Кассовые операции: как небольшой фирме организовать учет наличных денег

Сдача денег в банк через инкассатора

Если компания привлекает для перевозки средств инкассаторские службы , такая операция отражается в учете особенным образом. В соответствии с п.п. 2.4, 9.6, 9.7 Положения ЦБ РФ № 318-П от 24.04.2008 г. ответственный кассир организации передает инкассатору деньги в сумке с приложением обязательных документов. Комплект состоит из ведомости (вкладывается в сумку), накладной (вручается инкассатору) и квитанции (остается у кассира). Дополнительно составляется РКО в обычном порядке.

Сдача денег инкассатору оформляется бухгалтерской записью:

Д 57 К 50 – согласно РКО и квитанции, заполненной к сумке с наличкой.

По факту зачисления средств на банковский счет составляется запись:

Д 51 К 57 – на сумму сданных наличных согласно банковской выписке.

Новые правила наличных расчетов

Расход денег из кассы

Согласно пункту 2 Указания, индивидуальные предприниматели и юридические лица не вправе расходовать поступившие в их кассы наличные деньги в валюте Российской Федерации за проданные ими товары, выполненные ими работы и (или) оказанные ими услуги, а также полученные в качестве страховых премий. Но есть исключения.

Вот список целей, на которые можно расходовать поступившие в кассу деньги:

  • выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
  • выплаты страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
  • выдача наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
  • оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
  • выдача наличных денег работникам под отчет;
  • возврат за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
  • выдача наличных денег при осуществлении операций банковским платежным агентом (субагентом) в соответствии с требованиями статьи 14 Федерального закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ.

Разберем ситуацию, когда компания собирается выдать своим сотрудникам заем в наличной форме. Можно ли выдать заем в наличной форме и следует ли соблюдать в данном случае предельный размер наличных расчетов? Из нормы пункта 2 Указания № 3073-У следует, что нет.

Пункт 4 Указания гласит: «…наличные расчеты в валюте Российской Федерации между участниками наличных расчетов (с соблюдением предельного размера наличных расчетов, установленного пунктом 6 Указания), между участниками наличных расчетов и физическими лицами по операциям с ценными бумагами, по договорам аренды недвижимого имущества, по выдаче (возврату) займов (процентов по займам), по деятельности по организации и проведению азартных игр осуществляются за счет наличных денег, поступивших в кассу участника наличных расчетов с его банковского счета».

Обратите внимание, если организация выдает заем работнику организации, то предельный размер наличных расчетов (100 000 руб.) не имеет значения (п. 5 Указания)

Заем работнику. Проводки

Рассмотрим, как операции по данным займам отразить в бухгалтерском учете.

Дебет 73 Кредит 50

выдан заем работнику из кассы (не из выручки!).

Дебет 73 Кредит 51

заем выдан безналичным путем.

Дебет 50 Кредит 73

эта проводка составляется в момент, когда работник вносит денежные средства в счет погашения займа в кассу.

Если работнику выдается заем на возмездной основе, то проводки будут следующими:

Дебет 73 Кредит 91.1

отражаем проценты по займу.

Бесплатные вебинары в Контур.Школе

Изменения в учете. Практические ситуации. Судебная практика.
Расписание вебинаров

Дебет 50 Кредит 73

отражаем внесение процентов по займу.

Если организация принимает решение удерживать сумму займа из зарплаты работника, то в бухгалтерском учете делается запись:

Дебет 70 Кредит 73

При этом условие об удержании из заработной платы должно быть зафиксировано в договоре займа.

Лимит остатка

Другими словами, остаток по кассе еще называют переходящим остатком, так как он отображает количество денежных средств, которое остаётся в кассе по итогам рабочего дня. Он строго лимитируется в максимальных значениях. Суммы, превышающие лимит подлежат обязательной инкассации или самостоятельной сдачи в банк.

Следует отметить, что необходимость установления лимита продиктована тем, что, если его не оформить, по умолчанию он будет равен нулю. Следовательно, любые деньги, оставшиеся в кассе, будут классифицироваться, как ведение кассовой дисциплины с нарушением.

Мнение эксперта
Мария Богданова
Стаж более 6 лет. Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология

Наличные деньги организации могут хранить в кассе только в пределах установленного лимита. То есть ежедневно в кассе может оставаться не больше определенной суммы. Границы суммы определяет руководитель организации. Именно с этой величиной надо сравнивать остаток наличных в кассе, выведенный по кассовой книге на конец рабочего дня.

Лимит кассового остатка определяйте исходя из объема:

  • поступления выручки;
  • расходования наличных.

Наиболее подходящий способ расчёта лимита организация вправе выбрать самостоятельно. Лимит устанавливается отдельным приказом. Не устанавливать лимит кассы разрешается только субъектам малого бизнеса и предпринимателям, что подробно указано в Порядке ведения кассовых операций № 3210-У от 11.03.2014 . То есть закон разрешает им хранить в кассе столько наличности, сколько нужно.

Есть два случая, когда можно превысить лимит наличных денег в кассе. Первый – в дни выдачи зарплаты, пособий, стипендий, социальных выплат и других выплат, которые относятся к фонду зарплаты. И второй случай — в выходные и праздники, если в эти дни совершаются кассовые операции.

Для того чтобы узаконить переход на упрощённый порядок ведения кассовой дисциплины, который возможно применять для ИП и малых предприятий с численностью не более 100 человек и годовым оборотом менее 800 млн рублей, необходимо издать приказ, основанием которого должны служить Указания Банка России, принятые 11.03.2014 под номером 3210-У. В нем должна в обязательном порядке быть фраза, устанавливающая отсутствие лимита для хранения остатка в кассе.

Прием наличных

Как мы отметили выше, прием наличных в кассу проводится по ПКО.

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет (п. 5.1 Указания):

  • наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом;
  • соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной прописью;
  • наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.

Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность.

При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т.д.

Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО должны в течение 5 лет (п. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Правила составления

Инструкция к оформлению приходного кассового ордера дана в Указаниях Банка России. Итак, сам бланк поделен на две части.

Левая остается в организации, подписывается бухгалтером, главным бухгалтером, при их отсутствии — руководителем или кассиром. Правая часть подписывается, на ней проставляется печать организации, и затем она передается внесшему средства гражданину.

Порядок заполнения:

  1. В шапке кассового ордера необходимо написать полное название организации и структурного подразделения (когда средства поступают из подразделения организации) и коды классификации ОКУД и ОКПО, присвоенные отделами статистики.
  2. Заполнить порядковый номер кассового документа, который должен соответствовать номеру, указанному в журнале регистрации. Нумерация единая на весь календарный год, начинается с 1 января. Дата ставится соответствующая дню заполнения.
  3. В столбце «Дебет» нужно занести номер корреспондентского счета, который зависит от источника поступлений средств. Организация, выписавшая ПКО, проставляет счет 50 — «Касса». В этой же графе указывается и номер субсчета.
  4. В столбце «Кредит» пишется код структурного подразделения (когда средства поступают в подразделение), код аналитического учета (если они утверждены в организации), номер корреспондирующего счета и субсчета, который отражает внесение в кассу наличности, например:
    • 1 — поступление от продаж;
    • 51 счет — расчетный;
    • 62 счет — оплата сделки между поставщиком, покупателем и заказчиком;
    • 71 счет — расчеты с сотрудниками, выдача подотчетных сумм и возврат неистраченных;
    • 73 счет — расчеты с сотрудниками в других ситуациях: займы, возмещение ущерба, телефонных переговоров и т.д.
  5. В столбце «Сумма» информация заносится цифрами.
  6. Столбец «Код целевого назначения» заполняется, если в организации применяется система кодирования.
  7. В поле «Принято от» заносится фамилия лица, которое передало наличные, или название организации и фамилия сотрудника (при расчетах одной организации с другой). В последнем случае запись должна выглядеть так: «Принято от организации» через «ФИО сотрудника».
  8. В поле «Основание» записывают описание хозяйственной операции (может быть оплата за отгруженные товары).
  9. В поле «Сумма» рубли вносятся прописью с большой буквы, копейки — цифрами. Оставшееся свободным место следует заполнить прочерком. Но если в столбце «Сумма» копейки не были упомянуты, то и в поле их отображать не следует.
  10. Поле «В том числе» служит для обозначения ставки и суммы НДС, указывать которую нужно цифрами, или записать в ней «без НДС».
  11. В поле «Приложение» заносятся реквизиты документов, на основании которых зачисляются деньги.
  12. Поставить подписи ответственных лиц.

Квитанция к ПКО содержит аналогичные с ордером сведения.

В ней следует заполнить:

  • название организации;
  • номер составления ПКО, дату заполнения;
  • от кого приняты наличные средства и на каком основании;
  • сумму цифрами и прописью;
  • ставку и сумму налога на добавочную стоимость или запись об освобождении от него;
  • дату, печать организации, подписи ответственных лиц.

Скачать бланк в формате Word можно по этой ссылке.

Бланк в формате Excel можно скачать тут.

Образец заполнения:

Составление и правильное заполнение кассовых документов способствует контролю передвижения денежных средств в организации. Это значительно облегчает ее деятельность и помогает избежать штрафов за неисполнение закона.

Правила оформления кассовых операций с 1 января 2012 года

С 1 января 2012 года кассовые операции оформляют на основе следущих документов, входящих в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93:

  1. Кассовая книга (форма 0310004) для обобщения информации о кассовых операциях компании.

  2. Приходный ордер (форма 0310001) для оформления поступления в кассу наличных денег.

  3. Расходный ордер (форма 0310002) для оформления выдачи из кассы наличных денег.

  4. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма 0310005) для учета движения наличности между старшим кассиром и остальными кассирами организации в течение рабочего дня.

  5. Расчетно-платежная ведомость (форма 0301009) для учета отработанного времени, начислений, удержаний и выплат работникам компании.

  6. Платежная ведомость (форма 0301011) для учета выданной работникам зарплаты и других выплат.

Т.е. как и раньше приходные и расходные операции оформляются кассовыми ордерами, только их привычные номера унифицированных форм заменены на цифровые коды форм документов, приведенные в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 01193.

Некоторые применявшиеся ранее формы, больше не нужны. Например, остался в прошлом журнал регистрации приходных и расходных ордеров КО-3. Раньше по окончании рабочего дня кассир должен был передавать в бухгалтерию второй (отрывной) экземпляр листа кассовой книги с приложением соответствующих кассовых ордеров и других документов. Теперь этого делать не нужно. По какой форме должны составлять авансовые отчеты работники компании, Положение также не указывает. Впрочем, во избежание ненужных вопросов советуем пользоваться прежней формой.

Установлено, что хранить кассовые документы следует в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле в РФ. Напомним, что согласно статье 362 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, кассовые документы и книги следует хранить менее пяти лет при условии проведения проверки (ревизии).

На момент написания статьи (23.12.2011) установлен удивительный факт — никто не уполномочен проверять порядок соблюдения кассовой дисциплины, т.к. Положение ЦБ РФ от 5 января 1998 года № 14-П и прежний порядок ведения кассовых операций, которые возлагали эту обязанность на банки, Указанием ЦБ РФ от 13 декабря 2011 г. № 2750-У отменены.

С 19 февраля 2012 года начал действовать Административный регламент (утв. Приказом Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н), согласно которому проверку кассовой дисциплины, т.е. — государственный надзор за соблюдением требований к контрольно-кассовой технике, порядком и условиями ее регистрации и применения ККТ, осуществляют налоговые органы.

В Положение № 373-П не вошел ряд ранее действовавших требований, поэтому несколько упростился порядок документального оформления кассовых операций, а это значит, что теперь:

  • не требуется вести журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;

  • не обязательно ежемесячно подтверждать количество листов кассовой книги при ее оформлении с применением технических средств;

  • не надо делать записи в кассовую книгу за те дни, когда не было кассовых операций;

  • за те дни, когда не было кассовых операций, остаток не выводится, поскольку им считается остаток ближайшего предыдущего дня, когда были кассовые операции. При требовании ревизоров распечатывать пустые кассовые отчеты за те дни, когда не было кассовых операций, бухгалтеру следует сослаться на пункт 5.5 Положения № 373-П;

  • нет ограничения на количество кассовых книг в организации, а значит значит, теперь бухгалтер может вести отдельную кассовую книгу по фондовой кассе. Данное правило утверждается в учетной политике организации.

Прием наличных в кассу и выдача их из кассы должна теперь производиться таким образом, чтобы вноситель (получатель) видел, что делает кассир. Так же и кассир должен видеть, как получатель пересчитывает полученные наличные денежные средства.

Под отчет теперь денежные средства выдаются:

  • на основании заявления работника. Заявление составляется в произвольной форме;

  • на заявлении о выдаче наличных денежных средств под отчет должны быть не только подпись руководителя и , но и собственноручная запись руководителя о разрешенной к выдаче сумме и сроке, на который выдаются денежные средства.

Какие правила должен соблюдать ИП

На что можно расходовать средства из кассы

  • выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
  • выплаты страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
  • выдача наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя;
  • оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
  • выдача наличных денег работникам под отчет;
  • возврат за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
  • выдача наличных денег при осуществлении операций банковским платежным агентом (субагентом).

Как видим, индивидуальный предприниматель может брать наличные деньги из кассы для личных нужд безо всяких ограничений. В то же время предприниматель не вправе погашать наличными из кассы займы и кредиты (см. «За какие нарушения кассовой дисциплины налоговики штрафуют предпринимателей и организации»).

Ограничения при расчетах наличными

Допустим, вы заключили сделку на поставку офисной мебели. Клиент — индивидуальный предприниматель или организация— хочет заплатить наличными. Сумма по счёту — 150 000 рублей. Не спешите брать у него деньги.

Дело в том, что указанием № 3073-У установлено ограничение по расчету наличными в рамках одного договора — не более 100 тыс. рублей. Данное ограничение не распространяется на следующие случаи:

  • осуществление таможенных платежей;
  • выдача зарплаты;
  • выдача денег под отчёт;
  • расчеты с обычными физлицами (не ИП).

Выдача денег под отчет

Правила выдачи наличных денег работнику (например, для выполнения каких-либо хозяйственных нужд — закупки канцелярии, средств для уборки и т.п.) определены пунктом 6.3 Указания ЦБ РФ № 3210-У. Данные правила распространяются и на индивидуальных предпринимателей

Деньги можно выдать подотчетному лицу по его письменному заявлению. Но если ИП сам берет деньги в кассе, хоть на личные нужды, хоть на осуществление деятельности, он никакого заявления не пишет.

Влияние блокчейна?

Практика выдачи наличных денежных средств на кассах торговых точек станет микрореволюцией в отечественном банковском деле. В таком случае банк избавляется от необходимости физического перераспределения денег и лишь регистрирует смену их держателя. Здесь явно прослеживаются отдельные прогрессивные черты новомодных блокчейн-технологий. Подобная схема позволит кредитной организации снизить издержки, повысить уровень безопасности и получить дополнительную прибыль за счет попутной комиссии. Кроме того, уже привычные ряды банкоматов в торговых центрах могут заметно поредеть. За счет сокращения количества банкоматов на «бойких» местах тот же Сбербанк сумеет увеличить степень их проникновения в тех точках, где они действительно нужны. При этом банк сумеет избежать крупных затрат на новое оборудование.

Отражение кассовых операций в учете бюджетного учреждении

Ведение бухгалтерского учета бюджетными учреждениями, в том числе операций с наличными денежными средствами регламентированы Инструкциями, утвержденными приказами Минфина РФ:

  • № 157н от 01.12.2010 «Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений» (далее Инструкции № 157н);

  • № 174н от 16.12.2010 «Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений».

Операции с наличными денежными средствами необходимо отражать на балансовом счете 201 34 «Касса» Основные корреспонденции на балансовых счетах по поступлению и выбытию денежных средств приведены в таблицах 1 и 2.

Таблица 1. Операции поступления денежных средств в кассу

Корреспондирующие счета

Содержание операции

Дт

Кт

0 201 34 510

0 210 03 660

Поступление наличных денежных средств в кассу с лицевого счета учреждения, открытого в органе казначейства

2 201 34 510

2 205 00 000

Поступление доходов от оказания платных услуг в кассу учреждения

0 201 34 510

0 206 00 000

Возврат в кассу учреждения ранее произведенных авансовых выплат

0 201 34 510

0 208 00 000

Возврат в кассу остатков подотчетных сумм

0 201 34 510

0 209 00 000

Поступление наличных денежных средств в возмещение ущерба, причиненного учреждению

3 201 34 510

3 304 01 730

Оприходование в кассу учреждения наличных денежных средств, поступивших во временное распоряжение

0 201 34 510

0 304 04 000

Поступление в кассу учреждения денежных средств в рамках внутриведомственных расчетов

0 201 34 510

0 304 06 730

Поступление в кассу учреждения денежных средств в рамках расчетов с прочими кредиторами

Таблица 2. Операции выбытия денежных средств из кассы

0 210 03 560

0 201 34 610

Выбытие денежных средств из кассы учреждения для зачисления на лицевой счет в органе казначейства

3 304 01 830

3 201 34 610

Возврат наличных денежных средств, находящихся во временном распоряжении учреждения, при наступлении условий их передачи владельцу и по назначению в порядке, установленном законодательством Российской Федерации

0 208 00 000

0 201 34 610

Выдача наличных денежных средств из кассы учреждения в подотчет на хозяйственные или командировочные расходы

0 206 00 000

0 201 34 610

Оплата из кассы бюджетного учреждения предварительных платежей по государственным (муниципальным) договорам на нужды учреждения (авансов)

0 209 81 560

0 201 34 610

Отражение сумм выявленных недостач, хищений денежных средств – отнесение сумм недостач на виновное лицо

2 205 00 000

2 201 34 610

Возврат покупателю из кассы учреждения излишне полученных доходов

Обороты по дебету и кредиту счета 201 34 «Касса» не позволяют анализировать движение средств в разрезе видов поступлений и выбытий и кодов экономической классификации. Всю необходимую информацию можно почерпнуть из анализа движений на забалансовых счетах: 17 «Поступления денежных средств на счета учреждения» и 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения».

Штрафные санкции за нарушение кассовой дисциплины

За нарушение отдельных вопросов кассовой дисциплины на предприятии предусмотрены штрафные санкции, установленные прежде всего Указом № 436, в частности:

штраф за неоприходование (неполное и/или несвоевременное) оприходование в кассах наличных — в пятикратном размере неоприходованной суммы.

В соответствии с п. 2.6 Положения № 637 оприходованием наличных в кассах предприятий, которые проводят наличные расчеты с оформлением их кассовыми ордерами и ведением кассовой книги согласно требованиям главы 4 этого Положения, является осуществление учета наличных в полной сумме их фактических поступлений в кассовой книге на основании приходных кассовых ордеров.

Например, если наличные в сумме 1000 грн. были получены в кассу 05.06.2014 г., а фактически отражены в кассовой книге 06.06.2014 г., имеем факт несвоевременного оприходования наличных, за что предусмотрен штраф 5000 грн. (1000 грн. х 5);

штраф за превышение установленных сроков использования выданных под отчет наличных, а также за выдачу наличных денежных средств под отчет без полной отчетности о ранее выданных денежных средствах — в размере 25% выданных под отчет сумм.

Согласно п. 2.11 Положения № 637 выдача наличных денежных средств под отчет на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья, кроме металлолома, разрешается на срок не более 10 рабочих дней со дня выдачи наличных денежных средств под отчет, а на все другие производственные (хозяйственные) нужды — на срок не более двух рабочих дней, включая день получения наличных денежных средств под отчет.

Если подотчетному лицу одновременно выданы наличные как на командировку, так и для решения в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов (в том числе для закупки сельскохозяйственной продукции у населения и заготовки вторичного сырья), то срок, на который выданы наличные под отчет на эти задачи, может быть продлен до истечения срока командировки.

Например, если предприятие выдало подотчетному лицу под отчет наличные в сумме 200 грн., но это лицо не отчиталось за ранее полученные денежные средства, штраф составляет 50 грн. (200 грн. х 25%).

Вместе с тем согласно п. 7.39 Положения № 637 представление отчетов об использовании денежных средств с нарушением установленных сроков может разрешаться только в связи с временной нетрудоспособностью подотчетного лица или по другим обстоятельствам, имеющим документальное подтверждение. То есть превысить указанные сроки без опасности получить штраф можно, если на это будут уважительные причины (болезнь и т. п.);

штраф за проведение наличных расчетов без представления получателем денежных средств платежного документа (товарного или кассового чека, квитанции к приходному ордеру, другому письменному документу), который бы подтверждал уплату покупателем наличных денежных средств, — в размере уплаченных денежных средств.

Указанная норма Указа № 436 предусматривает применение к субъекту хозяйствования финансовых санкций за нарушение им порядка отражения в учетных документах кассы предприятия израсходованных подотчетными лицами наличных без представления ими подтверждающих документов (товарного или кассового чека, квитанции к приходному ордеру, других письменных документов).

Таким образом, эта норма не касается взаимоотношений между покупателями и продавцами товаров (работ), услуг при проведении ими расчетных операций.

А штрафная санкция применяется к субъектам хозяйствования, которые ведут учет кассовых операций с нарушением нормы, установленной п. 7.41 Положения № 637, в которой указано, что при проверке правильности оформления выдач наличных под отчет как на командировку, так и на другие нужды устанавливается достоверность подтверждающих документов, которые прилагаются к отчетам об использовании денежных средств.

Отдельные вопросы, связанные с наложением штрафов, рассмотрены также в письме № 11-117/982-3354.