Перечень регистров бухгалтерского учета

Роль учетных регистров в бухгалтерском учете

Информация, необходимая для отражения на счетах бухгалтерского учета, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, обязательно накапливается и систематизируется. Учетная информация регистрируется или вручную, или с использованием средств автоматизации. С этой целью применяются учетные регистры — таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций, одно из важнейших средств ведения бухгалтерского учета. Содержание документов в них группируется по однородным признакам в разрезе установленных показателей учета. Запись хозяйственных операций в учетных регистрах используют для повседневного руководства финансово-хозяйственной деятельностью организации и для составления бухгалтерской отчетности.

Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов РФ, органами, которым федеральным законодательством предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, а также организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета.

Таблица применяемых учетных регистров
Наименование учетного регистра Объект учета Вид учета
Накопительные ведомости Расчеты с разными дебиторами и кредиторами Аналитический
Книги Кассовая книга, Главная книга Синтетический
Журналы-ордера Используются для хронологических и синтетических записей на основании учетных регистров аналитического и синтетического учета Комбинированный
Электронные документы Аналогично накопительным ведомостям, но с помощью компьютеров. Анализ счетов Синтетический, аналитический и комбинированный

Хозяйственные операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности. Они группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Лица, составившие и подписавшие регистры бухгалтерского учета, несут ответственность за правильность отраженных данных. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Проверяющие аудиторы и другие лица, получившие бухгалтерскую отчетность или другую документацию, обязаны хранить коммерческую тайну.

Законом «О бухгалтерском учете» установлен перечень обязательных реквизитов для регистров бухгалтерского учета:

  1. наименование регистра;
  2. наименование экономического субъекта, составившего регистр;
  3. дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
  4. хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
  5. величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
  6. наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
  7. подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Формы регистров бухгалтерского учета должен утвердить руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра, любое исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов.

Что это такое простыми словами?

Согласно ФЗ от 06.12.2011 N 402 юридические лица обязаны составлять баланс и отчитываться в финансовых результатах:

  • накапливать и обрабатывать сведения о процессах, вызывающих изменения в структуре имущества, ресурсов для его формирования, имеющейся задолженности;
  • представлять контролирующим органам информацию, подготовленную на основании полученных данных.

Ежедневная деятельность компании состоит из множества операций. Например, покупка и сбыт товара непосредственно связаны с движением денежных потоков организации, возникновением и погашением обязательств.

Кроме того, необходимо обслуживать основную деятельность:

  • выполнять управленческие функции;
  • ремонтировать и обслуживать помещения;
  • приобретать оборудование;
  • обеспечивать снабжение ресурсами.

Все вышеперечисленные процессы можно отнести к хозяйственным операциям. Для отражения в бухгалтерском учёте они должны оформляться первичными документами (актами, справками, приказами), которые составляются непосредственно в ходе события или сразу после его окончания.

В коммерческой организации формы утверждаются руководителем субъекта, а в государственном секторе они регламентируются законодательством РФ.

К таким бумагам можно отнести:

  • журналы;
  • ведомости;
  • книги;
  • карточки;
  • ордера.

Для чего предназначены?

Бухучёт ведётся с помощью балансовых счетов, состоящих из номера и названия. Каждый их них нужен для универсализации данных о наличии и движении определённой совокупности имущества либо имеющейся задолженности.

Любая хозяйственная операция вызывает изменение объекта учёта, поэтому счёт делится на две части:

  • дебет (отражает увеличение);
  • кредит (показывает уменьшение).

В течение определённого периода по каждому счёту образуется несколько показателей, их сумма называется оборотом.

Остаток по счёту – это сальдо, оно бывает входящим (на начало интервала) и конечным. Чтобы записать операцию нужно отразить её содержание в учётных регистрах. Для обобщения накопленной информации в счетах бухучёта составляют оборотные ведомости.

Оборотно-сальдовая ведомость (образец заполнения)

Таким образом, можно получать итоговые сведения по группам объектов, например:

  • поставщики;
  • покупатели;
  • виды договоров;
  • категории товаров.

Эти данные используются для составления внутренней системы показателей, характеризующей результаты деятельности предприятия, и ведения учёта специальным способом, позволяющим обеспечить разделение входящей информации по определённым критериям.

Чем регламентированы?

Статьёй 10 Закона 402-ФЗ установлена обязательная фиксация сведений, полученных из первичных бумаг, в учётных документах:

  • Предприятиям коммерческой сферы разрешается самостоятельно разрабатывать бланки таких регистров.
  • Учреждения госсектора должны использовать формы из Приложений к Приказу Минфина РФ от 30.03.2015 N 52Н.
  • Организации, применяющие УСН, согласно ПБУ 1/2008, могут принять упрощённую систему регистров.
  • Субъекты малого предпринимательства вправе не использовать их вообще, отражая все операции в журнале учёта хозяйственной деятельности, в который последовательно вносится информация о наличии имущества и денежных средств на определённую дату.

Состав регистра заявлен в ч. 4 ст. 10 акта 402-ФЗ.

Читайте в нашей статье, как рассчитать фондоемкость. Не выплатили квартальную премию — что делать? Узнайте тут.

Появление учетных регистров в Древнем Египте

Истоки их происхождения относят нас в Древний Египет. Впервые там делались записи на свитках папируса. Конечно записи были различной формы и если проводить аналогию, то в современном бухгалтерском учете их можно сравнить со свободными листами. Чаще всего на данных листах содержалась информация о проводимых инвентаризациях, либо о поступлении и отпуске материальных ценностей. Так, например, один человек делал пометки о том какое количество материалов необходимо выписать, второй проставлял количество, отпущенное фактически, а третий выполнял контролирующую функцию и сличал отклонения между первыми двумя.

Корректирование внесённых данных

Должностные лица, уполномоченные вносить данные в реестры и подписывать их, несут ответственность за отражение всех бухгалтерских операций. Они же отвечают и за детальное фиксирование информации на счетах.

Важнейшее условие хранения регистров – обеспечение защиты от доступа сторонних лиц. Также нужно обезопасить документы от внесения нелегальных корректировок.

Важно! Процесс исправления имеющихся ошибок и неточностей обязательно проходит в предписанной форме. Само мероприятие должно быть обосновано и подтверждено подписями тех людей, кто имеет право вносить изменения

В конце процедуры всегда указывается дата корректировки.

Примечание 2. Разглашение сведений, которые есть в регистрах и запрещены к распространению, подразумевает ответственность перед законом.

Как исправление обнаруженной ошибки выглядит на практике? Нюансы есть следующие:

Неправильный элемент зачёркивается горизонтальной линией

При этом важно сохранить читаемость исправленного.
Над зачеркнутыми данными пишутся верные.
Всем поправкам даётся пояснение. Делает это соответствующее должностное лицо.

Требований не так много, но их крайне важно соблюсти

Регистры налогового учета «1С:Бухгалтерии 8»

В программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) имеется более 30 специализированных отчетов для составления регистров налогового отчета.

Их перечень приведен на форме Регистры налогового учета в разделе Учет, налоги, отчетность (рис. 1).

По назначению аналитические регистры налогового учета «1С:Бухгалтерии 8» подразделяются на следующие группы:

—          Регистры учета хозяйственных операций;

—          Регистры учета состояния единицы налогового учета (регистры информации об изменении состояния объекта учета);

—          Регистры промежуточных расчетов;

—          Регистры формирования отчетных данных.

Регистры учета хозяйственных операций предназначены для обобщения информации о фактах деятельности хозяйствующего субъекта, которые приводят к возникновению объекта налогового учета.

Регистры учета состояния единицы налогового учета предназначены для сбора информации о наличии и движении объектов налогового учета.

Регистры промежуточных расчетов выполняют вспомогательную функцию: используются на этапе формирования стоимости объекта учета, а также как источник информации для заполнения регистров формирования отчетных данных.

Регистры формирования отчетных данных предназначены для обобщения информации о признанных доходах и расходах отчетного (налогового) периода, расчета налоговой базы и расшифровки отдельных доходов и расходов в декларации по налогу на прибыль.

Для большинства налогоплательщиков формируемых в программе «1С:Бухгалтерия 8» регистров может быть достаточно, чтобы выполнить требования

в части подтверждения данных налогового учета.

На форме Регистры налогового учета отчеты для составления регистров расположены в обратной последовательности (в отличие от «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 2.0)), то есть сначала приведены отчеты для составления регистров формирования отчетных данных, затем отчеты для составления регистров промежуточных расчетов и т. д. (см. рис. 1). Обусловлено это, главным образом, эргономическими соображениями. Регистры формирования отчетных данных налогоплательщикам приходится формировать чаще всего, как правило, за один и тот же период многократно, чтобы убедиться в правильности составления декларации по налогу на прибыль организаций.

Для составления регистра нужно двойным щелчком на наименовании открыть форму соответствующего отчета, указать период, организацию и нажать на кнопку Сформировать отчет.

Регистры формируются по данным налогового учета на счетах плана счетов бухгалтерского учета «1С:Бухгалтерии 8». При составлении регистра информации об объекте основных средств дополнительно используется информация об объектах учета, которая хранится в специальных регистрах.

Регистры налогового учета «1С:Бухгалтерии 8» имеют унифицированную форму оформления и содержат все обязательные реквизиты (рис. 2).

Лицо, должность и расшифровка подписи лица, ответственного за составление регистра, которые должны выводиться в форме регистра, указываются в списке Ответственные лица организации.

В отчетах предусмотрена возможность настройки группировки и отбора данных (закладка Основные настройки), а также включения в регистр дополнительной информации об объектах учета, сортировки данных и оформления регистра (закладка Дополнительные настройки).

В сформированном регистре имеется возможность открыть документ, которым операция отражена в налоговом учете.

Работа над ошибками

Бухгалтер не застрахован от ошибок. Как гласит известная поговорка, не ошибается тот, кто ничего не делает. Правила исправления ошибок прописаны в п. 18 Инструкции N 157н. Они аналогичны правилам, установленным Инструкцией N 148н. Считаем нелишним рассмотреть их.

    Момент обнаружения ошибки   
        Правило исправления ошибки
 Ошибка за отчетный период,      обнаруженная до момента         представления бухгалтерской     отчетности и не требующая       изменения данных в регистрах    бухгалтерского учета (журналах  операций)                      
Исправляется путем зачеркивания тонкойчертой неправильных сумм и текста так,чтобы можно было прочитать зачеркнутое,и написания над зачеркнутым исправленноготекста и суммы. Одновременно в регистребухгалтерского учета, в которомпроизводится исправление ошибки, на поляхпротив соответствующей строки за подписьюглавного бухгалтера делается надпись"Исправлено"
 Ошибка, обнаруженная до момента представления бухгалтерской     отчетности и требующая внесения изменений в регистр             бухгалтерского учета (журнал    операций)                      
В зависимости от характера ошибкиотражается последним днем отчетногопериода дополнительной бухгалтерскойзаписью либо бухгалтерской записью,оформленной по способу "красное сторно",и дополнительной бухгалтерской записью
 Ошибка, обнаруженная в          регистрах бухгалтерского учета  за отчетный период, за который  бухгалтерская отчетность        в установленном порядке уже     представлена                   
В зависимости от характера ошибкиотражается на дату обнаружения ошибкидополнительной бухгалтерской записьюлибо бухгалтерской записью, оформленнойпо способу "красное сторно", идополнительной бухгалтерской записью

Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом «красное сторно» оформляются Справкой (ф. 0504833). В ней отражаются обоснование внесения исправлений, наименование исправляемого регистра бухгалтерского учета (журнала операций), его номер (при наличии), а также период, за который он составлен.

Для справки. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обоснованно и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления (п. 14 Инструкции N 157н).

Т.Сильвестрова

Главный редактор

журнала «Бюджетные организации:

бухгалтерский учет и налогообложение»

Пример бухгалтерского реестра

Для тех, кто хочет конкретно узнать, что такое регистры бухгалтерского учета, пример будет представлен дальше. Оборотно-сальдовая ведомость является едва ли не самым распространенным регистром в синтетическом учете. Данная ведомость имеет широкое применение при составлении учетного баланса.

Представляется информация в специальной таблице, которая делится на три блока. В первом блоке отображается остаток, который имел место на начало периода. Второй блок содержит оборот хозяйственной деятельности. В третьем блоке записывается сальдо, которое получается в конце периода. В каждом блоке данные записываются по дебету и по кредиту, в результате чего сумма по каждому столбцу должна совпадать. Тех, кого интересует вопрос, что такое учетные регистры в бухгалтерском учете на примере оборотно-сальдовой ведомости, ниже представлена таблица.

Счет Сальдо на начало периода Оборот за период Сальдо на конец периода
Дебет Кредит Дебет Кредит Дебет Кредит
01
02
Итог

В учетной политике, ведя бухгалтерский учет в специально разработанных программах, может учитываться тот факт, что реестры ведутся в формах специального назначения как в электронном формате, так и на бумаге, в основе которых заложены программные реестры. Регистрами, которые формируются на бумаге и в компьютере, может быть Главная книга или оборотно-сальдовая ведомость, которая была представлена выше.

Любое предприятие во время своей хозяйственной деятельности обязано применять учетные регистры согласно российскому законодательству. На основании данных документов в будущем формируется отчетность за определенный период деятельности компании. Также наличие реестров необходимо для систематизации важных данных бухгалтерского учета, в которых учитываются все хозяйственные операции данного предприятия.

Разработка форм регистров коммерческих юридических лиц ложится на административный аппарат предприятия с последующим утверждением со стороны руководителя. На основе утверждения глава компании издает приказ. На предприятиях государственной формы собственности данный аспект утверждается вышестоящим органом в лице Министерства финансов Российской Федерации.

Понятие и классификация регистров бухгалтерского учета

Регистры бухгалтерского учета – это специфические табличные документы, требуемые для фиксации хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Отмеченные регистры классифицируются следующим образом:

  • По назначению. Существует три варианта таблиц: хронологические, систематические и комбинированные. В первом варианте информация фиксируется в соответствии со временем ее появления, при этом сведения не систематизируются. Во втором случае – информация в документ прописывается, исходя из порядка тех счетов, на которых отражены имеющиеся данные. Информация из табличных частей хронологической и систематической таблицы тесно коррелирует между собой. В свою очередь, комбинированная документация предполагает наличие обобщенной и систематической записей одновременно;
  • По работе с информацией. Подразумевается разделение таблиц на интегрированные и дифференцированные. В первом случае сведения интегрируются, а во втором – делятся;
  • По виду. Форма документа имеет огромное значение. Регистры могут быть карточками, книгами или другими бумагами. Так, карточки – это особые бланки в форме таблиц, а книги – переплетенные бумаги, имеющие шнуровку и штамп. Каждый вариант регистра должен храниться в соответствии с законодательно установленным регламентом. Карточки должны располагаться в картотеке, а книги – в специальных папках. С этой целью заводятся реестры, благодаря которым возможно избежать утраты документа ввиду кражи, порчи или подмены. Однако в случае, если бумага будет утеряна – посредством отмеченных реестров ее можно будет восстановить;
  • Исходя из содержания. Существуют синтетические и аналитические таблицы. В первом случае информация отражается в общем виде, а единицей измерения выступает денежный эквивалент. Сведения прописываются на основании синтетических счетов. Обобщенным регистром в рассматриваемом вопросе считается Главная книга. В свою очередь, в аналитических регистрах все сведения отражаются в документе, исходя из наименования. Подразумевается, что в данном случае фиксируются детализированные данные. В большей части фирмы используют комбинированные формы, сочетающие в себе оба варианта ведения учета: общий и конкретизированный.

Регистры бухгалтерского учета – это пример гармоничного систематизирования бухгалтерской информации, благодаря которому появляется возможность выстраивать дальнейшую систему учета на предприятии. Помимо приведенных видов регистров также существует следующая классификация, исходя из вида рассматриваемой категории:

  • Контокорректные. Подразумеваются такие карточки, в которых имеется односторонний формат записи. То есть, на одной стороне бумаги фиксируются столбцы «Дебет» и «Кредит». Это дает возможность пользователю оперативно изучать имеющиеся сведения, сравнивать записи, а также анализировать информацию о хозяйственных операциях;
  • Инвентарные. Предполагаются такие карточки, которые необходимы для учета ТМЦ, хранящихся в компании. В отмеченных документах имеются строки «приход», «расход» и «остаток». С целью разделения указанных граф создаются колонки, куда информация заносится по мере возникновения фактических событий. В бумаге также имеется норматив запаса, позволяющий выявить отклонения факта от плана;
  • Многоколончатые. Предназначаются для процедур, реализуемых внутри компании.

Все сведения, фиксируемые в рассматриваемых регистрах бухучета, в обязательном порядке должны быть подлинными и грамотными. За достоверность отраженной информации отвечает субъект, назначенный ответственным за визирование бумаг.

Важно подчеркнуть, что в регистры бухучета не могут вноситься неправомерные изменения. Система оформления документации должна быть защищена от противозаконного вмешательства

В обстоятельствах, когда была допущена ошибка, ее исправление должно сопровождаться специальной процедурой. Потребуется обоснование корректировки, а также виза ответственного лица. Помимо отмеченного, также должна указываться дата, когда были внесены изменения. Отмеченные нормы приводятся в ФЗ № 402 от 06.12.2011г. В этом же нормативе прописывается, что информация из рассматриваемых регистров считается коммерческой тайной.

8.1. Назначение и классификация учетных регистров

Для
того чтобы получить необходимую
информацию о хозяйственной деятельности,
данные о совершаемых хозяйственных
операциях, содержащи­еся в первичных
документах, необходимо сгруппировать
в соответствии с их экономическим
содержанием и поместить в регистры.

Учетные
регистры
это
таблицы, приспособленные для регистрации
и группировки в них необходимой информации
о фактах хозяйственной дея­тельности,
отраженной в первичных бухгалтерских
документах.

Классификация
учетных регистров может быть проведена
по :

По
назначению
бухгалтерские регистры
делятся на следующие груп­пы:
хронологические, систематические,
комбинированные.

Хронологические
регистры используются
для реги­страциивсех хозяйственных
операций, отраженных в первичных
документах, по мере их возникновения и
поступления. Эти регистры обеспечивают
со­хранность всех документов и проверку
в конце отчетного периода итогов
про­изведенных записей (журнал
регистрации хозяйственных операций).

Систематическиерегистры служат для
осуществления систематических записей
в определенной системе на счетах.

Комбинированныерегистры служат для
отражения хозяйствен­ных операций в
хронологическом порядке и одновременно
систематизируются по корреспондирующим
счетам (кассовая книга — запись
хронологическая и группировка по дебету
и кредиту).

По
содержанию записей
учетные регистры
подразделяются на анали­тические,
синтетические и комбинированные.

Регистры
аналитического учета
используются для
отражения данных аналитического учета.
К ним относятся: карточки, ведомости,
книги и др.

Регистры
синтетического учета
используются для
ведения синтетического учета. Типичным
регистром синтетического учета является
Главная книга.

Регистры
комбинированные служат
для отражения данных
аналити­ческого и синтетического
учета (журнал-ордер №6).

По
внешнему виду

регистры делят на книги, карточки и
свободные листы.

Книга
представляет собой прочно скрепленные
(сброшю­рованные) и пронумерованные
листы бумаги, предназначенные для записи
хозяйственных операций. Графление
страниц и содержание реквизитов в
каж­дой книге различны и зависят от
ее назначения и характера записей.
Книга, как правило, открывается на год.
На первой странице ее дается название
счета, записи по которому будут
производиться в течение года. На счетах,
открыва­емых в книге, записываются
остатки на начало года, которые переносятся
из книг предшествующего года. Страницы
книгинумеруются, и на
обороте пос­ледней страницы делается
запись «В настоящей книге пронумеровано…
стра­ниц». Книга подписывается
руководителем, главным бухгалтером и
скрепля­ется печатью предприятия.

Бланки
с отпечатанными таблицами, предназначенные
для длительного пользования, называются
карточками.
Карточки легко
сортировать. Они на­гляднее, удойнее,
доступнее в обращении, чем книга. На
карточках ведут учет материалов и
продукции, основных средств, расчетов
и т. п. Однако они име­ют недостаток —
они легко теряются и могут быть похищены
или заменены другими. Поэтому каждую
карточку следует регистрировать в
специальном реестре. Карточка имеет
следующие реквизиты: номер карточки,
код анали­тического счета, текст
операции, сумма в денежном выражении,
единица из­мерения, количество и
корреспондирующий счет.

Сво­бодные
листы
представляют собой те же
карточки, но размер их больше и хранятся
они не в картотеках, а в папках-накопителях.

Классификация

Есть всего три типа . Рассмотрим существующие основания и то, какие документы относятся к каким типам.

Назначение

По этому основанию выделяют регистры:

  1. Хронологические. Например, это журналы регистрации (записей), фиксирующие все события за какой-то промежуток времени в хронологическом порядке.
  2. Систематические. Сюда относится сальдовая ведомость, систематизирующая хоздеятельность.
  3. Комбинированные. Этот вид объединяет два указанных.

В последнем случае применение разных способов отражения операций способствует их большей наглядности.

Обобщение информации

Здесь речь идёт о двух разновидностях.

Синтетический регистр. В таком документе указывают лишь дату операции и сумму.

Аналитический. Операция отражается не только через указание реквизитов, но и через её подробное описание.

Внутри типа также возможно использование гибридного документа.

Внешний вид

Это самое очевидное основание. Оно представляет, как регистр может выглядеть.

Всего тут четыре формы:

  • книга – с пронумерованными листами, печатью и подписями ответственных лиц;
  • карточка (машинописная таблица);
  • лист свободной формы – фактически, это подшиваемая таблица (для такого вида ведут спецреестр, исключающий подмену и другие нелегальные действия);
  • виртуальный образец (характерно то, что его заверяют электронной подписью).

Использование тех или иных регистров определяется потребностями предприятия и принятым порядком документооборота.

Понятие учетных регистров

Поступившие в бухгалтерию первичные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

Затем осуществляются регистрация и экономическая группировка их данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета. С этой целью сведения об остатках имущества, хозяйственных средств и источниках их формирования, а также данные о хозяйственных операциях из соответствующих первичных или сводных документов записываются в учетные регистры.
Учетные регистры — это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Все имеющиеся регистры можно подразделить по трем признакам:

  1. назначение
  2. обобщение данных
  3. внешний вид

По назначению учетные регистры можно разделить на

  1. хронологические
  2. систематические
  3. комбинированные синхронистические

К хронологическим относятся регистры, в которых запись фактов хозяйственной жизни выполняется по мере их возникновения без иной систематизации (журналы регистрации, реестры и т.д.). В систематических регистрах запись выполняется в разрезе группировочных признаков — счетов.

По обобщению данных регистры делятся на интегрированные и дифференцированные. Каждый регистр может рассматриваться индуктивно — от частного к общему, т.е. от первичных документов до отчетности, и/или дедуктивно — от общего к частному, т.е. от отчетности до первичных документов. В первом случае имеет место интеграция данных, во втором — их дифференциация.

По внешнему виду все учетные регистры имеют форму книги, карточки, свободного листа или машинного носителя.

Книга — разграфленный определенным образом учетный регистр, переплетенный, прошнурованный и подписанный главным бухгалтером.

Карточкой называется бланк, отпечатанный в виде таблицы.

Свободным листом называется таблица, помещенная на бланке, подлежащем брошюровке. Свободные листы являются компромиссом между книгами и карточками. Свободные листы — это те же карточки, но отпечатанные на тонкой бумаге, их размер больше размера карточек. Если карточки хранятся в картотеках, то свободные листы хранятся и брошюруются в папках.

Для карточек и свободных листов необходимо вести реестры (перечни открытых карточек и свободных листов). Основной смысл реестра в том, что их наличие не позволяет подменить карточки, а в случае утери какой-либо из них всегда легко установить, какой карточки не хватает.

Внешний вид применяемых на практике карточек может быть различным, но наиболее распространены три вида:

  1. контокоррентные
  2. инвентарные
  3. многоколончатые

Контокоррентные карточки имеют одностороннюю форму, так как колонки «Дебет» и «Кредит» помещены рядом, наличие двух параллельных колонок позволяет четко видеть состояние расчетов предприятия.

Инвентарные карточки применяются для учета материальных ценностей. В связи с этим вводится новая графа «Остаток», в которой отражается остаток средств данного вида ценностей после регистрации факта хозяйственной жизни, таким образом, в каждом счете присутствуют три графы: приход, расход и остаток.

Многоколончатые карточки предназначены для учета фактов хозяйственной жизни с выделением в колонках их составляющих. В частности, в тех случаях, когда один факт отражается комплексными суммами, т.е. фиксируется, например оплата различных расходов предприятия.

Машинные носители отличаются технически и размещают данные не на бумажном, а, как правило, на магнитном носителе, его особенности диктуют и порядок расположения бухгалтерской информации. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления в соответствии со ст. 10 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

Содержание регистров бухгалтерского учета согласно этому же Закону является коммерческой тайной, а лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Форма регистров учета

Регистры бухгалтерского учета формируются в виде книг, журналов, карточек на бумажных носителях, а при наличии технической возможности — на машинном носителе в виде электронного документа (регистра), содержащего электронную цифровую подпись (далее — электронный регистр). Одним из видов регистров учета являются журналы-ордера. Перечень применяемых журналов-ордеров остался неизменным и соответствует перечню журналов-ордеров, применявшихся в бухгалтерском учете по правилам, установленным Инструкцией N 148н <3>. Данные проверенных и принятых к учету первичных (сводных) учетных документов систематизируются в хронологическом порядке (по датам совершения операций) и (или) группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета накопительным способом с отражением в регистрах бухгалтерского учета.

<3> Приказ Минфина России от 30.12.2008 N 148н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету».

Формирование регистров бухгалтерского учета на бумажном носителе при комплексной автоматизации бухгалтерского учета (формировании машинограмм регистров бухгалтерского учета) осуществляется с периодичностью, установленной в рамках формирования учетной политики субъектом учета (учреждением), но не реже периодичности, установленной для составления и представления субъектом учета (учреждением) бухгалтерской отчетности, формируемой на основании данных соответствующих регистров бухгалтерского учета (п. 19 Инструкции N 157н). Например, в соответствии с п. 87 Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы РФ, утвержденной Приказом Минфина России от 28.12.2010 N 191н <4>, Отчет о принятых расходных обязательствах по приносящей доход деятельности (ф. 0503138) составляется и представляется по итогам полугодия, года, а также на иную отчетную дату, установленную главным распорядителем бюджетных средств в рамках осуществления им ведомственного финансового контроля в сфере своей деятельности. Предположим, что главный распорядитель своим внутренним ведомственным нормативным актом определит отчет как квартальный. В этом случае журналы-ордера, которые используются при составлении данного отчета, можно выводить на бумажный носитель не ежемесячно, а ежеквартально, если иное не установлено учетной политикой учреждения. Вместе с тем для большого учреждения выведение на бумажный носитель, в частности, журналов-ордеров ежеквартально нецелесообразно, поскольку в таком случае увеличивается риск потери первичных документов, на основании которых были совершены бухгалтерские записи, нашедшие отражение в данном регистре учета. В связи с этим мы рекомендовали бы закрепить в учетной политике учреждения норму о ежемесячном выведении на бумажный носитель регистров учета и, в частности, журналов-ордеров.

<4> Положения Инструкции распространяются на бюджетные учреждения, получающие в 2011 г. бюджетные ассигнования.

Пунктом 11 Инструкции N 157н также определено, что в соответствии с установленной в рамках документооборота периодичностью формирования регистров бухгалтерского учета (журналов операций) на бумажном носителе (операционного дня, месяца, квартала) по первичным (сводным) электронным документам, принятым к учету и относящимся к соответствующему регистру бухгалтерского учета (журналу операций), формируется реестр электронных документов (регистр, содержащий перечень (реестр) электронных документов), подшиваемый в отдельную папку (дело).

К сведению. При выведении регистров бухгалтерского учета на бумажные носители (формировании машинограмм регистров бухгалтерского учета) допускается отличие выходной формы документа (машинограммы) от утвержденной формы документа при условии, что реквизиты и показатели выходной формы документа (машинограммы) содержат обязательные реквизиты и показатели соответствующих регистров бухгалтерского учета (п. 19 Инструкции N 157н).

Без изменения осталось положение том, что по истечении месяца данные оборотов по счетам из соответствующих журналов операций записываются в Главную книгу (ф. 0504072). При завершении текущего финансового года обороты по счетам, отражающим увеличение и уменьшение активов и обязательств, в регистры бухгалтерского учета очередного финансового года не переходят. Регистры бухгалтерского учета подписываются лицом, ответственным за их формирование. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их (п. 11 Инструкции N 157н).