Табель учета рабочего времени

Утверждение приказа, кто должен вести и отвечать за табель

Содержание

Кто должен вести этот документ? Обычно обязательства по его составлению ложатся на плечи ответственного в отделе кадров человека, бухгалтерский отдел или начальников определённых отделов в качестве дополнительных рабочих задач.

Образец заполненноготабеля учёта по форме Т-13

В каждой компании утверждается собственный порядок ведения кадровой документации. Для ведения табеля назначается конкретный сотрудник. Издаётся соответствующий приказ.

Приказом назначается сотрудник, который будет вести табель и отвечать за его корректность

Назначается сотрудник согласно его квалификации. Обычно это кадровик. Иногда табель может вести секретарь или бухгалтер.

Командировка: как учитывать командировочные часы рабочего

Если сотрудник уехал по работе в другой город, то проконтролировать его деятельность невозможно. Работник сам должен утверждать количество командировочных часов. Если длительность рабочей поездки превышает 1 сутки, дополнительно потребуется оформить командировочное удостоверение.

Сотруднику положена доплата за ведение табеля учёта. Это дополнительная обязанность, которая оплачивается в установленном порядке.

Сколько должен храниться табель

  1. Как документ, который содержит сведения о деятельности компании, табель хранится не менее 12 месяцев.
  2. Как основание для начисления налогов — в течение 4 лет.
  3. Как первичный документ для начисления оплаты за труд — минимум 5 лет.

Ведение табеля учёта рабочего времени — это прямая обязанность работодателя, которая закреплена законодательно. Существует несколько общепринятых форм ведения подобного документа для коммерческих и бюджетных организаций. При заполнении документа необходимо придерживаться определённого алгоритма.

«Летнее» и «зимнее» время: как учитывать «лишний» час

Перевод стрелок часов сопряжен с некоторыми трудностями в определении продолжительности рабочей смены, поскольку, перевод на летнее время сокращает смену на 1 час, перевод на зимнее время, — напротив, добавляет смене лишний час.

Чтобы правильно разобраться в этой ситуации, обратимся к статье 54 КЗот Украины, которая гласит, что продолжительность смены в ночные часы должна быть на 1 час меньше такой же смены в дневное время. В соответствии с Кодексом, ночными часами считается работа с 22 часов до 6 часов. Таким образом, при переводе часов на летнее время «теряется» один час, что согласуется с требованием КЗоТ.

На практике это выглядит несколько иначе: составляется график работы, который обеспечивает нормальную продолжительность рабочего времени с учетом «потерянного» часа.

Аналогичным образом поступают при переводе на зимнее время: составляют корректирующий график работы на период перевода «стрелок часов» с тем, чтобы соблюсти нормальную продолжительность работы.

В каких случаях оформляется рабочий график

Если в организации для всех сотрудников принят единый режим рабочего времени (40-часовая рабочая неделя (пятидневка) с двумя общими выходными), такой документ оформлять не нужно.

Необходимость ведения графика учета рабочего времени возникает в случаях:

  • ненормированного рабочего времени ();
  • работы в режиме гибкого рабочего времени ();
  • сменного режима работы ();
  • суммированного учета рабочего времени ();
  • разделения рабочего дня на части ().

График производства работ в этих случаях составляется с целью контроля за соблюдением нормальной продолжительности рабочего времени за весь учетный период (месяц, квартал и другие, но не более одного года). На основании данных по каждому сотруднику за определенный учетный период происходит начисление заработной платы, в том числе с учетом времени переработки или недоработки.

Чтобы не тратить время на составление собственной формы графика, рекомендуем специалисту по кадрам скачать пустой бланк — образец графика работы на месяц, подготовленный экспертами (он прикреплен в конце статьи).

ВАЖНО!
Продолжительность учетного периода должна устанавливаться каждой организацией. Следует учитывать, что в качестве месяца целесообразно устанавливать учетный период, если работник ежемесячно отрабатывает количество часов, соответствующее нормальной продолжительности рабочего времени, либо больше часов, чем это предусмотрено нормой (т

е. изначально заложены сверхурочные часы). Это позволит ежемесячно определять количество сверхурочных часов и производить соответствующую доплату.

Если же по графику работника видно, что в некоторых месяцах он отрабатывает больше часов, а в некоторых меньше, чем следует по норме, будет справедливым, чтобы переработка в одном месяце компенсировалась недоработкой в другом. В этом случае продолжительность учетного периода целесообразно установить более одного месяца. Количество же месяцев в учетном периоде следует установить так, чтобы сумма рабочих часов по учетному документу совпала с нормой рабочего времени. Определение количества сверхурочных часов производится не помесячно, а один раз за весь учетный период в целом.

Как выглядит документ

А сейчас нас интересует расшифровка табеля учета рабочего времени 2020. Как видим, в ячейке, соответствующей каждому дню месяца, проставляют буквы. Выясним, что они значат, ведь обозначение в табеле учета рабочего времени Т-13 и Т-12 — это код, объясняющий, находился ли работник на месте или отсутствовал и по какой причине.

ВАЖНО!
Следует учесть, что условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2020 году отличаются в зависимости от того, является организация бюджетной или коммерческой. Это значит, что коды для Т-12 и Т-13 различаются.

Буквенные обозначения учета рабочего времени

В упомянутом Постановлении Госкомстата приводится не только сама форма, но и рекомендации по ее заполнению, включая коды табеля учета рабочего времени 2020. Рассмотрим их по графам.

В графе 4 необходимо пояснить, присутствовал ли сотрудник на месте в тот или иной день.

Здесь возможны такие варианты:

  • Я (01) — явился и трудился в дневное время;
  • Н (02) — работал в ночное время;
  • РВ (03) — вышел в праздник или выходной;
  • С (04) — трудился сверхурочно.

ВАЖНО!
Код РВ нужно использовать и в том случае, если сотрудник вышел на работу в дни, объявленные в стране нерабочими в связи с карантином по коронавирусу.

Если сотрудника на месте не было, то коды расскажут, по какой причине. Мы рассмотрим наиболее часто встречающиеся.

  • К (06) — в командировке;
  • ПК (07) или ПМ (08) — повышал квалификацию;
  • ОТ (09) или ОД (10) — в отпуске (основном или дополнительном);
  • ПР — прогул, в табеле обозначение указывается первоначально без указания причины, если она неизвестна;
  • У (11) или УВ (12) — в учебном отпуске;
  • ПК -— повышение квалификации, производимое с отрывом от производства;
  • Б (19) или Т (20) — болел;
  • ДО — обозначение отпуска за свой счет в табеле учета рабочего времени, этот период предоставляется работнику с разрешения работодателя, кроме исключительных случаев, указанных в законодательстве.

ВАЖНО!
Код Б (19) используйте и в том случае, если работник вынужден был перейти в режим самоизоляции в связи с карантином по коронавирусу.

Таблица в нормативном документе выглядит так:

Как обозначать декретный отпуск

Для обозначения такого отпуска используют коды Р, ОЖ в табеле, расшифровка их, как можно увидеть в таблице, означает:

  • Р — отпуск ао беременности и родам;
  • ОЖ — отпуск по уходу за ребенком.

Другие коды

В учетном документе применяются и другие коды для табеля учета рабочего времени 2020: в графах 5 и 6 подсчитывают суммы отработанных часов — здесь никаких условных знаков нет. А вот графа 7 содержит коды оплаты.

Обозначение в Т-13 охватывает следующие виды доходов:

  • 2000 — основной отработанный период;
  • 2012 — оплата отпуска;
  • 2300 — больничное пособие.

Тут стоит пояснить. Нередко возникает вопрос: как обозначается отпуск без сохранения заработной платы или простой по вине работника. Очевидно, что графа 7 останется пустой. Если з/п не выплачивают, то и отражать в ней нечего.

А буквенное обозначение в табеле учета рабочего времени — ДО (16) или ОЗ (17), в зависимости от основания предоставления отпуска. РП (31) означает простой по вине работодателя. Таким образом, коды ДО и РП в табеле учета рабочего времени ставятся обязательно. Это же правило актуально для обозначения прогула, отстранения и иных подобных случаев.

В графы 10 и 12 заносят коды неявки, а в 11 и 13 — суммируют пропущенные часы или дни.

Форма рассчитана на 31 день. Для месяца, где 30 или 28 дней, отсутствующие дни необходимо отметить крестиком.

Коды для Т-13

Госучреждения пользуются документом по ОКУД 0504421, и к нему Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н утверждены иные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2020 году (форма 0504421): их можно увидеть в таблице:

Показатель Код
Трудовая деятельность в нерабочие, выходные и праздничные дни В
осуществляемая ночью Н
Осуществление государственных обязанностей Г
Ежегодный, очередной или допотпуск О
Временная нетрудоспособность (включая нетрудоспособность, вызванную будущим материнством, и режим самоизоляции) Б
Отпуск, предоставляемый в связи с необходимостью осуществления ухода за малолетним ребенком ОР
Сверхурочная трудовая деятельность С
Прогул

П

Отсутствие на месте осуществления трудовой деятельности, неявка на работу по причинам, остающимся невыясненными НН
Служебная поездка, командировка К
Отсутствие на работе, неявка с разрешения работодателя, администрации комании А
Учебный допотпуск ОУ
Выходные, предоставленные в связи с обучением ВУ
Замещение в 1-3 классах ЗН
Замещение, производимое в группах продленного дня ЗП
Замещение, осуществляемое в 4-11 классах ЗС
Трудовая деятельность, осуществляемая в нерабочие дни (праздники и на входных) РП
Часы, фактически отработанные Ф

Нюансы заполнения, связанные с нестандартными ситуациями

Жизнь человека не всегда может идти по заранее расписанному плану, так может внезапно посреди отпуска ухудшиться состояние здоровья или незапланированно понадобиться взять административный отпуск, то есть определенное количество выходных дней без сохранения заработной платы.

Если все эти форс-мажорные ситуации работники внутри отделов, как правило, могут отрегулировать самостоятельно, однако, ведь такие изменения в рабочем процесс должны быть отражены и в табеле кадровика, а о том какие встречаются нюансы в этой работе и как их нужно отразить в составляемом документе пойдет речь далее:

Болезнь во время отпуска

Если во время отпуска работник заболел и об этом впоследствии принес в отдел кадров больничный лист, специалистом этого подразделения должны быть внесены следующие изменения в табель:

  1. Вместо ранее проставленных букв «ОТ» нужно написать символ «Б».
  2. Затем, отпуск должен быть продлен на соответствующее число дней, в которых работник находился на больничном.

2. Праздничные дни во время отпуска сотрудника

Если в период отпуска сотрудника один или несколько дней совпадают с выходным нерабочим днем, то напротив граф этих чисел кадровик должен поставить буквы «В», то есть выходной. В таком случае, как и в предыдущем отпуск будет продлен.

Отпуск без сохранения заработной платы

Не во всех случаях работники могут за относительно небольшой промежуток времени решить сложные вопросы и задачи, в таких случаях, как правило, сотрудники обращаются за неоплачиваемыми отпусками, так, на сегодняшний день, сотрудники в таких случаях могут воспользоваться:

  1. Отпуском по семейным обстоятельствам, который предоставляется руководством организации.
  2. Отпуском в случае бракосочетания, который предусмотрен действующим трудовым кодексом.
  3. Дополнительным отпуском, в который работник может выйти, при условии, что таковой прописан трудовым договором, который и регулирует отношения между работником и работодателем.

Несмотря на различные названия у всех этих вышеупомянутых «выходных» дней есть одна особенность, которая заключается в том, что работник при нахождении в нем не сохраняет заработной платы.

Образец заполнения табеля формы 0504421

Образец заполнения табеля формы 0504421 в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами предполагает внесение сведений в три основных раздела. Первый из них должен содержать сведения о самом документе и организации, сформировавшей его.

Здесь фиксируется вид табеля, при необходимости проставляется номер корректировки и указывается дата его создания, а также период, который покрывается сведениями, указанными в данной форме. Кроме того, в данном разделе:

  • прописываются название организации или структурного подразделения, по которому ведется табель,
  • указывается отдел, ответственный за заполнение бланка, и код предприятия по ОКПО.

Основная часть бланка формы 0504421 организована в форме таблицы, которая содержит сведения о каждом сотруднике предприятия или отдельного подразделения: его фамилию, имя, отчество, должностную позицию и учетный номер. Напротив каждого работника сформирована строка, в которой отмечаются сведения об отклонениях от нормального рабочего графика, допущенные конкретным сотрудником.

Наконец, заключительная часть образца заполнения табеля формы 0504421 отводится под данные о сотруднике, составившем документ, и отметки бухгалтерии, свидетельствующие о его принятии в работу.

Методы учёта

Вне зависимости от режимов работы, на предприятии может применяться один из методов отражения рабочего времени:

  • сплошная регистрация;
  • регистрация отклонений.

Например, служба охраны работает по графику «с восьми до восьми», при таком графике в табеле у охранника Прохорова В.В., заступившего в утреннюю смену с 1 августа 2016 года будет отмечено:

  1. — «Я» 12 (работа с 8 утра до 20 вечера);
  2. — «Я/Н» 2/2 (2 обычных часа с 20 до 22, затем 2 ночных часа с 22 до 24);
  3. — «Я/Н» 1/7(7 ночных часов с 00 до 7 утра, затем 1 обычный час с 7 до 8);
  4. — «В» (выходной);
  5. — «Я» 12 и так дальше.

Во избежание переработок администрация может привлекать подменный персонал или рассчитывать штатную численность таким образом, чтобы при годовом фонде рабочего времени у каждого работника была возможность полноценно отдыхать и использовать очередные отпуска.

Заполнение табеля учета рабочего времени в 1С:ЗУП – пошаговая инструкция

Обратившись к форме создания нового табеля рабочего времени, пользователь устанавливает месяц, за который необходимо провести начисление, а также выбирает дату формирования документа в 1С. Далее необходимо нажать кнопку «Заполнить».

Таблица создаваемого табеля будет автоматически заполнена. При этом будут учтены документы отклонений, которые основаны на реальных отработках персонала

Обратите внимание, что необходимо следить за своевременным внесением корректировок в документ (если они при этом также вносятся в отклонения). Обязательное условие для корректности расчетов – совпадение периодов документа «Табель» с периодами документов отклонений. 

Ниже приведем их обозначения:

  1. НН – невыход сотрудника на работу.
  2. Б – больничный.
  3. Я – явка работника.
  4. Н – ночные часы.
  5. ОТ – дни отпуска.
  6. В – выходной сотрудника.

Для того чтобы сохранить документ, необходимо обратиться к кнопке «Провести». Для того чтобы вывести табель на печать, щелкните по клавише F13. Итог – нужный табель сформирован.

Некоторые пользователь 1С сталкиваются со следующей проблемой: при нажатии на кнопку «Заполнить» в форме, заполнение табличной формы не происходит автоматически. Это происходит потому, что графики работников за выбранный период не заполнены. Такая ошибка часто характерна для начала нового календарного года.

Для того чтобы заполнить графики сотрудников, необходимо перейти в «Графики» и обратиться к опции «Заполнить».

Для того чтобы внести изменения в уже созданный табель сотрудника, необходимо создать новый документ – корректирующий табель. Для отображения формы необходимо в нижней части табеля кликнуть на гиперссылку «Исправить».

Далее будет создан новый документ. При необходимости исходную версию можно просмотреть, кликнув на гиперссылку «Открыть исправленный документ«.

Важно: исправления будут вносится после того, как период расчета будет закрыт. Если пользователю необходимо внести изменения в табеле за текущий месяц, форму табеля необходимо править

Это объясняется тем, что для одного сотрудника в течение одного месяца нельзя внести сразу два табеля – в таком случае программа 1С выдаст ошибку с соответствующим предупреждением.

Если форма документа (табеля) будет изменяться в последующие месяцы, пользователю следует устанавливать месяц начисления, а также текущую дату. 

Следуя всем рекомендациям, заполнение табеля в 1С:ЗУП не составит труда. Но если у вас остались вопросы — звоните нашим специалистам!

Штрафы от ПФР: кому, за что и сколько
Программы 1С для автоматизации управленческого учета

Разделы документа

Обе формы Т-12 и Т-13 по составу реквизитов почти одинаковы и имеют следующий вид:

  • в верхней части бланка указывается наименование предприятия и структурного подразделения, номер документа и отчетный период;
  • в соответствующих столбцах таблицы указываются номера по порядку, фамилии и другие личные данные работников;
  • вид временных затрат соответствующим кодом и их продолжительность в часах (4 и 6 графа);
  • в 5-й и 7-й столбики таблицы заносятся результаты работы за 1-ю и 2-ю половины месяца;
  • в конце месяца заносятся итоговые результаты (столбцы 8-17). В их состав входят число отработанных дней и часов, а также количество неявок на работу и их причины.

Табель подписывается табельщиком, начальником структурного подразделения или директором компании и работником отдела кадров.

Как правильно заполнять табель Т-13

Если фирма предпочла первый, файловый способ учета, то при программировании автоматизированных модулей для внесения данных в форму Т-13 специалистам фирмы будет полезно обратить внимание на следующие нюансы:

1. В графе «Номер документа» автоматически проставляется порядковый показатель.

2. В графе «Дата составления» отражается последний день месяца, если документ составляется по итогам месяца, или иная дата составления, если табель оформляется в конкретных целях.

3. В графе «Код вида оплаты» могут быть отражены значения, определяемые в соответствии с локальными нормативами. Ориентиром по соответствующим значениям здесь может быть таблица, которая содержится в приказе ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387 (в ней закреплены коды, указываемые в справке 2-НДФЛ).

4. Условные коды таблицы (о явках, неявках, отпусках и прочих событиях), что заполняются программой в табеле, нужно использовать в соответствии с перечнем, который приведен в бланке Т-12.

Общие правила ведения табеля

Учётный регистр должен быть открыт в первый рабочий день месяца, причём оформляется он с первого календарного дня (даже если месяц начинается с выходного или праздничного дня). В конце месяца табель закрывается. В некоторых компаниях фиксируются промежуточные результаты после 15 числа, но только если этого требует производственная необходимость.

Ключевые принципы ведения этого документа должны быть задекларированы в локальных нормативных актах (к примеру, в стандартном положении о табельном учёте). И ответственный за табель работник должен руководствоваться этим регламентом. Здесь стоит уточнить и закрепить определённые важные моменты:

  1. Табель можно вести по отдельным структурным подразделениям или же по компании в целом (главное — определить этот момент сразу).
  2. В учёте должно быть определено кодирование по видам рабочего/нерабочего времени.
  3. В табеле должны быть отражены не только отработанные часы, но и время, в которое работник не осуществлял свои трудовые обязанности, хотя и должен был это делать (прогул, нарушение трудовой дисциплины в виде отсутствия на рабочем месте, ранний уход, простои и пр.).
  4. Каждый работник начинает фигурировать в табеле строго после его оформления в кадровом делопроизводстве — есть приказ о трудоустройстве, подписано трудовое соглашение. Аналогично работники и исключаются из табеля — после вступления в силу распоряжения об увольнении.
  5. Как только работник попадает в табель учёта, ему присваивается табельный номер. Причём этот номер не меняется в течение всего его трудоустройства в компании. Если человек переходит на другую должность, его табельный номер остаётся прежним. И даже после увольнения сотрудника его номер не может быть никому присвоен ещё в течение трёх лет.
  6. Наперёд вносить данные в табель категорически запрещается. Заполнять его можно только по факту. Даже если табельщик уверен, к примеру, что в последний день месяца все уже на работе, не факт, что положенные 8 часов всеми будут отработаны. Поэтому правильное оформление табеля требует его заполнения только на следующий день по прошествии месяца.

Способы заполнения табеля

Фактически есть 3 способа ведения табеля:

  • в электронном виде;
  • с помощью автоматизированного учёта;
  • на бумаге.

Конечно, сегодня электронный способ применяется чаще всего. Здесь всегда можно сделать корректировки, ведь часто бывают ситуации, когда табель приходится править.

Наиболее распространённый сегодня простой вариант учёта — ведение табеля фактически вручную в программе excel. Этот способ позволяет с помощью внесённых формул рассчитывать показатели, суммировать их, вести табель в течение года в едином файле. Здесь можно вести статистику как по конкретному сотруднику, так и по подразделению, и по компании в целом. Но всё-таки это довольно трудоёмкий для табельщика процесс, которым нужно регулярно заниматься.

Более удобный и оперативный способ ведения табеля — работа через систему 1С. Она тоже даёт возможность вносить коррективы в электронный документ. Как правило, внутренний онлайн-учёт связывают с пропускной системой.

На крупных предприятиях даже для того, чтобы выйти на обед, нужно отметиться, а количество отработанного времени автоматически фиксируется в табеле

На крупных предприятиях, особенно на производстве, с успехом применяются электронные системы учёта и контроля за рабочим временем сотрудников. Фиксируется каждая секунда, когда работник зашёл на предприятие и когда он вышел. К наиболее распространённым видам такого онлайн-наблюдения можно отнести:

Такой автоматизированный учёт позволяет нивелировать человеческий фактор и систематизировать процесс.

Данные из онлайн-системы контроля сразу попадают в общую базу и формируют табель в режиме реального времени. Вплоть до того, что непосредственный руководитель может в любой момент посмотреть: во сколько пришёл на работу его подчинённый, чем он занимался на рабочем месте и сколько раз заходил в соц. сети. Некоторые системы позволяют формировать карту рабочего времени сотрудника.

Основное здесь — применение любого из онлайн-способов контроля должно быть закреплено документально в правилах внутреннего распорядка, а также в трудовых контрактах работников. Только в этом случае применение любого вида слежения за рабочим процессом правомерно.

Когда нужна выписка из табеля учёта рабочего времени

В некоторых случаях может потребоваться выписка из табеля учёта рабочего времени. Например, согласно ТК РФ при увольнении сотрудник имеет право запросить выдачу табеля с другими личными документами. Или табель может понадобиться сотруднице, уходящей в декретный отпуск. По запросу госинспекций также необходимо делать выписку из табеля.

Что она из себя представляет? Это специальный бланк, который заполняется соответственно табелю учёта рабочего времени.

Образец бланка

Выписка должна содержать такую информацию:

  • временной отрезок, за который сделана выписка;
  • номер выписки и дата заполнения;
  • кодовые отметки о посещении сотрудника, соответствующие табелю учёта рабочего времени;
  • итоговые цифры отработки;
  • номер табеля, из которого выписываются данные;
  • название предприятия;
  • Ф. И. О. работника, которому даётся выписка.

В выписке ставится печать предприятия и подпись уполномоченного лица или начальника.

Нужно помнить о том, что Трудовой Кодекс обязывает работодателей выдавать выписку из табеля учёта рабочего времени только работающим сотрудникам на предприятии. Если сотрудник уже уволен, то никто не обязан давать ему этот документ.

Табель учёта рабочего времени — важный отчётный документ

Статья 91 ТК РФ чётко определяет, что работодатель должен регулярно вести учёт времени, фактически отработанного каждым сотрудником организации. Табель — регистр учёта рабочего времени по всем сотрудникам предприятия — первичный документ бухгалтерского и кадрового делопроизводства. Именно на его основе, исходя из отработанных человеко-часов рассчитывается заработная плата по всем работникам компании. По нему расчётный отдел бухгалтерии считает дотации, отпускные выплаты, компенсацию по листам нетрудоспособности и пр.

Необходимость ведения этого документа определяется наличием наёмного персонала в компании вне зависимости от её правовой формы и статуса. Это требование относится и к крупным организациям, и к индивидуальным предпринимателям, у которых числится хотя бы один работник.

Табель является базой для начисления налоговых и страховых сборов. Влияют сведения, указанные в регистре, и на сокращение налоговой нагрузки на бизнес. Поэтому первое, что проверяется фискальными контролёрами или инспекторами по труду, — как ведётся табель.

Основной функционал учётного табеля

К ключевым функциям табеля нужно отнести следующее:

  • корректный расчёт ежемесячных выплат работникам компании;
  • составление отчётности регуляторам и контролёрам;
  • фискальное обоснование расходов на фонд оплаты труда;
  • фиксация фактического нахождения всех сотрудников по определённым видам рабочего времени;
  • трудовой контроль штата;
  • расчёт переработок и корректировка оплаты труда при постоянных нарушениях трудовой дисциплины (кнут и пряник);
  • обоснование правомерности увольнения сотрудника за прогул.

Помимо всего вышеперечисленного, этот документ учёта страхует работодателя в трудовых конфликтах как при обращении сотрудника с жалобой в инспекцию или с иском суд, так и при внутренних спорах.

Табель является неплохим аналитическим инструментом, на основе которого можно ежемесячно наблюдать динамику изменений по рабочим часам по предприятию. Накладывая финансовые показатели, отслеживать эффективность бизнеса и вносить коррективы в график работы и отдыха сотрудников. Это неплохой регистр для кадрового и управленческого учёта.

Титульный лист

Здесь фиксируются такие сведения:

  1. Название компании (допускается краткий вариант названия в соответствии с Уставом).

  2. Коды по ОКУД и ОКПО.

  3. Номер — систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.

  4. Отчетный период — т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.

  5. Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.

 Табличная часть

Здесь нужно заполнить все графы:

  1. Номер, присваивающийся каждому работнику (последовательно), прописывается в 1 столбце.

  2. Во 2 и 3 графе следует указать личные данные сотрудника – его ФИО, название должности, табельный номер. Сведения должны точно соответствовать данным, которые зафиксированы в личных карточках. 

  3. Четвертая графа предназначена для пометки о явке/неявке. Она ведется каждый день. В верхнем поле фиксируется код, а в нижнем отмечают число часов, которые были фактически отработаны. 

  1. В 5 столбце прописывают дни и часы, которые были отработаны за половину месяца. Таким, образом, учет рабочего времени ведется одновременно в днях и в часах. 
  2. 6 графа. Здесь приводится эта же информация, приведенная за весь календарный месяц. 

  3. В 7-9 столбце фиксируют данные, которые понадобятся для расчета зарплаты. Конкретные сведения приводят только в 9 графе.

  4. Если работник отсутствовал (по любой причине) в течение того или иного дня, эта информация прописывается в столбцах 10, 11, 12 и 13.

  5. В 14 столбце проставляют суммарное количество неявок за 1 календарный месяц (если таковые были). Их также измеряют в часах и днях.

  6. Графы 15 и 16 предназначены для указания кода, который обозначает причину невыхода на работу.

  7. В 17 столбце указывается суммарное количество праздничных и выходных дней.

Таким образом, учет рабочего времени осуществляется в полном объеме: документ должен отражать сведения по всем датам.

В конце документа ставят подписи все уполномоченные сотрудники:

  • лицо, ведущее документ;

  • представитель отдела кадров;

  • начальник подразделения.

Сроки хранения

В каких целях используется документ

Срок хранения

Для подтверждения расходов на оплату труда для целей налогообложения прибыли

Четыре года после окончания налогового периода (года), в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в налоговых расходах

Для первичного бухгалтерского учета

Пять лет после окончания года, в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в расходах

Для начислений выплат в пользу работников, облагаемых взносами в ПФР, ФСС и ФФОМС

Шесть лет после окончания года, в котором документ использовался для начисления взносов

Для учета документов по личному составу, касающихся организации труда

Пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось время занятости только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда

50 лет со дня составления документа, если в нем учитывалось рабочее время сотрудников, занятых на вредных или опасных работах

Задайте свой вопрос экспертам «Системы Кадры»

После проведения всех необходимых операций специалист должен передать заполненный бланк в бухгалтерию для расчета и начисления заработной платы за указанный период. На основании полученных данных сотрудники бухгалтерии составляют расчетно-платежную ведомость на бланке, подготовленном по форме 0504401, либо расчетную ведомость на бланке, соответствующем форме 0504402.

Обратите внимание! Выбор формы для расчета заработной платы определяется в зависимости от действующих в организации правил документооборота, утвержденных локальным нормативным актом. В случае, если при проведении проверки корректности сведений, внесенных в бланк учета рабочего времени, уполномоченным специалистом были выявлены неточности или нарушения, он не вправе вносить исправления непосредственно в проверяемую форму

В случае, если при проведении проверки корректности сведений, внесенных в бланк учета рабочего времени, уполномоченным специалистом были выявлены неточности или нарушения, он не вправе вносить исправления непосредственно в проверяемую форму.

В этом случае ему необходимо составить так называемый корректирующий табель. Его отличительным признаком является соответствующая маркировка в графе «Номер корректировки». Первому корректирующему табелю присваивается номер 1, а далее нумерация проставляется в соответствии с номерами следующих корректирующих табелей.

Обратите внимание! В случае, если составляется первичный табель, который не подвергался редактированию, в этом разделе проставляется цифра 0

Как исправляются ошибки в Табеле

Процесс заполнение Табеля связано с переменчивой информацией, которая поступает в HR-службу от руководителей департаментов, отделов, филиалов или от отсутствующих работников. Каждый HR знает, что исправлять информацию в Табеле доводится по мере его заполнения и чем ближе конец месяца, тем интенсивнее эти исправления: кто-то принес больничный лист, кто-то решил взять отпуск, кто-то решил уволиться и т.п.

На предприятии регламентируется порядок подачи Табеля учета рабочего времени. Бухгалтер настаивает на отсутствии помарок и исправлений, а также на своевременной подаче документа. Впрочем, Табель не является документом строгой отчетности и достигнуть определенного консенсуса между ответственным за заполнение Табеля и бухгалтером можно, издав соответствующее внутреннее распоряжение (или другой документ). В нем прописывается процедура внесения исправлений в Табель, что служит определенным подтверждением полномочности вносить коррективы.

На крупных предприятиях, да и на предприятиях малого и среднего бизнеса, на сегодняшний день успешно внедряются современные информационные технологии и программное обеспечение, которое позволяет без особого ущерба вносить коррективы в Табель до закрытия отчетного периода, а также существенно повысить оперативность работы кадровых и учетных служб.

Сроки хранения

Поскольку табель предназначается как объект информации для разных пользователей, исходя из максимальных требований к хранению, его нужно хранить (полных лет, после завершения отчётного года):

  • 5 лет, если работники трудились в нормальных условиях;
  • 50 лет, если в нём содержались данные о занятых на вредных и опасных работах.

Хранится табель в бухгалтерии, вместе с расчётной ведомостью.

В составлении табеля нет ничего сложного — документ организован таким образом, чтобы в сжатом виде содержать максимум полезной информации. Однако, не стоит пренебрегать тщательностью заполнения; ошибки исполнителя могут повлиять на доходы работников и дополнительные расходы предприятия.

Можно ли получить копию табеля?

В соответствии со статьей 62 ТК каждый работник вправе в трехдневный срок получить от работодателя копии документов, относящиеся к его трудовой деятельности. Хотя в перечне документов, обязательных к предоставлению работнику, ТУРВ отсутствует, он, тем не менее, является документом, связанным с работой сотрудника.

Однако в соответствии со статьями 86 ТК и 3 ФЗ «О защите персональных данных» персональные данные других работников, которые содержатся в табеле учета, могут быть переданы только с согласия этих работников.

Необходимо также учитывать, что в соответствии с ТК работодатель обязан выдавать копии документов только работающим сотрудникам. Обязательность выдачи копий документов, в том числе выписки из ТУРВ, бывшим сотрудникам предприятия или компании в ТК не предусмотрена.