7 этапов оформления выписки из приказа о приеме на работу

Содержание приказов, касающихся сотрудников

Приказы являются инструментом для регулирования отношений между сотрудниками и работодателем. Они формируются при наличии этих обстоятельств:

  • Устройство сотрудника на работу или расторжение трудового соглашения.
  • Уход в отпуск.
  • Отправка в командировку.

Приказы, касающиеся сотрудников, заполняются по утвержденной форме. Их содержание подразделяется на 2 части: вводная и распорядительная.

Вводная часть

В вводной части фиксируются цели и задачи новых предписаний. То есть, предоставляется пояснение к принимаемым решениям. Если это приказ, принимаемый во исполнение правительственных распоряжений, в вводной части указывается номер этого распоряжения, дата и название.

Начало этой части – фраза «приказываю». После этого нужно зафиксировать свои распоряжения. Можно создать нумерованный список для удобства изложения. Срок выполнения распоряжений или устанавливается для каждого пункта отдельно, или выносится в отдельный пункт. В отдельный пункт также выносится перечень сотрудников, ответственных за выполнение положений приказа.

Как получить выписку

Без имеющихся на то оснований, выдавать выписку никто не обязан. Перед ее получением необходимо оформить письменную просьбу с указанием выдачи документа и целей получения. Также в ней стоит отобразить приказ, из которого должно происходить вынесение информации.

 Как получить справку о зарплате для пенсионного фонда?

Заявление составляется в свободном виде на имя руководства предприятия. На нем обязательно пишется дата, и проставляется подпись гражданина.

После этого документ следует отнести для визирования секретарю юридического лица (для того чтобы обезопасить себя от возможных разногласий по документу).

Выписку можно запросить из приказов, действующих на данный момент, а также из тех, которые находятся в архиве предприятия.

Основания для издания приказа

Она включает в себя написание заявление на прием, на основании которого составляется между компанией и работником трудовой контракт. Только после этого подготавливается приказ, на основании которого происходит оформление сотрудника на работу.

При подготовке заявления работник собирает необходимый пакет документов для приема на работу, который он прикладывает к данному документу.

Важно учитывать, что заявление о приеме на работу не является обязательным документом. Его составление может быть регламентировано внутренними актами компании. Существующая практика показывает, что лучше всего у работника запрашивать заявление на прием в качестве подтверждения его желания вступить в трудовые отношения на добровольной основе

Существующая практика показывает, что лучше всего у работника запрашивать заявление на прием в качестве подтверждения его желания вступить в трудовые отношения на добровольной основе.

Трудовой контракт формируется после представления работником заявления. Он должен составляться в письменной форме. Обязательность его оформления предусмотрена нормативными актами.

Внимание! После того как сторонами будет завизирован трудовой договор, издается приказ на прием. Он составляется инспектором по кадрам или делопроизводителем.

Многие субъекты хозяйствования предпочитают использовать стандартный приказ по форме Т-1

Также может составляться распоряжение на прием в свободной форме, необходимо только чтобы этот документ содержал все необходимые реквизиты

Многие субъекты хозяйствования предпочитают использовать стандартный приказ по форме Т-1. Также может составляться распоряжение на прием в свободной форме, необходимо только чтобы этот документ содержал все необходимые реквизиты.

Поэтому основанием для оформления приказа на прием считается подписанный сторонами трудовой договор.

Внимание! Строго определенного срока, в течение которого должен быть издан приказ на прием работника не существует. Однако, в этой ситуации следует помнить, что по закону работнику на ознакомление приказ должен быть представлен в течение трех дней.

Помимо трудового соглашения в основании могут указываться и другие документы, по которым работника оформляют на работу

Помимо трудового соглашения в основании могут указываться и другие документы, по которым работника оформляют на работу.

Порядок учета приказов и выдачи сотрудникам

Каждому приказу по кадрам присваивается регистрационный номер, который фиксируется во внутренних журналах. Для ИП ведение таких журналов не обязательно, поэтому номер документа может присваиваться по порядку оформления обычной внутренней документации. Оригинал приказа передается в делопроизводство или на ответственное хранение специалистам по кадрам.

Сотруднику, ознакомленному с содержанием документа, оригинал не выдается. Однако ст. 68 ТК РФ обязывает работодателя выдать заверенную копию бланка, если работник подаст соответствующее заявление. Заверение копии происходит путем простановки подписи ответственного лица, расшифровки его должности, скрепления печатью организации.

При увольнении граждане также могут запросить любую документации, связанную с прохождением трудовой деятельности. Для этого нужно подать заявление с указанием перечня бланков и форм, необходимых уволенному специалисту. Срок выдачи заверенных копий документов не может превышать 3 дней.

В каких случаях требуется

Выписка позволяет вывести важную информацию из приказа без дополнительных действий по распечатыванию и заверки всего первоначального документа. Многие документы имеют большой объем, поэтому найти нужные сведения иногда становится проблематично.

Общими случаями предоставления выписки работнику являются:

  • удостоверение факта трудоустройства лица или его увольнения при повреждении, утере или восстановлении его трудовой книжки;
  • назначение премии работнику;
  • подача информации о стаже лица в ПФ РФ;
  • установление сведений, подлежащих передаче исполнительным органам.

Внимание!

Статья 312.1 Трудового кодекса РФ содержит указания на то, что сотрудник имеет право направить руководителю письменную просьбу о получении документа в электронном виде. Выписку работнику возможно направить через почту или по электронному адресу согласно правилам организации.

Совершаются такие действия в ситуациях, когда гражданин не присутствует на работе. Заверка происходит работодателем через электронную подпись в Пенсионном фонде Российской Федерации.

При отказе работодателя выдать выписку без указания причин работник может запросить у него письменное обоснование. С полученным ответом следует обратиться в профсоюз, чтобы обязать руководителя выдать документ.

Разновидности документа

Как уже было сказано выше, в делопроизводстве используются два вида выписок, различающихся между собой своим содержанием. Документ, посвященный личному составу, содержит в себе только информацию, связанную с работниками компании. Это означает, что в данном бланке отсутствует преамбула и пояснительная часть, где приводятся основания для выпуска распоряжения. В этом случае указываются лишь те сведения, что содержатся в распорядительном разделе акта.

Важно обратить внимание на то, что приказы, связанные с личным составом, изготавливаются в соответствии с требованиями контролирующих органов. Согласно действующему законодательству, должностному лицу, составляющему приказ о назначении или переводе сотрудника в новую должность, необходимо использовать унифицированную форму бланка. Использование таких форм значительно усложняет подготовку выписок из документов

Однако, далеко не все кадровые мероприятия проводятся по подобной форме. В действующем законодательстве отсутствует регламент, регулирующий порядок составления приказов, связанных с назначением дисциплинарной ответственности. Это означает, что данный документ составляется в свободной форме, что значительно облегчает подготовку выписок

Использование таких форм значительно усложняет подготовку выписок из документов. Однако, далеко не все кадровые мероприятия проводятся по подобной форме. В действующем законодательстве отсутствует регламент, регулирующий порядок составления приказов, связанных с назначением дисциплинарной ответственности. Это означает, что данный документ составляется в свободной форме, что значительно облегчает подготовку выписок.

Распорядительные акты, связанные с основной деятельностью компании, содержат в себе информацию о действиях руководства. К данной категории можно отнести документы о назначении либо увольнении генерального директора, акты, посвященные штатному расписанию или порядке выполнения работ. Выписка из подобной документации должна содержать в себе преамбулу, основную часть и раздел, поясняющий причину необходимости издания документа.

Копия, выписка, дубликат

Деятельность любого предприятия, будь то государственная организация или коммерческая фирма среднего звена, в любом случае связана с документооборотом.

И если оригинал документа подготовлен в строго обозначенном количестве экземпляров, и мы точно знаем, где находится каждый из них (или, по крайней мере, надеемся на это), то копий с документа может сниматься множество. Иначе обстоят дела, если требуется копия, заверенная организацией, ведь такая копия имеет юридическую силу и в некоторых случаях даже равноценна оригинальному экземпляру. Именно о заверенных копиях и пойдет речь далее.

Также остановимся на близких понятиях: дубликат и выписка. Копия, заверенная в отделе кадров организации, либо в любом другом подразделении это– копия, которая помимо основной информации, воспроизводящей подлинник, имеет специальные отметки о соответствии оригиналу.

Шапка документа

Первое, что нужно внести в форму приказа Т-8 – полное наименование компании, в которой трудился работник, с обязательным указанием организационно-правового статуса (ИП, ЗАО, ООО, ОАО).

После этого здесь указывается номер приказа об увольнении (по внутреннему документообороту) и дата его составления. Оформляется он всегда в последний рабочий день сотрудника. В этот же день сотруднику необходимо выдать на руки все его документы (трудовую книжку, диплом и т.д.), а также выплатить расчетные заработные средства, включая выходное пособие, компенсацию за отпуск, и другие полагающиеся по закону выплаты.

В строке чуть ниже, о прекращении действия трудового договора, нужно указать дату заключения срочного трудового договора.

Внимание: эту строку надо заполнять только тогда, когда договор был срочным, в противном случая ее следует оставить пустой, а вместо этого внести запись в поле «Уволить» (число, месяц и год увольнения). Таким образом, здесь надо выбрать один из двух вариантов. Таким образом, здесь надо выбрать один из двух вариантов

Таким образом, здесь надо выбрать один из двух вариантов.

Как оформить приказ о приеме на работу в 2019 году

Большинство программ содержат унифицированные формы, которые удобно заполнять и обрабатывать. Форма Т-1 применяется для оформления одного человека, форма Т-1а составляется, если происходит оформление нескольких человек.

Сначала отражается наименование компании, ее регистрационные код в статистике (ОКПО). При необходимости проставляется наименование подразделения.

Далее указывается наименование документа, проставляется его регистрационный номер и дата оформления приказа. Порядковый номер приказа присваивается ему в соответствии с книгой приказов. Нумерация документа может вестись общая, или для кадровых распоряжений – отдельная.

Затем указывается число, с которого работник принимается на предприятие. Если приказ оформляется на работу, имеющую ограничение по времени, то есть работник поступает по срочному трудовому договору, ниже отражается период трудовых отношений.

Если точную дату нельзя определить, то проставляется событие, которое приведет к расторжению трудового соглашения.

Дата составления трудового контракта и составления приказа могут не совпадать с датой, когда работник должен приступить к работе. Это допускается, главное, чтобы дата подписание трудового соглашения была ранее или совпадала с датой, когда работник должен начать свою работу.

Далее в приказ нужно занести личную информацию о новом работнике — его полные ФИО, табельный номер, который был ему присвоен кадровым отделом, наименование подразделения и должности, где он будет трудиться.

В ситуации, когда у работника будут установлены условия труда, которые отличаются от таковых у большинства сотрудников, то необходимо внести информацию в графу «Условия приема на работу».

В частности, здесь необходимо проставить отметку о том, что работник принят по совместительству на 0.5 ставки и ниже, на режим неполного дня работы, либо ему установлены иные существенные условия.

Если же условия труда у нового сотрудника будут такими же, как и у других работников, то заполнять данную графу не нужно.

В графы, которые находятся далее, необходимо записать сведения об окладе либо тарифной ставке, на какую оформлен работник, а также информацию о других доплатах. Надбавки необходимо отразить в приказе только тогда, когда они проставлены в трудовом соглашении.

Следующим шагов в приказ заносятся данные о назначении испытательного срока.

Внимание! Необходимо учитывать, что трудовое законодательство устанавливает несколько категорий сотрудников, для кого этот период категорически запрещено устанавливать.

Также сведения об испытании должны быть обязательно отражены в оформленном трудовом соглашении. Если там таких данных нет, то указание этой информации в приказе о приеме будет недействительным.

На следующем этапе нужно указать реквизиты заключенного между сторонами трудового соглашения — его номер и дату.

Внимание! Приказ после его составления подписывает руководитель компании. Далее, документ передается работнику, который должен ознакомиться с его содержимым и проставить свою подпись в специальной графе.

Что собой представляет выписка?

Иногда возникает потребность предоставить сторонним пользователям копию части какого-либо документа. К примеру, такими пользователями могут быть сторонние фирмы, бывшие или нынешние сотрудники. Однако, в большинстве случаев, предоставить копию всего документа не представляется возможным. Есть бумаги, предназначенные только для внутреннего пользования, включающие в себя конфиденциальные сведения.

В подобных случаях оформляется выписка. То есть, копия нужной части документа. Она и предоставляется для стороннего использования. Выписка необходима при наличии этих обстоятельств:

  • Сделать копию всего документа нельзя из-за того, что в нем есть конфиденциальные сведения.
  • Делать копию просто нецелесообразно из-за того, что большая часть документа пользователю не нужна.

Иногда форма выписок оговорена законом. Все зависит от того, копия какого документа делается. К примеру, регламентирована форма выписки из протокола собрания Военного совета. Установлена она приказом Минобороны №280 от 24 июля 2006 года.

Кто может запросить выписку?

Выписка часто запрашивается этими лицами:

  • Бывшие сотрудники.
  • Сотрудники, работающие в компании.
  • Контрагенты.
  • Клиенты.
  • Пенсионный фонд.
  • Налоговая.

Как правило, выписки запрашиваются именно государственными органами.

Как сделать на практику

Если нет вакантных должностей, которые соответствуют программе студента, с практикантом не требуется заключать трудового договора. Выписки также достаточно, если между образовательным учреждением и работодателем подписан документ о прохождении практики без возможности трудоустроится или получать зарплату.

К студенту приставляется ответственный сотрудник. На небольших предприятиях им является руководитель или заместитель подразделения, где работает студент.

Законодательством запрещено возлагать на практиканта важные трудовые функции, он только знакомится с организацией, и выполняет задания под присмотром. Работодатель следует правилам охраны труда, а студент подчиняется внутреннему распорядку.

Заверение копий документов

В копии воспроизводится весь документ целиком. Обычно копии изготавливаются на ксероксе, очень редко – документ переписывается вручную. При этом все реквизиты и текст оригинала копируется в неизменном виде.

Обычная ксерокопия никакой юридической силы не имеет и не принимается ни в качестве доказательств, ни в качестве подтверждения. Другое дело, если копия заверена.

Заверяется копия так:

  • непосредственно под текстом напишите или проштампуйте слово «Верно»;
  • рядом пропишите должность, инициалы и фамилию заверяющего;
  • завизируйте документ подписью и проставьте дату заверения;
  • поставьте печать.

Внимание!

Важно: кадровик не имеет право заверять копии, если он не уполномочен доверенностью. Чтобы упростить работу и себе, и директору, оформите доверенность на изготовление копий

Благо, что гражданским кодексом сейчас разрешено выдавать доверенности на неограниченный срок

Чтобы упростить работу и себе, и директору, оформите доверенность на изготовление копий. Благо, что гражданским кодексом сейчас разрешено выдавать доверенности на неограниченный срок.

Особняком стоит копия трудовой, так как заверяется с некоторыми нюансами.

Когда требуется

Органы социальной сферы, инспекторы ГИТ, судьи и другие уполномоченные лица периодически требуют у компаний и организаций документы, касающиеся одного из работников. При этом в полном тексте такого документа могут упоминаться другие люди, которые к полученному запросу никакого отношения не имеют.

Скачайте документы из статьи:

Не дать затребованный документ — невозможно, как и разглашать конфиденциальные данные других сотрудников. В решении этой дилеммы поможет выписка – копия той части документа, которая относится к конкретному человеку, содержащая преамбулу и те положения приказа, которые нужны направившему запрос лицу. Если приказ состоит из одного-двух пунктов и касается только одного сотрудника, гораздо проще его отксерокопировать, но большие документы нуждаются в ином оформлении.

При этом копия в некоторых случаях может использоваться без заверения, а выписка непременно должна быть удостоверена подписью уполномоченного лица. Но с юридической точки зрения эти документы равнозначны.

Кадровики после получения письменного заявления сотрудника должны в течение трёх дней всё выдать заявителю.

ОФОРМЛЯЕМ ВЫПИСКУ ИЗ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Чтобы составить выписку, перенесите запрашиваемые сведения из трудовой книжки работника на общий или фирменный бланк организации.

В выписке укажите данные о работодателе (наименование, юридический адрес, контакты), все сведения о работнике, находящиеся на титульном листе трудовой книжки, а также сведения за необходимый период времени в хронологическом порядке. Эти сведения можно представить в виде таблицы (пример 1).

Необходимо также указать дату выдачи этого документа и заверить выписку печатью организации. Если выписка состоит из нескольких листов, то их нужно пронумеровать, заверить и прошить.

Работник уволен. Может ли выписку для суда заверить нотариус?

Законодательство не обязывает работника после увольнения с работы заверять выписку из трудовой книжки для предоставления в суд у нотариуса. Выписку может заверить сам работодатель или уполномоченное лицо. При необходимости содержание выписки может заверить и нотариус.

Период действия и хранения

В законодательстве не установлен срок действия для выписки, поэтому по умолчанию этот документ считается бессрочным. Срок хранения зависит от того, откуда были взяты сведения.

Так, приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 утверждён Перечень типовых архивных документов. В пункте 656 этого Перечня сказано, что личные дела, в том числе заявления, копии приказов, должны храниться 75 лет.

Причины, по которым работники чаще всего опаздывают или прогуливают: проверьте, какие уважительные, а какие нет.

Но если сделанная выписка относится к документам, которые не входят в состав личных дел, то храниться она будет только пять лет (п. 665 Перечня).

Особенности составления распоряжения о приеме на работу

Исходя из действующего законодательства, трудоустройство сотрудника должно оформляться соответствующим приказом, а также рядом сопутствующих документов (например, заявление претендента на должность с прошением принять его на работу, трудовое соглашение и т.д.). В настоящее время закон не конкретизирует строгих требований к оформлению приказа о трудоустройстве. Основное требование – это присутствие в бумаге стандартных реквизитов, а также четкое внесение базовой информации относительно трудового соглашения с сотрудником.

До 2013 года являлся обязательным унифицированный бланк распоряжения о трудоустройстве, который оформлялся по форме Т-1. Данный шаблон был утвержден Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004г. Однако после 2013 обязательность применения стандартизированного бланка была отменена. Но наниматели до сих пор предпочитают использовать форму Т-1 ввиду ее удобства и полноты. Расширение и добавление в шаблон новых сведений происходит редко.

Однако важно подчеркнуть, что форма Т-1 предполагает внесение в документ персональных сведений о сотруднике (в частности, информацию о его доходе), что в настоящее время противоречит запрету придачи огласке частных данных о работнике. Внесенная в форму информация о доходе может не спровоцировать конфликт, однако в судебном споре суд может принять сторону сотрудника, если последний решится расценивать публикацию приказа с отметкой о его доходе, как разглашение персональных данных

Приказ по форме Т-1 составляется стандартно, по такому алгоритму:

  1. Вносится наименование нанимателя. Данная информация должна в точности соответствовать сведениям из учредительных документов.
  2. Отмечается дата приема сотрудника не должность. В обстоятельствах, если трудовое соглашение носит бессрочный характер, то данную позицию необходимо отметить – в графе «Окончание действия договора» не нужно ничего вписывать.
  3. Следует раскрыть условия трудоустройства. В частности, подразумевается отметка постоянной или временной работы, либо работы по совместительству.
  4. Конкретизирование сведений относительно трудоустройства: подразделение, название должности кадра. При этом информация должна вноситься в строгом соответствии со штатным расписанием.
  5. Фиксация оклада, исходя из трудового соглашения с лицом.
  6. В случае необходимости детализация информации относительно испытательного периода. Подобное уместно исключительно в том случае, когда испытательный срок фиксируется в трудовом соглашении.
  7. В завершение документа, он визируется подписью управленца, а также должностного лица, которое выступает ответственным за его исполнение.

Сотрудник также должен проставить на приказе свою подпись в знак ознакомления и добровольного согласия на трудоустройство на тех условиях, которые содержатся в документе.

В каких случаях требуется

Благодаря выписке можно получить только важные сведения из приказа. Без нее пришлось бы распечатывать и заверять весь оригинальный документ. Некоторые приказы состоят из десятков страниц, в которых нет возможности быстро найти информацию.

Некоторые приказы хранятся в единственном экземпляре и их запрещено копировать или размножать, например, если в нем содержаться личные сведения. Архивные данные не всегда хорошо сохраняются и не могут быть четко скопированы. Выписка позволяет передать данные на новой бумаге, которую легко читать.

Стандартными ситуациями предоставление выписки сотруднику считаются:

  • подтверждение принятия на работу или увольнения, если трудовая книжка находится на стадии восстановления, утеряна или повреждена;
  • премирование сотрудника;
  • подтверждение стажа для предоставления в Пенсионный фонд;
  • предоставление информации для исполнительных органов.

Статьей 312.1 Трудового кодекса установлено, что работник вправе отправить работодателю письменный запрос на получение электронного документа. Выписку можно переслать почтовым отправлением или на электронный адрес в соответствии с внутренним распорядком компании.

Это требуется в случаях, когда сотрудника нет на рабочем месте. Для заверения руководителю требуется завести в ПФР электронную подпись.

Для чего необходима и какие бывают выписки из приказа

При ведении предпринимательской деятельности наличие выписки из приказа может потребоваться во множестве ситуаций. В первую очередь, это касается необходимости  подтверждения каких-либо обстоятельств или задач стороннему лицу или иному структурному подразделению предприятия относительно определенного работника. Так, например, выписка из приказа может подтверждать факт того, что заключение договора является прямой задачей сотрудника. Либо же — свидетельствовать о том, что работник действительно был трудоустроен на предприятии.

Часто выписки из приказов требуются различным государственным учреждениям и службам, в том числе и контролирующим органам для проверки деятельности компании. В иных же ситуациях оформление выписки из приказа позволяет быстрее донести необходимую и важную информацию непосредственно до работников

Например, когда сам приказ является объемным документом, содержащим значительное количество сведений, однако конкретным трудящимся или структурным подразделениям важно иметь доступ только к небольшой части документа

Выписка из приказа является документом, который в обязательном порядке проходит процедуру заверения уполномоченным сотрудником предприятия, и за счет этого она сама по себе часто является достаточной документацией для сторонних лиц. При этом предоставление выписки позволяет не обеспечивать доступ ко всему приказу в целом, а значит — не разглашать какую-либо конфиденциальную информацию или коммерческую тайну, если приказ сам по себе может ее содержать. Выписки из приказов могут выдаваться различными видами учреждений. Наиболее распространенными случаями, в которых может потребоваться выписка из приказа можно назвать ситуации, в которых оформляются:

  • Выписка из приказа о приеме на работу.
  • Выписка из приказа об увольнении.
  • Выписка из приказа об отчислении.

Это лишь небольшой перечень существующих вариантов выписок из приказов

Например, выписка из приказа о принятии положения о порядке обработки персональных данных и обеспечения защиты информации может гарантировать контрагенту факт сохранности его информации и давать понимание того, каким образом осуществляется обеспечение безопасности его сведений, если это важно для такового лица.

Выписка из приказа об увольнении

Наиболее частым случаем, в рамках которого может потребоваться оформление выписки из приказа об увольнении, можно назвать ситуацию, когда человек сталкивается с необходимостью восстановления утраченной трудовой книжки. Для подтверждения факта работы на предприятии в течение определенного периода может быть нужна в том числе и выписка из приказа об увольнении. Также, после прохождения воинской службы в целях ведения военного учета на предприятии может быть необходимо предоставление выписки из приказа об увольнении в запас.

Кроме этого, сотрудники или контролирующие органы также могут потребовать предоставления им выписки из приказа об увольнении в случае, если имеется подозрение на незаконное увольнение работника — как в рамках трудового спора, так и вне его, в том числе для подготовки документации для начала трудового спора.

Выписка из приказа об отчислении

Иногда человек может быть по тем или иным причинам отчислен из образовательного заведения. И если он хочет оспорить свое отчисление, или же сообщить сведения об отчислении сторонним лицам — может потребоваться оформление выписки из приказа об отчислении. Также, подобные документы могут быть необходимы контролирующим органам и иным учреждениям. Например — данные выписки направляются в военкоматы и органы социального обеспечения, ответственные за выплату стипендий студентам.

Выписка из приказа о приеме на работу

Так же, как и в случае документов, подтверждающих факт увольнения, чаще всего выписка из приказа о приеме на работу может быть необходима простым сотрудникам для восстановления их трудовой книжки, которая была утрачена. Однако такая документация тоже может требоваться различным контролирующим органам. Например — центру занятости, чтобы подтвердить факт трудоустройства сотрудника. Или же — в случае, когда возникает необходимость проверить сведения о приеме на работу и правомерность трудоустройства человека.