиту данной позиции является письмо .

Командировка с превышением суточных

Предприятие внутренним распорядительным документом имеет право нормировать размер суточных, как в сторону уменьшения, так и в сторону увеличения. Конкретная сумма фиксируется в трудовом договоре с работником и может быть дифференцированной среди сотрудников.

Например, работник выбыл в командировку 05.10.2018 в 23.15, а прибыл 14.10.2018 в 00.45, суточные согласно внутреннему распорядку – 900 рублей. Тогда:

  1. Количество дней 10, поскольку 05.10 и 14.10 попадают в расчёт.
  2. Суточные с превышением лимита: (900-700)*10=2000 рублей;
  3. НДФЛ: 2000*0,13=260 рублей.

Помимо НДФЛ необходимо на суточные сверх лимита начислить сборы в социальные фонды кроме травматизма, и не включать в состав расходов, формирующих налогооблагаемую прибыль.

Чтобы полностью рассчитать командировочные выплаты, нужно добавить документально подтверждённые расходы, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью.

Переходящая командировка

На практике часто возникают ситуации, когда работник уезжает в командировку в одном месяце, а возвращается в другом отчётном периоде. Если поездка переходит на следующий месяц, как оплатить командировку, когда и в каком размере включить в расходы? Существуют ли ограничения при выплате аванса? – вопросы, возникающие у бухгалтеров.

Пример
Например, производственный работник выбыл 28.09.2018 в соседний населённый пункт, а прибыл 03.10.2018 согласно приказу. Он предъявил транспортный билет от 28.09 на выезд в сумме 1500 рублей без НДС и от 03.10 на въезд в сумме 1400 рублей, счёт из гостиницы на сумму 5000 рублей. 27.09.2018 ему выдан аванс в размере 6000 рублей наличными. Суточные составляют 500 рублей согласно трудовому договору. Отчёт предоставил 04.10.2018.

Бухгалтерские проводки приведены в таблице:

Дата Дт Кт Сумма Операция
27.09.2018 71 50 6000 руб. Выдан аванс на командировку
04.10.2018 20 71 500*6+1500+1400+5000=10900 руб. Утверждён авансовый отчёт
04.10.2018 71 50 10900-6000=4900 руб. Произведён окончательный расчёт

Документальное оформление командировок

Какие документы упоминаются в Положении о командировках

Документы и действия при направлении в командировку:

  • Для направления работника в командировку необходимо письменное решение работодателя (). Обычно это приказ о направлении работника в командировку.
  • При направлении в командировку работнику выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и суточные для дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства ()

По возвращении из командировки:

По возвращении из командировки работник должен представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу. К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие расходы работника, связанные с командировкой (п. 26 Положения о командировках).

Документы для подтверждения срока фактического пребывания в командировке ():

  • Основными документами для подтверждения фактического срока пребывания работника в командировке являются проездные документы.
  • Если работник едет в командировку на служебном или личном транспорте, то ему необходимо оформить служебную записку, в которой указать фактический срок пребывания в командировке, и приложить к ней документы, подтверждающие использование транспорта для проезда к месту командирования и обратно (это могут быть путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).
  • Если проездных документов нет, то срок пребывания в командировке подтверждается документами по найму жилого помещения в месте командирования (квитанция, талон из гостиницы либо иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования).
  • При отсутствии проездных документов и документов по найму жилого помещения для подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования потребуется служебная записка от работника и (или) иной документ, содержащий подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия работника к месту командирования и убытия из места командирования.

Какие формы документов использовать

Работодатель самостоятельно определяет, какими документами будет оформляться направление в командировку (их следует закрепить в локальном нормативном акте организации).

Можно использовать формы документов, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

Итоговый список документов для оформления командировки

Документ Обязательный или нет Форма
Приказ о направлении в командировку Обязательный Т-9/Т-9а

Форма работодателя

Служебное задание Не обязательный Т-10а

Форма работодателя

Служебная записка от работника Обязательный при отсутствии проездных документов Произвольная форма

Форма работодателя

Служебная записка с подтверждением принимающей стороны (командировочное удостоверение) Обязательный при отсутствии проездных документов и документов по найму жилого помещения Произвольная форма

Т-10

Форма работодателя

Авансовый отчет Обязательный АО-1
Отчет о выполнении служебного задания Не обязательный Произвольная форма

Форма работодателя

Командировочные расходы

Работодателю необходимо определить и зафиксировать перечень и объем затрат, которые компания компенсирует командированному сотруднику.

Например, данный перечень может состоять из следующих расходов:

  1. оплата проезда;

  2. найма жилого помещения;

  3. суточные;

  4. затраты на бензин, если командировка согласована на личном транспорте;

  5. оплата аэроэкспресса;

  6. такси и пр.

Важно обратить внимание, какие из расходов оплачиваются только при условии предоставления первичных документов, а какие — при их отсутствии. После составления подобного перечня работодатель должен принять решение о размере возможной компенсации и способе ее выплаты, а также описать случаи при потере документов, подтверждающих расходы. Например, в таких ситуациях сотрудник за свой личный счет делает запросы на восстановление утерянных документов (билеты на поезд, билеты на самолет, проживание в гостинице)

Если документы были не именные (билеты на автобус, электричку) и восстановить их невозможно, то затраты не принимаются и оплачиваются за счет командируемого сотрудника на основании его письменного согласия посредством взыскания из заработной платы

Например, в таких ситуациях сотрудник за свой личный счет делает запросы на восстановление утерянных документов (билеты на поезд, билеты на самолет, проживание в гостинице). Если документы были не именные (билеты на автобус, электричку) и восстановить их невозможно, то затраты не принимаются и оплачиваются за счет командируемого сотрудника на основании его письменного согласия посредством взыскания из заработной платы

После составления подобного перечня работодатель должен принять решение о размере возможной компенсации и способе ее выплаты, а также описать случаи при потере документов, подтверждающих расходы. Например, в таких ситуациях сотрудник за свой личный счет делает запросы на восстановление утерянных документов (билеты на поезд, билеты на самолет, проживание в гостинице). Если документы были не именные (билеты на автобус, электричку) и восстановить их невозможно, то затраты не принимаются и оплачиваются за счет командируемого сотрудника на основании его письменного согласия посредством взыскания из заработной платы.

Необходимо особое внимание уделить закреплению в положении о командировках затратам по размеру суточных. Размер суточных законодательно не регламентирован, поэтому в расходы, уменьшающие налоговую базу по прибыли или УСН, они принимаются в любом самостоятельно установленном работодателем размере

Также компенсация затрат, в которые входят и размер суточных, может быть установлена в одинаковом размере для всех сотрудников компании или возмещение сумм будет варьироваться в зависимости от занимаемой должности.

Например, в положении о командировках могут быть установлены следующее ранжирование размера суточных:

  1. по Москве и Санкт-Петербургу:

  • Руководителям отделов и исполняющим обязанности руководителей – 600 руб. в сутки;

  • Остальным сотрудникам – 500 руб. в сутки;

  1. по остальным городам:

  • Руководителям отделов и исполняющим обязанности руководителей – 500 руб. в сутки;

  • Остальным сотрудникам – 400 руб. в сутки.

Следует заметить, что для целей обложения суточных НДФЛ и страховыми взносами, регулируемыми НК РФ, действует ограничение, обязывающее удерживать налог на доходы и начислять страховые взносы с сумм, превышающих:

  • 700 руб. — для командировок по территории России;

  • 2 500 руб. — для зарубежных поездок.

В связи с этим чаще всего размер суточных устанавливают именно в этих пределах (как в примере выше).

Однако ТК РФ не содержит ограничений на право работодателя устанавливать определенные размеры суточных при направлении работников в командировки для выполнения служебных заданий.

В 2017 г. предприятие может самостоятельно определять размеры суточных, что также предусмотрено ст. 346.16 НК РФ (подп. 13 п. 1), и закреплять их в своих внутренних актах. В этом случае организация отчисляет страховые взносы с разницы между нормативом и фактической величиной выданных суточных.

Какие категории работников не имеют допуска к командировкам

Согласно требованиям Трудового кодекса, существуют некоторые категории работников, которые не могут быть направлены в командировки. Определяющим критерием являются возраст и семейное положение сотрудников.

Однозначно запрещается направлять в командировки лиц таких категорий:

  • беременные сотрудницы;
  • несовершеннолетние.

С согласия сотрудников (в письменной форме) и при отсутствии медицинских противопоказаний разрешается направлять в командировки таких работников компании:

  • женщины, воспитывающие детей младше 3-летнего возраста;
  • мать или отец, в одиночку воспитывающие детей младше 5-летнего возраста;
  • родители детей с инвалидностью или ограниченными физическими возможностями;
  • лица, ухаживающие за родственником, имеющим тяжелые заболевания (с заключением врача).

При отказе сотрудника, входящего в одну из вышеуказанных категорий, от командировки, наниматель не вправе настаивать. Направление в порядке принуждения работника данной категории в служебную командировку ведет к административной ответственности для нанимателя.