Как составить штатное расписание организации

Содержание

Штатное расписание – это документ, который содержит информацию о должностях, количестве штатных единиц и тарифных ставках с учетом различных надбавок структурных подразделений организации.

Как составить штатное расписание

В качестве бланка штатного расписания применяют унифицированную форму № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1.

Штатное расписание составляют по структурным подразделениям организации в порядке подчиненности сотрудников. Форма штатного расписания заполняется сотрудником кадровой службы, экономистом по труду либо бухгалтером. Утверждается штатное расписание приказом руководителя организации.

Штатное расписание организации: инструкция по заполнению формы Т-3

Заполняем поле «наименование компании» согласно данным в учредительных документах организации.

Проставляем код ОКПО организации.

Ставим номер, дату составления штатного расписания (в формате число, месяц, год) и период его действия.

В графе «Утверждено» указываем дату и номер приказа руководителя организации об утверждении штатного расписания, общее количество штатных единиц.

Переходим к заполнению таблицы.

В первой и второй графе указываем соответственно наименование и код структурного подразделения организации.

В третьей графе указываем должность в соответствии с Классификатором профессий по каждому структурному подразделению в порядке подчиненности.

В четвертой графе указываем количество штатных единиц по каждой должности.

В пятой графе проставляем тарифную ставку (оклад) в рублях по каждой должности.

Шестая-восьмая графы «Надбавки» заполняются в случае наличия дополнительных выплат (в рублях) работникам определенных должностей за особые условия труда, режим работы, особые знания либо поощрительные премии.

Значения девятой колонки исчисляются путем суммирования чисел в колонках 5-8 и умножения на количество штатных единиц в четвертой колонке по каждой должности.

Подбиваем итоговое количество штатных единиц (сумма значений в четвертом столбце) и итоговый месячный фонд заработной платы (сумма значений в девятой графе).

Ставим подписи руководителя отдела кадров, главного бухгалтера.

В штатное расписание могут вноситься изменения в связи с введением новой должности, ее переименованием, переводом в другой отдел, изменением тарифной ставки и т.п. на основании приказа руководителя организации.

Скачать штатное расписание

Скачать штатное расписание. Образец в формате doc

Скачать штатное расписание. Бланк (Форма Т-3) в формате doc

Бланк и пример штатного расписания проверены на актуальность 03.01.2013

Штатное расписание в 1С

Вот какие функции доступны в «1С:Зарплата и управления персоналом 8»:

  • Опционально вести штатное расписание в программе. Если компания маленькая и в ведении штатного расписания в программе нет необходимости, можно обойтись и без этого документа. В такой ситуации, когда компания будет принимать на работу и переводить работников, потребуется полное описание места и условий их работы. Если в будущем компания решит разрабатывать штатное расписание в программе, то оно создастся автоматически на основе имеющихся данных о персонале. Потребуется, может, только внести корректировки (к примеру, обозначить вакансии).
  • Оценивать, соответствует ли кадровая документация штатному расписанию. Можно установить это расписание или отказаться от него.
  • Утвердить штатное расписание специальной документацией, чтобы хранить историю изменения штатного расписания. Это позволяет получить штатное расписание за любой прошедший день. Помимо этого, можно просматривать и оценивать неутвержденный кадровый документ (плановый).

В программе штатное расписание представляется в формате перечня позиций. Позицией штатного расписания называют определенную должность в конкретном подразделении компании с установленными трудовыми условиями. При этом указывается число штатных единиц. Описывая позицию штатного расписания, вы можете уточнить должность разрядом (категорией).

Можно указать нецелое (дробное) число штатных единиц, если в настройках кадрового учета предусмотрена возможность трудовой деятельности на неполную ставку.

Наименование позиции формируется автоматически по схеме «Должность, разряд (категория) / Подразделение». Но название можно менять или дополнять в произвольном порядке.

Позиция штатного расписания характеризуется условиями и оплатой работы. Когда вы описываете условия работы для позиции, то можете обозначить:

  • право на отпуск, предусмотренное этой позицией;
  • класс условий труда (на основе результатов специальной оценки);
  • текстовое описание деятельности (в произвольном порядке);
  • рабочий график на данной позиции. Его будут использовать для разработки кадровых приказов на этой позиции для подстановки в них (с возможностью изменить). Кроме того, он будет учитываться напрямую в позиции при вычислении ее фонда оплаты труда. График по умолчанию подставляют из карточки выбранного подразделения (компании, если для подразделения его не задавали).

Из карточки позиции штатного расписания можно переходить к перечню работников, занимающих ее.

При ведении штатного расписания в программе в разных кадровых приказах (о приеме, переводе и т. д.) должность выбирают не из всего перечня должностей, а из списка позиций нужного подразделения. Документация при этом в автоматическом режиме заполняется в соответствии с заданными для выбранной позиции условиями. Но они могут быть изменены в кадровом приказе.

Регистрируя кадровый приказ, вы можете проверить его на соответствие действующему штатному расписанию. Однако регистрация приказа допускается даже в том случае, если он пока не соответствует штатному расписанию. Появляющиеся разночтения помогает оценивать отчет «Соблюдение штатного расписания».

Вести штатное расписание автоматизированно удобно, так как программа позволяет:

  • осуществлять прием и перевод работников выбором должности из перечня, характерного для конкретного подразделения (на основании действующего штатного расписания);
  • в автоматическом режиме в процессе приема и перевода работника формировать перечень начислений и их сумму, соответствующую выбранной должности в конкретном подразделении (на основании штатного расписания), и корректировать сведения, если нужно;
  • фиксировать за работником позиции штатного расписания;
  • сохранять информацию о необходимости владения сотрудником теми или иными навыками для замещения на определенной должности (в карточке должности и позиции расписания можно упомянуть о требуемых специальностях);
  • индексировать штатное расписание;
  • при создании кадровых приказов оценивать, соответствуют ли они штатному расписанию;
  • анализировать соответствие фактического штатного распределения штатному расписанию;
  • кроме должности, идентифицировать место работы разрядом (категорией) должности;
  • для подразделения устанавливать, создано оно или расформировано, для должности — является она частью штатного расписания или ее уже исключили. За счет этого вы видите только действующие в данный момент подразделения и должности в соответствующих перечнях;
  • создать для печати единую форму Т-3, отчеты «Соблюдение и анализ штатного расписания», «Штатная расстановка», «Занятость штатного расписания» и другие печатные формы.

Принципы составления штатного расписания.

Процесс описан в порядке составления штатного расписания учреждениями здравоохранения, утвержденном Приказом № 16. Первым делом поясняется, что наименование учреждения здравоохранения указывается в соответствии с действующей номенклатурой таких учреждений. Таковая утверждена Приказом Минздрава РФ от 06.08.2013 № 529н. Далее идут структурные подразделения. При этом в каждое подразделение должны включаться штатные должности по всем категориям персонала с указанием специальности, начиная с высшего и заканчивая младшим звеном (например, врач-терапевт, медицинская сестра палатная, санитарка). Должности, не относящиеся к медицинским или фармацевтическим, приводятся в штатном расписании, как правило, по немедицинским структурным подразделениям.

Если в учреждении несколько подразделений одинакового профиля, их наименования должны содержать дополнительные отличительные признаки, например, номер подразделения.

Наименования структурных подразделений и должностей в них пишутся в именительном падеже в соответствии с номенклатурами врачебных и провизорских должностей, должностей среднего медицинского и фармацевтического персонала, перечнями должностей служащих и профессий рабочих, утвержденными в установленном порядке. Напомним, что соответствующая номенклатура утверждена Приказом Минздрава РФ от 20.12.2012 № 1183н.

Должности, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указываются в долях (0,25; 0,5; 0,75). Если группе работников установлена сдельная оплата труда, в штатном расписании приводится общее число работников этой группы.

Теперь несколько слов о руководящих должностях:

1) в каждом структурном подразделении может быть не более одного руководителя;

2) наименования медицинских должностей – заведующих структурными подразделениями, отделами, отделениями дополняются наименованиями должности врача, соответствующего профилю структурного подразделения. Например, заведующий терапевтическим отделением – врач-терапевт.

В штатном расписании проставляется итоговая численность должностей (численность по штатному расписанию должна корреспондироваться с численностью по тарификационному списку), в том числе численность должностей врачебного, среднего и младшего медицинского и фармацевтического персонала, персонала, приравненного по оплате труда к врачам.

Общее количество должностей по штатному расписанию должно соответствовать расчетной численности по фонду заработной платы, предусмотренной в смете. При осуществлении приносящей доход (внебюджетной) деятельности руководители учреждений здравоохранения самостоятельно устанавливают штатную численность работников, необходимых для осуществления приносящей доход (внебюджетной) деятельности.

Иногда на практике возникают вопрос: следует ли составлять отдельное штатное расписание медицинского учреждения для врачебного персонала, оказывающего медицинскую помощь по ОМС? Как разъяснили чиновники ФФОМС, формировать отдельное штатное расписание в рамках такой деятельности не нужно (см. Письмо от 06.04.2015 № 1726/30-4).

Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения

Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания. Как в таком случае заполняется форма Т-3, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Вы можете получить бесплатный пробный доступ к системе и изучить авторитетное мнение.

В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:

  • на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
  • Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
  • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
  • единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
  • профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте здесь.

Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.

Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц

На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.

Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.

Что такое штатное расписание

 В соответствии с ответом Федеральной службы по труду и занятости от 20 декабря 2012 года № ПГ/9496-6-1 штатное расписание признаётся нормативным актом локального уровня для организации и служит для отображения распределения трудовых обязанностей и условий оплаты труда сотрудников.

Работодатели имеют полномочия в области своей компетенции создавать локальные нормативные акты в сфере трудового права (ст. 8 Трудового кодекса РФ), к коим можно отнести и штатное расписание.

Обратите внимание! Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена на государственном уровне (постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). С 01.01.2013 эта форма не обязательна

Работодатель может разработать и применять собственный документ. 

Документ является обезличенным, т. е. предполагает занесение в утверждённую форму наименований должностей, данных об их количестве и окладах без указания конкретных лиц. О правовом статусе штатного расписания читайте в статье Является ли штатное расписание локальным нормативным актом?

Название должностей, профессий, специальностей в трудовой договор или иную документацию кадровой службы должны быть записаны в строгом соответствии с их наименованием в штатном расписании (ст. 57 ТК РФ).

Утверждённый документ вводится в действия на основании приказа руководителя. 

С чего начать – порядок оформления

Порядок для составления и утверждения штатного расписания будет следующим:

  1. Издается приказ о разработке проекта документа.

В случае, если руководство компании перекладывает обязательство о составлении документа на сотрудника компании, у которого в трудовом соглашении отсутствуют какие-либо условия, касающиеся этого вопроса, то в таком случае данный субъект может быть уполномочен с помощью специального распоряжения (приказа), касающегося его основной трудовой деятельности.

Пример приказа о переложении на сотрудника обязательств:

ПРИКАЗ

О передаче полномочий и обязательств по разработке плана штатного расписания из-за срочной потребности организации в штатном расписании.

Приказываю:

Уполномочить настоящего зам. ген. директора Фёдорова И. А. выступить в качестве формирующего штатное расписание лица.

Согласовать данный план расписания с руководством структурных подразделений.

Определить и утвердить период окончательного формирования штатного расписания до 02.12.17.

Подпись, печать, дата.

Приказ регистрируется в журнале регистрации документов.
С приказом знакомятся все заинтересованные лица.
Создается структура предприятия.

При ее создании используются все локальные нормативные акты предприятия.

Разрабатывается проект штатного расписания, за основу принимается структура предприятия.

К примеру, для разработки документа для проектной организации можно использовать следующую структуру:

Проект документа согласовывается с руководителями подразделений.
Издается приказ об утверждении и введении документа в действие.

Приказ регистрируется в журнале регистрации документов.

Чем может грозить отсутствие штатного расписания организации

Приверженцы строгого выполнения правил Трудового кодекса РФ уверены, что отсутствие штатного расписания — это грубая ошибка, которую допускают работодатели.

  • В теории на основании ст. 57 Трудового кодекса РФ штатное расписание не обязательный документ, особенно для предпринимателей — физических лиц.
  • На практике орган контроля обязательно запрашивает такого рода перечень, чтобы понять, не начисляются ли заработные платы с нарушениями.
  • Результат — при возникновении любых трудовых споров, рассматриваемых в суде, расписание станет весомым доказательством.

Административный штраф по ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ накладывают на руководителя компании, в которой нет штатного расписания. Если нет этой бумаги, значит, руководство нарушает законы об охране труда, что сопровождается штрафом в размере 1–5 тыс. руб. для ИП и 30–50 тыс. руб. для юрлиц (ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ).

По сообщению ФС по труду и занятости, сотрудника нельзя принять в штат организации на должность, отсутствующую в штатном расписании, или же если ее название не соответствует наименованию имеющейся в списке должностей в штатном расписании (письмо от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).

Кроме того, если данный документ отсутствует, у компаний зачастую появляются проблемы. Например, организация уволила сотрудника (п. 2 ст. 81 Трудового кодекса РФ) в связи с сокращением штата, и он обратился в суд, чтобы доказать, что увольнение являлось безосновательным. Если на предприятии нет штатного расписания, доказать правомерность увольнения в подобном случае очень трудно.

Помимо отсутствия штатного расписания, начальники используют и другие материальные и формальные приемы в целях экономии на своем персонале.

  1. Наличие разных штатных расписаний в одной компании. Одно официальное — где указан минимальный размер заработных плат, которое предоставляется инспекциям для проверки. Другое — где указаны реальные суммы, которые причитаются и выдаются персоналу. Надо ли упоминать, что документы второго типа трудно оспаривать в судебном порядке и это негативно сказывается на самих работниках.
  2. «Мертвые души», то есть несуществующие должности. При принятии специалиста на работу, заключении с ним трудового соглашения и указании оклада руководство «забывает» об отсутствии в штатном расписании такой должностной позиции. Увольнение сотрудника при этом неправомерно, поскольку список должностей — это локальный акт предприятия. Именно руководитель отвечает за формирование и ведение документа. В суде примут к сведению трудовое соглашение, признанное основной документацией о сотрудничестве двух его участников.
  3. Испытательный срок. Очень часто на ту или иную должность (чтобы создать конкуренцию между сотрудниками) берут работника и обозначают меньшую сумму оклада, чем та, что отражена в штатном расписании. Обычно договариваются об определенном сроке, после которого могут принять специалиста в штат и «поднять» уже указанный оклад. По такому же принципу руководители пытаются «играть» и с названиями должностей, от чего может зависеть сумма доплат и премиальные. Допустим, работника назначают «главным бухгалтером». В трудовом договоре обозначают, что он «бухгалтер», и заработная плата соответствует должности «главного». Но размер премиальных, начислений и компенсаций за переработку будет соответствовать нижестоящей должности.

Штатное расписание — важный и нужный для любой компании документ. Составлять его следует очень внимательно, чтобы избежать административной ответственности. Вы можете бесплатно скачать штатное расписание (образец заполнения) в Интернете, чтобы не ошибиться.

Как правильно заполнить форму Т-3 кадровому работнику

Бланк штатного расписания состоит из двух частей: вводной и основной (табличной). Рассмотрим, как заполнить каждую из них.

Вводная часть

Первым делом указывают название компании. Оно должно соответствовать тому, которое вписано в свидетельство о регистрации. Если «имя» содержит латинские буквы или слова, то такое и нужно указывать. Если в регистрационном документе присутствует краткое и полное название, то в ШР можно внести любое из них.

Далее пишут код по ОКПО, номер документа и дату его составления. Потом следует указать период функционирования. Обычно пишут только дату утверждения, потому что дата окончания бывает не всегда известна, поскольку расписание может подвергаться изменению путем создания нового документа в процессе работы компании.

Основная часть

В этой части располагается таблица. Рассмотрим, как правильно заполнить каждую графу из 10.

Графа 1. Сюда нужно вписать название структурного подразделения. К таковым относятся цеха, отделы, филиалы. Указывать в документе подразделения удобнее в иерархическом порядке. Например, прежде всего указать администрацию, юридический отдел, бухгалтерию, кадровую службу, то есть те отделы, которые занимаются общим руководством. Далее вносят отделы, которые осуществляют главные задачи предприятия, например, производственный, отдел продаж и т.д. В последнюю очередь вписывают подразделения, выполняющие вспомогательные задачи или задачи обслуживающего характера. К примеру, это склады, отдел снабжения.

Графа 2. Нужно ввести код структурного подразделения. Номер присваивает работодатель. Стандартно это делается так: основному отделу присваивают код «01», отделам, которые входят в его состав, — коды «01.01», «01.02» и т.д. Таким способом можно обозначить место отдела в общей иерархической системе компании или предприятия.

Графа 3. Здесь располагают сведения о должности гражданина, разряде, квалификации. Если можно подобрать название должности в соответствии с ОКПДТР (расшифровывается как Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов), то лучше выбрать именно его. Так как он функционирует с 1994 года, то многие профессии и должности устарели, а новые не введены.

Выбирать название из данного справочника обязательно следует в том случае, если работнику положены какие-либо гарантии: льготы, компенсации и т.д. В противном случае они не будут предоставлены.

Графа 4. Здесь для каждой должности нужно отметить число штатных единиц. Если в компании практикуется работа по совместительству, то число указывается в форме десятичных дробей: 0,25, 0,5, 0,75, 1,25 и т.д. Разберем пример: в фирме числятся 2 дизайнера, один — на полную ставку, второй — совместитель на полставки; в этом случае в ШР пишут — 1,5 штатные единицы.

Кроме того, в ШР можно добавить и свободные должности. Если предполагается расширение штата, то их можно занести в документ заранее, чтобы в будущем не вносить в него коррективы.

Графа 5. В этом поле нужно указать тарифную ставку для каждой должности, то есть зарплату за месяц.

Графы 6-8. Сюда вносят данные о существующих надбавках в организации. Таковыми могут считаться премии, доплаты, выплаты стимулирующего и поощрительного характера. В отдельных случаях их может устанавливать сам работодатель, а в некоторых они уже введены ТК РФ: различные надбавки за количество отработанных лет, за вредность и т.д. Объемы надбавок могут быть фиксированными или выражаться в процентах от оклада.

Графа 9. В этой графе требуется отметить общую сумму, которая вычисляется путем сложения граф с пятой по восьмую по каждому из персонала на конкретных должностях.

Графа 10. В ней указывают примечания, если таковые имеют место. Сюда можно вписать реквизиты приказов по кадровому составу и пр.

Строка «Итого» в конце таблицы должна содержать общее количество штатных единиц хозяйствующего субъекта и месячный зарплатный фонд (общая сумма по девятой графе).

В конце ставят свои подписи руководитель отдела по персоналу (может называться по-другому) и главный бухгалтер предприятия или компании. Печать ставится по желанию руководства.

Остались вопросы по заполнению документа? Ответим на ФОРУМЕ!