Почему компании не справляются с переходом на электронный документооборот и как это исправить

Функциональность и возможности интеграции

Directum

К функциональным преимуществам системы Directum относится не только расширенный каталог бизнес-решений. Из функций, используемых каждый день в работе, можно выделить удобные напоминания, возможности настройки нумераторов и работы со штрих-кодовыми метками. Наличие предпросмотра вложенных файлов, файловых хранилищ, большой выбор заполненных справочников в базовой конфигурации, интерактивные мастера создания документов.

Негативные стороны этой СЭД: отсутствие постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, недоступность применения дополнительных стилей в описи документа.

Данные функции реализуются в Docsvision. Внутри главного окна приложения отображаются любые веб-страницы и настроенные отчеты. Архивные документы перемещаются в отдельные таблицы базы данных. Пользователи системы могут выбирать вариант аутентификации. Применяется XSLT-преобразование к XML описанию регистрационной карточки.

ELMA

Систему ELMA отличает расширенная линейка бизнес-решений. В их числе модуль ECM+ (сочетание функций BPM-системы и классической СЭД), Проекты+ — стандартные функции для управления проектами плюс управление процессами; ELMA CRM+ — реализует клиент-ориентированный подход через реализацию сквозных процессов. И KPI-решение, которого нет у системы Directum.

К вопросу о возможностях интеграции – плагин для работы с MS Outlook есть и у ELMA ECM+, и у двух других решений. Кроме того, ELMA легко интегрируется с «1С:Предприятие» (со всеми актуальными версиями).

Чтобы не путаться в большом количестве файлов с поправками и изменениями, документы в приложении могут иметь неограниченное число версий, но только одну можно назначить актуальной. Вся история изменений документа собирается на карточку документа.

Все необходимые инструменты для работы по документу и контроля исполнительской дисциплины по работе с этими документами находятся у пользователя под рукой.

Если документ поступил в компанию в бумажном виде, он автоматически сохраняется после сканирования.

Руководитель может просматривать отчет по текущей ситуации с исполнительской деятельностью, а пользователям предоставлен ряд фильтров, чтобы формировать результаты так, как они считают нужным.

Приложение ECM+ можно настроить произвольно согласно потребностям отдельного предприятия и его организационной структуры.

Для ускорения создания документов можно создавать шаблоны. Это доступно для любого пользователя, даже не имеющего навыков в программировании.

Можно настроить автоматическое внесение штрих-кода в шаблон для моментального распознавания в системе.

У всех рассматриваемых в обзоре систем есть свое мобильное приложение для работы с функциями системы через планшетный компьютер или мобильное устройство. Это позволяет топ-менеджерам принимать участие в оперативной деятельности компании из любой точки, где есть интернет. Клиенты для мобильных устройств совместимы со всеми мобильными ОС.

Optima WorkFlow

К достоинствам системы можно отнести возможность применения дополнительных стилей в описи документов, вывод изображений в опись документов и область просмотра. Возможна фильтрация загруженной описи документов. В Optima WorkFlow поддерживается настройка рубрикаторов в журналах документов, настройка области просмотра выбранной записи в описи документов. Работает кастомизация регистрационной карточки поручения. Сторонние веб-приложения могут встраиваться в главное окно. Есть интеграция с IBM WebSphere MQ. Для автоматизации деятельности архивных подразделений разработан специальный модуль Архив.

Недостатки: копировать ссылки на объекты нельзя. Нет возможности создавать пользовательские папки.

1С: Документооборот 8

Основные направления работы данного решения – делопроизводство, общий документооборот, управление договорной деятельностью, электронный архив и работа с обращениями. Функционал можно расширять при помощи плагинов. При обработке маршрутов документов можно прикреплять файлы и впоследствии изменять их. Есть регистрация Проводника Windows.

Можно настроить автоматическое создание, регистрацию и отправку по маршруту документов из различных источников (папка, электронный почтовый ящик, web).

Недостатки: отсутствует внутренняя почта. Нельзя создавать задачи для группы и папки с поручениями. Кроме того, у данного решения нет модуля управления проектами. Невозможна регистрация из MS Office, Open Office. Не поддерживается работа с документацией СМК. Также нет возможности вести личные папки пользователя.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СМЕШАННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИЯХ

Не следует превращать отказ от бумажных технологий в самоцель. У бумажных документов есть свои ниши, в которых они по-прежнему могут эффективно использоваться в деловой деятельности.

Опыт показывает, что если возникает серьезная деловая потребность в использовании современных технологий – они эффективно используются, даже если соответствующая законодательно-нормативная база далека от идеальной.

В зависимости от состояния дел в организации и методов ведения делопроизводства можно выделить две группы организаций, для которых переход на смешанный документооборот может существенно повысить деловую отдачу.

■ «Полный бардак»

В первой группе организаций ситуацию в делопроизводстве кратко можно охарактеризовать как «полный бардак».

В значительной части это небольшие фирмы, в которых просто нет специалистов в области управления документами и архивным делом.

Ситуация усугубляется и тем, что в настоящее время наблюдается массовая утрата навыков работы с бумажными документами.

Многие работники просто не в состоянии без шаблона написать даже самое простое заявление, что уж говорить о тех документах, порядок оформления которых установлен в законах и нормативно-правовых актах, а его нарушение может привести к весьма печальным последствиям.

Бумажный документооборот становится раритетным, и специалистов по работе с бумажными документами все меньше. В такой ситуации переход на использование электронных документов и электронного документооборота становится своеобразной палочкой-выручалочкой. В этом случае налаживать традиционный бумажный документооборот просто не имеет смысла, и наиболее правильным подходом является эффективно использовать информационные технологии, в том числе переводить учет документов в электронный вид.

■ «Отличники ДОУ»

Вторая группа организаций представляет полную противоположность первой. В этих организациях существует приличный традиционный документооборот.

В зависимости от тех задач, которые стоят перед структурными подразделениями организации, необходимо стремиться к совершенствованию деловых операций и повышению их эффективности.

Если же организация уже использует электронные документы и электронные подписи, то при разработке плана организации работы необходимо привлечь те структурные подразделения и конкретных сотрудников, которые уже с ними работают, и обязательно учесть их интересы. Переводить в электронный вид те или иные виды документов нужно с учетом потребностей организации.

Необходимо предусмотреть и такую экзотическую ситуацию, когда может произойти сбой в хорошо налаженном электронном документообороте, и организация будет вынуждена начать работать с бумажными документами.

При организации любой работы с документами нужно исходить из того, что традиционные правила работы с ними – не неизменные законы физики. В российском законодательстве, как правило, установлены требования к созданию, использованию и сохранению документов на протяжении установленных сроков хранения.

В подавляющем большинстве случаев никаких норм о том, как это будет реализовано, российская нормативно-правовая база не содержит. Это позволяет выстраивать достаточно гибкие и наиболее удобные в конкретных условиях методы.

Смешанное делопроизводство значительно повышает эффективность работы при использовании уже хорошо зарекомендовавших себя методов: сканирования бумажных документов, штрихкодирования как документов, так и дел, цветового кодирования, использования услуг аутсорсинга при организации работы с документами на всех видах носителей.

Поскольку постоянного перехода на новые технологии при управлении документами не избежать, лучше его не затягивать и постараться получить от этого максимальную деловую отдачу. В условиях быстрых изменений в законодательстве и технологиях переходить на новые методы работы придется регулярно. Подспорьем может стать система менеджмента и анализ рисков.

При внедрении информационных систем нужно сразу думать о том, как они будут выводиться из эксплуатации и как будет обеспечиваться сохранность содержащихся в них документов

Особое внимание следует обратить на обеспечение сохранности электронных документов и информации, имеющих постоянную или длительную ценность

Какими средствами обеспечивается юридическая значимость ЭДО?

Итак, перед предприятием стоит задача — обеспечить юридическую значимость договоров, заключаемых с контрагентами в электронной форме. То есть — сделать так, чтобы подписанные сторонами договоры были равнозначными бумажным с точки зрения механизма появления прописанных в них прав и обязанностей сторон.

В этих целях предприятию — как и его контрагентам, которые желают обеспечить электронный документооборот договоров, необходимо произвести действия:

  1. Организационного характера.

То есть — подготовиться к электронному документообороту в части распределения компетенций по его осуществлению между конкретными работниками, а также регламентации их действий в рамках осуществления ЭДО. Также полезно проинформировать о таком распределении (и регламентах) и контрагента — чтобы он знал, кто именно на предприятии будет отправлять или принимать электронные документы (разумеется, то же информирование ожидается и с его стороны).

Предприятие и контрагент также должны договориться о том, какие технологические решения будут применены в целях обеспечения юридически значимого документооборота. Только по факту согласования таких решений партнеры смогут переходить к осуществлению второй группы действий.

  1. Технологического характера.

Для того, чтобы электронная подпись, проставленная на документе, делала его юридически значимым, необходимо ее соответствие законодательным требованиям — а именно, тем, что прописаны в Законе «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ (). Данный нормативный акт выделяет 3 типа ЭЦП:

  • обычную;
  • неквалифицированную;
  • квалифицированную.

Принятие судом подобного решения — о правомерности непризнания той или иной стороной ЭДО факта заверения документа электронной подписью, будет минимальным в случае, если стороны используют квалифицированные ЭЦП. Дело в том, что их компрометация без получения физического доступа к ключу ЭЦП (который находится в непосредственном распоряжении ее владельца) практически невозможна. В свою очередь, владельцу ЭЦП — и это по умолчанию признается судами, по силам не допустить передачи ключа третьим лицам. Квалифицированная ЭЦП признается в достаточной степени защищенной, чтобы ее законный владелец не дал неустановленным лицам возможности подписаться за себя.

Таким образом, в самом общем случае технологические действия двух предприятий — решивших обмениваться подписанными документами в электронном виде, будут сведены к приобретению программ, с помощью которых электронный документооборот с использованием квалифицированной ЭЦП будет осуществлен.

Подобрать необходимую для решения своих задач ЭЦП можно .

На практике такие программы могут быть представлены в разных вариантах. К числу общераспространенных можно отнести специализированные системы электронного документооборота — поставляемые операторами ЭДО. Такой оператор выступает по существу посредником между контрагентами — обеспечивая при этом юридическую значимость их переписки, «прикрепляя» в установленном порядке к каждому из отправляемых или передаваемых документов в рамках системы ЭДО, квалифицированную электронную подпись отправителя или получателя.

С помощью программных интерфейсов системы ЭДО каждая из сторон может осуществлять эффективный учет принимаемой или отправляемой документации, решать различные организационные задачи — связанные с изменением полномочий лиц, ответственных за обеспечение ЭДО, или с повышением эффективности их работы.

Примеры таких систем электронного документооборота: Диадок и СБИС.

Предполагается, что оба предприятия будут подключены к одному оператору ЭДО. Но все более распространенными становятся правоотношения, при которых возможен оборот электронных документов посредством их обмена между системами, принадлежащими разным операторам. В этом случае осуществляется роуминг систем ЭДО. О порядке документооборота в случае использования такого роуминга стороны также договариваются уже на этапе осуществления организационных действий в рамках подготовки к ЭДО.

На практике многие российские предприятия сталкиваются с рядом типичных проблем, характеризующих применение юридически значимого ЭДО — ознакомимся с некоторыми из них подробнее.

Что нужно для перехода на электронный документооборот?

Итак, если с понятием ЭДО и основными преимуществами мы разобрались, то теперь предлагаю рассмотреть основные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, а также процессы внедрения указанных систем.

Как уже стало ясно из информации выше, недостаточно просто приобрести и установить программное обеспечение, важно обучить сотрудников и полностью перестроить весь производственный процесс вашего предприятия. Если вы только начинаете вести предпринимательскую деятельность, тогда вам будет немного легче, так как бизнес-процессы еще не запущены

Процесс внедрения ЭДО в уже функционирующей компании должен происходить постепенно. Поэтапно подключая все структурные подразделения предприятия к работе.

Самым первым этапом будет являться создание автоматизированного делопроизводства. На всех этапах вы можете столкнуться не только с техническими проблемами, но и с психологическими, так как сложно “ломать” уже устоявшиеся правила.

Важно приобретать и устанавливать ПО для ЭДО у одного поставщика, тогда настройка всей системы будет гораздо проще и не даст сбоев. Давайте рассмотрим основные требования для осуществления процесса внедрения электронного документооборота в организации

Давайте рассмотрим основные требования для осуществления процесса внедрения электронного документооборота в организации.

Во-первых, наличие компьютерной техники для установки программного обеспечения;

Во-вторых, все сотрудники предприятия, причастные к данному процессу должны быть уверенными пользователями ПК и иметь к  нему доступ;

В-третьих, между коллективом должны быть электронные средства связи, такие как электронная почта, skype и так далее;

Ну и наконец, административный сектор компании должен быть готов к тому, что вместо привычной “ручной” подписи будет использоваться электронная подпись.

Таким образом, при соответствии всем указанным требованиям, можно приступить к переходу на использование электронных документов и электронного документооборота.

Интерфейсы

Directum

Интерфейсы всех режимов работы в системе Directum унифицированы, можно настроить правила обработки документов и заданий. В режиме замещения система сохраняет свою информативность. Работа с файлами возможна онлайн. Распределяются права доступа к отдельному файлу, каждый из них атрибутивно описывается. Также можно отметить прозрачность процессов документооборота. Задания добавляются в календарь MS Outlook. Плюсом системы являются настраиваемые поисковые шаблоны и удобные механизмы фильтрации по колонкам списков.

Но есть и ряд недостатков: отсутствует возможность постраничного вывода элементов (в Win32). Минимальны настройки визуальных эффектов. Нельзя локализовать названия реквизитов на различных языках. Размер карточки нельзя изменить. При создании ссылок между электронными документами нельзя внести комментарии для описания связи. Интерфейс перегружен.

Рис. 1. Интерфейс системы Directum

Docsvision

В Docsvision применяются преднастроенные темы, лента команд настраивается. Сквозные связи между документами отображаются в виде дерева. Ссылки можно комментировать. Есть возможность проектирования карточек задания. Панель инструментов настраивается. Работает полнотекстовый поиск из единой строки, есть настраиваемые поисковые шаблоны, дизайн поисковых форм тоже настраивается.

При этом недостатки системы заключаются в отсутствии возможности автоматического вложения документа в задание. Процессы не прозрачны, напоминания работают только при включенном MS Outlook.

Рис. 2. Интерфейс системы Docsvision

ELMA

Внешне интерфейс ELMA ECM+ представляет собой стандартное файловое хранилище, пользователь без опыта работы с такими системами вполне может сориентироваться самостоятельно.

Регистрация документов реализуется в специальном мастере в несколько последовательных шагов. При вводе в систему нужно лишь указать необходимые реквизиты документа и прикрепить электронную версию, система автоматически генерирует карточку документа со всеми данными по нему.

Вся информация по организации содержится во внутреннем портале. Все необходимые для работы инструменты находятся в одном месте: архив документов, задачи, календарь, лента сообщений, отчеты, веб-документы.

Операции могут быть упрощены или расширены в ходе настройки.

Рис. 3. Интерфейс ELMA

Optima WorkFlow

Система обладает интуитивно понятным интерфейсом. В системе настраиваются стили оформления приложения, доступен вывод в опись документов и область просмотра реквизитов и изображений, применяются стили отрисовки списка документов (шрифт, заливка, пиктограмма).

Стоит отметить удобные поиски в полях-списках регистрационных карточек, наличие визуального контроля обязательности заполнения полей, возможность работы с файлами, связями и движением документа в едином окне.

Удобно работать с прикрепленными файлами – работа осуществляется онлайн в едином окне, в режиме check-in & check-out. Сквозные связи между документами визуализируются в виде дерева.

Можно проектировать карточку задания при создании поручения.

Недостатки: пользователи не могут создавать новые журналы, подборки документов, настройки не сохраняются в базу данных. В регистрационной карточке нельзя настроить панель инструментов, локализовать названия реквизитов. Размер карточки неизменяемый. Не реализованы механизмы drag&drop. Нет базовых функций интерфейсного выбора карточек для связи. Еще один недостаток – непрозрачность процесса при создании задания, для исполнителей нельзя настроить напоминания.

Рис. 4. Интерфейс Optima WorkFlow

1С: Документооборот 8

Интерфейс настраивается под типы пользователей. Можно просмотреть список работающих в системе пользователей. Есть средства проектирования РКК (дизайнер), возможность расширения и настройки РКК, при этом можно использовать сложные элементы – таблицы, структуры.

Недостатки: нет встроенных средств просмотра прикрепленных файлов, нет просмотра задач группы, назначения исполнителя руководителем из группы.

Рис. 5. Интерфейс 1С: Документооборот 8

Плюсы и минусы электронного документооборота между организациями

Электронный документооборот с каждым годом становится все более популярным способом передачи информации. Так, сейчас он уже считается допустимым и легитимным не только в рамках взаимоотношения юридических лиц и государственных органов, но также и в рамках взаимоотношений с участием простых физических лиц. Это неудивительно, ведь у электронного документооборота есть огромное количество значимых преимуществ перед традиционным. К ним можно отнести следующие плюсы:

  • Ускорение документооборота. Необходимость непосредственной передачи бумажной документации, особенно в случае наличия больших расстояний между организациями, требует значительных затрат времени. Кроме этого, тщательное и внимательное ознакомление с документацией требует значительных затрат времени, а внесение исправлений потребует также дополнительных усилий. В то же время в электронный документ в процессе его согласования можно крайне легко внести изменения, а отправлен он может быть практически мгновенно.
  • Снижение расходов. Отправка бумажной документации требует значительных расходов и с точки зрения финансовых затрат. Так, передача документов курьером или почтовым отправлением, равно как и постоянные расходы на канцелярию могут в контексте продолжительного ведения взаимоотношений обойтись намного дороже, чем переход на электронный документооборот.
  • Обеспечение безопасности. При профессиональном подходе к ведению электронного документооборота между организациями, такой способ взаимодействия обеспечивает больший уровень безопасности и защиты данных, чем традиционный обмен бумажной документацией.
  • Оптимизация использования трудовых ресурсов. Непосредственные затраты времени на ведение бумажного документооборота приводят в том числе к снижению эффективности труда работников — они вынуждены тратить свое время на работу с бумажной документацией, прием и отправку корреспонденции, ее вычитку и проверку, когда могли бы заниматься решением иных задач.

Однако, помимо положительных сторон, электронный документооборот имеет и определенные негативные черты. К минусам электронного документооборота между организациями можно отнести:

  • Необходимость наличия специфического программного обеспечения. Несмотря на то, что сейчас существует большое количество в том числе и бесплатных программных продуктов для работы с электронными подписями, полноценную гарантию безопасности и удобство сервиса могут предоставить в первую очередь лишь платные программы, что требует определенных расходов.
  • Оформление электронной подписи. Оформление электронной подписи является процедурой, требующей затрат как финансовых, так и временных ресурсов, а также прохождения ряда определенных бюрократических препятствий.
  • Обучение сотрудников. Для эффективного ведения электронного документооборота между организациями работники должны обладать специфическими знаниями и навыками.
  • Риски безопасности. Использование электронного документооборота между организациями требует строгого ограничения доступа к программному обеспечению электронной подписи и нуждается в дополнительных технических решениях для предотвращения возможных возникающих рисков в связи с применением такого подхода.
  • Наличие коммуникаций и технических средств. Получение бумажной документации, равно как и ее отправка, возможны при практически полном отсутствии технических средств и коммуникаций, в то время как для полноценного ведения электронного документооборота необходимо наличие интернета и работающих компьютеров или иных технических устройств для работы с документацией.

Насколько эффективны СЭД на самом деле

Три главных столпа СЭД — это быстродействие, удобство пользователя и гибкость настройки

Бизнесу важно, чтобы система выполняла задачи его бизнеса, при этом легко обслуживалась, расширялась и не становилась непомерной ношей для бюджета компании. Полноценная ECM-система должна обладать функциями подготовки и согласования документов, включая сканирование и распознавание

Также обязательно должны быть функции контроля, учета и хранения.

«В последние несколько лет представление о функциональности СЭД и ECM расширилось. В частности, Gartner отказался от термина ECM и заменил его на понятие «платформа контент-услуг». То есть сегодня СЭД — это не только система для управления документооборотом, но и платформа для автоматизации всех бизнес-процессов — кадровых, финансовых и т.д. Кроме того, СЭД уже не может быть исключительно программой, доступной на рабочем компьютере, поскольку широко востребована возможность работы из любой точки мира через веб-доступ и мобильное приложение», — напоминает Илья Зайчиков.

Эффект от внедрения ECM для бизнеса во многом зависит от специфики компании и успешности внедрения. В крупной отечественной промышленной группе внедрение отечественного решения позволило бизнесу понимать все о скорости и качестве работы всех сотрудников ОЦО. Это стало возможным только благодаря тому, что 100% задач по созданию, обработке и проведению первичных документов были автоматизированы в едином решении. За счет этого появилась возможность отслеживания SLA и KPI всех сотрудников, скорость ОЦО стала соответствовать SLA. В результате скорость отражения первичных документов сократилась с недель до часов, снизилось количество бухгалтерских ошибок, ошибок в начислении налогов. Прямой финансовый эффект — снижение переплат по НДС на 120 млн рублей.

Реальный переход на электронный документооборот происходит, когда руководитель отказывается подписывать бумажные документы

«Тем не менее, в большинстве случаев, посчитать прямую финансовую выгоду проблематично. Чаще всего успешное внедрение ECM приводит к повышению управляемости компании. Высокая скорость согласования и подписания документов, высокий процент успешного и своевременного исполнения решений руководителей приводят к тому, что компания работает быстрее и опережает конкурентов за счет повышения гибкости и скорости реакции на изменение рыночной ситуации. Поэтому основной эффект успешного внедрения ECM — повышение конкурентоспособности компании», — уверен Геннадий Попов.

«Деньги на внедрение системы расходуются не маленькие. Но считать, сколько бумаги мы сэкономим и сколько людей мы уволим — бессмысленно. Сейчас не стоит вопрос о том, нужна ли система, проводить ли цифровую трансформацию процессов — без этого выжить уже невозможно. Это как станок для производства продукции – нет вопроса, нужен ли он, не будет его — не будет продукции. Можно только сравнить, какой их двух станков окажется эффективнее», — отмечает Елена Истомина, директор департамента консалтинга и внедрения компании Directum.

«Автоматизация экономит время, — уверен Марчин Пичур, вице-президент DocuWare. — Все происходит в считанные минуты, а не часы или дни. Большая часть времени, затрачиваемого на бизнес-процессы, — это «промежуточное» время, ожидание. Автоматизация мгновенно убирает все потерянное время».

Среди других важных последствий отмечаются ускорение бизнес-процессов, расширение своих услуг или присутствия на рынке без увеличения штата, за счет высвободившихся на цифровизации документооборота сотрудников, уход от рутины, более интеллектуальная работа. Таким образом, экономический эффект нужно рассматривать еще и в контексте получения бизнесом возможности развиваться и конкурировать на рынке.