Как сдать свои документы в госархив?

Нужно ли привлекать специалистов со стороны

Привлечение сторонних организаций, которые проводят архивацию за плату, целесообразно в нескольких случаях:

  • объем документации к архивированию большой, силами работников компании без ущерба для производственных, управленческих процессов сделать это невозможно;
  • организация создает электронный архив, кроме большого объема работы проблемой может стать потеря времени на освоение работниками нового ПО;
  • документы передаются на сторону, например, на хранение в госархив, и требуется повышенный уровень компетентности специалистов.

Важно! Нарушение правил архивного дела – административное правонарушение. КоАП (ст

13.25) предусматривает штрафы: на ответственное лицо — 2,5-5 тыс.руб., на юрлицо — 200-300 тыс.руб.

Итоги

  1. Архивирование документов в организации могут проводить специалисты ее архива. Если организация небольшая, архивированием занимаются секретарь и представители подразделений фирмы.
  2. При передаче дел в сторонний архив, большом объеме архивируемых документов целесообразно воспользоваться услугами специальной фирмы.
  3. За неисполнение норм федерального архивного законодательства КоАП предусматривает штрафы до 300 тыс. руб. на организацию.

Что делать после сдачи в архив?

Если вы сдали документы в архив, о них можно забыть, но бывают случаи, когда важные бумаги могут покинуть стены архива. Если случилась такая ситуация, то выдача производится на основании распоряжения руководства. При выдаче запрашиваемого документа на его место подшивается лист-заменитель, в котором указана вся информация документа. Если запрашивается дело, то на его место помещают карту-заменитель.

Если документы изымаются по решению суда, то процедура проходит в присутствии представителей организации. В таком случае существует возможность снять копии изымаемой документации с указанием на них даты изъятия. На весь перечень изымаемых документов составляется протокол, который передается под роспись руководителю.

В случае кражи или порчи документов создается комиссия по расследованию, которую назначает руководитель. Если есть необходимость, участие принимают следственные и другие органы надзора. Результаты расследования фиксируется актом, который заверяется руководством, а копия передается в заинтересованные органы.

Как сдать документы в архив?

Как выполнить сдачу документов в архив на хранение с соблюдением всех существующих требований, не тратя при этом ценное время и избегая, таким образом, экономического ущерба для предприятия?

Обратитесь в «Архивный Эксперт». Специалисты нашей компании в совершенстве знакомы с порядком передачи документов на хранение

Мы выполним все необходимые действия в строгом соответствии с действующим законодательством оперативно и, что немаловажно, недорого. Мы обладаем большим опытом и способны решать все вопросы, связанные с организацией сдачи документов в архив при ликвидации и реорганизации

Узнать о действующих  ценах, скидках и специальных предложениях на услуги по сдаче документов в архив от компании «Архивный Эксперт» можно по телефону: +7 (495) 226-16-67 или info@archivexpert.ru

Составление и оформление описей дел

На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после проведения ЭЦД составляются архивные описи.

Описи составляются отдельно:

  • на дела постоянного хранения;
  • дела временного (свыше 10 лет) хранения;
  • дела по личному составу;
  • дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т. п.).

Подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

Заголовки дел переносятся в опись из утвержденной номенклатуры дел. В описи каждому делу и тому присваивается самостоятельный порядковый номер, при этом сохраняется валовая нумерация на несколько лет.

На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах по установленной форме. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах. Описи одобряются сначала ЭК организации, а затем утверждаются ее руководителем.

В конце описи делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговаривается наличие литерных и пропущенных номеров в нумерации дел в описи.

Сводная опись считается законченной, если число заголовков дел нескольких или одного годового раздела достигло 1000. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.

Каждой законченной описи присваивается номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет № 1, на дела со сроком хранения 10 лет и более – № 2, на дела по личному составу – № 3 с добавлением буквенного индекса «л/с».

Описи дел составляются автоматически из дел, выбранных к передаче в архив, по установленной Правилами хранения форме (рис. 3).

Рис. 3

Сроки хранения электронных и бумажных документов идентичны.

Систематизация в дела исполненных документов, имеющих оригинал на бумажном носителе, осуществляется в соответствии с номенклатурой дел организации путем проставления соответствующих отметок в учетной карточке документа.

Систематизация в дела исполненных электронных документов (не имеющих оригинала на бумажном носителе) не производится.

Внутренние документы хранятся в структурированной системе папок справочника «Внутренние документы» в «1С:Документообороте 8», которая служит для упорядочивания документов и ограничения к ним доступа. Структура папок построена по видам документов («Приказы», «Распоряжения» и пр.).

Когда организовывают архив?

Запрещается обустраивать архивы в зданиях, которые не соответствуют пожарной безопасности. Это деревянные постройки. В помещении должна быть соответствующая атмосфера: не должно быть влаги, печного отопления. Все это может стать причиной порчи данных.

Чаще всего архивные здания стоят отдельно от других помещений. Нельзя обустраивать рядом с архивом места общественного питания. Кроме того, нельзя размещать рядом предметы и приборы, которые могут стать причиной пожара.

При выборе помещений для архивов нужно иметь в виду, что все хранилища делятся на:

  • архивы временного хранения данных;
  • архивы с документами, которые используются очень часто;
  • архивы долгого хранения документов;
  • помещения, где работают архивные сотрудники.

6.2. Передача на государственное хранение документов по личному составу постоянного срока хранения

Документы по личному составу, имеющие постоянный срок хранения, в соответствии с Перечнями, а также отобранные организацией  в процессе проведения экспертизы ценности документов с отметкой «ЭПК», передаются на государственное хранение.

Опись документов по личному составу, имеющих постоянный срок хранения, в соответствии с Перечнями, согласовывается с ЭПК государственного архива,  источником комплектования которого является организация.

Опись дел, в которую включены документы по личному составу постоянного срока хранения по итогам  экспертизы ценности документов с отметкой «ЭПК», проведенной  в организации, утверждаются ЦЭПМК Архивного комитета по представлению государственного архива, источником комплектования которого является организация.

В предисловии к описи в обязательном порядке обосновываются  результаты экспертизы ценности и отбора  документов на государственное хранение.

Документы по личному составу постоянного срока хранения и документы, отобранные организацией на постоянное хранение по результатам экспертизы ценности документов с отметкой «ЭПК»,  передаются   в  Центральный государственный архив документов по личному составу.  

Однако существует ряд документов по личному составу, которые целесообразнее передавать на хранение в  другие государственные архивы. К таким документам относятся: документы по личному составу лидеров и членов общественно-политических организаций и объединений, документы по личному составу  работников творческих профессий,  а также  истории болезней, судебно-следственные дела, пенсионные дела. Связано это с рядом причин:  уже со сложившейся  практикой отбора документов на государственное хранение в определенный государственный архив  или в силу специфики  их  научного использования. Данные документы передаются  на государственное хранение в соответствии с профилем архива.

Центральный государственный архив: судебно-следственные дела, пенсионные дела.

Центральный государственный архив научно-технической документации: истории болезней.

Центральный государственный архив историко-политических документов: документы общественно-политических организаций и объединений.

Центральный государственный архив литературы и искусства: документы работников творческих профессий.

Скачать образец документа

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

ФОРМА АКТА ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ

ИЗ ОДНОЙ БИБЛИОТЕКИ В ДРУГУЮ В ПОРЯДКЕ КНИГООБМЕНА

Рассмотрено на комиссии           УТВЕРЖДАЮ
по сохранности фондов             ________________________________
Протокол N ____________           (подпись лица, утвердившего акт)
от "__" _________ 19__ г.         "__" _________ 19__ г.
                          Акт N ______
                      "__" _________ 19__ г.
Составлен настоящий акт в том, что _______________________________
                              (наименование передающей библиотеки)
передала в _______________________________________________________
                   (наименование библиотеки-получателя)
приняла документы, отобранные представителем библиотеки __________
__________________________________________________________________
                     (фамилия, имя, отчество)
на основании доверенности N ____ от ______________________________
в количестве _____________________________________________________
книг ________________ экз., АВД ____________________________ экз.,
журналов ________________ экз., газет ________________ комплектов.
Общей стоимостью _________________________________________________
                                    (прописью)
в  том  числе  стоимость  документов,  состоящих  на бухгалтерском
учете ____________________________________________________________
                              (прописью)
Согласно прилагаемому списку документы сдал ______________________
                                                  (подпись)
                                     принял ______________________
                                                  (подпись)
                       Список к Акту N _______
----T--------T-----------T---------T---------T---------T---------¬
¦N N¦ Автор, ¦  Место и  ¦Количест-¦  Цена   ¦Коэффици-¦Стоимость¦
¦   ¦заглавие¦год издания¦во экз.  +----T----+ент пере-¦         ¦
¦   ¦        ¦           ¦         ¦руб.¦коп.¦оценки   ¦         ¦
+---+--------+-----------+---------+----+----+---------+---------+
¦   ¦        ¦           ¦         ¦    ¦    ¦         ¦         ¦
+---+--------+-----------+---------+----+----+---------+---------+
¦   ¦        ¦           ¦         ¦    ¦    ¦         ¦         ¦
L---+--------+-----------+---------+----+----+---------+----------

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

  • Акт: образцы (Полный перечень документов)
  • Поиск по фразе «Акт» по всему сайту
  • «Форма акта приема-передачи документов из одной библиотеки в другую в порядке книгообмена».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

  • Форма акта приема-передачи документов на хранение при организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
  • Форма акта приема на хранение документов личного происхождения при организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
  • Форма акта приема-передачи страховых копий на специальное хранение в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
  • Форма акта приемочной комиссии о завершении переустройства и (или) перепланировки жилого (нежилого) помещения, расположенного на территории городского округа Жуковский Московской области
  • Форма акта приема-передачи пачек документов в Федеральную налоговую службу России по централизованной обработке данных
  • Форма акта приема-передачи налоговых документов (конвертов), возвращаемых в архив
  • Форма акта приема-передачи налоговых документов, изъятых из архива
  • Форма акта приема-передачи конвертов документов, изъятых из архива
  • Форма акта приема-передачи программного средства на депонирование
  • Форма акта приемки оказанных услуг (приложение к договору на оказание услуг по организации участия в выставке)

График приема-передачи дел

Действующие требования гласят, что дела передаются в архив в соответствии с графиком. График может быть составлен в произвольной форме, и по нему должно быть ясно, каким структурным подразделением (или даже конкретным исполнителем) и в какие сроки будет производиться передача документации в архив.

Не стоит указывать конкретную дату приема-передачи документов, лучше всего дать более широкий период времени, например, целый месяц. Ведь может получиться, что именно в установленную для приема-передачи дел в архив дату произойдет аврал, а при наличии расширенных сроков вы получите некоторое временное пространство для проведения маневров.

График должен составляться сотрудником, ответственным за архив, а согласование проводится с руководителями подразделений, которые должны будут передавать свои документы. После этого график должен быть утвержден руководителем организации. Также допускается, чтобы график утверждал руководитель службы делопроизводства, которому подчиняется и архив.

В каких случаях документы на экзамен не примут?

У вас откажутся принимать заявление на выдачу ВУ и не допустят к экзаменам, если:

  • Пакет документов будет неполным;

  • один из документов просрочен;

  • в документах есть исправления, помарки, записи карандашом;

  • в документах не хватает необходимых сведений или нет печатей.

Основаниями для отказа в приеме заявления и документов, необходимых для проведения экзаменов, выдачи российского национального и международного водительского удостоверения и обмена иностранного водительского удостоверения являются:
а) отсутствие документов, представление которых предусмотрено настоящими Правилами;
б) представление документов с истекшим сроком действия, за исключением водительского удостоверения;
в) наличие в представленных документах записей, исполненных карандашом или имеющих подчистки, приписки, зачеркнутые слова, неоговоренные исправления, а также отсутствие в них необходимых сведений, подписей, печатей.

п. 21 Постановление Правительства РФ от 24.10.2014 N 1097

Если у вас приняли документы и допустили на экзамен, это еще не означает, что в выдаче прав вам не могут отказать. Полный список оснований для отказа или приостановления в выдаче водительского удостоверения утвержден в пп. 27-29 Приказа МВД России от 20.10.2015 N 995. Ниже мы выделим основные причины отказа:

  • В базе ГИС ГМП нет данных об оплате госпошлины (п. 28.1);

  • кандидат не прошел обучение в автошколе (п. 27.1);

  • кандидат не сдал экзамен в ГИБДД (п. 27.2);

  • кандидат не достиг соответствующего возраста — 16 лет — кат. А1 и М; 18 лет — кат. А, В, В1, С и С1; 21 год — D, D1, Tm, Tb (п. 27.2);

  • кандидат лишен ВУ (п. 27.3);

  • документы находятся в розыске, были подделаны или не нашли подтверждения подлинности (пп. 27.5 и 28.4);

  • кандидат не явился в срок на экзамены или на выдачу ВУ (пп. 28.3 и 28.5).

Как видите, прежде чем выдать кому-либо водительское удостоверение, сотрудники ГИБДД тщательно проверяют не только документы, но и самого водителя. Не стоит заниматься сбором документов в самый последний момент — это только добавит стресса в нелегкий экзаменационный период. Лучше позаботьтесь обо всем заранее. Удачи!

Особенности составления номенклатуры

Если в компании имеется действительно много бумаг, то при архивировании документов в организации обязательно составляется номенклатура дел. С ее помощью в будущем можно будет без проблем найти нужное дело среди многочисленных папок.

При составлении номенклатуры дел указываются следующие сведения:

  • индекс конкретного дела, представленный присвоенным условным номером, причем первая часть данного номера является кодом отдела, откуда были получены документы;
  • наименование дела;
  • число бумаг, хранящихся в папке;
  • срок, в течение которого должны храниться данные документы на основании требований законодательства;
  • разные примечания, которые оставляются ответственным лицом, например, можно указать, что у конкретного дела имеется дополнительно электронная версия.

В маленьких организациях, где в архив ежегодно передается не слишком много документов, номенклатура дел может не составляться.

Правила процесса

Во время архивирования документов в организации должны учитываться назначенным ответственным работником следующие правила:

документация передается в архив только по описи; если бумаги подшиваются в дело какого-либо работника, то важно учитывать требования специальных методических указаний, чтобы в будущем можно было легко найти нужный документ; каждый отдел компании должен передавать ответственному лицу документы на хранение в сроки, установленные в законодательстве; если по разным причинам нарушается график, на основании которого передается в архив разная документация, то должностное лицо обязано проинформировать о данном факте руководителя компании. От правильности выполнения данного процесса зависит грамотность составления архива

От правильности выполнения данного процесса зависит грамотность составления архива.

Как правильно подготавливаются дела?

Архивирование бухгалтерских документов допускается исключительно после грамотной предварительной подготовки данной документации. Поэтому перед отправкой той или иной бумаги в архив следует выполнить следующие действия:

  • первоначально ответственное лицо должно убедиться, что действительно передаваемая документация не потребуется в процессе ведения текущей деятельности фирмы;
  • производится описание документов и непосредственного дела;
  • проводится экспертиза, позволяющая убедиться в том, что документация и дела являются действительно ценными, поэтому они обязаны храниться в компании в течение определенного периода времени;
  • при необходимости документы подшиваются, копируются или корректируются, а только потом передаются в архив.

Приказы, относящиеся к наемным работникам и обладающие разными сроками хранения, должны раскладываться по разным делам, так как если они будут смешаны, то может возникнуть путаница во время уничтожения тех или иных бумаг.

Скачать образец документа

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

                      Акт приема-передачи документов
_____________________                          "__" _______________ 20__ г.
  (место подписания)                                (дата подписания)
___________________________________________________________________________
 (полное наименование лица, осуществляющего от имени Российской Федерации
           или субъекта Российской Федерации распоряжение правом
                           на единую технологию)
в лице ___________________________________________________________________,
действующего на основании ________________________________________________,
именуемое в дальнейшем "Лицензиар",
и _________________________________________________________________________
       (полное наименование лица, получающего право на использование
                            единой технологии)
в лице ___________________________________________________________________,
действующего на основании ________________________________________________,
именуемое   в   дальнейшем   "Лицензиат",   составили   настоящий   акт   о
нижеследующем.
    1.  Лицензиар  передал,  а Лицензиат принял копии следующих документов,
удостоверяющих    исключительные    права    на    охраняемые    результаты
интеллектуальной деятельности, входящие в состав единой технологии
-----T----------------T----------------T-------------------T--------------¬
¦ N  ¦  Наименование  ¦   Реквизиты    ¦   Срок действия   ¦  Количество  ¦
¦п/п ¦   документа    ¦   документа    ¦     документа     ¦  страниц в   ¦
¦    ¦                ¦                ¦                   ¦  документе   ¦
+----+----------------+----------------+-------------------+--------------+
¦    ¦                ¦                ¦                   ¦              ¦
+----+----------------+----------------+-------------------+--------------+
¦    ¦                ¦                ¦                   ¦              ¦
L----+----------------+----------------+-------------------+---------------
    2.   Лицензиар   передал,   а  Лицензиат  принял  следующие  документы,
содержащие    неохраняемые    результаты    интеллектуальной   деятельности
(техническую документацию)
-----T---------------------T------------------------T---------------------¬
¦ N  ¦    Наименование     ¦   Количество страниц   ¦     Нотариально     ¦
¦п/п ¦      документа      ¦      в документе       ¦ заверенная/простая  ¦
¦    ¦                     ¦                        ¦        копия        ¦
+----+---------------------+------------------------+---------------------+
¦    ¦                     ¦                        ¦                     ¦
+----+---------------------+------------------------+---------------------+
¦    ¦                     ¦                        ¦                     ¦
L----+---------------------+------------------------+----------------------
Лицензиар                                Лицензиат
_________________ (_____________)        __________________ (_____________)
М.П.                                     М.П.

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

  • Акт: образцы (Полный перечень документов)
  • Поиск по фразе «Акт» по всему сайту
  • «Акт приема-передачи документов (приложение к лицензионному договору о предоставлении права на использование единой технологии)».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

  • Акт приема-передачи документов (приложение к договору о выполнении дополнительных работ по доведению единой технологии до стадии практического применения с учетом потребностей заинтересованного лица)
  • Акт приема-передачи (приложение к договору купли-продажи земельного участка и расположенного на нем нежилого строения)
  • Акт приема-передачи в аренду нежилого помещения (здания) (приложение к Договору аренды имущества, находящегося в муниципальной собственности сельского поселения Клишинское Озерского района Московской области (для имущественного комплекса))
  • Акт приема-передачи арендуемого оборудования на территории сельского поселения Клишинское Озерского района Московской области
  • Акт приема-сдачи работ по монтажу бассейна и фильтрующей установки (приложение к Договору о передаче в собственность комплектующих бассейна, производстве монтажа и пусконаладке бассейна)
  • Акт приема-сдачи работ по техническому обслуживанию электрической, пневматической и гидравлической систем оборудования бассейна (приложение к договору на обслуживание бассейна)
  • Акт приема-сдачи выполненных работ (приложение к государственному контракту о поддержке в прокате национального фильма)
  • Акт приема-сдачи в аренду нежилых помещений
  • Акт приема-сдачи огнестрельного оружия и взрывоопасных предметов, найденных при проведении поисковых экспедиций на территории Московской области
  • Акт приема-сдачи оказанных услуг (приложение к договору на оказание услуг по подбору персонала)

Мероприятия по организации хранения архивных данных

В архиве могут храниться государственные, бухгалтерские, и другие виды документов. Данные могут храниться в архивах определенный период времени. Для того чтобы узнать, сколько может храниться в архиве тот или иной документ, необходимо посетить сервис, который называется «Архивист Online». Здесь документы ищутся на основе трех основных параметров. Стоит отметить, что документы можно хранить не только в рукописном виде, но и в виде электронного файла.

Как правило, любой документ в архиве храниться не более пяти лет. Но бывают такие документы, которые хранятся вечно, то есть не подлежат утилизации. Это могут быть документы, в которых указана информация о людях, которые работали на том или ином месте несколько лет назад. На бухгалтерские документы распространяется отельное правило: хранение таких бумаг может превышать десять лет.

Когда предприятие ликвидируется, то владелец обязан передать все данные о компании в частный или государственный архив. Это обязательное условие, без которого невозможно ликвидировать предприятие. Дело в том, что окончательную ликвидацию предприятия фиксирует акт. Но он не будет подписан, если данные не передадут в архив. Никто не имеет права забрать у хозяина предприятия документы до тех пор, пока оно работает. Однако если наблюдается распад организации, то государство берет на себя обязанность сохранности документации.

Правила архивирования

Архивирование документов является обязательным процессом для каждой компании, что указывается в положениях ФЗ № 125. В небольших компаниях все нужные действия выполняются секретарем, но в крупных организациях нанимается отдельный работник, занимающийся архивированием.

Назначенный сотрудник должен знать требования законодательства относительно архивирования кадровых документов в организации, а также должен разбираться в сроках хранения разной документации. Для этого для разных бумаг заводятся отдельные дела. Документация, имеющая отношение к личному составу фирмы, должна храниться не меньше 50 лет, если бумаги созданы после 2003 года, а если в организации имеются документы, сформированные до 2003 года, то они должны сохраняться в течение 75 лет.

Нюансы работы с документами

Последним пунктом стоит рассмотреть отдельные нюансы, которые проявляются в процессе документооборота. Они помогут не допускать простых ошибок, а также обеспечат сохранность дел. 

Перечислим эти нюансы по порядку:

  • Временные документы хранятся не дольше 10 лет и в архив не передаются.
  • Работа с уничтожением дел, срок хранения которых истек.
  • Оформление обложки дела, если название предприятия менялось.
  • Определение законченности сводной описи.

Рассмотрим подробнее каждый аспект. 

Срок хранения временных документов

Дела, не подлежащие передаче в архив, должны храниться до 10 лет. Место их нахождения остается то структурное подразделение, где они были подготовлены. Подобные акты также не требуют и особого оформления. Тем не менее их стоит расположить так, чтобы в любой момент можно было найти нужные сведения. Для них составляются отдельные описи по заранее установленным правилам. 

Уничтожение дел

Перечень документов, которые необходимо уничтожить в связи с истечением срока их хранения, определяется той же экспертной комиссией на ежегодном заседании. Несмотря на то, что время их хранения истекло, перед утилизацией необходимо разрешение руководителя организации.

Необходимость утилизации возникает и электронных экземпляров. Как правило, у каждого акта есть столбцы с указанием срока хранения и фактически прошедшего времени с его начала. Если второе равно или превышает первое, то документ необходимо уничтожить.

Например, есть дела от 2012 года, которые были переданы на хранение в 2013-м. Их требуется держать в течение 4-х лет. Это значит, что составлять акт об уничтожении данных документов можно только в 2018-м году. Если рассматривать электронную версию, то программа 1С просто не даст включить в акт об уничтожении дела, которые еще должны храниться.

Оформление обложки при смене названия

Стоит дать рекомендацию и в этой ситуации. Это характерно для случаев, когда название предприятия сменилось в течение года. Правила оформления гласят, что старое наименование пишется первым, причем в скобках. Под ним пишется новое название.

Определение законченности сводной описи

Здесь есть правила для предприятий разного размера. В зависимости от этого завершенность сводной описи считается по разному.

Для небольших организаций сводная опись завершена, если в ее составе находятся ежегодные разделы постоянных документов за 5 лет. Обычно в подобных компаний образуется не больше 200 дел за год. Для остальных случаев сводная опись завершена, если количество заголовков документов достигло 1000 за год или больший период. 

У документов разного типа нумерация законченных сводных описей также отличается. В общем виде это выглядит следующим образом:

  • Постоянные — №1.
  • Временные — №2.
  • Личного состава — №3.

Примерно такую же маркировку дела имеют и в электронном виде.

Документооборот — процесс общий и касается большого количества сотрудников организации. Поэтому руководство и ответственные лица должны требовать от каждого работника правильного оформления установленных форм

Помимо этого важно давать практические рекомендации и составлять методические пособия, чтобы у персонала было меньше вопросов

Нужен и постоянный контакт со специалистами, которые работают с большими объемами документов. Например, лицо, ответственное за архив, в обязательном порядке должно входить в состав экспертной комиссии. Дополнительно требуется поддерживать контакт и с архивным органом, куда будут передавать дела для постоянного хранения.

Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!

Стоит ли доплачивать, если сумма отпускных ниже МРОТ?
Закрытие месяца в 1С:Бухгалтерия