Как перечислить подотчет на карту сотрудника

Содержание

Содержание

Что такое расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер (РКО) – это документ, который применяется для оформления выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия.

Оформление расходного кассового ордера

РКО заполняется на компьютере либо выписывается от руки сотрудником бухгалтерии в одном экземпляре. Помарки и любые исправления не допускаются. Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации расходных и приходных кассовых документов (форма № КО-3), подписывается главным бухгалтером либо уполномоченным лицом, а также руководителем организации (подпись руководителя не является обязательной в случае, если его резолюция, разрешающая выдачу денег из кассы, есть на приложениях к РКО). Заполненный бланк расходного кассового ордера проверяется кассиром на правильность составления. Приложения к РКО погашаются кассиром надписью «Оплачено» либо штампом с проставлением даты на них. Расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия.

Как заполнять расходный кассовый ордер

Бланк расходного кассового ордера имеет унифицированную форму № КО-2. Приведем инструкцию по заполнению расходного кассового ордера:

  • в поле «Организация» пишется наименование организации, выдавшей РКО;
  • в графе «Структурное подразделение» указывается название структурного подразделения организации, выдавшего РКО (при его отсутствии ставится прочерк);
  • в строке «Номер документа» указывается порядковый номер РКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов (нумерация РКО должна быть непрерывной);
  • в поле «Дата составления» проставляется дата выдачи денег из кассы организации арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ.;
  • в графе «Дебет» указывается код структурного подразделения, в котором производится выдача денег (при его отсутствии ставится прочерк); номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отражается выбытие наличных денежных средств из кассы; код аналитического учета по корреспондирующему счету (если применение таких кодов не предусмотрено в организации, ставится прочерк);
  • в строке «Кредит» ставится номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денежных средств из кассы (как правило, это счет 50 «Касса»);
  • в графе «Сумма, руб. коп.» указывается выдаваемая из кассы денежная сумма цифрами;
  • в поле «Код целевого назначения» заносится код назначения использования выбывших из кассы денежных средств (если применение таких кодов не предусмотрено в организации, ставится прочерк);
  • в строке «Выдать» указывается ФИО лица в дательном падеже, кому будут выданы деньги из кассы организации;
  • в графе «Основание» пишется содержание хозяйственной операции (например: аванс на командировочные расходы, для сдачи в банк, выдача материальной помощи и т.п.);
  • в строке «Сумма», так же, как и в приходном кассовом ордере, указывается прописью с заглавной буквы сумма (в рублях) выдаваемых денежных средств из кассы предприятия, копейки пишутся цифрами. Следует отметить, если после указания суммы в рублях осталось свободное место в строке, оно прочеркивается;
  • в поле «Приложение» пишутся реквизиты прилагаемых первичных документов, на основании которых выдаются деньги из кассы предприятия (доверенность на получение денег – если деньги выдаются работнику сторонней организации, квитанция, приказ, заявление и пр.).

Ниже идут подписи и расшифровки подписей руководителя организации и главного бухгалтера.

Затем следуют строки, которые заполняет лицо, получающее деньги из кассы:

  • в строке «Получил» указывается прописью с заглавной буквы сумма (в рублях) получивших денежных средств из кассы предприятия, копейки пишутся цифрами. Следует отметить, если после указания суммы в рублях осталось свободное место в строке, оно прочеркивается;
  • ниже лицо, получившее деньги из кассы, указывает дату получения денежных средств и ставит свою подпись.

Следующие строки заполняются кассиром после выдачи денег по РКО: в них он указывает наименование, номер, дату и место выдачи документа, удостоверяющего личность человека, которому выдаются денежные средства из кассы предприятия, ниже ставит свою подпись и расшифровку подписи (фамилия и инициалы).

Скачать расходный кассовый ордер бесплатно

Скачать бланк расходного кассового ордера (форма № КО-2) в формате xls

Скачать образец заполнения расходного кассового ордера в формате xls

Бланк и пример заполнения расходного кассового ордера проверены на актуальность 18.05.2013 г.

Налоговые последствия по НДФЛ

При определении базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды.

При этом налоговые органы при проверках пытаются доначислить НДФЛ на основании того, что в нарушение Порядка ведения кассовых операций работник своевременно не представил в бухгалтерию авансовый отчет по расходованию выданных ему денежных средств, а работодатель в свою очередь не предпринял никаких действий по взысканию с работника образовавшегося долга вплоть до начала налоговой проверки, и, следовательно, неизрасходованные денежные суммы оставлены в распоряжение работника.

По смыслу ст. ст. 209 и 236 НК РФ средства, выданные подотчетному лицу для приобретения товаров (работ, услуг), не являются доходом и включению в налоговую базу при исчислении указанных налогов не подлежат. Организацией должны приниматься все предусмотренные законодательством меры по их возвращению.

Включение в доход работника, облагаемый НДФЛ, выданных под отчет сумм возможно только в случае невозможности их возврата в связи, например, с истечением срока исковой давности (если работник уволился) или если организация приняла решение о прощении долга работнику. В этом случае датой получения работником организации дохода в виде невозвращенных сумм денежных средств, выданных под отчет, будет являться дата, с которой такое взыскание стало невозможно, или дата принятия соответствующего решения.

При невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент обязан в течение одного месяца с момента возникновения соответствующих обязательств письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщика.

Пунктом 3 Приказа ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@ налоговым агентам рекомендовано сообщать в налоговые органы по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщика по ф. N 2-НДФЛ. Данная позиция подтверждается в Письме Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610 и Постановлениях ФАС Волго-Вятского округа от 12.11.2008 по делу N А43-3598/2008-6-65 и Северо-Кавказского округа от 14.09.2009 по делу N А32-27520/2008-19/520.

Также, по мнению Минфина России, сумма долга может быть учтена в составе внереализационных расходов как безнадежная дебиторская задолженность по пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ по истечении срока исковой давности (Письмо от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610).

Налоговые органы могут доначислить НДФЛ в случае, если документы, подтверждающие фактические расходы работников из выданных под отчет средств на цели, связанные с производственной деятельностью, отсутствуют (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 31.05.2007, 04.06.2007 N Ф04-3478/2007(34785-А46-43) по делу N А46-5176/2006).

Расходы, возмещаемые организацией, не могут быть признаны доходом работника и, соответственно, являться объектом обложения НДФЛ, только если работник в качестве отчета о приобретении товаров или услуг представляет в бухгалтерию организации документы об их оплате, содержащие реквизиты поставщика, наименование и стоимость товара (услуги) (Письмо Минфина России от 25.07.2006 N 03-05-01-04/219).

УФНС России по г. Москве в Письме от 27.03.2006 N 28-11/23487 указало, что в случае, если оправдательные документы на приобретение товара отсутствуют либо оформлены с нарушением требований Закона о бухгалтерском учете и п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации и при этом товар не оприходован, суммы, выданные подотчетному лицу на хозяйственные расходы, включаются в налоговую базу по НДФЛ.

Подотчетная сумма перечислена на расчетный счет работника

Есть два способа осуществить возврат подотчетных средств:

  • принести деньги в кассу учреждения, и тогда кассир самостоятельно внесет сумму на Р/С учреждения;
  • перечислить задолженность самостоятельно.

Разберем, как правильно оформить возврат подотчетных сумм на расчетный счет, проводки для бухучета приведем в таблице.

Возврат подотчетных сумм в кассу бюджетного учреждения

Сотрудник, получивший денежные средства на основании распоряжения руководителя, обязан предоставить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней с момента окончания периода, на который выдан подотчет. Такие нормы установлены в пункте 6.3 Указаний Банка России № 3210-У.

Причем сотрудник сдает не только авансовый отчет, но и все подтверждающие документы (квитанции, билеты, чеки, накладные и прочее). Весь пакет проверяет бухгалтерия, затем отчет утверждает руководитель.

Полученные деньги приходуются в кассе учреждения специальным документом — приходным кассовым ордером. Также мы писали о правилах ведения кассовой дисциплины. По итогам дня кассир подсчитывает остаток денежных средств в кассе: если он превышает предельно допустимый лимит остатка кассы, то разницу следует сдать на расчетный счет госорганизации.

Пример возврата в кассу

Допустим, завхоз ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» получил подотчет 10 000 рублей на приобретение бытовой химии. Средства были переведены на банковскую карту сотрудника. Завхоз израсходовал 9500 рублей. Оставшиеся 500 рублей возвращены в кассу учреждения. Кассир в конце рабочего дня внес остаток на счет в банке.

Перечислен аванс на приобретение бытовой химии завхозу на банковскую карту

Приняты расходы на приобретение бытовой химии на основании утвержденного авансового отчета

Средства возвращены в кассу учреждения, сформирован приходный кассовый ордер

Деньги выданы кассиру для внесения на расчетный счет компании, сформирован расходный кассовый ордер и объявление на взнос наличными

Денежные средства внесены на расчетный счет

Возврат на расчетный счет

Необходимость самостоятельного возврата подотчетных сумм возникает в ситуациях, когда в организации не предусмотрены операции с наличными деньгами. В таком случае руководитель обязан утвердить в учетной политике или в отдельном распоряжении порядок выдачи подотчетных средств, их использования и возврата.

Если банковская организация взимает комиссию, возмещать данный вид расходов или нет, определяет руководитель в положении о расчетах с подотчетниками либо в отдельном приказе.

Назначение платежа — «возврат неиспользованных подотчетных сумм». В противном случае средства поступят в невыясненные платежи либо в доход организации, а это неправильно. Деньги должны поступить строго в счет возмещения расходов.

КБК для возврата в бюджетное учреждение зависит от назначения подотчета:

  • за суточные, проживание (гостиница) и проезд (билеты) — 00000000000000000112;
  • выделенные на хозяйственные нужды — 00000000000000000244;
  • выданные на закупку товаров/работ/услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий — 00000000000000000242;
  • на госпошлины — 00000000000000000852.

Пример возврата на расчетный счет

Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» направлена в служебную командировку на 10 дней. Аванс был перечислен на банковскую карту в сумме 15 000 рублей.

По возвращению секретарь отчиталась за подотчетную сумму 13 000 рублей. Неиспользованный остаток в сумме 2000 рублей самостоятельно перевела на Р/С.

В назначении платежа она указала «возврат неиспользованного подотчета за проживание», КБК 00000000000000000112.

В таьлице собраны проводки, которые понадобятся, чтобы отразить в бухучете возврат подотчетных сумм на счет.

Подотчетные суммы перечислены на банковскую карту секретаря

Взнос возврата подотчетных средств на расчетный счет назначение платежа

Назначение платежа при перечислении подотчетному лицу Обязанности бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами». Последствия неправильного оформления назначения платежа При неправильном оформлении назначения платежа возможно развитие событий по 2 вариантам:

  1. Банк может не принять платежное поручение, поскольку в некоторых кредитных учреждениях установлены конкретные требования по заполнению этой графы.О том, как заполнить назначение платежа по подотчетным средствам, следует узнавать в банке, обслуживающем организацию.
  2. Контролирующие органы могут посчитать, что перечисленные работнику безналичные суммы — это его заработная плата, а потому налоговая служба потребует удержать и перечислить НДФЛ и взносы на соцстрахование.

Как правильно написать заявление о выдаче денег подотчет

Для того, чтобы получить деньги в подотчет, работнику необходимо иметь на это разрешение руководителя. Получить его можно путем составления на имя директора специального заявления с просьбой выдать средства. Для создания такого документа могут быть разработаны специальные шаблоны, или работнику нужно оформить его в произвольной форме.

Нужно ли писать заявление о выдаче денег подотчет?

Установленный законом порядок выполнения кассовых операций обязывает, чтобы такое заявление обязательно составлялось при выдаче денег на производственные нужны.

Причем его нужно оформлять каждому сотруднику на каждый факт получения средств в подотчет.

Необходимость составить заявление распространяется также и на директора. Необходимо помнить, что во многих небольших компаниях именно руководитель наиболее часто будет брать подотчет.

Также теперь разрешено выдавать деньги в подотчет лицам, которые выполняют работы или услуги по договору подряда. Но им также нужно оформить заявление с просьбой о выдаче.

Основной причиной составления такого документа является подробное указание целей, на которые запрашиваются средства, а также срока, в течение которого нужно будет отчитаться. Директор должен подписать его, утверждая выделение такой суммы и на указанное время.

Данное заявление необходимо предъявить кассиру, который на его основании оформить расходный ордер.

Важно! Поскольку на заявлении уже находится виза руководителя с разрешением выдать денежные средства, то на расходном кассовом ордере аналогичная подпись может не проставляться. Предпринимателям тоже нужно оформлять заявление, если они берут из кассы средства на производственные нужды

При расходовании на личные цели этот документ писать не нужно

Предпринимателям тоже нужно оформлять заявление, если они берут из кассы средства на производственные нужды. При расходовании на личные цели этот документ писать не нужно.

Пример заявления для сотрудника

Когда заявление составляет любой сотрудник компании, кроме директора, ему необходимо вверху справа написать кому он адресует этот документ — должность руководителя, его Ф.И.О., наименование фирмы, а затем чуть ниже — от кого, также должность и Ф.И.О.

Посередине листа нужно проставить наименование бланка – «Заявление о выдаче денег подотчет».

Текст начинается со слов просьбы – «Прошу выдать подотчет наличные денежные средства», после чего проставляется их размер — как суммой, так и в буквенном выражении, на какой срок и на какие цели. Срок в днях может быть также написан цифрой и буквами.

Дальше работнику нужно написать дату составления и поставить подпись.

Важно! Выдача новых подотчетных сумм при наличии уже выданных и не закрытых оправдательными документами денежных средств запрещено. За это проверяющие органы могут наложить штраф на фирму и должностное лицо

Проставленную информацию бухгалтер утверждает своей подписью.

Далее составленное заявление нужно подписать директору, который ставит подпись в подтверждение запрошенной суммы и срока.

Пример заявления для директора

Внимание! Директор компании, несмотря на свой руководящий статус, также является работником фирмы. А потому ему на общих основаниях нужно составить заявление на выдачу денег в подотчет

Но его текст немного отличается.

Так, вверху записывается наименование компании и должность и Ф.И.О. директора.

Текст документа начинается с фразы «Необходимо выдать подотчет». Ей выражается не просьба, а определяется необходимость в получении запрошенной суммы. Дальше он также ставит цель получения, сумму и срок отчета.

Затем руководителю нужно поставить свою подпись и дату составления. Эта же виза разрешает выдать деньги, а потому нет необходимости повторно подписывать бланк.

Внимание! На руководителя также распространяется требование не выдавать новых сумм, пока нет отчета по старым. Поэтому бухгалтеру также необходимо проверить задолженность и проставить свое разрешение на выдачу денег

Деньги подотчет можно также выдавать путем перечисления в банк на карту. В этом случае в повествовательной части фразу про наличные деньги необходимо заменить на просьбу перечислить на пластиковую карту. Остальные реквизиты не меняются.

Правила составления документа

Унифицированной формы не существует, но обратите внимание на следующие правила:

  1. Создавайте документ на фирменном бланке учреждения в единственном экземпляре. Если такой бланк отсутствует, то в шапке документа отразите наименование госучреждения (полное), номер, дату и наименование приказа.
  2. Регистрировать образец нового приказа на подотчет следует в журнале регистрации распоряжений в обычном порядке.
  3. Формируя новое распоряжение, строго соблюдайте хронологический порядок, иначе проверяющие заподозрят подлог.
  4. Утвердить документ имеет право только руководитель организации либо его заместитель или лицо, исполняющее обязанности руководителя.
  5. В документе обязательно укажите следующие реквизиты:
    1. Подотчетное лицо: фамилия, имя и отчество (при наличии), должность.
    2. Сумма подотчета: указывайте сумму и прописью и цифрами, в рублях и копейках.
    3. Целевое назначение: пропишите конкретное назначение выделяемых денег.
    4. Срок подотчета: укажите предельную дату (число, месяц, год), до которой выдали деньги.

Не забудьте назначить ответственное лицо, например, главного бухгалтера. Если в организации отсутствует бухгалтерия, то контроль за соблюдением данного распоряжение должен быть возложен на руководителя.

Какими документами оформляется выдача денег под отчет

Взаиморасчеты с подотчетными лицами законодательно регламентированы.

Кто относится к данной категории работников, какие определяющие документы по учету расчетов с подотчетными лицами существуют — об этом см. статью «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

Средства под отчет могут быть выданы наличными деньгами из кассы предприятия, перечислены на корпоративную карту или зарплатную карту работника. Перечислять средства под отчет на зарплатную карту можно для осуществления командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов — итог, подведенный Минфином РФ в письме от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.

Выдача денег под отчет должна происходить на основании заявления работника или распоряжения руководителя. Унифицированной формы нет, но есть обязательные реквизиты: дата составления заявления, сумма, которая должна быть выдана, срок выдачи.

ВНИМАНИЕ! Срок, в течение которого подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет, с 30.11.2020 утверждается руководителем фирмы. Требование о 3-х дневном сроке отменено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У. . Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный  материал

Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный  материал.

Документ обязательно должен быть завизирован руководителем.

ВАЖНО! До 2017 года прежде чем выдать в подотчет новую сумму, следовало проверить, что данное подотчетное лицо отчиталось за все ранее выданные суммы. В 2020 — 2021 годах данное требование не действует

В зависимости от цели подотчетных средств их выдача должна сопровождаться оформлением соответствующих документов. Для приобретения ТМЦ сотруднику должна быть выписана доверенность от организации, подтверждающая право представлять ее интересы. В случае выдачи подотчетных средств на командировочные расходы на сотрудника должен быть оформлен соответствующий приказ, а также иные документы, предусмотренные внутренним регламентом организации для этих целей.

Какими документами оформляются командировки работников и как компенсируются расходы работников в этих командировках, см. в материале «Оформляем и оплачиваем командировки».

При выдаче денежных средств под отчет из кассы организации оформляется расходно-кассовый ордер. Его форма КО-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. РКО создается в единственном экземпляре на подотчетное лицо, подписывается главным бухгалтером и руководителем или лицом, на то уполномоченным. В строке «Основание» указывается цель выдачи денежных средств под отчет.

Посмотреть правила заполнения РКО и скачать его бланк можно в статье «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)».

У организации может быть корпоративная карта, используемая подотчетными лицами для покупки ТМЦ и осуществления прочих расходов. В этом случае заявления от работника на выдачу подотчетных средств не требуется. Но чтобы получить такую карту, сотрудник должен написать заявление в свободной форме с обязательным указанием целей расходования средств. На основании заявления создается приказ руководителя. Для работы с корпоративной картой необходимо утвердить порядок. Дата выдачи под отчет денежных средств — дата списания денег, которую можно увидеть в банковской выписке.

Для перечисления подотчетных средств на карту сотрудника необходимо эту возможность прописать в учетной политике организации, а также в локальных актах по работе с подотчетными лицами (если такие имеются). Перечисление подотчетных средств происходит, как и в случае выдачи из кассы, на основании заявления работника. В нем должно быть отмечено, что средства будут перечислены на его карту. В платежном поручении на перечисление этих средств следует отметить, что это именно подотчетные суммы.

Эксперты «КонсультантПлюс» разъяснили порядок выдачи средств в подотчет и алгоритм бухгалтерского учета взаиморасчетов с подотчетными лицами. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Как правильно составить сотруднику

Обращение составляется в единственном экземпляре на имя руководителя организации либо на иное ответственное лицо с соответствующими полномочиями. Унифицированной формы нет. Корректная заявка от имени работника содержит сведения:

  1. Информация о заявителе: ФИО сотрудника, должность и структурное подразделение.
  2. Необходимая сумма для осуществления расходов.
  3. Обоснование получения денег.
  4. Срок, в который планируется произвести необходимые расходы, мероприятия, поездки.
  5. Дата и подпись с расшифровкой.

Заявку составляют как в письменной (от руки), так и в электронной форме. Если вы подготовили электронный запрос, распечатайте его, поставьте подпись и передайте на согласование директору.

Вот так выглядит образец заявления на подотчет от работника:

Директору СДЮСШОР «gosuchetnik.ru»

Иванову Ивану Ивановичу

от заместителя директора

по организационной работе

Клубиной Инны Александровны

Заявление

Прошу выдать мне денежные средства в подотчет на организацию и проведения мероприятия «Юбилей школы», из расчета:

  1. Шары воздушные – 500шт.*10 руб. = 500,00 рублей.
  2. Букеты – 10 шт. * 1000 руб. = 10 000,00 рублей.
  3. Поздравительные открытки – 25 шт. * 50 рублей = 1 250,00 рублей.
  4. Ценный подарок (сервиз) – 6 шт. * 500 руб. = 3 000,00 рублей.
  5. Ценный подарок (набор посуды) – 3 шт. * 1000 руб. = 3 000,00 рублей.
  6. Ценный подарок (набор посуды большой) – 1 шт. * 1 500 руб. = 1 500,00 рублей.

Итого: 19 250,00 (Девятнадцать тысяч двести пятьдесят рублей 00 копеек) рублей.

На срок до 16.03.2020 г.

Клубина /Клубина И. А./

10.03.2020 г.

Разрешаю

Директор СДЮСШОР «gosuchetnik.ru» Иванов /Иванов И.И./

Какая ответственность за отсутствие заявления

Специально предусмотренной ответственности для юрлиц за нарушение порядка оформления заявления или распорядительного документа на выдачу средств под отчет не существует. Однако работники налоговой службы при проверке соблюдения кассовой дисциплины на предприятии, обнаружив отсутствие бумаг на подотчет, могут вменить нарушение:

  • Порядка хранения сумм наличности, превышающих установленный лимит. Основанием для наложения ответственности в соответствии со ст. 15.1 КоАП России для налогового инспектора чаще всего служит вывод, что средства из кассы были выданы неправомерно, а значит, должны оставаться в кассе. При превышении лимита излишки наличности должны в тот же день быть сданы в банк. Существует неблагоприятная для налогоплательщиков судебная практика, основанная на таких выводах (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 06.05.2013 № 09АП-11841/2013-АК).
  • Порядка соблюдения кассовой дисциплины в целом.

Но есть и положительная для налогоплательщиков практика, благодаря которой ясно, что не все судьи усматривают необходимость наложения ответственности за такие нарушения кассовой дисциплины, как отсутствие документов на подотчет (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 13.05.2013 № 09АП-10884/2013).

В то же время, если есть существенные (по мнению налоговиков) нарушения кассовой дисциплины, такие как отсутствие указаний о сроках выдачи средств под отчет, судьи обычно принимают сторону работников налоговой службы (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 06.03.2013 № 09АП-2451/2013).

Для того чтобы избежать наложения штрафа (если проверка уже началась), можно воспользоваться своим правом и предоставить затребованные документы на следующий день (п. 31 регламента, утвержденного приказом Министерства финансов от 17.10.2011 № 133н). За этот день директор может оформить отсутствующие бумаги на выдачу подотчета, а кассир подколоть их к соответствующим РКО.

Исправлять подобного рода ошибки следует лишь за последние 2 месяца, ведь в соответствии с п. 1 ст. 4.5 КоАП срок давности для наложения административной ответственности составляет 2 месяца от даты совершения нарушения.

Больше информации об ответственности за нарушение кассовой дисциплины — в нашей статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

ВАЖНО! Если подотчетные средства перечисляются на платежную карту (зарплатную, корпоративную), заявление от подотчетника или распорядительный документ, по мнению финансового ведомства РФ, также необходимо. Об этом говорится в письме Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288

Заявление о выдаче денег в подотчет

Несмотря на то, что заявления по правилам выдачи подотчетных средств писать не требуется, некоторым организациям удобнее работать именно с заявлениями. В этом случае прежний бланк заявления можно несколько упростить. Например, убрать такую оговорку, что работник уже сдал авансовый отчет по подотчетным средствам, выданным ему ранее. Это требование утратило силу, теперь выдать деньги подотчетнику можно даже в том случае, если по полученному предыдущему авансу он еще не рассчитался.

Однако, если компания хочет сохранить такое требование, то можно просто заменить формулировку. Например, можно указать, что новый аванс выдается только если сотрудник отчитался по старому. Прописать такое правило нужно в Положении предприятия о подотчетных работниках.

Приведем пример заявления сотрудника о выдаче подотчетных денежных средств.

Если в положении о подотчетных работниках не содержится формулировка о том, что денежные средства подотчет выдаются только по заявлению сотрудника, либо после полного отчета по средствам, полученным по прошлому авансу, то их необходимо внести. Если кроме этого руководитель хочет ограничить и размер подотчетных средств, то в Положении нужно предусмотреть формулировку, согласно которой размер разовой выплаты, либо общая сумма долга работника не может превышать определенный лимит.

Основание для выдачи денег в подотчет

  • издать распорядительный документ о выдаче подотчетных денег (как правило, это приказ);
  • оформить письменное заявление подотчетного лица, завизированное руководителем (как это делалось ранее).

Если раньше обязательным основанием для получения денег было только заявление, то теперь организация вправе выбирать основание для выдачи денежных средств.

Во многих случаях удобнее оформлять приказ о выдаче подотчетных сумм: например, когда средства получают несколько сотрудников регулярно или одновременно. В этом случае не придется оформлять заявление от каждого лица, а достаточно издать общий приказ о выдаче им наличности.

Предлагаем использовать новые документы по подотчетным лицам по собственному усмотрению и в зависимости от ситуации.

Составление авансового отчёта

Если сотрудник вернулся из командировки, то у него возникает обязанность отчитаться о полученных суммах в течение 3 дней после возвращения (п.26 Положения о служебных командировках). Если сотрудник не ездил в командировку, но брал подотчётные деньги на какие-либо нужды, то отчитаться он должен либо в течение 3 дней после покупки, либо той датой, которую компания назначила сама при выдаче аванса.

Мнение эксперта
Мария Богданова
Стаж более 6 лет. Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология

Сотрудники коммерческих организаций заполняют авансовый отчёт на бланке АО-1 (унифицированная форма, код по ОКУД 0302001). Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 и должна содержать следующие сведения:

  • о сумме выданных под отчёт средств;
  • о подотчётном лице (Ф. И. О., должность, структурное подразделение);
  • о предыдущем авансе (остаток, перерасход);
  • о назначении аванса;
  • бухгалтерские записи и другие.

Как подтвердить обоснованность затрат

Для того чтобы сотрудник мог отчитаться после того, как потратил выданные деньги под отчёт, он должен предоставить документы, подтверждающие его расходы, и составить авансовый отчёт.

Оправдательные документы

Документами, которые подтверждают фактические затраты, являются чеки, бланки строгой отчётности, билеты, посадочные талоны, электронные билеты, счета из гостиниц

Утеря оправдательных документов ведёт к трудностям при списании произведённых затрат, поэтому так важно, чтобы сотрудники были проинформированы о том, чтобы документы были принесены в бухгалтерию своевременно. Немаловажным фактом является и то, что сумма утерянного чека, признаваемая расходом сотрудника, подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами

Заполнение авансового отчёта

Оформление АО происходит частично самим сотрудником, частично бухгалтером.

Бланк авансового отчёта — форма №АО-1

Обычно сотрудник заполняет в АО следующие графы: фамилия, имя, отчество, структурное подразделение, должность, перечень документов с датами, номерами и наименованиями расходов и сумм.

Бланк авансового отчета с обратной стороны заполняется сотрудником

Все остальное заполняет бухгалтер.

К АО прикрепляются оригиналы документов, делаются копии чеков, так как кассовые чеки имеют тенденцию к выцветанию по истечении определённого времени.

Сколько должны храниться документы

Авансовые отчёты и приложения к ним необходимо хранить 5 лет, так как они могут в любой момент понадобиться, к примеру, при проведении налоговой проверки. Срок хранения регламентирован Федеральным законом №402-ФЗ от 06.12.2011.

Срок сдачи АО

Сроки составления и представления в бухгалтерию авансового отчёта предельно ясны: 3 дня с того момента, как сотрудник вернулся из командировки (п.6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У). Но ситуация может осложниться болезнью сотрудника, также возможен вариант ухода в отпуск. Такие причины являются уважительными, а это означает, что командируемый сотрудник вполне может отчитаться по АО сразу же после окончания больничного листа либо по возвращении из отпуска, но не позже.

Удержание задолженности из заработной платы

Вполне возможно, что найдётся такой сотрудник, который не сможет вернуть ДС, оставшиеся после поездки в командировку. Иногда бывают и нечестные работники, которые взяв денежные средства на ТМЦ, не приносят отчётные документы, ссылаясь на их отсутствие.

Как удержать средства в случае их невозврата

Работодатель может удержать недостающую сумму из заработной платы работника, но в ограниченном размере, а именно — не более 20% от зарплаты, полученной за месяц (ст. 138 ТК РФ). Если недостающая сумма меньше, то удержать её получится в предстоящий месяц расчёта зарплаты.

В тех случаях, когда сумма невозврата большая, придётся удерживать её частями. Такое возмещение убытков необходимо оформить приказом и получить письменное согласие работника. Лучше взять с такого сотрудника заявление с его подписью, в котором говорится о том, что он не возражает против компенсации перерасхода из зарплаты. При отсутствии какого-либо документального подтверждения, где фигурирует добровольное согласие работника на удержание, компания рискует оказаться в суде.

Образец заявления от сотрудника в случае его согласия на удержание долга по подотчётным суммам из заработной платы

Максимальный период взыскания остатка задолженности

Конечно, может так получиться, что приказ не издали в ближайший месяц либо требуемую сумму не удержали. Так образуется задолженность за работником перед организацией. Если работник не станет её возвращать, то такая задолженность будет числиться вплоть до истечения срока исковой давности (срок исковой данности — 3 года) либо до судебных разбирательств.

Налогообложение подотчётных сумм

К счастью, подотчётную сумму сотруднику организации выгоднее вернуть фирме, так как такие суммы могут быть квалифицированы налоговыми органами как получение дохода. Следовательно, такой исход событий грозит обложением НДФЛ и страховыми взносами (п. 5 приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 № 02‑09‑11/06–5250).

Проводка при взыскании средств с работника

Для правильного отражения удержания подотчётных сумм из зарплаты делается следующая проводка: ДТ 94 — КТ 71 — списание подотчётной суммы, которая не была возвращена в срок. Проведение непосредственного удержания из заработной платы выглядит следующим образом: ДТ 70 — КТ 94.

Изменения с 30.11.2020

Требование об обязательном составлении авансового отчета больше не действует. Организация самостоятельно может установить срок, в течение которого подотчетник должен отчитаться об использованных суммах и вернуть остаток в кассу.

  • в случае банкнот — загрязненные, изношенные, надорванные, имеющие потертости, небольшие отверстия, проколы, посторонние надписи, пятна, оттиски штампов, утратившие углы, края;
  • в случае монет — с мелкими механическими повреждениями.

Их следует сдавать в банк.

Из-за последних изменений статья стала не актуальна!

Мы уже обновляем ее и скоро переопубликуем. Если актуальные инструкции нужны прямо сейчас, используйте бесплатный доступ к материалам КонсультантПлюс.