Сотрудник не выходит на работу и не выходит на связь, что делать?

Компаратор оборотов в информационных базах

Содержание

Простой, универсальный, удобный и очень быстрый инструмент для сравнения оборотов в двух информационных базах через COM-соединение. В отчете на указанном интервале поиска выделяются все интервалы, на которых обороты по заданному регистру различаются. Это делается методом половинного деления. В этих интервалах показываются регистраторы, имеющие различающиеся обороты. Универсальность достигается возможностью выбора контролируемого регистра (включая регистр бухгалтерии), набора учитываемых при сравнении ресурсов выбранного регистра, отбора по организации и возможностью задания списка контролируемых счетов.

1 стартмани

Частые ошибки

Суду не интересна форма документа, но он учитывает некоторые моменты:

В табеле нет пометки о прогуле

Подобная ошибка, когда начальник не оставил отметку о прогуле, является довольно частым явлением. Документ без требуемого кода (НН или ПР) потребует дополнительных материалов в суде (отмечается в обязательном порядке). Придется представить другие доказательства. К примеру, он может пригласить свидетелей, желающих дать показания в его пользу. Они не обязательно доказывают его мнение.

При отсутствии отметок работодатель все же имеет возможность выиграть дело. Сотрудник должен сам заявить о факте прогула рабочего дня.

Противоречие в документах

Другая часто встречающаяся ошибка многих работодателей – разные данные в актах. Действия работника отмечаются в документах и указывают правильный код отсутствия в табеле учета, но не контролируют совпадения данных.

Например, в одном из процессов суд поменял причины для расторжения договора из-за противоречия пометок о времени прогула в двух документах и табеле. В другой ситуации прогул работника отметили одновременно в акте и докладном бланке, но в учете выставили полную рабочую смену. Эти моменты и показания нескольких свидетелей позволили сотруднику выиграть разбирательство.

В табеле не поставлена подпись работодателя

Во время разбирательства сотрудники часто используют недочеты в оформлении табелей. Один из самых частых доводов – табель не освидетельствован подписью табельщика или руководителя (поставила подпись неправильно). При этом работник не сможет выиграть дело, если они в устной или письменной форме подтвердят данные из документа.

Судебная инстанция может принять позицию сотрудника в нескольких случаях:

  • Когда в табеле нет подписей начальства;
  • Когда работодатель не смог привести дополнительные доказательства прогула.

Несмотря на неплохие шансы на победу, стоит проконтролировать, чтобы все требуемые подписи находились на своих местах в табеле. Обычно суды полностью проверяют причины для разрыва трудовых отношений по инициативе начальства. Рекомендуется при использовании собственной формы во время утверждения бланков все оформить так, чтобы количество подписей снизилось до минимума.

Необходимые настройки для регистрации отсутствия по невыясненной причине

Чтобы в программе имелась возможность регистрировать отсутствие по невыясненной причине в настройках состава начислений и удержаний (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний) на вкладке Учет отсутствий должен быть установлен флажок Прогулы и неявки:

Регистрация отсутствия по невыясненной причине 

Отсутствие по невыясненной причине регистрируется документом Прогул, неявка (Кадры – Все отсутствия сотрудников):

Ввод документа «Прогул, неявка» 

Если с программой работают две группы пользователей: специалисты кадровой службы и бухгалтеры по расчету зарплаты, то предполагается, что документ Прогул, неявка вводит пользователь с профилем Кадровик, указывая в нем сотрудника и период неявки, а затем пользователь с профилем Расчетчик – утверждает документ.

В документе:

  • в реквизите Месяц следует указать месяц, при расчете зарплаты за который должно быть учтено отсутствие;
  • выбрать вид отсутствия Отсутствие по невыясненным причинам;
  • указать период отсутствия. Если дата окончания периода отсутствия еще не известна (сотрудник продолжает болеть), то если документ вводится перед расчетом аванса, то указывается 15 число месяца, если перед расчетом зарплаты — последнее число месяца.

Пример 1

  • Факт отсутствия сотрудника регистрируется с помощью документа Прогул, неявка.
  • В документе следует указать Месяц – апрель, так как именно при расчете аванса за апрель следует учесть это отсутствие.
  • В качестве периода отсутствия в этом случае следует указать период с 10 по 15 число, так как дата окончания болезни сотрудника еще не известна, а рассчитываться будет зарплата за первую половину месяца – с 01 по 15 апреля, следовательно, в базе должны быть отражены все неявки, которые произошли по 15 апреля.

Если в рассматриваемом примере до конца месяца не вернется и не предоставит листок нетрудоспособности, то потребуется ввести отсутствие по невыясненной причине и на период с 16.04 по 30.04, чтобы это отсутствие было учтено при окончательном расчете зарплаты за апрель.

Пример 2

В этом случае также требуется ввести документ Прогул, неявка для данного сотрудника и зарегистрировать апрелем отсутствие по невыясненной причине за период с 27.04 по 30.04.

Утверждение документа «Прогул, неявка» 

  1. После проведения пользователем с профилем Кадровик документа Прогул, неявка, в журнале документов он будет выделен жирным шрифтом, поскольку еще не утвержден.

    Пользователю с профилем Расчетчик следует утвердить документ, воспользовавшись командой Утвердить из журнала или установив соответствующий флажок в самом документе:

  2. Если в программе многопользовательская работа не настроена, то флажок утверждения в форме документа не отображается, считается, что документ утверждается сразу при его проведении.
  3. После утверждения документа Прогул, неявка при расчете оклада сотрудника отработанное время будет определено с учетом этого отсутствия.

Пример 1

Сотрудник работает по графику пятидневной 36-часовой рабочей недели, оплата производится по дням. В период с 01 по 15 апреля по графику сотрудника приходится 10 рабочих дней, сотрудник отработал 6 рабочих дней, а не 10, так как с 10 по 15 апреля отсутствовал.

Пример 2

Сотрудник работает по графику пятидневки, на период с 27 по 30 апреля приходится 2 рабочих дня из 21 дня нормы за апрель по графику сотрудника. Поэтому для Кирсанова произойдет расчет только за 19 отработанных дней:

Действия после того, как сотрудник представил «больничный» 

После того, как сотрудник предоставляет листок нетрудоспособности, в программе необходимо зарегистрировать документ Больничный лист. При этом нет необходимости как-то специально сторнировать или удалять документ Прогул, неявки.

Пример 1

  • На основании представленного работником листка нетрудоспособности в программе зарегистрирован документ Больничный лист за период с 10 апреля по 20 апреля.
  • Дни отсутствия по невыясненной причине (НН) автоматически вытесняются после регистрации в этом периоде больничного листа (Б). Это можно увидеть в отчете Табель учета рабочего времени (Т-13):
  • Если больничный регистрируется уже в следующем месяце начисления по отношению к документу Прогул, неявка, тогда в документе Больничный лист произойдет отмена отсутствия по невыясненной причине в явном виде.

Пример 2

  1. К этому времени зарплата за апрель уже рассчитана и выплачена. Больничный лист на период с 27 апреля по 10 мая регистрируется месяцем начисления май:
  2. В документе появляется вкладка Пересчет прошлого периода, на которой регистрируется отмена отсутствия по невыясненной причине:

https://www.youtube.com/watch?v=sdbd55WKIyU

Организация отпусков

На предприятиях и в организациях обязательно должна быть предусмотрена должность бухгалтера, которая включает в себя не только начисление зарплат, но и контроль над отпусками сотрудников. Также бухгалтер ведёт табель учёта рабочего времени.

Основные правила предоставления отдыха:

  1. Календарный год сотрудника начинается с момента его трудоустройства. То есть если гражданин оформлен в штат организации, например, от 07 марта 2019, то его отработанный календарный год заканчивается 07 марта 2019 года. Исходя из этого, бухгалтер рассчитывает, в какой промежуток времени сотруднику положен отдых от работы, отмечает и проставляет количество календарных дней, и отражает сумму, оплачиваемую за время отсутствия на работе по причине отдыха.
  2. Каждый сотрудник организации, начиная от технического персонала и заканчивая вышестоящим руководством, имеет право на очередной ежегодный оплачиваемый отдых в количестве 28 дней. Работник сам вправе выбрать, как ему воспользоваться этими днями: взять сразу все дни или разделить пополам или же иначе. Любые действия, касающиеся отдыха, оговариваются с руководством, и при согласии директора организации работник может воспользоваться заслуженным отдыхом несколько раз по мере необходимости. Обязательным условием является, что одна из частей не может быть меньше 14 дней.
  3. Время ухода на отдых должно быть согласовано между руководством и работающим. По данному решению заполняется график отпусков, в котором содержится информация по каждому сотруднику и фиксируется подписью работника и директора, не менее чем за 14 дней перед началом отпускных каникул.
  4. Выплата отпускных производится не позднее трёх рабочих дней перед уходом сотрудника на отдых.

Каждый работодатель обязан соблюдать установленные правила.

Шаг 5: если работник вернулся.

Ситуации в жизни бывают разные, и работник, признанный без вести пропавшим, может объявиться. И возможно, что он захочет вернуться на свою бывшую работу. Что делать?

В первую очередь работника нужно направить в суд с заявлением об отмене судебного решения о признании его безвестно пропавшим (ст. 280 ГПК РФ). Затем надо выдать ему трудовую книжку, если она не была передана родственникам. Неполученную зарплату он сможет получить с депозита нотариуса, если она не была получена родственниками.

После этого вы можете обдумать, принимать работника обратно или нет (ведь такой обязанности у работодателя нет, работник уволен на законном основании). Конечно, если с ним действительно приключилось несчастье, можно пойти ему навстречу, а если же он повел себя безответственно и просто решил «сменить обстановку», тут решать вам.

И если вы решите принять его обратно, возникнет вопрос: что делать с сотрудником, которого уже взяли на эту должность? Законных оснований предлагать ему перевод на другую должность нет, как и оснований для увольнения. Поэтому все придется решать по соглашению с работниками о том, кому какую вакантную должность предложить.

Если компромисс достигнут, объявившегося сотрудника принимают на работу в общем порядке: запрашивают все необходимые документы в соответствии со ст. 65 ТК РФ, оформляют трудовой договор и т. д.

* * *

Как видим, процедура увольнения пропавшего без вести работника довольно хлопотная (к счастью, не слишком частая). Если у пропавшего есть родственники, то основные заботы лягут на их плечи, а вам останется провести увольнение на основании решения суда. Когда же родственников нет, придется заняться всем работодателю. И с особой тщательностью следует отнестись к первому этапу – выяснению причин отсутствия работника. Возможно, уже на этой стадии все решится, если работник элементарно прогуливает. Тогда его можно уволить за прогул. Если же работник действительно пропал, то действуйте по предложенной нами схеме. 

Образец оформления табеля рабочего времени

Бланк табеля рабочего времени представляет собой таблицу, в которой приводятся данные об отработанном в течение месяца времени каждым работником.

Табель заполняется за календарный месяц. В связи с этим в таблице в гр.4 приводится 31 клетка для отражения отработанных часов в каждом дне месяца. Причем для каждого дня нужно заполнить две клетки: в верхней отражается кодовое обозначение, в нижней – количество отработанных часов, дней.

Буквенные кодовые обозначения для заполнения табеля рабочего времени можно взять на титульном листе формы Т-12.

Для заполнения табеля наиболее часто используются следующие буквенные обозначения:

  • Я – явка, указывается, когда работник полностью отработал день;
  • Н – продолжительность работы в ночное время;
  • С – сверхурочная работа;
  • В – выходные дни и нерабочие праздничные дни;
  • ОТ – этот код ставится, если работник находится в отпуске;
  • ОД – ставится при дополнительном отпуске работника;
  • К – буквенный код обозначает нахождение работника в служебной командировке;
  • Б – указывается, если работник находится на больничном;
  • Р – нахождение работницы в отпуске по беременности и родам;
  • ОЖ – нахождение работника в отпуске по уходу за ребенком;
  • ПР – прогул;
  • НН – неявка по невыясненным причинам.

Некоторые частные случаи указания буквенных кодов в табеле:

Если работник находится в основном оплачиваемом отпуске, то на протяжении всего отпускного периода ставится буквенное обозначение «ОТ», выходные дни при этом не выделяются, так как отпуск измеряется в календарных днях. Если же на отпуск выпадают выходные праздничные дни, то их нужно отмечать, так как они в дни отпуска не входят и на их  количество отпуск будет продлен.

Если работник находится в командировке, ставится кодовое обозначение «К», причем если командировка продолжается и в выходной день, то в эти дни также ставится «К», так как выходные дни в командировке работника также будут оплачены, причем в повышенном размере.

Если работник не вышел на работу, и причина этого не известна, то ставится код «НН». В дальнейшем, когда причина выяснится, работник предоставит оправдательный документ, то этот код будет изменен на соответствующий. Если же причина не уважительная, и работник попросту прогулял, то «НН» изменяется на «ПР». Об оформлении прогула читайте здесь.

В графах 5 и 6 пишется количество отработанных дней и часов за первую половину месяца и за весь календарный месяц.

Если в отношении всех работников, указанных в бланке табеля учета рабочего времени, применяется только один вид оплаты труда, например, только заработная плата, то над графами 7-9 в поле «код вида оплаты» ставится кодовое обозначение этого вида оплаты, а ниже в поле «корреспондирующий счет» – счет бухгалтерского учета, на который относятся затраты на данный вид оплаты труда.

Далее графы 7, 8 не заполняются, а в гр.9 указывается количество отработанных дней или часов, в соответствии с которыми необходимо оплатить труда работника.

Если видов оплаты труда несколько, например, работникам выплачивается заработная плата, кому-то отпускные, компенсация по больничному листу и т.д., то заполняются графы 7-9. Для каждого вида оплаты нужно указать его цифровое обозначение, счет отнесения затрат и количество дней (часов), которые должны быть оплачены по данному виду оплаты труда.

Пример заполнения этих граф можно посмотреть в заполненном образце Т-13, который можно скачать ниже.

Наиболее часто используются следующие коды оплаты труда:

  • 2000 – оплата труда (заработная плата), командировочные;
  • 2012 – оплата отпускных;
  • 2300 – оплата по больничному листу.

Если у какого-либо работника в течение месяца были неявки, то в графах 10-13 указывается код причины неявки и количество дней или часов, когда работник отсутствовал.

Заполняться табель учета рабочего времени может как по всей организации в целом, так и по отдельным подразделениям, отделам.

Если в табель нужно добавить нового работника, то сделать это можно при наличии приказа о приеме на работу (или трудового договора).

Помимо сведений, касающихся отработанного времени, в бланк табеля Т-13 также включаются данные о ФИО каждого работника и его табельном номере. Табельный номер – это уникальный номер, который присваивается каждому работнику при его приеме на работу. Он сохраняется за работником на протяжении всей его трудовой деятельности на данном предприятии.

Табель заполняется в одном экземпляре, подписывается лицом, его заполнившем, и передается в бухгалтерию. Бухгалтерия на основании данных табеля рабочего времени произведет расчет заработной платы.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников
(пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа)
куплено > 8000 книг

Невыходы в 1С ЗУП 8.3: прогулы, неявки и болезни

Чтобы правильно рассчитать зарплату, необходимо зафиксировать дни, когда сотрудник отсутствует на работе

Также важно указать причину неявки, ведь в некоторых случаях, например, при вызовах в суд, работнику за дни отсутствия выплачивают средний заработок. Читайте в нашей статье как правильно оформить невыходы в 1С ЗУП 8.3

Гость, получите бесплатный доступ к программе БухСофт

Полный доступ на месяц! – Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки “Системы Главбух”.

Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).

Неявка работника без уважительной причины – это прогул. За дни прогула работнику не выплачивают заработную плату. Более того, прогул может стать поводом для увольнения. Если работника нет на рабочем месте более 4 часов подряд, это уже считается прогулом (п. 6 ст. 81 ТК РФ).

Уважительные причины неявки могут быть, например, такие:

  • Отсутствие из-за болезни, если позднее сотрудник принес больничный лист;
  • Неявка из-за исполнения государственных или общественных обязанностей;
  • Отсутствие на работе в связи с вызовом в суд;
  • Неявка в связи с вызовом в налоговую в качестве свидетеля;
  • Вынужденный прогул по вине работодателя.

В 1С 8.3 ЗУП предусмотрена фиксация различных видов неявок, но сначала в программе необходимо сделать некоторые настройки. Читайте в нашей статье, как настроить программу и оформлять невыходы в 1С ЗУП 8.3.

Быстрый перенос бухгалтерии в БухСофт 

Настройте 1С 8.3 ЗУП для учета отсутствий

Чтобы правильно учитывать неявки в 1С 8.3 ЗУП, зайдите в раздел «Настройка» (1) и нажмите на ссылку «Расчет зарплаты» (2). Откроется настройка расчета.

В окне настройки кликните на ссылку «Настройка состава начислений и удержаний» (3).

В новом окне во вкладке «Учет отсутствий» (4) поставьте галочку в разделе «Прогулы и неявки» (5). Теперь в программе 1С 8.3 ЗУП доступен учет невыходов на работу.

Гость, для Вас открыт бесплатный доступ к чату с бухгалтером-экспертом

Закажите обратный звонок на подключение или позвоните: 8 (800) 222-18-27 (бесплатно по РФ).

Оформите прогул

Чтобы оформить прогул в 1С 8.3 ЗУП зайдите в раздел «Кадры» (1) и нажмите на ссылку «Все отсутствия сотрудников» (2). Откроется окно с ранее созданными документами.

В новом окне нажмите кнопку «Создать» (3) и выберете пункт «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)» (4). Откроется форма для заполнения.

В форме укажите:

  • Организацию (5);
  • Месяц (6);
  • Сотрудника (7);
  • Причину отсутствия (8). Установите флажок «Прогул»;
  • Как учитывать отсутствие (9). Выберете начисление «Прогул»;
  • Период отсутствия (10).

Чтобы завершить оформление прогула в 1С 8.3 ЗУП нажмите кнопку «Провести и закрыть» (11). Теперь дни отсутствия будут отражены в табеле специальным кодом и зарплата за прогул рассчитана не будет.

В табеле рабочего времени по данному сотруднику дни прогула отмечены кодом «ПР» (12). Количество рабочих дней и часов за месяц (13) скорректировано с учетом отсутствия. В разделе табеля «Неявки…» также указан код и продолжительность прогула в днях и часах (14).

Оформите невыход по уважительной причине

Если работник отсутствовал на работе по уважительной причине, оформите документ «Отсутствие с сохранением оплаты». Для этого нажмите на ссылку «Все отсутствия», нажмите кнопку «Создать» (1) и выберете пункт «Отсутствие с сохранением оплаты» (2). Откроется форма для заполнения.

В форме укажите:

  • Организацию (3);
  • Месяц (4);
  • Сотрудника (5);
  • Вид отсутствия (6). Выберете из справочника нужное значение, например, «Время вынужденного прогула»;
  • Период отсутствия (7).

После этого перейдите во вкладку «Оплата» (8) для проверки расчета оплаты труда.

Во вкладке «Оплата» рассчитан средний заработок (9) и сумма оплаты за дни вынужденного простоя (10). Оплата рассчитана по формуле:

Чтобы завершить операцию нажмите кнопку «Провести и закрыть» (11). Теперь по данному сотруднику дни простоя будут отражены в табеле специальным кодом и зарплата за эти дни будет рассчитана по среднему заработку.

В табеле рабочего времени по данному сотруднику дни вынужденного простоя отмечены кодом «ПВ» (12). Количество рабочих дней и часов за месяц (13) скорректировано с учетом этих дней. В разделе табеля «Неявки…» также указан код и продолжительность отсутствия в днях и часах (14).

Внутрисменные простои

Если сотрудник часть дня был вынужден провести в простое, а часть дня работал, то в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3.0 следует зарегистрировать внутрисменный простой. В меню Кадры -> Все кадровые документы нужноСоздать документПростой сотрудников (рис. 3).

В зависимости от причины простои оплачиваются по-разному. Оплата простоя по вине работника не оплачивается, а по вине работодателя — оплачивается исходя из двух третей среднего заработка.

Если простой был по причинам, не зависящим от сторон, то оплата производится исходя из 2/3 тарифной ставки. Соответственно, и в табеле учета рабочего времени фиксироваться простой будет в зависимости от вида простоя (см. табл. 1).

Таблица 1

Пример 2

Внутрисменный простой по причинам, не зависящим от работодателя и работника, продолжался в дневное время 22 сентября 2020 года 2 часа.

Норма рабочего времени по графику — 8 часов.

При расчете зарплаты за этот день оплата по окладу автоматически начисляется за 6 часов. В табеле 22 сентября будет о, а время — 6/2.

Случай второй

У вас почему то не подтягивает запись об отсутствии и не хочет её сторнировать. Или у вас не совпадают период отсутствия и больничный и нужен перерасчет периода.

Прежде чем что-то сторнировать и исправлять нам необходимо это создать и провести. Я честно пыталась просто ввести регистрами сторно «лишних записей», но моих талантов не хватило и документы переноса данных отказывались почему то проводиться или возможно я вводила сторно куда то не туда, в итоге я ещё послонялась по форумам и даже сходила спросить у франчей есть ли у них опыт — все сходилось к тому что надо создать заново документы отсутствия уже в новой базе, провести их и каким то образом исправлять уже потом. Как это выглядит на практике:

1) сначала бодро шагаем в документы переноса данных и удаляем оттуда все упоминания об этом отсутствии.

Нам потребуются подчистить записи по сотруднику в регистрах в следующих документах переноса данных:

  • ДнСост
  • ЗП
    • Регистр расчета «Начисления»
    • Регистр сведений «Параметры периодов стажа ПФР»
  • НЗП
    • Регистр накопления «Начисления и удержания сотрудников»
    • Регистр накопления «Отработанное время по сотрудникам»

Когда будете удалять — ищите запись по сотруднику, начислению/виду расчета/приоритету, дате начала периода и окончанию. 

Записываем все документы переноса и переходим к следующему этапу

2) Создаем документ отсутствия аналогичный введенному в ЗУП 2.5, который и будем исправлять. Проводим его. Если у нас совпадает период болезни и период отсутствия и нам необходимо просто сторнировать  — переходите к пункту 4

3) Создаем документ исправления, в нем необходимо установить период отсутствия равный периоду болезни. Период регистрации документа равен месяцу ввода больничного листа. Поставьте флаг «Доначислить зарплату при необходимости». Проверьте что вашему сотруднику корректно доначислились все суммы. отредактируйте их так, чтобы в дальнейшем не перерасчитывать прошлый период.

4) вводим сторно нового документа. Месяц равен месяцу регистрации будущего больничного листа. 

Обратите внимание что при этом у вас не будет таблицы перерасчета и доначислений!

UPD Не надо выполнять пункт 4. Приоритет больничного листа выше и как следствие у вас и без сторно все посчитается отлично, а сторно вам уберет зарплату к выплате и этим добавит мороки.

5) Вводим и проводим документ больничного листа

6) Зарплата -> Перерасчеты. Находим в списке нашего сотрудника, который там должен был зарегистрироваться при проведении документов отсутствия.

Удаляем его!

7) вводим документ начисления зарплаты и проверяем что у нас пустая табличная часть доначислений и перерасчета.

Возможно, такой сложный алгоритм потребовался из-за того, что у нас где то неправильно настроены начисления, или плохо перенеслись данные и из-за этого просто перерасчет отрабатывает некорректно. Однако я нашла для себя оптимальную последовательность и очень рекомендую попробовать, если у вас не получается свести корректировки по больничным за декабрь. 

PS У меня таких документов было много, поэтому я сделала себе небольшую доработку которая чистит регистры в документах Переноса данных. Следовательно я теперь выполняю пункт2, но не провожу документ а записываю его, потом вызываю обработку, она мне выполняет пункт 1, я провожу свой документик и иду дальше по алгоритму 🙂

Алгоритм увольнения за прогул

Не стоит увольнять сотрудника за прогул до его появления на работе, ведь причина отсутствия может оказаться уважительной, а сотрудник не мог сообщить о ней работодателю. Теперь рассмотрим процедуру увольнения за прогул поэтапно, чтобы исключить возможные поводы для возникновения трудового спора с работником.

Шаг 1. Выявите факт отсутствия работника. Точных рекомендаций на этот счет закон не дает. Обнаружить, что работник отсутствует, может любой сотрудник предприятия: табельщик, непосредственный руководитель, коллега. Если сведений о месте нахождения работника или о причинах отсутствия нет, любой из названных сотрудников письменно ставит в известность руководство предприятия.

Документы: докладная записка; табель учета рабочего времени (с отметкой «НН» — отсутствие по невыясненным причинам).

Шаг 2. Составьте акт об отсутствии работника на рабочем месте

Здесь важно корректно зафиксировать период отсутствия. Акт составляется в тот же день, когда выявлено отсутствие работника, иначе суд не признает достоверность доказательства

В акте зафиксируйте: факт отсутствия, время отсутствия, время составления акта, заручитесь подписями не менее 3-х человек из тех работников, которые находятся вблизи рабочего места и имеют возможность наблюдать за местом отсутствующего. Учтите, если сотрудник отсутствует более суток, то акты необходимо составлять ежедневно.

Документы: акт об отсутствии работника на рабочем месте. Желательно составить два документа — к середине и к концу рабочего дня.

Шаг 3. Потребуйте от работника объяснений. Сделать это можно и устно, если сотрудник сразу предоставил объяснение. В противном случае, требование составьте в письменной форме и вручите его работнику под личную подпись. Если работник отказывается от получения требования, составьте акт об отказе в свободной форме с подписями не менее трех сотрудников компании, которые засвидетельствуют факт отказа.

Если сотрудник не появляется на рабочем месте в течение длительного периода, отправьте ему требование почтой с уведомлением о вручении, на котором обязательно должна быть проставлена дата получения документа работником.

Документы: требование о предоставлении письменного объяснения; акт об отказе от получения требования.

Шаг 4. Получить объяснения работника или зафиксировать отказ от объяснений. После передачи требования о предоставлении письменного объяснения у работника есть два дня, чтобы объяснить свое отсутствие. Отсчет дней начинается со следующего за днем передачи требования дня. В этот же срок работник может предъявить доказательства уважительных причин отсутствия. Объяснение оформляется в письменной форме. Если через два дня работник не объяснится, то нужно составить акт об отказе предоставить объяснения. Акт заверяется подписью не менее чем трех сотрудников.

Документы: объяснение сотрудника (объяснительная записка); акт об отказе предоставить объяснения.

Шаг 5. Служебное расследование. Используется, когда неизвестно, была ли причина отсутствия уважительной, или когда сотрудник не выходит на связь. Если не понятно, есть ли вина сотрудника, то лучше создать комиссию для проведения расследования. Комиссия составит акт служебного расследования, в нем указываются обстоятельства, которые удалось выяснить.

Документы: приказ о создании комиссии для проведения служебного расследовании, акт служебного расследования.

Шаг 6. Принятие решения о мере ответственности. Увольнение выступает как мера дисциплинарной ответственности, но работодатель вовсе не обязан уволить такого сотрудника. Можно применить иные меры дисциплинарного взыскания – замечание или выговор. Любое решение работодатель принимает самостоятельно.

Документы: представление о привлечении к ответственности.

Шаг 7. Увольнение. По общему правилу дисциплинарное взыскание может применяться работодателем не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка и не позднее шести месяцев со дня его совершения. Нарушение этих сроков дает основания для признания увольнения незаконным.

Итак, если решение об увольнении приняли, то рекомендуется еще раз проверить причины и длительность отсутствия. После проверки, сбора доказательств и оформления выше названных документов можно издавать приказ об увольнении. Ознакомьте работника с этим документом под подпись — на это отводится 3 дня с момента издания приказа, не считая времени отсутствия работника. В случае отказа от подписи, составляйте акт. В день прекращения трудового договора выдайте работнику трудовую книжку и произведите расчет (в день, когда работник появится на работе).

Корректирующий учетный табель

Когда прогул сотрудника был выявлен, нужно составить корректирующий табель. Тогда при возникновении споров начальник сможет без труда доказать факт не нахождения на рабочем месте. Следует придерживаться определенных норм:

Правильно помечайте прогулы

Важно, когда человек перестает регулярно появляться на рабочем месте, не упустить обозначений «НН» или «30». Эти кодировки указывают на факт прогула сотрудника по неизвестным обстоятельствам

Также они могут быть использованы при опоздании или уходе раньше окончания смены. Тогда за недоработку можно начислять меньше денег. Но не стоит забывать отмечать часы, которые были отработаны.

Учет выходных дней

Даже во время прогулов выходные дни, определенные индивидуальным графиком человека, должны быть отмечены кодировкой «В» или «26». Сотрудник не может явиться в эти дни, они считаются нерабочими. В одном из процессов суд отрицательно оценил табель, где числись только «НН». Дело в том, что в учете времени других работников все было заполнено согласно установленным нормам.

Приказ о выговоре за прогул: образец

Оформление приказа о дисциплинарном взыскании за прогул является последним этапом в процедуре наложения выговора. Читайте о том, как его правильно составить, скачайте образец документа.

Как составить приказ о прогуле работника

Прогулом является отсутствие работника на работе более четырех часов без уважительной причины (подпункт «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ). При этом работодатель вправе наложить на такого сотрудника дисциплинарное взыскание (ст. 192 ТК РФ). Всего Трудовой кодекс выделяет три степени наказания:

  • замечание;
  • выговор;
  • увольнение.

Каждая мера предполагает свой уровень. Выговор – достаточно жесткая мера воздействия, но позволяет провинившемуся исправиться. Прежде чем издать приказ о наказании за прогул, работодатель должен провести дознание о причинах отсутствия и взять письменное объяснение.

Издание документа возможно не позднее, чем через один месяц с момента проступка. Распоряжение составляется на основании:

  • акта об отсутствии на рабочем месте;
  • объяснительной.

Распоряжение составляется в свободной форме на бланке работодателя. Документу присваивается порядковый номер в соответствии с нумерацией в Журнале регистрации и устанавливается текущая дата.

В преамбуле прописываются даты, время, а также обстоятельства происшествия. В резюмирующей части указывается факт наложения наказания и назначаются ответственные лица за его исполнение.

Далее перечисляются все доказательные документы.

Приступать к разработке текста распоряжения сотрудник отдела кадров может, только когда собрана вся необходимая документация.

Скачать образец >>>

Когда составляется приказ на прогул без уважительной причины

Вынесение выговора за прогул без уважительной причины – не обязанность работодателя, а его право. В некоторых случаях руководитель может обойтись и беседой с нерадивым сотрудником. Нормы ст. 192 ТК РФ чаще всего применяются к работникам, которые нарушают дисциплину регулярно.

Взыскание не налагают, когда выясняется наличие у сотрудника уважительных обстоятельств:

  • травма;
  • больничный лист;
  • форс-мажор.

► Можно ли наказать работника, который после болезни не принес больничный

В этих ситуациях применение взыскания к сотруднику будет не просто недопустимо, но и незаконно. Согласно ст. 193 ТК РФ уже наложенный выговор работник может обжаловать в ГИТ или комиссии по решению индивидуальных трудовых споров.

Таким образом, прежде чем приступить к составлению приказа о нарушении трудовой дисциплины в 2019 году, требуется:

  • получить объяснение от работника;
  • убедиться в том, что достойного оправдания нет;
  • проверить, не истек ли месяц с момента проступка.

Кто подписывает приказ о прогулах без уважительной причины

Как и любое другое распоряжение компании, приказ о прогуле подписывает руководитель организации или иное уполномоченное лицо. Помимо подписи директора на документе в обязательном порядке ставят свою подпись лица, назначенные ответственными за его исполнение. Данным действием они подтверждают, что ознакомлены с его содержанием.

Прогульщик также ставит свою подпись и пишет: “С содержанием ознакомлен”

Обратите внимание, что ознакомить сотрудника с документом необходимо не позднее 3-х дней с момента его издания (ст. 193 ТК РФ)

В том случае, если работник не хочет подписывать бумагу, необходимо составить акт об отказе в подписи и завизировать его подписями нескольких свидетелей. После этого распоряжение вступит в законную силу, а к работодателю не будет претензий со стороны ГИТ.

► Как законно наказать работника рублем и сэкономить на премии

Сколько хранить

Согласно ст.19 приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558 срок хранения распоряжения о выговоре за прогул составляет 5 лет с момента издания. Хранение осуществляется в помещении отдела кадров предприятия. По прошествии этого времени документы могут быть утилизированы в установленном порядке.

Так как основная масса кадровой документации должна храниться не менее 75 лет, то целесообразно выделить приказы о нарушении трудовой дисциплины в отдельный реестр. И, соответственно, завести журнал регистрации подобных распоряжений.

Превышение установленных сроков хранения не приведет к нарушению законодательства. Но послужит захламлению архива ненужной документацией. По прошествии пяти лет требовать у вас такие распоряжения инспектирующие органы не вправе.