Журнал учета трудовых договоров

Как правильно заполнять журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?

Содержание

Правильность и полнота заполнения книги имеет важное значение. В ней необходимо предусмотреть отдельную графу для каждой отметки

Рекомендуется использовать следующие поля:

  • Порядковый номер документа;
  • Дата его составления и сведения о сторонах соглашения;
  • Краткое содержание. Необходимо отразить суть документа и его вид;
  • Также следует предусмотреть отдельную графу для подписи работника, которая будет свидетельствовать об его ознакомлении;
  • Обязательной является графа для примечаний. В ней следует делать записи об изменении условий договора или прекращении его действия.

Помимо ведения книги учета, следует создать отбельный накопитель для указанных бумаг. При этом договоры и другие бумаги рекомендуется хранить раздельно.

Заполнение журнала в бумажном виде

Бумажный вариант ведения документов является традиционной формой. Несмотря на постепенный переход на электронные носители, они по-прежнему являются вторичными и дублирующими по отношению к ведению учета в бумажном виде.
Кроме того, главным аргументом в пользу бумажного ведения, является отражение подписей сотрудников. В случае спорных ситуаций, работодатель всегда может использовать данный документ в качестве доказательства, а применить в этом качестве электронную книгу учета, невозможно.

Заполнение журнала в электронном виде

Если говорить только о ведении книги и учете, электронный вариант представляется более удобным. Он позволяет быстро вносить изменения, отсортировывать записи и находить нужную в течение нескольких секунд.
Поэтому электронный вариант может и должен существовать наряду с бумажным ведением. Он станет не только отличным способом учета, но как доказательство его использовать будет невозможно.

Форма бланка

При оформлении журнала у сотрудников возникают трудности с нумерацией и порядком заполнений граф.

При оформлении рекомендуется учесть несколько нюансов:

  • в первой графе, которая называется «Пункт по порядку», вписывается номер и указывается время регистрации. Номер документа вписывать не требуется, этому отведено отдельное место;
  • в 3 графе только один столбик, в него вписываются реквизиты документа. Если необходимо вписать дополнительное соглашение, его номер проставляется в 10 графе.

Работодатель имеет право немного изменить форму журнала, чтобы быстрее находить основные и дополнительные документы. Строгой формы законом не установлено, поэтому многие организации разделяют третью графу на 2 маленькие, куда вписывают отдельно главные и второстепенные бумаги.

Это помогает сотруднику кадровой службы держать информацию в одном месте, чтобы в будущем не искать дополнительные соглашения по всему журналу. Главное, чтобы работодатель не удалял обязательные графы.

Случаи оформления

Журнал регистрации заводится одновременно с оформлением нового дела по номенклатуре. По инструкции по делопроизводству в деле может быть максимум 250 листов.

Если учесть, что трудовой договор содержит в среднем 2 листа, то в дело можно вложить всего 125 договоров. Это не считая дополнительных соглашений.

Как только дело переполнено, оно закрывается (на титульном листе проставляется дата окончания). К делу прикладывается журнал регистрации. После того, как начат новый том, нужно оформлять и новый журнал регистрации.

Важно: порядковые номера в журнале начинаются с 1‑го с началом нового года. Но можно их продолжать, ведь строгих требований на этот счёт нет ни в одном правовом акте

Правила ведения

При создании журнала учёта трудовых договоров в обязательном порядке делается титульный лист, на котором проставляется название документа, дата его создания. На следующей странице необходимо прописать сведения относительно лиц, ответственных за ведение конкретного документа.

Обозначается следующая информация:

  • Порядковый номер;
  • Полное имя кадрового сотрудника, занимающегося заполнением журнала;
  • Должность ответственного лица;
  • Временной период, в течение которого планируется вести документ;
  • Наименование бумаги, играющей роль основания;
  • Подпись ответственного за журнал лица.

Стоит отметить, что для удобства использования документа в будущем пронумеровать страницы необходимо в обязательном порядке.

Таблица, где будут прописываться важные сведения, должна включать в себя около 10 столбцов.

Пример, как правильно регистрировать договора в журнале (кликабельно):

Образец, на основании которого чаще всего создаётся журнал учёта контрактов, заключенных с работниками, включает в себя следующие сведения:

  • Порядковый номер контракта;
  • Точную дату заключения;
  • Персональные данные сотрудника;
  • Профессию и должность в компании;
  • Структурное подразделение, в котором работает специалист;
  • Дату заключения и расторжения контракта;
  • Характер деятельности.

Скачать бланк журнала бесплатно можно здесь.

Если в частично заполненном журнале обнаруживается серьёзная ошибка, то досрочное закрытие документа является обязательным условием. Чтобы произвести эту процедуру правильно, нужно сделать соответствующую запись на последней странице, после чего указать причину.

Посмотрите видео о том, как правильно прошивать журнал:

Мнение кадровиков

Получается, что в одном месте хранится вся информация по работникам и договорам, с ними заключенным. Это удобно и для поиска информации, и для выдачи необходимых сведений и справок.

Книга по учету и регистрации договоров трудоустройства — специальный учетный документ, позволяющий следить за всеми трудовыми договорами и соглашениями, вносить изменения и решать конфликтные ситуации между сотрудником и работодателем. Это удобная форма учета, позволяющая кадровикам иметь под рукой в любое время всю необходимую информацию. Для доступа к этой информации на протяжении долгого времени, организация обязана хранить уже закрытый документ 75 лет.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров

Ведение дополнительных записей, тем более необязательных, может показаться кадровому работнику занятием скучным и излишним, но ощущение порядка (называемое бухгалтерами «ажуром») с лихвой компенсирует эти мнимые неудобства. Главное достоинства журнала (книги) регистрации трудовых договоров состоит в системности записей, позволяющей находить нужную информацию быстро и беспроблемно. В противном случае поиск документа будет сопряжён с «перелопачиванием» гор папок и неоправданными потерями времени.

Надобность в выдаче какой-то справки давно уволившемуся работнику или ответе на запрос о периоде и характере занятости сотрудника может возникнуть внезапно, и как раз тогда, когда менеджер по персоналу особенно занят. А ещё бывает, что возникают споры между работодателем и наёмными работниками, и тогда промедление крайне нежелательно, особенно если дело может дойти до судебного разбирательства.

Традиционно регистрация трудовых договоров, бессрочных и срочных, ведётся на бумаге, в отдельной, достаточно толстой тетради (желательно в твёрдом переплёте). В настоящее время можно даже иногда приобрести готовые книги, производящиеся отдельными типографиями специально в помощь кадровикам. При этом весьма полезным представляется параллельное ведение учёта в электронном виде, для чего очень удобны таблицы, составленные в Excel, хотя особо «продвинутые» кадровики могут использовать и другие инструменты.

  • Листы бумажного варианта журнала следует пронумеровать, а саму книгу – прошить и опломбировать мастичной печатью, чтобы оставалась возможность контроля изъятия отдельных фрагментов текста.
  • Титульный лист содержит название предприятия, наименование самой книги («Журнал регистрации трудовых договоров»), дату ведения документации и номер тома (их со временем может быть несколько).
  • Первая внутренняя страница посвящена работнику, ответственному за ведение журнала, а если он меняется, то на ней делаются соответствующие дополнения в виде таблицы (ФИО, должность, приказ или распоряжении о возложении обязанностей).
  • Исправление возможных ошибок производится аккуратным перечеркиванием и заверением исправлений (не замазывать корректором, маркером и т. п. – начальная запись должна легко прочитываться).

Начальник отдела кадров может скачать готовый образец, или оформить книгу по своему усмотрению.

Рекомендуемы графы журнала:

  • Номер записи (по порядку);
  • Дата регистрируемого трудового договора и его номер;
  • Отдел или иное штатное подразделение, в которое был зачислен сотрудник;
  • Характер занятости (временная, постоянная, по совместительству);
  • Дополнительные соглашения;
  • Примечания.

Данная система учёта трудовых отношений широко распространена, что на практике доказывает её эффективность. Она же рекомендована для электронной таблицы, дублирующей основной источник в компьютере. Скачать образец журнала регистрации договоров вы можете здесь:

Скачать образец .xls

Скачать образец .doc

Особенности ведения и хранения журнала регистрации трудовых договоров

Не исключено, что через какое-то время обязательность ведения этого вида кадрового учёта будет введена на законодательном уровне, и к этому нужно быть готовым. Пока же опытные кадровики рекомендуют придерживаться следующих правил:

  • Нумерацию обнулять в начале года с указанием даты. Так будет легче искать, если в том возникнет надобность;
  • За ошибки, допущенные в ведении журнала учёта трудовых договоров, применять санкции к сотрудникам отдела персонала не следует. По закону они могут обжаловать решения о штрафе в суде. Ведение этого журнала не входит в обязанности, указанные в должностной инструкции;
  • Срок хранения книги регистрации — 75 лет;
  • Изменения статуса срочных договоров находит отражение в журнале учёта;
  • Книга заверяется руководителем, для чего используется задняя сторона обложки;
  • После заполнения последней страницы журнал пломбируется и сдаётся в архив.

Опубликовано:

Добавить комментарий

Вам понравится

Организация регистрации

Прежде чем начать вести журнал регистрации договоров, организации следует определиться с тем, каким образом будет вестись их учет.

Для маленьких организаций допустима валовая нумерация с указанием даты заключения договора (например, 48/09-2023, где 48 — номер договора, 09-202 — месяц и год заключения), более крупным организациям могут потребоваться для удобства учета отдельные индексы для различного вида договоров, например:

  • А — договоры аренды;
  • П – договоры поставки;
  • У – договоры оказания услуг, и так далее.

С целью разграничения регистрации по видам договоров в журнале можно сделать соответствующие разделы. Если договоров много, то для каждого подвида можно завести отдельный журнал.

Индексы договоров должны быть утверждены распоряжением руководителя. Как правило, такое распоряжение издается однократно. Его копия прикладывается к журналу.

Важно, чтобы обязанность регистрации договоров именно в журнале, была закреплена в Положении о договорной работе, если она ведется на предприятии. С Положением должны быть ознакомлены под подпись ведущие договорную работу сотрудники

Нюансы оформления

Листы в журнале нужно пронумеровать (вручную или датером). Сам журнал необходимо прошить, скрепить пломбиром, в котором указать:

  • количество листов;
  • должность и ФИО исполнителя.

На пломбире нужно расписаться кадровику и подпись скрепить печатью.

Если договоры у вас под номерами, в таблицу нужно внести столбец «№ договора».

Существуют компьютерные кадровые программы с функцией формирования электронного журнала регистрации. Вместе с электронным журналом нужно вести и бумажный по таким причинам:

  • от сбоя системы никто не застрахован;
  • при расхождении сведений в электронном и рукописном журналах предпочтение отдаётся информации, содержащейся в бумажном варианте.

Если в журнале обнаружится ошибка, он закрывается вместе с делом.

Хранится журнал 75 лет.

Востребованность журнала трудовых договоров

Упомянутое постановление не уточняет, в какой форме организации обязаны вести учёт трудовых контрактов и соглашений к ним, так что предприятие вправе само выбрать эту форму. Если использовать книгу, то её не надо будет прошивать и пломбировать до сдачи в архив, зато хранить нужно будет 75 лет. Журнал же позволит при любой спорной ситуации быстро получить доступ к нужным данным.

Если какой-либо уволенный работник обратится в суд и через него затребует информацию о трудовом договоре, то важно сделать это без промедления — в противном случае суд будет заведомо настроен против организации. Кроме того, журнал позволяет оптимизировать документооборот и без проволочек решать внутренние организационные вопросы

Графы, трудности с нумерацией

Граф всего может быть одиннадцать или двенадцать:

  1. Порядковый номер записи.
  2. Дата заключения трудового договора
  3. Дата расторжения
  4. ФИО регистрируемого сотрудника.
  5. Должность
  6. Структурное подразделение, где трудится сотрудник.
  7. Дата заключения трудового договора прописью
  8. Дата расторжения трудового договора прописью.
  9. Указывается, основной работой является для сотрудника работа на предприятии или он трудится здесь по совместительству.
  10. Сведения о дополнительных соглашениях.
  11. Примечания.

Часто с целью экономии места графы могут быть объединены. Чаще всего объединяют графы 2 и 3, а также 7 и 8.

Практически у всех кадровых специалистов при ведении журнала учета возникают проблемы с нумерацией дополнительных соглашений. Графа 1 предполагает внесение порядкового номера записи, а куда вносить порядковый номер договора непонятно. Отметки об этом можно ставить в графе 10, предусмотренной специально для сведений о дополнительных соглашениях, однако, «бегать» глазами через весь лист очень неудобно.

Эта проблема решается простым добавлением графы, которая может быть разделена на два столбца, в одном из которых регистрируются дополнительные соглашения, в другом – договора. Стоит напомнить, что книга учета не относится к документации со строгой формой, поэтому нарушением такая разлиновка не станет.

Журналы и бланки

БухгалтерияОхрана труда и техника безопасностиМЧСКадровая работа: Журналы, бланки, формыЖурналы, бланки, формы документов для органов прокуратуры и суда, минюста, пенитенциарной системыЖурналы, бланки, формы документов МВД РФКонструкторская, научно-техническая документацияЛесное хозяйствоПромышленностьГостиницы, общежития, хостелыСвязьЖурналы и бланки по экологииЖурналы и бланки, используемые в торговле, бытовом обслуживанииЖурналы по санитарии, проверкам СЭСЛифтыКомплекты документов и журналовНефтебазыБассейныГазовое хозяйство, газораспределительные системы, ГАЗПРОМЖКХЭксплуатация зданий и сооруженийЖурналы и бланки для нотариусов, юристов, адвокатовЖурналы и бланки для организаций пищевого производства, общепита и пищевых блоковЖурналы и бланки для организаций, занимающихся охраной объектов и частных лицЖурналы и бланки для ФТС РФ (таможни)Журналы для образовательных учрежденийЖурналы и бланки для армии, вооруженных силБанкиГеодезия, геологияГрузоподъемные механизмыДокументы, относящиеся к нескольким отраслямНефтепромысел, нефтепроводыДелопроизводствоЖурналы для медицинских учрежденийАЗС и АЗГСЭлектроустановкиТепловые энергоустановки, котельныеЭнергетикаШахты, рудники, метрополитены, подземные сооруженияТуризмДрагметаллыУчреждения культуры, библиотеки, музеиПсихологияПроверки и контроль госорганами, контролирующими организациямиРаботы с повышенной опасностьюПожарная безопасностьОбложки для журналов и удостоверенийАптекиТранспортРегулирование алкогольного рынкаАвтодороги, дорожное хозяйствоСамокопирующиеся бланкиСельское хозяйство, ветеринарияСкладСнегоплавильные пунктыСтройка, строительствоМетрологияКанатные дороги, фуникулерыКладбищаАрхивыАттракционыЖурналы для парикмахерских, салонов красоты, маникюрных, педикюрных кабинетов

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений – образец

Общепризнанного образца акта регистрации рабочих соглашений и приложений к ним не существует. Однако имеются некоторые моменты, которые требуется отразить в обязательном порядке:

  • Нумерация трудового договора;
  • Дата заключения;
  • Данные о работнике и занимаемая им должность;
  • Название структурного подразделения;
  • Дата расторжения;
  • Особенности деятельности работника;
  • Данные о дополнительном соглашении, если такие имело место;
  • Примечания.

Журнал регистрации срочных трудовых договоров – образец

Согласно правилам и порядку заполнения данного документа информация по контракту вносится на таких же условиях, как в любом другом случае. Подробно вносятся данные о датах заключения и расторжения, занимаемой сотрудником должности, особенности работы и обязанностей, а также дополнительные примечания. В выше представленном образце можно рассмотреть принцы оформления документа. Если речь идет о контракте, тогда следует включить соответствующую графу, как в обозначенном ниже примере.

Таким образом, для большей практичности работодателей принято вести записи в акте учета. Имеется возможность осуществлять заполнение данного документа как традиционным, так и современным способами. В любом случае он помогает сэкономить время на поиск данных и обеспечивает длительное хранение информации о заключенных рабочих договоренностях и добавочных соглашениях.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

8 800 350-73-59

Книги

Нормативные правовые актыОбщественные и гуманитарные наукиРелигия. Оккультизм. ЭзотерикаОхрана труда, обеспечение безопасностиСанПины, СП, МУ, МР, ГНПодарочные книгиПутешествия. Отдых. Хобби. СпортНаука. Техника. МедицинаКосмосРостехнадзорДругоеИскусство. Культура. ФилологияКниги издательства «Комсомольская правда»Книги в электронном видеКомпьютеры и интернетБукинистическая литератураСНиП, СП, СО,СТО, РД, НП, ПБ, МДК, МДС, ВСНГОСТы, ОСТыЭнциклопедии, справочники, словариДомашний кругДетская литератураУчебный годСборники рецептур блюд для предприятий общественного питанияЭкономическая литератураХудожественная литература

Образец журнала регистрации договоров

Если вам понадобилось сформировать журнал регистрации договоров, который вы ранее никогда не делали, посмотрите образец документа и прочитайте разъяснения к нему. С их помощью вам без особых усилий удастся создать нужный формуляр.

  1. Вначале напишите наименование организации, ниже укажите лицо, которое является ответственным за ведение журнала (его должность, фамилию, имя, отчество), а также дату начала ведения журнала (после его окончания не лишним будет также сделать соответствующую отметку).
  2. Далее переходите к основной части, которую, как уже было сказано выше целесообразно оформить в виде таблицы. Количество столбцов в ней может быть произвольным, но обязательно должны быть столбики о номере договора, дате его заключения, виде документа (договор или доп. соглашение к нему), название контрагента, его адрес. Также в бланк нужно включить данные о том, кто именно внутри организации заключил и ведет договор, количество экземпляров, место хранения каждого такого документа (оно может быть централизованным или договоры могут храниться в разных подразделениях).
  3. Если вы считаете необходимым, можете дополнить бланк и другими сведениями, имеющими значение именно в вашей ситуации. Например, о кратком содержании, сумме договора, периоде его действия, полном количестве приложений к договору, столбик для подписи ответственного работника, примечаний и т.д.

Форма документа

Ведением журнала учёта трудовых договоров занимается кадровая служба. Документ может создаваться в свободной форме и представлять собой обыкновенную тетрадь с жёсткой обложкой, разлинованной на столбцы. Однако вести журнал можно как в бумажной, так и в электронной форме.

Во втором случае ответственный за журнал человек обязан делать несколько резервных копий после каждого обновления документов, чтобы избежать потери важных для предприятия данных.

Формуляр включает в себя большое количество сведений и даёт возможность упорядочить их, принимая во внимание потребности конкретной организации. С момента оформления журнал становится локальной документацией, которую требуется вести в полном соответствии с действующим законодательством

Пример ведения журнала:

В обязательном порядке формуляр должен включать в себя титульный лист, утверждённую таблицу, более того, необходимо пронумеровать и прошить документ. В будущем журнал нельзя заполнять в хаотичном порядке. За его ведение должен отвечать конкретный сотрудник, который будет вносить важные для организации сведения в порядке, установленном ТК РФ.

Журнал учёта трудовых договоров часто создаётся на предприятиях с большой численностью штата, в организациях, где кадровые работники знают всех сотрудников поимённо, подобный документ — довольно редкое явление.

Назначение и преимущества ведения такого учета

Состав данных журнала имеет краткое описание зарегистрированных договоров. При обращении в организацию бывших работников его наличие облегчает поиск данных. Сведения могут потребоваться для подготовки справок в пенсионный фонд и иные структуры.

Систематизация данных позволяет:

  • Вести четкий учет кадрового состава.
  • Незамедлительно предоставлять данные работодателю или органам контроля.
  • Иметь оперативные данные о работниках с длительным стажем, договора которых находятся в архиве.

Отсутствие формы учета не влечет наложения ответственности со стороны контролирующих органов, но упрощает внутренний документооборот в компании.

Если журнал в качестве первичного документа указан в учетной политике, ведение его обязательно.

По просьбе трудовых инспекций или иных организаций, контролирующих условия труда и заработной платы им может быть предоставлен данный журнал. Сотрудник при получении экземпляра договора расписывается в журнале, что является доказательством наличия у него документа. При утере и повторном обращении работнику выдается дубликат.

Общее представление о журнале регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Так как работа HR-менеджера связана с большим количеством документов, встаёт вопрос об удобном пользовании и оперативности нахождения деловых бумаг, особенно это актуально для компании с внушительным количеством персонала.

Чтобы фиксировать трудовые соглашения и дополнительные соглашения не возбраняется вести документ, где в хронологической системе будет отражен перечень вышеуказанных соглашений. Это может быть журнал (книга), на бумажном носителе, или в электронной форме.

В Российском законодательстве отсутствует требование по наличию книги регистрации трудовых соглашений, но в практической деятельности, при контроле надзорными органами соблюдения законодательства РФ, эта книга запрашивается.

В Книге нужно произвести нумерацию, скрепить печатью, прошить и поставить подпись ответственного лица. На первом листе нужно указать название компании, начальный и конечный период ведения Книги. Все записи в Книге выполнять строго в последовательном порядке, стараться не допускать ошибок и исправлений. Пропуски между строчками не допускаются. Ошибку можно исправить любым способом, предусмотренным для первичной документации.

Примерный вид обложки журнала

Пример заполнения основного раздела журнала

Скачать образец заполнения книги регистрации трудовых договоров .doc

Не исключается ведение Книги в электронном виде. Пожалуй, это самый удобный вариант, но не всё так просто. Необходимо следить за сохранностью информации, не забывать делать резервные копии документа и продумать момент, когда журнал могут запросить надзорные органы.

Ведение журнала – это ответственность, поэтому необходимо эту ответственность закрепить за каким-либо сотрудником в виде приказа.

Плюсы от ведения журнала заключаются в следующем:

  1. Вся важная информация хранится в единственном документе.
  2. Быстрая регистрация вспомогательной документации, на основании записей в Книге.
  3. Сокращение срока на разыскивание нужных данных.

Нельзя забывать о том, что в Книге присутствует информация о личных данных, а, следовательно, хранение данной Книги нужно осуществлять в соответствии с требованиями хранения персональных данных.

Как внести изменения

Законодательством запрещено изменять журнал, не зависимо от его форму (бумажная или электронная). Если кадровик или другой сотрудник неправильно заполняет информацию, документ закрывается.

На последней странице ответственный работник указывает причину закрытия документа. О проблеме докладывается руководителю предприятия. Он издает приказ об открытии нового журнала и передает кадровику тетрадку, если выбран традиционный вариант.

Можно внести дополнительные сведения, например:

  • изменения условий трудоустройства;
  • увольнение;
  • перевод человека в другой отдел или на другую должность.

Чтобы оформить дополнительные указания, можно на каждого сотрудника завести отдельную страницу в журнале, где будут стоять реквизиты соглашений.

Когда требуется журнал и обязателен ли он

Законодательство Российской Федерации не ввело обязательное требование по наличию журнала регистрации в компании. Далеко не все корпорации будут заполнять документ. Если организация только начинает свою работу, тогда лучше позаботиться о его наличии. Его заполнение не занимает много времени, зато впоследствии экономит массу сил при поиске необходимого договора, его срока действия или иных условий.

Крупные организации имеют в нормативной базе журнал регистрации. У них большая текучка, которая связана не столько с условиями труда, сколько с масштабностью предприятия. В таких условиях достаточно сложно отслеживать, у кого из сотрудников постоянный, а у кого срочный трудовой договор.

При последнем варианте необходимо успеть заблаговременно предупредить работника о сроках окончания договора, в противном случае он автоматически продлевается на длительный срок. В отслеживании срока действия трудовых взаимоотношений поможет учет договоров.

Обратите внимание, что журнал регистрации не требует заполнения обязательных граф и пунктов. Это означает, что в последней графе (примечание) можно указать характер работы и результат

Следовательно, открыв документ, можно за короткий срок понять, кто и где трудился, как выполнял свою работу.

Как заполнить бланк?

Составлять регистрацию трудовых основных и дополнительных соглашений можно вручную или при помощи компьютера. Вид документа может быть свободным, а также создаваться с применением общепринятых правил документооборота.

При использовании последнего варианта делается плотная обложка для журнала с фиксированием соответствующих записей: название организации, период занесения информации, ФИО ответственных сотрудников за ведение журнала.

Обязанность по ведению сводной книги учета и регистрации обязательно фиксируется в должностной инструкции специалиста.

Форма журнала не предусматривает строгого образца, допускается наличие любых данных (на усмотрение компании).

В первую очередь, нумеруются все листы (даже незаполненные). На первом листе книги ничего не пишется или обозначаются нормы заполнения.

Бланк журнала учета может содержать следующие пункты:

  • номер по порядку;
  • дата договора;
  • номер трудового контракта;
  • данные о дополнительном соглашении к договору;
  • должность, на которую принят работник (по приказу);
  • ФИО подчиненного, заключившего трудовой контракт;
  • характер работы: основная или по совместительству;
  • роспись ответственного сотрудника за сделанную запись;
  • комментарии (важная информация по поводу трудовой деятельности специалиста).

Последняя страница обязательно содержит надпись о закрытии журнала регистрации и сдаче его в архив. Также заполняются данные о количестве заполненных листов и номеров подписанных контрактов. Далее указывается должность ответственного специалиста и соответствующее основание (приказ или распоряжение с указанием его номера и даты).

Регистрацию договоров можно делать сквозную (если документов небольшое количество), или же каждый год начинать нумерацию с номера «один» (для более крупных компаний).

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников
(пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа)
куплено > 8000 книг

Скачать примерный образец журнала учета и регистрации трудовых договора и доп соглашений к ним – excel.

Особенности оформления

Срок хранения документа составляет 75 лет.

При обнаружении ошибки в частично заполненном журнале требуется закрыть его досрочно. На завершающей странице учетной книги делается необходимая запись о его закрытии, издается об этом приказ.

Вносить изменения в журнал можно по разным причинам: перевод на иную должность, отстранение от занимаемой должности, смена работодателя или трудовых функций.

Данные изменения в первоначальный контракт с работником не вносятся, а оформляется дополнительное соглашение к нему. Количество доп соглашений к трудовым договорам законом не ограничено. Крупные компании могут также вести учет дополнительных соглашений.

Причем доп соглашения можно учитываться по-разному. Можно проводить их регистрацию отдельной строкой в том же порядке, что и основной документ. Можно добавить столбик, где будут делаться отметки о заключенных дополнительных соглашениях.

Данный вопрос законодательством не регламентируется, поэтому организация вправе самостоятельно решить этот вопрос.

Обязательно ли вести книгу учета?

Сегодня многие сотрудники кадровой службы задаются вопросом, обязателен ли для заполнения данный журнала учета.

Благодаря оформлению учетного сводного журнала, договор, оформленный на предприятии, не сможет потеряться, и сам факт существования соглашения со специалистом легко доказывается.

Журнал регистрации удобно применять в практической трудовой деятельности, ведь с его помощью легко найти информацию об огромном количестве трудовых контрактов, хранящихся в архиве и дополнительных соглашений, составленных к договорам об изменении условий труда.

Регистрация и грамотный учет трудовых договоров позволяет быстро составлять отчетность в статистику для крупных фирм и организаций.

Также необходимость учета данной документации заключается в выдаче справки трудящемуся при увольнении и устройстве на другую работу. Зачастую работодатели требуют подтверждать предыдущее место деятельности справкой установленного образца.

Еще один важный момент необходимости ведения журнала — рассмотрение трудовых конфликтов. При его отсутствии позиции работодателя в суде становятся менее убедительными.