Учет использования рабочего времени: как автоматизировать эту функцию?

Понятие и структура режима рабочего времени

Замечание 1

Режим рабочего времени – это особый порядок распределения рабочего времени на определенный период. Режим рабочего времени определен правилами внутреннего распорядка и коллективным договором в соответствии с Трудовым кодексом и федеральными законами. Законодательство предусматривает возможность индивидуального режима работы по соглашению сторон для конкретного работника.

Режим рабочего времени содержит определенные элементы:

  • продолжительность трудовой недели;
  • продолжительность смены (ежедневной работы), включая неполный рабочий день;
  • начало и окончание работы;
  • количество и время перерывов, в том числе перерывы для приема пищи и отдыха;
  • количество смен в сутки;
  • чередование дней (рабочих и нерабочих);
  • ненормированный трудовой день для отдельных категорий лиц.

Простой, забастовки, приостановление работы

Возникновение простоя может быть связано с разными причинами: отсутствие временно заказов, ремонт помещения, поломка оборудования, отключение коммуникаций и другими. При этом виновниками ситуации могут быть и работник и работодатель. Также возможен вариант внешнего влияния, когда ничьей вины нет. Например, отключение электричества городской подстанцией при аварии на линии.

Обратите внимание! Трудовой кодекс не дает четких пояснений, что должен делать работник во время простоя: обязан он присутствовать на рабочем месте или нет. Работодатель должен дать письменное распоряжение по этому поводу, чтобы избежать конфликтных ситуаций

Хотя время простоя не относится к отдыху, и логично предположить, что необходимо оставаться на работе.

При наличии вины сотрудника время простоя оплачиваться не будет, но может быть предъявлена претензия с суммой полученного ущерба. Если работник согласен с ней или суд признал вину и обязанность возместить ущерб, то в учете делаются следующие проводки:

  • Дебет 73.2 Кредит 94 – начислена сумма ущерба.
  • Дебет 70 (51, 50) – возмещен ущерб (из суммы зарплаты, внесением в кассу или перечислением на расчетный счет).

Если виновник возмещает только часть стоимости ущерба или суд сократил сумму к выплате, то невозмещенная сумма списывается проводкой: Дебет 91.2 Кредит 73.2.

Когда виноват работодатель, то он обязан оплатить время простоя сотруднику в размере не менее 2/3 среднего заработка. Списание происходит на обычные счета затрат (20, 26 и т.д.).

Если виноват внешний фактор, то простой оплачивается в размере не менее двух третей тарифной ставки или оклада, в БУ такая операция отражается проводкой: Дебет 91.2 Кредит 70.

В НУ оплата простоя и уплаченные с этих сумм взносы списываются как внереализационные расходы (пп. 3 и 4 п. 2 ст. 265 НК). Затраты по простою признаются и в целях расчета базы по единому налогу на УСН.

Важно! Чтобы верно отразить период простоя, необходимо оформить все сопутствующие документы: акты, приказы, расчеты, решения суда, претензии. Если причины внешние, то получить соответствующие доказательства: справки, извещения, подтверждения экспертов и т.д

К простою относятся также периоды:

  • когда работник не может приступить к работе в связи с проведением другими сотрудниками забастовки;
  • на которые отстраняется от исполнения обязанностей (в связи с отсутствием результатов медосмотра, отказом от его прохождения, появлением на рабочем месте в состоянии опьянения и по иным причинам).

Забастовка должна проводиться с соблюдением определенных правил, установленных в главе 61 Трудового кодекса (начиная со статьи 409). За период забастовки работодатель вправе не выплачивать заработную плату. Если же она выплачивается в соответствии с трудовым, коллективным договором, соглашением, то в бухгалтерском учете относится на обычные счета затрат на оплату труда, а в налоговом отражается как внереализационный расход.

Ошибочно к забастовке или простою относят период, когда работник приостанавливает работу в связи с невыплатой ему зарплаты. Эта ситуация регламентирована совершенно отдельной статьей 142 ТК РФ. Это время нужно оплатить, исходя из среднего заработка, при том что сотрудник имеет право на рабочем месте не присутствовать. К тому же, как только зарплата будет выплачена, не позднее следующего рабочего дня он обязан снова приступить к выполнению своих обязанностей.

Кстати! Выплата среднего заработка не освобождает работодателя от начисления процентов за задержку выплаты.

В налоговом учете расходы по оплате времени приостановленной работы также учитываются.

Что предлагает автоматический учёт фактического времени:

Для подсчёта отработанного времени сотрудников, работающих за компьютерами, был разработан сервис Yaware. Сервис автоматически подсчитывает общее отработанное время. Плюс определяет продуктивность по тому, какие сайты и программы персонал использует.

Всё происходит автоматически и незаметно для сотрудников, что позволяет им не отвлекаться от своих обязанностей.

Контролируйте фактически отработанное время

Используйте Yaware.TimeTracker, чтоб контролировать, выполнены ли нормы — по времени, которое сотрудники проводят на рабочем месте.

Это особенно актуально, если Вы договорились с сотрудниками о гибком графике работы.

Пример учета фактического рабочего времени

Переработки и работа в выходные дни в учете отработанного времени

Возможно, некоторые из Ваших сотрудников задерживаются в офисе подольше и выходят на работу даже в выходные при необходимости. Их следует поощрить премией.

А определить, кто её заслужил, поможет отчёт по суммарному времени за неделю. По нему сразу видно, кто отработал больше 40 часов/неделю. Если сотрудник работает дистанционно в этот период вы точно не сможете отследить его времязатратность без специальных прогарам, которые фиксируют деятельность.

Как посчитать рабочие часы на выходные

Автоматизируйте учет труда и заработной платы

Если Вы используете оплату за фактически отработанное время, отчёты Yaware.TimeTracker облегчат и автоматизируют учёт. Вы можете выгрузить отчёты в Excel, чтобы работать с информацией, делать пометки и рассчитывать заработную плату. Главным преимущество в том, что рукводитель и сотрудник видят сколько потециально вознаграждения пойдет на рототу и сколько уже отработано.

Не просто фактическое, а эффективное время работы

Многие компании отказываются от традиционного графика и переходят к оплате лишь продуктивного времени. Yaware.TimeTracker не только ведет автоматический учёт времени за компьютером, но и оценивает его продуктивность — на основании того, какие ресурсы использует персонал. Вы можете сами назначать категорию продуктивности разным сайтам/программам и учитывать только продуктивное время.

DeskTime Pro

О программе DeskTime Pro

DeskTime — это онлайн-сервис с мобильными и десктопными приложениями для отслеживания рабочего времени, отслеживания прогресса в проекте, анализа различных показателей эффективности, генерации подробных отчетов. Как и Hubstaff, программа ориентирована на управление виртуальными командами.
Бесплатная версия программы DeskTime Pro предоставляет мониторинг одного пользователя с серьезными ограничениями по функциональности.

Количество подконтрольных компьютеров:

В бесплатной версии программы доступен мониторинг компьютера 1 сотрудника.

Отчеты по рабочему времени (отслеживание времени).
Отчеты по используемым приложениям.
Мобильное приложение.

Какие функции доступны только в платной версии:

Программа мониторинга сотрудников DeskTime Pro предлагает мощный инструментарий для контроля и управления удаленными командами с возможностью тонкой настройки под каждого пользователя. Наиболее интересны здесь функции подсчета заработной платы, отслеживания проектов и встроенного Pomodoro-трекера.

Видео: 

https://youtube.com/watch?v=-Kg8_TeDjRU

https://youtube.com/watch?v=-Kg8_TeDjRU

Расчет неполного рабочего времени

Согласно ст. 93 ТК РФ, режим неполного времени – это такой график работы, при котором работник имеет частичную занятость и работает либо неполный рабочий день, либо неполную рабочую неделю. Такой режим работы может быть установлен либо по просьбе (письменной, то есть заявление) самого работника, либо по соглашению сторон. Работодатель не имеет права принудительно перевести работника на такой режим работы без его письменного согласия.

Работодатель не обязан отвечать положительно на просьбу работника о переводе его на неполный режим работы, но есть такие обстоятельства, при наличии которых он обязан это сделать:

  • сотрудница принесла справку о беременности;
  • просьба одного из родителей/опекуна/законного представителя, имеющего ребёнка в возрасте до 14 лет. Если ребёнок имеет инвалидность, то возрастной порог несколько выше – 18 лет;
  • необходимость ухода за близким родственником при наличии медицинских показаний.

Чтобы правильно произвести учёт неполного рабочего времени, необходимо отталкиваться от того, что является нормой рабочего времени для данной категории работников. В большинстве случаев, это 40 часов в неделю – 5 дней по 8 часов плюс 2 полных выходных.

В заявлении сотрудник указывает, как он просит сократить ему рабочий график. Например, он просит работать не 40, а 30 часов в неделю. Тогда его ежедневная норма рабочего времени будет 6 часов при 5-дневной рабочей неделе.

Виды учета

Существуют два вида учета использования времени труда: сплошной и метод отклонений. Сплошной метод еще называют поденный. Методом отклонения также называют еженедельный учет. Оба вида используются для оптимизации работы в организации в зависимости от ее специфики.

Поденный учет используется в организациях с одинаковой продолжительностью смен. Использование такого вида табелей помогает фиксировать отработанные работником часы и избежать переработок отдельными сотрудниками.

Кроме того, такой способ позволяет учесть права и интересы сотрудников льготной группы, которым устанавливается индивидуальная продолжительность рабочего дня, согласно (несовершеннолетние до 16 и до 18 лет, инвалиды, спортсмены, педагоги и так далее).

Еженедельный учет применяется в отношении работников с гибким графиком, у которых разная продолжительность работы каждый день по итогам недели составляет норму. Такой способ используется при особой специфике работы организации или по договоренности с работником.

Оплата

Немаловажным вопросом, волнующим многих начинающих юристов, является особенность расчета заработной платы, подлежащей в качестве выплаты сотруднику.

Важно отметить, что норма трудового времени может быть определена исходя из продолжительности общего периода (максимально до года). При этом общий коэффициент времени за рассматриваемый период не должен превышать того, что допустим законом

Более того, на основании ст. 91 Трудового кодекса РФ для отдельных категорий работников такая норма может быть определена в индивидуальном порядке.

В том случае, если для сотрудника была установлена система оплаты труда по окладу, то расчет оплаты должен производиться по определенной системе. Она предусматривает приравнивание количества отработанных часов к нормативному, но при наличии фактической переработки подчиненному полагается доплата. Если же наблюдается недоработка при суммированном учете рабочего времени, то в такой ситуации расчет производится исходя из почасовой ставки, обозначенной тарифом. В данной ситуации любому желающему узнать свою ставку за час можно обратиться в бухгалтерию предприятия.

Практика показывает, что при использовании суммированного учета выплата зарплаты происходит на основании тарифной ставки. Ее расчет производится по довольно простой формуле, предусматривающей умножение суммы ставки на общую сумму отработанных часов.

Как происходит оплата ночных смен при рассматриваемом виде учета рабочего времени? В данной ситуации важно понимать, что в процессе начисления заработной платы сотруднику должна быть присуждена доплата за все отработанные периоды. В том числе и с 22:00 до 06:00

Законодатель отмечает, что сумма таковой может быть определена отдельно для каждой категории работников. Так, например, для медиков такая доплата установлена в размере 50%, а при суммированном учете рабочего времени сторожи имеют право на получение заработной платы, размер которой будет на 40% больше того, что установлен за дневной час.

Некоторые профессии ввиду своих особенностей требуют установления суммарного учета времени, занятого трудовой деятельностью. Нередко такая практика наблюдается при ведении суммированного учета рабочего времени у водителей. Связано это, прежде всего, с тем, что указанная профессия нередко требует выхода в ночное время, что в особенности характерно для дальнобойщиков.

Практика показывает, что проведение расчета суммы оплаты при суммированном учете рабочего времени в праздничные и выходные дни на деле происходит довольно сложно. Ведь, как правило, такие дни сразу не обозначаются в составляемом графике. Что касается правил исчисления, то в соответствии с нормами Трудового кодекса РФ, за работу в указанные дни должна быть выплачена сумма вдвое больше той, что установлена по обозначенному тарифу.

Как быть в случае переработки при суммированном учете рабочего времени? Если наблюдается превышение дозволенного числа часов, установленного в соответствии с положениями ТК, то они должны быть оформлены в виде переработки. Стоит отметить, что законодатель допускает ее на период не более 120 часов в год для каждого отдельного сотрудника предприятия. Любой руководитель должен помнить о том, что в случае нарушения установленного правила он будет подвергнут ответственности (административной или уголовной). Что касается суммы доплаты, то за первые 2 переработанные часа полагается начисление заработной платы в полуторном размере от установленной ставки, а за все последующие — в двойном.

Как быть при оплате сверхурочных при суммированном учете рабочего времени? Специалисты в области юриспруденции довольно часто отмечают то, что при оплате такового расчет берется исходя из двойной почасовой ставки за все то время, которое было обозначено в качестве сверхурочного

Важно отметить, что процедура подсчета суммы оплаты за сверхурочно отработанные часы при суммированном учете производится в самом конце отчетного периода

Всем руководителям стоит обратить свое внимание на то, что законодательно строго запрещает компенсировать часы труда, отнесенные к категории сверхурочных, путем предоставления отгулов. Также стоит отметить, что в процессе ведения подсчета суммы выплаты за сверхурочные работы, выполненные в праздничные дни (или в выходные), деятельность эта не учитывается

Так как данное время по факту и так оплачивается в двойном размере.

Общие положения

Если на предприятии организован непрерывный процесс производства, работодатель вынужден вводить графики сменности, отличные от пятидневной 40-часовой рабочей недели. При этом общая продолжительность рабочего времени за месяц не должна превышать установленную законодательством норму. В противном случае с согласия работника потребуется оформить сверхурочную работу. При этом сверхурочное время должно укладываться в определенный лимит: не более четырех часов в течении двух дней подряд и не более 120 часов в год.

Чтобы обойти описанные сложности, работодатель может обратиться к суммированному учетурабочего времени. Согласно статье 104 ТК РФ, данный тип учета основывается на следующем принципе: допустимая законодательством норма рабочего времени определяется не для недели или месяца,а для учетного периода.

Важно отметить, что введение суммированного учета обязательно для определенных работников и при вахтовом методе работы, с учетным периодом длиной в месяц и квартал для определенных должностей. В остальных же случаях учетный период устанавливается работодателем самостоятельно и прописывается во внутренних нормативных документах

Это может быть месячный, квартальный, или годовой учетный период. При этом сотрудникможет отработать в каком-то месяце больше или меньше установленной законодательством нормы рабочего времени.

Основная суть суммированного учета заключается в том, что по итогам учетного периода сотрудник должен отработать установленную законодательством норму рабочего времени. Например, в 2017 году – 1973 часа за годовой учетный период при 40-часовой рабочей неделе. Графики сотрудников изначально строятся с расчетом на учетный период в пределах установленной нормы времени. Чем длиннее период, тем больше шансов у работодателя исключить возможность появления сверхурочных часов работы.

Оплата и сверхурочные (переработка при суммированном учете рабочего времени)

Трудовое вознаграждение при соблюдении графика СУРВ

Способ начисления оплаты выбирает работодатель, согласовывает его с принимаемым на работу сотрудником, что закрепляется в трудовом или коллективном договоре. Возможно применение различных систем зарплаты.

Наиболее часто применяется система оплаты труда за фактически отработанное время:

  • почасовые тарифные ставки: ежемесячно выплачиваемая сумма рассчитывается исходя из отработанных часов в течение каждого конкретного месяца;
  • должностные оклады: ежемесячно выплачивается фиксированная сумма, если отработаны все смены в соответствии с запланированными графиком.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При окладной системе средняя зарплата за 1 час труда будет разная в тот или иной месяц, общая сумма «набежит» только по окончании учетного периода. При почасовой тарификации стоимость часа всегда одинаковая, поскольку является фиксированной величиной, закрепленной документально

Возможно применение сдельной оплаты труда, когда вознаграждение начисляется в зависимости от количества единиц произведенной продукции или выполненных операций.

Оплата за переработки при СУРВ

При режиме СУРВ, как и при иных рабочих режимах, иногда складывается производственная необходимость в отработке большего количества часов, чем это допускают нормы трудового права.

Сверхурочная работа – это переработка сверх нормированного количества часов, составляющих учетный период. Понятие «учетный период» здесь является ключевым, поскольку сама логика СУРВ предусматривает переработку в другие временные промежутки, компенсируемую меньшей отработкой в другие периоды. Таким образом, при годичном учетном периоде не может быть сочтена сверхурочной переработка за неделю или месяц, даже если ее не заложили при составлении графика.

СПРАВКА! Подсчет и начисление платы за сверхурочные часы производят исключительно по итогам всего учетного периода, а если сотрудник уходит, то на дату его увольнения.

Инспекционные органы относятся с пониманием к сложностям планирования СУРВ, допуская переработку, не превышающую установленных пределов: для каждого члена рабочего коллектива в течение года не может быть переработано больше 120 часов, а в продолжение 2 дней подряд – более 4 часов (ст. 99 ТК РФ).

Если составить график без заложенной в него переработки не представляется возможным, это значит, что в организации не хватает кадров, и ей следует увеличить численность персонала.

Нормы оплаты сверхурочных

Трудовое законодательство предусматривает особый регламент начисления трудового вознаграждения за сверхурочное время:

  • за первые переработанные два часа полуторная оплата;
  • за последующие часы – удвоенная почасовая ставка (при часовой тарификации);
  • доплата в сумме еще одного соответствующего почасового тарифа (при сдельной оплате).

ПОМНИТЕ! Нельзя компенсировать переработку в одном учетном периоде недостачей рабочих часов в следующем.

За ночной труд предусмотрены дополнительные финансовые бонусы, составляющие не ниже 20% от средней тарифной почасовой ставки за каждый отработанный час ночной смены.

В праздники и выходные дни оплата за работу также предусматривает повышенный размер:

  • почасовикам – двойная ставка за час;
  • сдельщикам – двойная расценка;
  • «сидящим» на окладе – одинарный или двойной среднедневной или среднечасовой заработок (удвоение зависит от того, имела ли место переработка наряду с выходом в нерабочий день).

Решение особо сложных вопросов оплаты работы в выходные дни при суммированном учете рабочего времени

Допускается компенсация не в финансовой форме, а в виде дополнительного времени для отдыха (это согласовывается с самим рабочим).

ВАЖНО! Если выход сотрудника в день праздника или выходного предусмотрен по графику СУРВ, то это время засчитывается как рабочее и входит в норму, которая установлена за учетный период

Автоматические уведомления

В системе учета рабочего времени Kickidler реализована функция автоматических уведомлений о нарушениях на рабочем месте. Опоздания, простои, запуск игр и приложений, посещение запрещенных Интернет-ресурсов или что-то другое – всплывающее уведомление сразу напомнит работнику о том, что он занят не тем, чем должен. Сотрудник слишком долго работает без перерывов? Уведомление также подскажет, что пора сделать перерыв. Гибкие настройки программы позволят настроить уведомления индивидуально для каждого сотрудника или отдела, а также дублировать алерты о нарушениях на почту руководителя. Автоматические уведомления – эффективный инструмент повышения самодисциплины сотрудников за компьютерами, который отлично подойдет, как сотрудникам, работающим в офисе, так и удаленным работникам.

Только у нас: система Kickidler сама подскажет сотруднику о нарушении. Это куда более мягкий и демократичный способ организации контроля сравнительно с взысканиями или другими дисциплинарными мерами.

  • Отправка уведомлений в автоматическом режиме
  • Возможность гибких настроек инструмента
  • Отправка алертов на почту руководителя

Способы контроля рабочего времени

Раньше контролировать время работы приходилось исключительно ручным методом, велись журналы и табели. Сейчас есть много более удобных возможностей.

  • Электронные пропускные системы. Сотрудник получает карточку, которую прикладывает при входе и выходе из здания на пропускном пункте. При необходимости ими можно пользоваться и внутри помещений, так настраивается допуск к отдельным офисам, архивам, лабораториями т.д.
  • Системы CRM. Это специальные программы, аккумулирующие сведения о действиях персонала, связанного непосредственно с процессом продаж клиентам, в них отражается, в том числе, время, затраченное на подготовку документов, звонки, переписку и т.д.
  • Журналы в учетных программах. Примером может служить известная бухгалтерская программа, где есть журнал учета всех действий пользователя. Можно определить, на какие документы, сколько и когда он потратил время.
  • Видеоконтроль. Видеонаблюдение позволяет постоянно контролировать присутствие работника на месте (в кабинете, за станком, на линии, на кассе и т.п.)

Жесткая политика некоторых организаций ограничивает сотрудников в свободе действий в рабочее время, например, в пользовании соцсетями, личными мобильными телефонами, посторонними разговорами, продолжительностью перерывов. Однако если требования соответствуют положениям Трудового кодекса, то пренебрежение ими может привести к дисциплинарным взысканиям и даже увольнению.

В свою очередь, работодатель обязан обеспечить своему персоналу комфортные и соответствующие технике безопасности и охране труда условия работы и оплачивать как время работы, так и отсутствия на ней сотрудника согласно ТК. Если какие-то внутренние положения вступают в противоречие с кодексом, то он будет иметь более высокое значение, чем локальный нормативный акт.