Онлайн‑калькулятор отпускных в 2020 году

Очередной и другие отпуска «декретницы»

Не менее важно быть в курсе всех вариантов отпусков и отпускных «декретницы». На практике вы, как работодатель, не особенно заинтересованы в повышении рождаемости на вашем предприятии

И это понятно, ведь нужно искать замену работнику, к тому же непонятно на какой срок.

Однако, в этот период женщина наделена государством особенными правами, которые нужно знать, особенно вам, чтобы правильно ориентироваться в текущей обстановке.

Давайте обо всем по порядку. Женщина ждет ребенка. Ей предстоит отпуск по беременности и родам (с предъявления больничного листа, как говорилось выше) и далее отпуск по уходу за ребенком. Такова поверхность вопроса, поговорим о ее глубине. Женщина сейчас вправе взять основной оплачиваемый отпуск.

Здесь есть три возможных варианта:

  • Подписать очередной отпуск до «декретного»;
  • Отправиться в отпуск, отпраздновав день рождения трехлетнего малыша;
  • Подписать основной отпуск по завершении отпуска по беременности и родам.

Право на очередной отпуск у женщины есть в независимости от срока работы в вашей организации, притом, если сотрудница не была в отпуске за предыдущий год, она может взять отпуск за два года.

Рассмотрим еще один сценарий: женщина пошла во 2 декретный отпуск, не выйдя из предыдущего, вместе с тем наше законодательство не обязывает ее заранее уведомлять свое руководство. Тогда «декретница» одновременно пишет 2 заявления: о выходе на работу и о предоставлении отпуска по беременности и родам.

За вторым отпуском по беременности и родам женщина может идти в следующий отпуск по уходу за ребенком.

И в том и в другом сценарии, вам (предпринимателю), нужно четко сознавать, что увольнение женщины, у которой есть трехгодовалые дети, недопустимо (см. ТК РФ).

Давайте поговорим о самих отпускных и каким образом их правильно рассчитать.

Если женщина взяла очередной отпуск перед «декретным», то правила подсчета похожи на подсчет обычных ежегодных отпускных. Если в очередной отпуск женщина собирается по завершении отпуска по уходу за ребенком, встает дилемма о ее доходах. Раз в предшествующий год женщина не работала, то для вычислений берутся два года до декретного отпуска. Сами отпускные рассчитываются аналогично.

Возможен третий случай: отпуск по окончании больничного листа по беременности и родам. Тогда на 28 дней уменьшается отпуск по уходу за ребенком. (Совмещение 2 отпусков запрещено, аналогично не положена оплата ежемесячного пособия на ребенка).

Однако, в наше неспокойное время, сотрудница вправе прервать собственный декретный отпуск и приступить к своим обязанностям, притом выйти как на 8-часовой, так и частичный рабочий день. При таких обстоятельствах работница пишет соответствующее заявление.

Подведем итоги. Проблема отпуска и отпускных очень объемная. Надеемся, что эта заметка дала вам ценную информацию для понимания как общих вопросов, так и некоторых нюансов расчета отпускных.

Коэффициент 29,3 применяют в полностью отработанных месяцах

Коэффициент 29,3 используют только в том месяце, который в расчетном периоде отработан полностью. Чтобы это выяснить, надо посмотреть, брал ли работник в течение этого срока отпуска, был ли в командировке или на больничном. Если нет, то месяц отработан целиком, и при расчете отпускных его продолжительность принимают равной 29,3 дня. Начисление отпускных ведут исходя из этого показателя.

Если же сотрудник отработал не весь месяц, то количество дней надо пересчитать по специальной формуле:

Количество расчетных календарных дней = Количество календарных дней в неполном месяце, приходящемся на отработанное время х Количество календарных дней в неполностью отработанном месяце 29,3 дн.

При этом полностью отработанным также считается месяц, в котором сотрудник работал сверх своей обычной нормы рабочего времени. Например, норма — 20 дней, а человек отработал 23 дня из-за того, что выходил на работу в выходные или праздничные дни. Так вот, в таком случае считается, что месяц отработан полностью. В расчет берут 29,3 дня. Исходя из этого показателя и ведут начисление отпускных. Увеличивать его на время переработки не надо.

Если все 12 календарных месяцев сотрудник отработал полностью, расчет (начисление) отпускных осуществляют по формуле:

Сумма отпускных = Заработок работника за расчетный период, учитываемый при расчете отпускных 12 мес. х 29,3 дн. х Количество календарных дней отпуска

Еще по этой теме: Посмотреть расчет отпускных на примере >>> Памятка по всем правилам расчета среднего заработка для пособий и отпускных >>>

Расчет отпускных

По общему правилу, установленному ст. 114 ТК РФ, на период отпуска за работником сохраняется средний заработок. Порядок расчета среднего заработка предусмотрен ст. 139 ТК РФ. В этой статье сказано, что средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). При этом необходимо руководствоваться Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922).

Согласно ТК РФ и п. 11 Положения № 922 средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.

Таким образом, для расчета среднего дневного заработка сотрудника необходимо разделить сумму фактически начисленной ему заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели. При этом не стоит забывать, что в соответствии с п. 5 Положения № 922 при исчислении среднего заработка из расчетного периода исключаются время, а также начисленные за это время суммы, если:

  • за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством РФ;

  • работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

  • он не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

  • работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;

  • работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

  • работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.

Приведем примеры расчета отпускных.

Пример 1.

С работником заключен трудовой договор на 2 месяца с 01.07.2017 по 31.08.2017. По заявлению сотрудника ему был предоставлен отпуск продолжительностью 2 рабочих дня (с 01.08.2017 по 02.08.2017). Сотрудник полностью отработал июль, заработная плата за этот месяц составила 30 000 руб. Рассчитаем сумму отпускных.

В связи с тем, что с работником заключен трудовой договор на два месяца, отпуск ему предоставляется в рабочих днях, а значит, для расчета отпускных необходимо воспользоваться п. 11 Положения № 922: средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.

Средний дневной заработок сотрудника будет равен 1 153,85 руб. (30 000 руб. / 26 раб. дн.), где 26 – количество рабочих дней в июле 2017 года согласно производственному календарю для шестидневной рабочей недели. Сумма отпускных – 2 307,70 руб. (1 153,85 руб. x 2 раб. дн.).

Пример 2.

С работником заключен трудовой договор на 4 месяца с 01.07.2017 по 31.10.2017. По заявлению сотрудника ему был предоставлен отпуск продолжительностью 4 рабочих дня (с 02.10.2017 по 05.10.2017). Сотрудник полностью отработал июль, август и сентябрь. Его заработная плата за эти месяцы составила 90 000 руб. Рассчитаем сумму отпускных.

Средний дневной заработок сотрудника будет равен 1 139,24 руб. (90 000 руб. / (26 раб. дн. + 27 раб. дн. + 26 раб. дн.)), где:

  • 26 – количество рабочих дней в июле и сентябре 2017 года согласно производственному календарю для шестидневной рабочей недели;

  • 27 – количество рабочих дней в августе 2017 года по производственному календарю для шестидневной рабочей недели.

Сумма отпускных – 4 556,96 руб. (1 139,24 руб. x 4 раб. дн.).

Пример расчета отпускных с помощью данного калькулятора

Расчет отпускных онлайн-калькулятор производит последовательно в два раздела, где задаются начальные параметры, и заполняется сводная таблица по суммам заработка помесячно. В итоге будет рассчитан и выведен на экран размер отпускных.

Разобраться в принципе работы онлайн-калькулятора поможет практические примеры. Покажем действия пошагово.

Пример 1. Расчет отпускных при сохранении заработанной платы

Сотрудник предприятия выходит по графику в очередной оплачиваемый отпуск, который запланирован с 1 по 14 августа 2018, что составляет 14 календарных дней. В течение 12 предшествующих месяцев он не был на больничном, но брал 2 дня без сохранения заработной платы с 10 по 11 мая 2018 г.

В первой части калькулятора вводим указанные данные и переходим по кнопке «Далее» на страницу ввода сумм заработной платы.

Если работник отсутствовал на рабочем месте, а именно при:

  • командировке;
  • больничном;
  • отпуске по уходу за ребенком и без содержания;
  • др. периоды описанных в п. 5 ПП РФ №922 от 24.12.2017 года;

при расчете среднего заработка в расчетном периоде эти дни не учитывают.

Для ввода данных отметьте галочкой «Есть периоды исключения» и выберите нужные даты. Если требуется нескольких, то нажмите «Добавить еще один период».

В следующем окне приступаем к вводу данных по зарплате за последние 12 месяцев, которые будут участвовать в расчете отпускных сумм. Предположим, что работник ежемесячно получал по 25 000 рублей. Автоматически суммируются отработанные дни, годовой заработок и рассчитывается средний дневной заработок.

После нажатия кнопки «Далее» переходим к итогам вычисления отпускных. Калькулятор выводит формулу расчета и полученную сумму отпускных. Дополнительно с нее будет высчитан НДФЛ по ставке 13 %. Ниже отразится размер полагающейся выплаты за вычетом налога.

Пример 2. Расчет учебного отпуска

Сотрудника отправляют на запланированный учебный отпуск. Все данные остаются прежними, необходимо только уточнить сколько процентов заработной платы сохраняется за работником. (См. статьи 173-176 ТК РФ). В нашем примере, предположим, что ему положено 50%, но не менее минимального размера оплаты труда.

Заполняем все поля как в прошлом примере.

В поле «Вид отпуска» выбираем «Учебный» и отмечаем нужный …% сохранения зарплаты. Отмечам период исключения по учебному отпуску, в нашем случае получилось 2 дня.

Получаем сумму к выплате отпускных с НДФЛ и без вычисления.

Заметим, что некоторые поля помечены знаком вопроса. Это подсказки, которые полезны для бухгалтера любой степени подготовки

Следует обратить внимание и на такой момент, как сумма рассчитанного калькулятором НДФЛ. Она является примерной

Для более точного подсчета необходимо учесть начисления, размер налога и вычетов с начала года.

Пример 3. Расчет отпускных с учетом повышения окладов в расчетном периоде

При повышении оклада или тарифной ставки для индексировании отпускных необходимо руководствоваться п. 16 Положения о средней заработной платы. В нем говорится о том, что рабочий из-за ухода в отпуск не должен получить меньше денег.

КИ — коэффициент индексирования. Рассчитывается как: Новый оклад / Старый оклад.

В этом случае отпускные считаются по определенным правилам, если:

  • в расчетном периоде повысили зарплату — корректируются все предыдущие начисленные суммы;
  • после расчетного, но до начала отдыха — корректируются средний заработок.
  • во время отпуска, КИ умножается на оставшиеся отпускные после увеличения оклада.

Рассмотрим пример когда:

  • работник в 2018 году отправляется в отпуск с 13.06 — 10.07;
  • с 1.02.2018 года всем сотрудникам повысили зарплату с 14 000 до 17 500 рублей, КИ — 1,25;
  • других начислений не было;
  • годовой расчетный период считается с 01.06.2017 по 31.05.2018 года;
  • в течении этого периода сотруднику уже предоставляли отпуск на 28 дней с 1 по 28 августа 2018 года, за этот месяц ему начислили 1400 руб.

Вводим данные в нужные поля. Отметьте с какого месяца повысили и на сколько оклад.

Вводим сумму зарплаты за предыдущие периоды в поля «Основные начисления». Так как больше начислений не производилось оставляем поле «Другие начисления» пустым.

Получаем итоговые значения к выплате без НДФЛ.

Часто задаваемые вопросы?

Оформление отпусков

Выделяют два вида отпуска — основной и дополнительный, расчет и документальное оформление которых идентичны.

Работодатель должен формировать график отпусков на каждый год. Не позднее чем за 2 недели до начала отпуска согласно графику сотруднику нужно письменно напомнить о предстоящем отдыхе. Работник может попросить перенести запланированный отпуск. При этом перенос осуществляется по согласованию с руководством. 

Если работник уходит в отпуск, на него оформляется приказ. Расчет отпускных представляется в виде справки-расчета, содержащей полный расчет среднедневного заработка, размера отпускных, удержанного налога, суммы, причитающейся к выплате работнику.

Сдавайте отчетность за сотрудников. Контур.Экстерн дарит вам 3 месяца бесплатно!

Некоторые нюансы, связанные с определением количества дней отпуска

Согласно ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:

  • время фактической работы;

  • время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;

  • время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

  • период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине;

  • время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:

  • время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;

  • время отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

Итак, под полностью отработанным месяцем понимается не календарный месяц, а каждый месяц, прошедший с первого дня работы. Например, если сотрудника приняли на работу 3 июля, первым месяцем работы будет период с 3 июля по 2 августа (ст. 121 ТК РФ). Что касается отработанных не полностью месяцев, при предоставлении отпуска за эти дни или выплате компенсации за отпуск при увольнении необходимо руководствоваться Правилами об очередных и дополнительных отпусках, утвержденными НКТ СССР 30.04.1930 № 169 (далее – Правила). Итак, согласно п. 35 данных правил при исчислении сроков работы, дающих право на пропорциональный дополнительный отпуск или компенсацию за отпуск при увольнении:

  • излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета;

  • излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца.

Для наглядности приведем примеры.

Пример 3.

С работником заключен трудовой договор на сезон с 16 июня по 3 октября 2017 года. Он подал заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнением с 6 октября 2017 года. Сколько дней отпуска необходимо предоставить данному сотруднику?

Из условий примера следует, что сотрудник отработал 3 полных месяца (с 16 июня по 15 сентября) и 18 дней (с 16 сентября по 3 октября).

Последний месяц его работы начался 16 сентября и, если бы работник не был уволен, закончился бы 15 октября. В этом рабочем месяце (с 16 сентября по 15 октября) 30 дней, из которых сотрудник отработал 18 дней, а значит, больше половины. Следовательно, на основании п. 35 Правил 18 дней округляются до полного месяца – сотруднику нужно предоставить отпуск за 4 месяца работы.

Таким образом, сотруднику должны предоставить 8 рабочих дней отпуска (4 мес. x 2 дн.). Отсчитываем 8 рабочих дней с 4 октября 2017 года по календарю шестидневной рабочей недели. Получается, что последний день отпуска – 12 октября. Таким образом, сотруднику полагается отпуск продолжительностью 9 календарных дней.

Пример 4.

Воспользуемся условиями примера 3. Предположим, что за отработанный период с 16 июня по 3 октября 2017 года сотруднику была начислена заработная плата в размере 75 000 руб. Весь период был отработан полностью. Рассчитаем сумму отпускных.

Сначала определим количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели за отработанный период. Оно составит 94 рабочих дня (13 + 26 + 27 + 26 + 2), где:

  • 13 – количество рабочих дней в июне начиная с 16-го числа;

  • 26, 27, 26 – количество рабочих дней в июле, августе и сентябре соответственно;

  • 2 – количество рабочих дней в октябре.

Средний дневной заработок сотрудника составит 797,87 руб. (75 000 руб. / 94 раб. дн.). Таким образом, сумма отпускных будет равна 6 382,96 руб. (797,87 руб. х 8 раб. дн.), где 8 – количество рабочих дней отпуска за отработанный период, рассчитанное в примере 3.

Условный числовой пример

Расчёт выполняется пошагово:

  1. Необходимо посчитать дни отпуска, заработанные за время трудовой деятельности с учётом льготы за инвалидность. За каждый отработанный месяц положено 30/12=2,5 дня на отдых. С 13.10.2017 г. по 12.10.2018 г. – 30 дней, с 13.10.2018 г. по 19.01.2019 г., что составляет 3 месяца и 7 дней (менее половины месяца, согласно чему отбрасывается). Заработанные дни высчитываются: 30+3*2,5=37,5 дня.
  2. Накопившиеся отпускные дни за минусом отгулянных: 37,5 — 14 (период нахождения на отдыхе)=23,5;
  3. Среднедневной заработок берётся за время с 01.01.2018 г. по 31.12.2018 г. Из расчётного интервала сумму выплат за неотработанное время необходимо исключить, а взять в расчёт (8478,26 + 4090,91= 12569,17 руб.):
    • за август 2018 г.: 15000 / 23 * 13 (отработанные дни) = 8478,26 руб.;
    • за апрель 2018 г.: 15000 /22 * 6 = 4090,91 руб.
  1. На отработанный период пришлось 16,07 + 8,79 = 24,86 дня:
    • в августе 2018 г.: (31 – 14) /31 * 29,3 = 16,07 дня;
    • в апреле 2018 г.: (30 — 21) / 30 * 29,3 = 8,79 дня.
  1. Учитывая, что оставшиеся 10 месяцев за год входят в полном объёме в разрезе выплат и периодов, среднедневной заработок составит: (15000 * 10 + 12569,17) / 29,3 * 10 + 24,86 = 511,45 руб.;
  2. Сравнить полученную величину с МРОТ: 511,45 * 29,3 = 14985,49 > 11280, следовательно, выплаты составят 14985,49 руб.
  3. На руки гражданин получит сумму за минусом НДФЛ: 13037,38 = (14985,49 – 14985,49 * 0,13).

Пошаговый алгоритм расчёта позволит самостоятельно каждому сотруднику посчитать свои отпускные, сверить сумму к выдаче с данными бухгалтерии и с чувством внутренней уверенности в правильности полученных причитающихся денежных средств предоставить себя заслуженному отдыху.

2020 zakon-dostupno.ru

Записка-расчёт о предоставлении отпуска

Предоставление работнику отпуска оформляется работодателем внутренним документом. Обычно используют записку-расчёт.

До 1 января 2013 года такая записка имела утверждённую форму Т-60. Сейчас (закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ) формы таких документов не являются обязательными и могут разрабатываться работодателем самостоятельно (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012). Однако рекомендуется заполнять форму Т-60, которая вполне чётко отражает все данные для оформления отпусков наёмного персонала.

Приведём пошаговую инструкцию по заполнению документа на примере записки-расчёта для менеджера отдела рекламы и маркетинга Семеновой Аллы Петровны:

  1. Первый раздел записки заполняет специалист по кадрам. Начинаем с данных, относящихся к работодателю. В строке «наименование организации» заносим название работодателя. Обязательно указываем сокращённо его организационно-правовую форму (ООО, АО, ИП и т. п.). Проставляем порядковый номер и дату заполнения записки.

  2. Как источник информации о сотруднике в первом разделе записки используем график отпусков, а также приказы директора о предоставлении отпусков персоналу. Заполняем полностью строку «фамилия, имя, отчество». Заносим должность Семеновой А.П. по её трудовому договору. Для рабочего мы здесь указали бы его специальность, разряд, квалификацию. В ячейке «табельный номер» обязательно указываем номер Семеновой А.П. из реестра работодателя. В строке «наименование структурного подразделения» укажем название отдела, где трудится менеджер Семенова.

  3. Переходим к заполнению данных об отпуске Семеновой А. П. Заносим период, за который она получает отпуск (полностью начало и окончание рабочего года). Указываем полное число календарных дней отпуска и даты первого и последнего дней. Семенова А. П. не относится к категориям сотрудников, имеющим право на дополнительные дни отпуска, поэтому в ячейке «дополнительный отпуск» ставим прочерк и не заполняем таблицу «дополнительный или другой отпуск». Специалист Темникова Т. Н., заполнившая первый раздел записки, в строке «Работник кадровой службы» указывает свою должность, расписывается и ставит расшифровку подписи.

  4. Во втором разделе отразим расчёты бухгалтера о начислении и выплате Семеновой А. П. отпускных. Начинаем с заполнения таблицы «Расчёт оплаты отпуска», содержащей суммы начислений Семеновой за 12 месяцев перед месяцем начала отпуска. Отметим, что у Семеновой за этот период не было месяцев, которые по ст. 121 ТК РФ должны быть исключены из периода расчёта среднедневного заработка. Поэтому в таблице будут отражены данные с июля 2017 года по июнь 2018 года. Заносим в графу 1 номер года каждого из учитываемых месяцев, в графу 2 заносим наименования указанных месяцев; в графе 3 отражаем по каждому месяцу сумму всех выплат, полученных работником и учитываемых при расчёте среднемесячного дохода. В строку «Итого» таблицы «Расчёт оплаты отпуска» заносим сумму всех внесённых выплат Семеновой А. П. из столбца «выплаты» (графа 3). Переходим к расчёту среднедневного заработка: в отдельной вспомогательной табличке отражаем в гр. 4 общее число календарных дней всех месяцев из таблицы «Расчёт оплаты отпуска»; в графе 6 отражаем сумму рассчитанного среднедневного заработка Семеновой, разделив сумму в строке «Итого» в таблице «Расчёт оплаты отпуска» на число дней из графы 4.

  5. Таблица «Начислено» отражает выплаты отпускнику с разбивкой на два месяца и с расчётом итога. В гр. 8 вписываем итог умножения среднедневного заработка работника (гр. 6) на количество дней отпуска в первом месяце (гр. 7). У Семеновой в июле 26 календарных дней отпуска, за которые начислено 573,67 р. Х 26 = 14915,42 р. В августе у Семеновой будет 2 календарных дня отпуска, и за эти дни ей положены отпускные: 573,67 р. Х 2 = 1147,34 р. Общая сумма начисленных отпускных за два месяца (гр. 8 + гр. 12) составляет 14915,42 р. + 1147,34 р. = 16062,76 р. Эта сумма отражена в графе 15. Из суммы, отражённой в графе 15, удержим налог на доходы физических лиц (графа 16). Итог после вычитания налога заносим в графу 23 — эта сумма равна 13974,60 р. Эту сумму Семенова А. П. получит в кассе работодателя или на банковскую карту. Эту же сумму нужно обязательно внести и прописью в строку «К выплате сумма».

  6. Далее отражаем номер и дату платёжного кассового документа на выдачу отпускных. Бухгалтер ставит свою подпись с расшифровкой.

Выдавать или перечислять на банковскую карту отпускные работодатель обязан не позднее чем за 3 дня до начала отпуска. В ином случае предусмотрены административное наказание и наложение штрафа (ст. 5.27 КоАП РФ).

Порядок расчета среднедневного заработка

При вычислении среднего дневного заработка важно правильно учесть все выплаты и определить период расчета. Действовать нужно в строгом соответствии с законом, чтобы не уменьшить или не увеличить положенную выплату

Определяем период для расчета

Чтобы произвести расчет отпускных, работодатель должен выявить расчетный период. Он может быть:

Стандартным. Равен одному году или 12 месяцам

Причем берется во внимание не календарный год, а период, предшествующий месяцу, в котором сотрудник берет в отпуск.

Нестандартным. Это иные виды периодов, устанавливаемые работодателем

Однако такой период для расчетов должен быть указан в коллективном договоре.

Причем далеко не все выплаты за этот период будут учитываться бухгалтером. Ведь есть такие формы платежей, которые при расчете отпускных не считаются.

Важно определить и число дней, которые берутся в расчет. Если в месяце сотрудник проработал все рабочие дни, то такой период засчитывается полностью

Если же там были больничные или неявки по другим причинам, то месяц засчитывается уже не весь, а лишь рабочие дни.

Распределение выплат

Сложность расчетов заключается еще и в том, что существуют формы выплат, принимать которые во внимание при определении среднего заработка не нужно. Обязательно учитывают оклад, премии и положенные надбавки – словом, все то, что прописано в трудовом договоре

При этом есть и иные формы выплат, не учитываемые при расчете. К таким, например, относят:

  • социальные выплаты;
  • компенсационные выплаты (например, компенсация расходов сотрудника на питание, проезд, мобильную связь).

Особую внимательность нужно проявлять при учете премий. Если речь идет о ежемесячных выплатах, то тут все просто – они учитываются в полном объеме. А что делать с премиями, выплачиваемыми раз в квартал или год? Тогда, размер их учитывается пропорционально количеству месяцев, входящих в расчетный период. Например, если речь идет о квартальной премии в размере 30 000 руб., а в расчетный период входят только 2 месяца, то премия будет учтена в качестве выплат в размере 2/3 или 20 000 руб.

Дополнительно выплаты в размере оклада могут быть увеличены на инфляционный коэффициент. Это позволяет сделать отпускные соизмеримыми текущей экономической ситуации.

Срок отпускных

Только после расчета среднедневного заработка определяется сумма отпускных. Для этого требуется знать количество дней отпуска. Обычно, он равен 28 дням, но в некоторых отраслях может быть и больше.

Алгоритм расчета среднедневного заработка и начисления отпускных

1. Определить перечень производимых сотруднику выплат.

В расчет среднедневного заработка включаются прописанные в нормативных актах организации выплаты, которые начислялись работнику в расчетном периоде. Источник этих выплат роли не играет. Но ряд начислений в этот перечень не входит:

  • различные социальные выплаты в виде матпомощи, оплаты проезда, обучения и т.п. (п. 3 Постановления);
  • оплата командировок, простоя, периодов нетрудоспособности и др. (п. 5 Постановления);
  • компенсации за использование в работе личного имущества и др.

2. Выделить расчетный период.

Расчетный период для отпускных — 12 календарных месяцев перед отдыхом. 

Важно! Календарный месяц — это промежуток с 1 по 30 или 31 число месяца (для февраля — с 1 по 28 или 29 в зависимости от года). Например, если отпуск выпадает на ноябрь 2019 года, то расчетный период составит 01.11.2018 — 31.10.2019

Бывают ситуации, когда за 12 идущих перед отпуском месяцев у работника не было заработка или он фактически не работал. В этом случае п. 6 Постановления предписывает рассчитывать среднедневной заработок сотрудника из суммы дохода, полученного за предшествующий период, аналогичный расчетному. Если по факту работник не трудился и не получал заработную плату и в расчетном, и в идущем перед ним периоде, тогда среднедневной заработок считается по заработку, начисленному за фактические дни работы в месяце, когда наступил случай, в связи с которым сохраняется среднедневной заработок (п. 7 Постановления).

При расчете отпускных учитываются периоды и выплаченные в течение этих периодов суммы, когда сотрудник присутствовал на рабочем месте согласно режиму работы по трудовому договору. Согласно п. 5 Постановления при исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:

  • работнику начислялось пособие по нетрудоспособности или «декретные» выплаты;
  • работник не трудился из-за простоя, в котором виноват работодатель, или по причинам, на которые не могут повлиять ни первый, ни второй и т.д.

3. Рассчитать среднедневной заработок.

Для начисления выплаты за отпуск, который предоставляется в календарных днях, среднедневной заработок определяется как заработная плата за расчетный период, поделенная на 12 и на 29,3. Где 12 — месяцы расчетного периода, а 29,3 — среднемесячное число календарных дней.

При наличии не полностью отработанных в расчетном периоде месяцев, среднедневной заработок считается так: 

заработок за расчетный период / (29,3 х количество полностью отработанных месяцев + число календарных дней в не отработанных полностью месяцах)

Число дней не полностью отработанного календарного месяца = 29,3 / число календарных дней не полностью отработанного месяца х число отработанных в этом месяце календарных дней (п. 10 Постановления).

4. Удержать НДФЛ, выплатить отпускные, начислить взносы.

Сумма отпускных определяется умножением среднедневного заработка на число календарных дней отпуска. Когда расчет отпускных сделан, нужно выделить НДФЛ и выплатить сотруднику сумму за минусом налога.

Согласно ст. 136 ТК РФ отпускные выплачиваются не позднее трех дней до начала отпуска. В целях НДФЛ день оплаты отпуска — это день получения сотрудником дохода. Срок перечисления налога — до последнего календарного дня в месяце выплаты отпускных (ст. 226 НК РФ).

Взносы с суммы отпускных нужно начислить в месяце их начисления. Срок перечисления взносов в бюджет — до 15 числа следующего за начислением отпускных месяца (ст. 431 НК РФ).

Сдавайте электронную отчетность через интернет. Контур.Экстерн дарит вам 3 месяца бесплатно!